Cómo proyectar ingresos y monitorear el flujo de fondos


Proyectar el flujo de caja es crítico para el éxito del programa


 

Los administradores deben asegurarse que cuentan con el suficiente efectivo en los bancos (para programas del sector privado), o con los fondos asignados (para programas del sector público) a fin de cumplir con todas las obligaciones financieras mensuales. El primer paso durante el proceso de planeación, es proyectar el flujo y la disponibilidad de fondos. Una vez que se haya completado la preparación del plan de trabajo y el presupuesto, el administrador usará ambos documentos para analizar la periodicidad de las erogaciones o gastos anticipados. Al comparar éstos con la periodicidad de los ingresos anticipados, el administrador podrá prever si existen períodos en los cuales no contará con fondos suficientes.

Por ejemplo, si se tiene programada la inauguración de una nueva clínica para el mes de mayo, probablemente durante los meses de marzo o abril, se harán grandes desembolsos en efectivo para gastos de operación, por la compra de equipo nuevo y mobiliario. Si el programa recibe pagos trimestrales o mensuales fijos, no habrá suficiente efectivo durante marzo o abril, para estos gastos tan altos y poco usuales, a menos que el administrador tome las medidas necesarias, ya que de lo contrario, la clínica no podrá iniciar sus actividades a tiempo o las iniciará sin el equipo adecuado.


Estrategias para anticipar la falta de liquidez


 

Existen tres estrategias básicas para aquellos casos en los que se prevee fondos insuficientes. Todo administrador encontrará que por lo menos una de las siguientes estrategias se puede aplicar a su programa:

  • Ajustar la duración de las actividades establecidas en el plan de trabajo, o reducir los gastos en el presupuesto;
  • Reordenar el calendario de pagos de una agencia donante o ministerio, de tal forma que las cantidades recibidas cubran las necesidades en caso de existir gastos considerables;
  • Solicitar un préstamo a corto plazo (generalmente sólo en el caso de los administradores del sector privado).

La falta de previsión en el manejo preciso del flujo de fondos, puede ocasionar faltantes en los momentos cruciales en la vida de un programa, ocasionando demoras en el pago de salarios (con la consecuente desmoralización de los empleados, con un alto índice de rotación de personal), incapacidad para adquirir los suministros básicos y otras emergencias, que en conjunto provocaría que el programa fracasara en lograr sus objetivos.

Cómo hacer para ...

Desarrollar una hoja de trabajo con la proyección del flujo de efectivo

La hoja de trabajo para la proyección del flujo de efectivo constituye la herramienta clave para el administrador, ya que permite el monitoreo de la cantidad de efectivo necesario para cubrir los gastos anticipados. Al proyectar los ingresos y egresos, esta hoja de trabajo muestra los ingresos y egresos anticipados de efectivo durante un período específico. Esta hoja permite al administrador comparar los ingresos y egresos actuales con los proyectados, con la finalidad de asegurar la disponibilidad de fondos suficientes para cubrir las necesidades del programa.

  1. Para elaborar la hoja de trabajo, se recomienda anotar la cantidad de efectivo al inicio del primer mes. Esta cantidad representa el efectivo inicial (sección 1 en el ejemplo a continuación).
  2. Posteriormente debe prepararse una lista de todas las fuentes potenciales de ingresos, que se esperan recibir durante el año y que pueden utilizarse para cubrir los gastos. Después se recomienda clasificar las proyecciones de ingreso mensual por categoría, anotando las cantidades y en qué mes estará disponible el efectivo ("ingreso por fuente", en el ejemplo). Totalizar los ingresos en la sección 2 del ejemplo para cada mes.
  3. Preparar una relación de las posibles categorías de egresos. Proyectar los gastos mensuales por categoría presupuestal, y sumar los gastos por cada mes en la sección 4.
  4. Después de hacer el cálculo correspondiente, la hoja de trabajo reflejará el total proyectado de ingresos (sección 2 del ejemplo) y el total proyectado de egresos (sección 4 del ejemplo) por mes.
  5. Para obtener el total de efectivo disponible para el mes (3), hay que sumar el "Efectivo al inicio del mes" (1) a la "Proyección del total de ingresos" (2).
  6. Para determinar el "Efectivo al final del mes" (5), restar el "Total de gastos" (4) del "Total de efectivo disponible" (3).
  7. Trasladar la cantidad que aparece en el Total de efectivo disponible al final del mes, a la primera línea del siguiente mes, de tal forma que el total de efectivo disponible al final del mes (5) siempre sea igual que el total de efectivo al inicio del siguiente mes (1).

 

 

Cómo controlar y administrar los fondos


Cómo elaborar un sistema de control financiero y contable


 

Un buen procedimiento de control financiero y un sistema contable firme y sólido constituyen las bases de una administración financiera efectiva. Mientras los administradores financieros o los contadores son responsables de establecer y mantener un sistema contable y financiero, el director es quien lleva toda la responsabilidad del programa y debe conocer lo suficiente sobre el sistema y los procedimientos para poder supervisar tanto a los contadores como a los administradores financieros.

Desarrollo de controles financieros uniformes

Las normas de contabilidad y los controles de administración financiera son los procedimientos, guías y reglas que garantizan que:

  • Los fondos y recursos se utilicen de manera responsable y adecuada;
  • La información financiera proporcione una ilustración completa y precisa del ingreso y egreso de recursos y efectivo.

Específicamente, los controles financieros garantizan que:

  • Los ingresos y egresos se manejen de acuerdo con los procedimientos autorizados;
  • Las transacciones se registren correctamente, para que la organización pueda contabilizar sus activos y preparar sus estados financieros en forma precisa y comprensible;
  • El acceso a los activos sea permitido solamente con la autorización del administrador responsable;
  • El activo (inventario) se revise físicamente a intervalos regulares y que se ejerza la acción adecuada en caso de que se presenten diferencias entre los registros y la inspección física.

Requisitos para un control financiero efectivo


 

Los dos principios más importantes de un sistema efectivo de control financiero son:

Las responsabilidades financieras deben dividirse entre varias personas de tal forma que un solo individuo no pueda controlar todas las fases de una transacción. Por ejemplo:

  • La responsabilidad de solicitar, aprobar y efectuar pagos no debe recaer en una misma persona;
  • Las conciliaciones bancarias deberán ser preparadas por un empleado, que no tenga registro de firma en la cuenta bancaria, ni acceso al efectivo y que no sea quien registre las transacciones en libros;
  • Los registros financieros deben revisarse periódicamente por otra persona que no sea la que normalmente registra las transacciones en libros;
  • La persona a cargo del control de suministros, equipo y mercancías no debe tener responsabilidad en la compra y adquisición de los mismos;
  • La persona que distribuye los pagos de nómina o planilla, ya sea en efectivo o con cheque, no debe ser la misma que hace los cálculos y la preparación correspondiente.