UNIVERSIDAD YACAMBU

ESPECIALIZACIÒN EN GERENCIA MENCIÓN ORGANIZACIÓN

SEMINARIO ESPECIAL DE TRABAJO DE GRADO

PARTICIPANTE: MARIA MICHELANGELLI

 

DISEÑO DE UN SISTEMA DE BALANCED SCORECARD EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA CENTRO LOCAL AMAZONAS UBICADA EN PUERTO AYACUCHO ESTADO AMAZONAS

 

 

 

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

 

            Actualmente en las organizaciones se ha sentido la necesidad de medir todos los entes involucrados en el proceso que se desarrolla dentro de la misma, esto con la finalidad de poder controlar y registrar las variables que puedan afectar o desmejorar el desenvolvimiento global del proceso. Es necesario medir las actividades en función de lo que se quiere lograr, es por esto que se debe tener una meta o un fin en mente, lo cual estará establecido en la misión y organización de la misma.

 

            Aunado a lo antes dicho se tiene que el escenario de las organizaciones es cada vez cambiantes y no solo importa los activos tangibles, al contrario los intangibles han ocupado un lugar predominante, lo cual hace que se cambie el sentido de los indicadores basados en la estrategia de negocios de la institución. Hoy día los indicadores de futuro permiten evaluar los resultados de la gestión en relación con sus activos intangibles a partir de las personas actoras del proceso.

 

            Con lo antes expuesto, se quiere destacar que no solo se debe controlar las cantidades emanadas de la empresa, más bien la calidad y los responsables de la misma, puesto que son ellos quienes hacen posible dichas cantidades. Para poder implementar una estrategia los directivos necesitan el apoyo de todo su personal, porque sin ese equipo resultaría difícil cumplir la meta.

 

            Asimismo se tiene que las Instituciones que ofrecen servicios deben contar con su personal, puesto que, de ellos dependerá la calidad ofrecida. En el ámbito educativo es primordial que todo el proceso trabaje en conjunto y comprometido hacia la misión y visión establecida, principalmente porque se esta trabajando con personas, las cuales serán los productos que saldrán al mercado a contribuir con el desarrollo de un país.

 

            De acuerdo a lo expresado anteriormente, esta investigación se centrará en la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas (U.N.A. C.L. Amazonas), Instituto educativo dedicado a la formación de profesionales, cuenta con una matricula aproximada de 500 estudiantes de las áreas de Educación Integral Mención: Preescolar, Matemática, Dificultades del Aprendizaje a nivel de T.S.U y Licenciatura, Administración de Empresas, Contaduría Publica, Ingeniería Industrial y de Sistemas. La inquietud de diseñar un sistema que implemente estrategias de medición en los procesos de esta organización es que, las distintas unidades que funcionan actualmente no tienen un sistema que les permita medir y controlar las distintas gestiones realizadas, y por ende, no se tienen indicativos para evaluar dichas gestiones.

 

            La UNA C.L. Amazonas se caracteriza por tener un sistema de Educación Abierta y a Distancia, lo cual la hace diferente ante las demás Instituciones de su tipo con una visión y misión orientada a egresar profesionales bajo este concepto de educación. Para la Coordinación de la Universidad ya no es de total satisfacción egresar cantidades de estudiantes con una estructura funcional que no se pueda evaluar para continuar analizando, mejorando o cambiando estrategias dentro del proceso.

 

            De igual forma esta inconsistencia ha traído consigo la deserción y desmotivación  de estudiantes por obstáculos presentados en el proceso de evaluación, inscripción entre otros, cabe destacar que la Universidad trabaja con un proceso de inscripción y publicaciones de calificaciones on – line, donde la eficiencia del mismo va a depender del desempeño que tenga el personal que labora en ella.

 

            Asimismo, la finalidad de este trabajo es el Diseño de un Sistema de Balanced Scorecard que permita, evaluar, controlar y registrar todos los procesos dentro de la Institución, agrupado en cuatro perspectivas: Clientes, Interna, Financiera y de Innovación y Aprendizaje, integrando la estrategia y la evaluación del desempeño.

            Por todo lo antes dicho realizan las siguientes preguntas:

 ¿Cuáles son los factores que inciden en el hecho de que la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas no posea un sistema de gestión?

¿Cuáles son las herramientas a utilizar para determinar los puntos críticos de la gestión en la Universidad?

¿Es factible diseñar un Control de Gestión en la Universidad Nacional Abierta C.L.Amazonas?

 

 

OBJETIVO GENERAL:

Diseñar un sistema de Balanced Scorecard en la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas, ubicada en Puerto Ayacucho, Estado Amazonas.

 

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

-         Diagnosticar la situación actual de la Universidad Nacional Abierta del Centro Local Amazonas, para conocer las estrategias de medición utilizadas actualmente.

-         Analizar las causas principales que afectan la gestión de los procesos desempeñados por cada unidad en la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas.

-         Determinar la factibilidad técnica y económica del sistema de Balanced Scorecard en la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas.

-         Diseñar un sistema de medición bajo la Metodología del Balanced Scorecard en la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas.

 

JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

 

            La presente investigación se realiza con la finalidad de diseñar un sistema de control de gestión para la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas con el objeto de poder medir y controlar las distintas variables que intervienen en el proceso educativo, de manera de poder evaluar y redireccionar en caso de ser necesario. Cabe destacar, la importancia que tiene dicho diseño, puesto que en esta Institución se trabaja en función de los estudiantes los cuales son los clientes, y  al estar desviada alguna de las actividades o funciones que se cumplen dentro de la Universidad no se prestaría un servicio de calidad.

 

            Es de hacer notar que hoy día las organizaciones caminan hacia una globalización, donde el personal y las distintas estructuras en las cuales están divididas necesitan un control de gestión integral, donde se manejen todas las perspectivas presentes para lograr el objetivo a perseguir. Esta investigación se fundamentara en el Sistema del Balanced Scorecard (BSC), puesto que permite enfocar y alinear elementos como misión, visión y perspectivas. El BSC  garantiza el cumplimiento de la visión y esta es la actividad más importante que se deberían ejecutar para lograr los objetivos.

 

Aunado a lo anteriormente dicho, se tiene que el BSC , lograra que todos los empleados se comprometan a llevarla a cabo por medio de acciones concretas las cuales es posible ir monitoreando. En la Universidad Nacional Abierta C.L. Amazonas actualmente no se cuenta con un mecanismo de medición que siga las actividades realizadas, siendo esto primordial puesto que se trabaja en función de estadísticas y procesos, a lo cual se deben tener indicadores para visualizar, estudiar y evaluar resultados, para proponer mejoras o cambios en la gestión.

 

La ventaja primordial de la metodología a utilizar es que no toma en cuenta solamente una parte de la institución, sino que las considera todas simultáneamente, identificando las relaciones entre ellas. De esta forma es posible establecer una cadena Causa - Efecto que permita tomar las iniciativas necesarias a cada nivel. El enlace de las cuatro perspectivas, constituye lo que se llama la arquitectura del Balanced Scorecard.