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Proyectar
el flujo de caja es crítico para el éxito del programa
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Los administradores deben
asegurarse que cuentan con el suficiente efectivo en los bancos (para
programas del sector privado), o con los fondos asignados (para programas del
sector público) a fin de cumplir con todas las obligaciones financieras
mensuales. El primer paso durante el proceso de planeación, es proyectar el
flujo y la disponibilidad de fondos. Una vez que se haya completado la
preparación del plan de trabajo y el presupuesto, el administrador usará
ambos documentos para analizar la periodicidad de las erogaciones
o gastos anticipados. Al comparar éstos con la periodicidad de los ingresos
anticipados, el administrador podrá prever si existen períodos en los cuales
no contará con fondos suficientes.
Por ejemplo, si se tiene
programada la inauguración de una nueva clínica para el mes de mayo,
probablemente durante los meses de marzo o abril, se harán grandes
desembolsos en efectivo para gastos de operación, por la compra de equipo
nuevo y mobiliario. Si el programa recibe pagos trimestrales o mensuales
fijos, no habrá suficiente efectivo durante marzo o abril, para estos gastos
tan altos y poco usuales, a menos que el administrador tome las medidas
necesarias, ya que de lo contrario, la clínica no podrá iniciar sus
actividades a tiempo o las iniciará sin el equipo adecuado.
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Estrategias
para anticipar la falta de liquidez
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Existen tres estrategias
básicas para aquellos casos en los que se prevee
fondos insuficientes. Todo administrador encontrará que por lo menos una de
las siguientes estrategias se puede aplicar a su programa:
- Ajustar
la duración de las actividades establecidas en el plan de trabajo, o
reducir los gastos en el presupuesto;
- Reordenar
el calendario de pagos de una agencia donante o ministerio, de tal forma
que las cantidades recibidas cubran las necesidades en caso de existir
gastos considerables;
- Solicitar
un préstamo a corto plazo (generalmente sólo en el caso de los
administradores del sector privado).
La falta de previsión en el
manejo preciso del flujo de
fondos, puede ocasionar faltantes en los momentos cruciales en la vida de
un programa, ocasionando demoras en el pago de salarios (con la consecuente
desmoralización de los empleados, con un alto índice de rotación de
personal), incapacidad para adquirir los suministros básicos y otras
emergencias, que en conjunto provocaría que el programa fracasara en lograr
sus objetivos.
Desarrollar una hoja
de trabajo con la proyección del flujo de efectivo
La hoja de trabajo para la proyección del flujo de
efectivo constituye la herramienta clave para el administrador, ya que
permite el monitoreo de la cantidad de efectivo necesario para cubrir los
gastos anticipados. Al proyectar los ingresos y egresos, esta hoja de trabajo
muestra los ingresos y egresos anticipados de efectivo durante un período
específico. Esta hoja permite al administrador comparar los ingresos y
egresos actuales con los proyectados, con la finalidad de asegurar la
disponibilidad de fondos suficientes para cubrir las necesidades del
programa.
- Para elaborar la hoja de trabajo, se
recomienda anotar la cantidad de efectivo al inicio del primer mes. Esta
cantidad representa el efectivo inicial (sección 1 en el ejemplo a
continuación).
- Posteriormente debe prepararse una lista de
todas las fuentes potenciales de ingresos, que se esperan recibir
durante el año y que pueden utilizarse para cubrir los gastos. Después
se recomienda clasificar las proyecciones de ingreso mensual por
categoría, anotando las cantidades y en qué mes estará disponible el
efectivo ("ingreso por fuente", en el ejemplo). Totalizar los
ingresos en la sección 2 del ejemplo para cada mes.
- Preparar una relación de las posibles
categorías de egresos. Proyectar los gastos mensuales por categoría
presupuestal, y sumar los gastos por cada mes en la sección 4.
- Después de hacer el cálculo
correspondiente, la hoja de trabajo reflejará el total proyectado de
ingresos (sección 2 del ejemplo) y el total proyectado de egresos
(sección 4 del ejemplo) por mes.
- Para obtener el total de efectivo
disponible para el mes (3), hay que sumar el "Efectivo al inicio
del mes" (1) a la "Proyección del total de ingresos" (2).
- Para determinar el "Efectivo al final
del mes" (5), restar el "Total de gastos" (4) del
"Total de efectivo disponible" (3).
- Trasladar la cantidad que aparece en el
Total de efectivo disponible al final del mes, a la primera línea del
siguiente mes, de tal forma que el total de efectivo disponible al final
del mes (5) siempre sea igual que el total de efectivo al inicio del
siguiente mes (1).
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Cómo controlar y
administrar los fondos
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Cómo
elaborar un sistema de control financiero y contable
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Un buen procedimiento de
control
financiero y un sistema contable firme y sólido constituyen las bases
de una administración financiera efectiva. Mientras los administradores
financieros o los contadores son responsables de establecer y mantener un
sistema contable y financiero, el director es quien lleva toda la
responsabilidad del programa y debe conocer lo suficiente sobre el sistema
y los procedimientos para poder supervisar tanto a los contadores como a
los administradores financieros.
Desarrollo de
controles financieros uniformes
Las normas de contabilidad y los controles de
administración financiera son los procedimientos, guías y reglas que
garantizan que:
- Los fondos y recursos se utilicen de
manera responsable y adecuada;
- La información financiera proporcione
una ilustración completa y precisa del ingreso y egreso de recursos y
efectivo.
Específicamente, los controles financieros garantizan
que:
- Los ingresos y egresos se manejen de
acuerdo con los procedimientos autorizados;
- Las transacciones se registren
correctamente, para que la organización pueda contabilizar sus activos
y preparar sus estados
financieros en forma precisa y comprensible;
- El
acceso a los activos sea permitido solamente con la autorización del
administrador responsable;
- El
activo (inventario) se revise físicamente a intervalos regulares y que
se ejerza la acción adecuada en caso de que se presenten diferencias
entre los registros y la inspección física.
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Requisitos
para un control financiero efectivo
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Los dos principios más
importantes de un sistema efectivo de control financiero son:
Las responsabilidades
financieras deben dividirse entre varias personas de tal forma que un solo
individuo no pueda controlar todas las fases de una transacción. Por ejemplo:
- La
responsabilidad de solicitar, aprobar y efectuar pagos no debe recaer
en una misma persona;
- Las
conciliaciones bancarias deberán ser preparadas por un empleado, que
no tenga registro de firma en la cuenta bancaria, ni acceso al
efectivo y que no sea quien registre las transacciones en libros;
- Los
registros financieros deben revisarse periódicamente por otra persona
que no sea la que normalmente registra las transacciones en libros;
- La
persona a cargo del control de suministros, equipo y mercancías no
debe tener responsabilidad en la compra y adquisición de los mismos;
- La
persona que distribuye los pagos de nómina o planilla, ya sea en
efectivo o con cheque, no debe ser la misma que hace los cálculos y la
preparación correspondiente.
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