UNIVERSIDAD YACAMBU

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA MENCIÓN ORGANIZACIÓN

SEMINARIO ESPECIAL DE TRABAJO DE GRADO

PARTICIPANTE: MARIA MICHELANGELLI

 

DISEÑO DE UN SISTEMA DE BALANCED SCORECARD EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA CENTRO LOCAL AMAZONAS UBICADA EN PUERTO AYACUCHO ESTADO AMAZONAS

 

 

 

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

 

            Actualmente en las organizaciones se ha sentido la necesidad de medir todos los entes involucrados en el proceso que se desarrolla dentro de la misma, esto con la finalidad de poder controlar y registrar las variables que puedan afectar o desmejorar el desenvolvimiento global del proceso. Es necesario medir las actividades en función de lo que se quiere lograr, es por esto que se debe tener una meta o un fin en mente, lo cual estará establecido en la misión y organización de la misma. Aunado a lo antes dicho se tiene que el escenario de las organizaciones es cada vez cambiantes y no solo importa los activos tangibles, al contrario los intangibles han ocupado un lugar predominante, lo cual hace que se cambie el sentido de los indicadores basados en la estrategia de negocios de la institución. Hoy día los indicadores de futuro permiten evaluar los resultados de la gestión en relación con sus activos intangibles a partir de las personas actoras del proceso.

 

            Con lo antes expuesto, se quiere destacar que no solo se debe controlar las cantidades emanadas de la empresa, más bien la calidad y los responsables de la misma, puesto que son ellos quienes hacen posible dichas cantidades. Para poder implementar una estrategia los directivos necesitan el apoyo de todo su personal, porque sin ese equipo resultaría difícil cumplir la meta. Asimismo se tiene que las Instituciones que ofrecen servicios deben contar con su personal, puesto que, de ellos dependerá la calidad ofrecida. En el ámbito educativo es primordial que todo el proceso trabaje en conjunto y comprometido hacia la misión y visión establecida, principalmente porque se esta trabajando con personas, las cuales serán los productos que saldrán al mercado a contribuir con el desarrollo de un país.

 

            En las Universidades como lo dice el Profesor Mario Vogel del Club Tablero de Comando en su pagina www.tablero-decomando.com deben ser conscientes que tienen que anticiparse al impacto de las fuerzas que interactúan en su entorno, creando e innovando sus propios instrumentos de gestión e implementando estrategias que permitan asegurar los resultados que se han propuesto alcanzar institucionalmente, monitoreando los resultados mediante indicadores. Con relación a esto se tiene, que la mayoría de las Instituciones de Educación Superior en el mundo buscan integrar las funciones de sus divisiones dirigidas hacia la persecución de su misión y su visión de manera que puedan trazar objetivos a desarrollar para cumplir las metas establecidas.

 

            En Estados Unidos y Europa se demostró que en las compañías la mayoría de los empleados no se conoce la visión, el hacia donde van. El 70% de la Alta gerencia conoce la visión, el 40% de la gerencia media y solo el 10% de los empleados, lo cual lleva a pensar  que estos trabajadores realizan las actividades sin un horizonte específico. Este tipo de diagnostico despertó preocupación en las Organizaciones de diversas ramas generando inquietud para realizar estudios que permitieran realizar estrategias especificas para resolver la situación presentada. Aunado a lo antes dicho, Venezuela no escapa a esta situación lo cual causa mayor inquietud en las Instituciones educativas del país, donde se presta un servicio sumamente importante como lo es la educación y por ello es necesario que la Organización como tal este integrada hacia el logro de sus objetivos y el personal comprometido hacia el cumplimiento de la misión, este último es de gran importancia puesto que es el recurso humano el encargado del proceso educativo.

 

            De acuerdo a lo expresado anteriormente, esta investigación se centrará en la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas (U.N.A. C.L. Amazonas), Instituto educativo dedicado a la formación de profesionales, cuenta con una matricula aproximada de 500 estudiantes de las áreas de Educación Integral Mención: Preescolar, Matemática, Dificultades del Aprendizaje a nivel de T.S.U y Licenciatura, Administración de Empresas, Contaduría Publica, Ingeniería Industrial y de Sistemas. La inquietud de diseñar un sistema que implemente estrategias de medición en los procesos de esta organización es que, las distintas unidades que funcionan actualmente no tienen un sistema que les permita medir y controlar las distintas gestiones realizadas, y por ende, no se tienen indicativos para evaluar dichas gestiones. La UNA C.L. Amazonas se caracteriza por tener un sistema de Educación Abierta y a Distancia, lo cual la hace diferente ante las demás Instituciones de su tipo con una visión y misión orientada a egresar profesionales bajo este concepto de educación. Para la Coordinación de la Universidad ya no es de total satisfacción egresar cantidades de estudiantes con una estructura funcional que no se pueda evaluar para continuar analizando, mejorando o cambiando estrategias dentro del proceso.

 

            La necesidad de realizar esta propuesta se origina en conversaciones con el Comité Técnico Asesor el cual es el máximo ente rector del Centro Local se planteo la problemática de no tener un Sistema Medidor de Gestión, lo cual esta originando ineficiencia en las labores y prestación del servicio, es decir no se lleva un control de las actividades realizadas originando descontento por parte de los estudiantes y del mismo personal. Igualmente se requiere que los funcionarios se actualicen y capaciten para los nuevos retos que enfrenta la educación. Las distintas inconsistencia y falta de monitoreo ha traído consigo la deserción y desmotivación  de estudiantes por obstáculos presentados en el proceso de evaluación, inscripción entre otros, cabe destacar que la Universidad trabaja con un proceso de inscripción y publicaciones de calificaciones on – line, donde la eficiencia del mismo va a depender del desempeño que tenga el personal que labora en ella.

 

            Con lo antes expresado se tiene que la finalidad de este trabajo es el Diseño de un Sistema Medidor de Gestión basado en el Balanced Scorecard que permita, evaluar, controlar y registrar todos los procesos dentro de la Institución, agrupado en cuatro perspectivas: Clientes, Interna, Financiera y de Innovación y Aprendizaje, integrando la estrategia y la evaluación del desempeño. Por todo lo dicho se realizan las siguientes preguntas. ¿Cuáles son los factores que inciden en el hecho de que la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas no posea un sistema de gestión?, ¿El Sistema Balanced Scorecard podría generar de forma integral el fortalecimiento organizacional a la Universidad Nacional Abierta, Centro Local Amazonas?

 

 

OBJETIVO GENERAL:

Diseñar un sistema de Balanced Scorecard en la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas, ubicada en Puerto Ayacucho, Estado Amazonas.

 

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

-         Diagnosticar la situación actual de la Universidad Nacional Abierta del Centro Local Amazonas, para conocer las estrategias de medición utilizadas actualmente.

-         Analizar las causas principales que afectan la gestión de los procesos desempeñados por cada unidad en la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas.

-         Determinar la factibilidad técnica y económica del sistema de Balanced Scorecard en la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas.

-         Proponer el sistema de medición bajo la Metodología del Balanced Scorecard en la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas.

 

JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

 

 

            Es de hacer notar que hoy día las organizaciones caminan hacia una globalización, donde el personal y las distintas estructuras en las cuales están divididas necesitan un control de gestión integral, donde se manejen todas las perspectivas presentes para lograr el objetivo a perseguir. Esta investigación se fundamentara en el Sistema del Balanced Scorecard (BSC), puesto que permite enfocar y alinear elementos como misión, visión y perspectivas. El BSC  garantiza el cumplimiento de la visión y esta es la actividad más importante que se deberían ejecutar para lograr los objetivos.

           

La presente investigación se realiza con la finalidad de diseñar un sistema de control de gestión para la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas con el objeto de poder medir y controlar las distintas variables que intervienen en el proceso educativo, de manera de poder evaluar y redireccionar en caso de ser necesario. Cabe destacar, la importancia que tiene dicho diseño, puesto que en esta Institución se trabaja en función de los estudiantes los cuales son los clientes, y  al estar desviada alguna de las actividades o funciones que se cumplen dentro de la Universidad no se prestaría un servicio de calidad.

 

Aunado a lo anteriormente dicho, se tiene que el BSC , lograra que todos los empleados se comprometan a llevarla a cabo por medio de acciones concretas las cuales es posible ir monitoreando. En la Universidad Nacional Abierta C.L. Amazonas actualmente no se cuenta con un mecanismo de medición que siga las actividades realizadas, siendo esto primordial puesto que se trabaja en función de estadísticas y procesos, a lo cual se deben tener indicadores para visualizar, estudiar y evaluar resultados, para proponer mejoras o cambios en la gestión.

 

La ventaja primordial de la metodología a utilizar es que no toma en cuenta solamente una parte de la institución, sino que las considera todas simultáneamente, identificando las relaciones entre ellas. De esta forma es posible establecer una cadena Causa - Efecto que permita tomar las iniciativas necesarias a cada nivel. El enlace de las cuatro perspectivas, constituye lo que se llama la arquitectura del Balanced Scorecard.

 

Para El Centro Local Amazonas la implementación de la propuesta traerá beneficios a los estudiantes y al personal que hace vida activa en la Universidad, propiciando un proceso educativo de calidad donde se podrá hacer seguimiento a las actividades realizadas con el fin de reforzarlas o cambiarlas de ser necesario, por supuesto siempre pensando en el tipo de servicio que se presta. De igual forma a medida que el proceso sea mejor, se incrementará la matricula de la Institución y la calidad de sus egresados. El Diseño del BSC otorgara mejoras a los empleados dentro de sus puestos de trabajo, donde basados en la perspectiva aprendizaje organizacional se actualizara y capacitara para que se le pueda transmitir nuevos conocimientos a los estudiantes. Asimismo, se determinaran indicadores de gestión para conocer el progreso de las actividades, y en estos los involucrados en la medición podrán dar sus observaciones ante las distintas variables presentadas, es decir, participación al personal los cuales son los propios gestores del proceso.

 

ALCANCES DE LA INVESTIGACIÒN

 

La presente investigación se realizará en el marco de una Propuesta para la implementación de un Sistema de Medición de Gestión basado en la metodología del Balanced Scorecard en la Universidad Nacional Abierta Centro Local Amazonas, abarcando todas sus Jefaturas, puesto que es un Estudio Integral al Centro Local. Se espera que esta propuesta sirva de piloto para los demás Centros Locales del País.