Universidad Abierta

 

 

“PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN”

 

RICARDO BARUCH HORACIO MANJARREZ LOZANO

 

CONTENIDO

1.       INTRODUCCIÓN:

2.       OBJETIVOS.

3.       Concepto

4.       Elementos del concepto

5.       Importancia

6.       Principios

7.       Tipología de la Planeación

8.       Etapas

9.       Propósitos

10.   Premisas

11.   Objetivos

12.   Estrategias

13.   Políticas

14.   Programas

15.   Presupuestos

16.   Procedimientos

17.   Planes

 

 

INTRODUCCIÓN

La planeación es la primera etapa de la administración, es el ejercicio intelectual que habrá de realizar el administrador ya que deberá justificar todas las acciones que habrán de realizarse en las áreas sustantivas, de apoyo y administrativas.

Por eso su importancia al determinar lo que se va ha ser cuantificando en tiempo y recursos, apoyados en la experiencia de anteriores ejercicios que permitirán acercarse a los objetivos establecidos.

Cabe hacer mención que los planes diseñados para un ejercicio determinado deben tener un margen de error que oscile no más de diez puntos porcentuales hacia arriba y / o  hacia abajo, ya que con este indicador se podrá valorar la efectividad del personal involucrado en este proceso.

La planeación es la parte teórica de la administración, siendo el control el que debe por medio del método científico, comparar lo ideal con lo real; definir el margen de error, escudriñar el motivo y retroalimentar a la planeación para que en futuros ejercicios pueda acercar los planes al cien por ciento.

Por lo antes expuesto es importante que los involucrados en la planeación de la operaciones que realice el organismo social deben ser entes pensantes, razonantes, bien organizados, detallistas, creativos e imaginativos, con un amplio sentido de responsabilidad ya que en ellos recae el fracaso o el éxito de los planes establecidos.

En este orden de ideas la planeación determina los resultados a los que se quiere llegar, respondiendo a la pregunta que se va ha hacer en el futuro tomando en cuenta todos los elementos y recursos que requiere la empresa, sin omitir las contingencias que deberán cuantificarse en tiempo  y números para su realización.

 

OBJETIVOS.

¨    Al finalizar el presente trabajo el lector podrá identificar la importancia de la planeación en el proceso administrativo.

¨    Tendrá, posibilidades de elaborar planes de un organismo social.

¨    Podrá fijar objetivos, establecer políticas, elaborar presupuestos y definir estrategias.

¨    Podrá aplicar los principios de la planeación.

¨    Quedará claro en que consisten los propósitos y la elaboración de procedimientos.

¨    Podrá dirigir una área de planeación

 

CONTENIDO TEMÁTICO

CONCEPTO

La planeación implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas  acerca de lo que se a de realizar en el futuro ya que entre otros aspectos minimiza los riesgos y determina los resultados, marcando los cursos de acción para que el organismo social funcione en forma adecuada y óptima.

Dentro de la conceptualización se determinan cuatro elementos fundamentales: Los objetivos, los cursos alternativos de acción, la elección y / o toma de decisiones y el futuro con que la mayoría de autores inciden en sus definiciones, por lo que definen a la planeación como:

“La Determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro”.

En ese orden de ideas entendemos que la planeación es indispensable en todo organismo social ya que puede prever los cambios que puedan presentarse en el futuro, previendo las medidas necesarias para afrontar las consecuencias, por ello los fundamentos básicos que reflejan la Importancia  son:

·       Que propicia el desarrollo de la empresa.

·       Reduce los niveles de incertidumbre aunque no los elimina.

·       Prepara al organismo social para hacer frente a las contingencias que se presenten.

·       Mantiene una mentalidad futurista, teniendo más visión de lo que habrá de venir.

·       Establece un sistema racional de toma de decisiones.

·       Reduce al mínimo los riesgos basándose en hechos las decisiones.

·       Promueve la eficiencia , elimina la improvisación.

·       Proporciona los elementos y los controla, además de evaluar alternativas elevando la moral de todos los integrantes por ser esta un ejercicio netamente incluyente.

·        Maximiza tiempo, elementos y recursos en todos los niveles de la empresa.

Los Principios rigen a cada una de las etapas del proceso administrativo y su aplicación es necesaria para lograr una administración racional.

Estos principios son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observar en las acciones de la administración.

Por ello para ser asertivos en nuestra planeación requerimos tomar en cuenta los siguientes principios.

1.    -  Factibilidad .- Lo que se planea debe ser realizable y no imposible de lograr, debe ser algo alcanzable que se pueda cristalizar y no plasmar optimismos falsos.

2.    - Objetividad y Cuantificación .- Es necesario que la base de los planes se sustente en datos reales, razonamientos precisos y exactos. Es necesario utilizar datos objetivos y reales que reflejen sus aspectos cualitativos y cuantitativos sólo así  será confiable la  planeación.

3.    - Flexibilidad .- Es necesario que se establezcan márgenes de errores para poder estar en posibilidades de afrontar situaciones imprevistas las que pudieran ser para bien o para mal.

4.    - Unidad .- Todas las áreas del organismo social deben subordinar sus planes a un plan rector, a un plan general, por lo que deben ser consistentes en sus enfoques y armónicos para que no se contrapongan unos a otros.

5.    - Del Cambio de Estrategias .- Cuando por las condiciones en que se desarrolla la empresa un plan se extiende en relación al tiempo deberá de sufrir ajustes para  replantearlo de ser necesario en forma total, sin que abandone propósitos aunque si deberán de modificarse, ,también las estrategias políticas, programas, presupuestos y procedimientos para lograr sus fines.

Este principio no debe de confundirse con el de flexibilidad.

 

TIPOLOGÍA DE LA PLANEACIÓN.

Los planes se pueden clasificar según el período en que se haya establecido en :

à                    A corto plazo. Su tiempo no es mayor a un año.

·                     Inmediatos. Se establecen a seis meses.

·                     Mediatos. Se fijan en un período de seis meses a un año.

 

à                     A mediano plazo. Son por un período de uno a tres años.

 

à                     A largo plazo. Se proyecta a más de tres años.

Con otro enfoque de planeación integrada o planeación total se subdividen los planes en :

1.    - Estratégicos. Sirven de base a los demás planes y los diseñan y operan los niveles directivos basándose en detectar las debilidades y potencialidades de la empresa buscando alternativas que minimicen las primeras y potencialicen las segundas.

2.    - Táctica o funcional . Son más específicos y están más enfocados a los departamentos subordinándose a los estratégicos.

3.    - Operativos.  Se rigen a los planes tácticos  o funcionales y consisten en formular y asignar actividades que se deberán ejecutar en el nivel operativo de la organización.

 

ETAPAS DE LA PLANEACIÓN

Propósitos.- La planeación se inicia cuando se definen los propósitos, los que se conceptualizan como los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de todo organismo social.

Son las aspiraciones fundamentales o finalidades del tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.

Son pautas a seguir para diseñar los planes; se expresan genéricamente y los determinan los altos funcionarios, se establecen al inicio de la empresa y no se limita su duración.

La mayoría tienden a existir durante todo el ciclo de la empresa, aunque algunos pueden sufrir modificaciones por las condiciones cambiantes en las que transita un organismo social.

Se deben establecer los propósitos como base para la formulación de un plan.

Características :

A)   Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los demás elementos.

B)   Son genéricos o cualitativos porque no se expresan en términos numéricos.

C)   Son permanentes porque están vigentes todo el período de vida de la organización.

D)   Son semipermanentes porque pueden abarcar un período determinado.

Cómo ejemplo se puede citar que el propósito de una empresa puede ser:

“Incrementar las utilidades sobre la inversión de los accionistas “.

Aquí, no se cuantifican las utilidades, y cuando se elabore un plan, deben de considerar los propósitos como guía que subordina las acciones futuras de la planeación.

Así, el Incremento de las Utilidades se fija para satisfacer a los accionistas que invierten en la empresa y por último si cambiara la estructura social repercutiría en lo económico y el propósito inicial no tendría validez y serviría para un solo período.

Su  importancia radica en que sirven de cimiento a los demás elementos de la planeación, orientan a los responsables de la planeación sobre el curso de acción, además de identificar a la empresa y la sociedad con una imagen de responsabilidad social.

Son la razón de la existencia del grupo social, en el presente y en el futuro y definen el éxito o fracaso de una empresa.

El administrador al establecer los propósitos debe recordar :

*      Evitar que la dirección pierda el tiempo en aspiraciones erróneas.

*      Comunicarlos a todos los miembros de la organización.

*      Evitar dogmatizarlos.

*      Deben estar acordes a los valores del grupo social.

*      No deben utilizarse para intereses personales.

*      No deben implantarse si no se han considerado.

*      No deben definirse con frases ambiguas, deben ser claros y realistas.

La planeación requiere de técnicas de investigación ya que le proporciona información a todas sus etapas para que sea racional.

La investigación es un proceso apoyado en el método científico que busca obtener información relevante y fidedigna, con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos. 

Se utiliza en la planeación, por ser ésta, una actividad eminentemente intelectual.

Por ello la investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como, los medios óptimos para conseguirlos.

El método científico está constituido por las siguientes etapas:

à                    Definición del problema.

à                    Recopilación  de información.

·                     Observación.

·                     Experimentación.

·                     Encuesta.

·                     Muestreo.

à                    Determinación de la hipótesis.

à                    Comprobación o desaprobación de la hipótesis.

à                    Presentación del informe.

 

Premisas.

Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias futuras que afectarán el curso en que se va a desarrollar el plan.

Se establece en el inicio del proceso, aunque pudieran desarrollarse por su esencia en el transcurso del plan.

Literalmente una premisa quiere decir una proposición que se establece antes como suposición introductoria o implícita.

Las premisas de acuerdo con su naturaleza pueden ser:

Internas : Cuando se originan dentro de la empresa.

Externas: Su origen es ajeno a la empresa y pueden ser:

- De carácter político.

- De carácter legal.

- Tendencias fiscales.

- Tendencias en la legislación.

-Económicas.

- Sociales.

- Técnicas.

- Otros factores.

 

Objetivos :

Después de establecer los propósitos y de investigar las premisas, se determinan los objetivos, mismos que nos indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado.

Los objetivos tienen diversas acepciones, el diccionario nos dice que es “ relativo al objeto en sí” si lo analizamos como término militar éste se refiere “ al punto donde se a de concentrar el fuego”, y/o lograr lo que se quiere conquistar.

Proviene del latín objetium, que significa “ cosa que se arrolla adelante”, por ello los objetivos implican objetos o fines que se determinan hacia el futuro.

Los objetivos presentan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse en un tiempo determinado.

 

Características.

- Se establecen a un tiempo especifico.

- Se determinan cuantitativamente.

Ejemplo:

 “Lograr una utilidad neta de quince millones de pesos durante los dos primeros años”.

Hay confusión en los conceptos objetivos y metas, pero en esencia es lo mismo, aunque las metas se fijan después de establecer los objetivos.

Clasificación

- Generales.  Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.

- Tácticos o departamentales. Involucran exclusivamente a  una área o un departamento de la empresa.

 

LINEAMIENTOS PARA ESTABLECER OBJETIVOS

- Asentarlos por escrito.

- Recordar las preguntas claves ( qué, cómo, donde, quién, cuando y porqué)

- No confundirlos con los propósitos o las estrategias.

- Deben ser difundidos y conocidos, por todos los integrantes de toda la organización.

- Deben ser estables; procurar que no cambien.

- Estrategias.

- Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en condiciones más ventajosas.

Se consideran cursos de acción general porque su establecimiento elige las alternativas o alternativa con la que se lograrán  mayores beneficios al organismo social.

Para su establecimiento se recomienda seguir tres etapas:

1.    - Determinación de los puntos de acción o alternativas. Hay que buscar el mayor número de alternativas.

2.    - Evaluación. Es la etapa en que analiza y se pondera a cada una de las alternativas, tomando en cuenta sus ventajas y desventajas, con apoyo en técnicas de investigación.

3.    - Selección de alternativas. Aquí se deben considerar las alternativas más idóneas basándose en cuanto a factibilidad y ventajas, seleccionando las que permitan lograr los objetivos de la empresa.

4.    Ejemplo. Excursión de un grupo de jóvenes a un balneario de la ciudad de Cuernavaca.

La empresa deberá de considerar un número mínimo de áreas claras en torno a las cuales se establezcan las estrategias para facilitar la elección de alternativas y la utilización de los recursos para lograr los objetivos.

La áreas claves de resultados son las actividades pasivas de una empresa que esta relacionada con su desarrollo.

Importancia:

Las estrategias son trascendentales por que :

- Sin estrategias no se logran los objetivos.

- Son lineamientos generales que permiten guiar la acción.

- Sirven para lograr los objetivos y ejecutar la decisión.

- Facilitan la toma de decisiones, porque valoran las alternativas.

- La complejidad hace necesario establecerlas.

- Desarrollan la creatividad en la solución de problemas.

 

LINEAMIENTOS PARA ESTABLECER ESTRATEGIAS.

Para que cumplan con su función es necesario:

- Asegurar que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo.

- Determinarlas con claridad.

- No confundirlas con las tácticas.

- Deberán considerar las experiencias para establecerlas.

Tácticas o Departamentales. Son lineamientos específicos que refieren a cada departamento.

Operativas o Especificas. Se asignan a los niveles inferiores quienes las aplican en sus decisiones.

Las estrategias en cualquier nivel deben estar interrelacionadas y deben contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa y deben ser claras accesibles y realistas para que su interpretación sea uniforme.

Por su origen pueden ser:

Externas. Cuando se originan afuera de la empresa, ejemplo, la competencia, el gobierno, las asociaciones de industriales, profesionales, etc.

Consultadas. Por la dinámica del trabajo, en ocasiones, los niveles inferiores buscan la opinión o instrucción de sus inmediatos superiores generándose éstas políticas.

Formuladas. Se emiten en lo alto de la pirámide para guiar las conductas de acción.

- Analizar las coincidencia que pudieran presentarse al momento de aplicarlas.

- Al establecerlas  auxiliarse de técnicas de investigación.

Características:

Las más sobresalientes son :

- El concepto es el tradicional militar porque incluye aspectos competitivos.

- Su vigencia esta vinculada a los objetivos de un ciclo.

- Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que fue útil, en otro tiempo, puede ser la menos indicada.

- Las estrategias deben ser especificas para cada una de las áreas claves.

- Se establecen en los niveles jerárquicos más altos.

Políticas.

 La palabra política proviene del Griego “Politike”, que significa “Arte de Gobernar una Nación”, el diccionario la define como : “Arte o traza conque se maneja un asunto” y traza significa “Plan para realizar un fin”, este vocablo tiene dos acepciones; una que significa la adquisición y ejercicio del poder y la otra la que identificamos como la Etapa de la Planeación.

Las políticas son guías para orientar la acción, son criterios, lineamientos en los generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

Son criterios generales de ejecución que auxilian el logro de objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

Clasificación

En base al nivel jerárquico en que se formulen y con las áreas que abarquen pueden ser:

Estratégicas o generales. Se formulan en el nivel de toma de decisiones y establecen lineamientos que guían a la empresa.

Implícitas. Cuando no existe una política, origina ciertos lineamientos que se aceptan por ser lógicos y hacen costumbre en la organización. Se recomienda que se legitime esta política y se fije cumpliendo las normas y se conviertan en formalizadas.

Importancia.

Su importancia es imprescindible porque:

* Facilitan la delegación de autoridad.

* Motivan y estimulan al personal al dejar que tomen ciertas decisiones

* Evitar perdidas de tiempo a las autoridades superiores.

* Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.

* Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.

* Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.

* Indican al personal, como deben actuar en sus funciones.

* Facilitan la inducción del personal.

 

LINEAMIENTOS PARA SU FORMULACIÓN

- Deben establecerse por escrito.

- Redactarse claramente.

- Comunicarse a todos los niveles de la empresa.

- Deben coordinarse con las demás políticas.

- Revisarse periódicamente.

- Deben ser aplicables a la empresa.

- Deben estar acordes con los objetivos de la empresa.

- Deben ser flexibles.

Programas.

Una vez determinadas las etapas anteriores, se requiere elaborar un programa, el que se define como:

Un esquema en donde se establecen la secuencia de actividades especificas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

La elaboración de un  programa debe de seguir un procedimiento:

1.- Identificar y determinar las actividades comprendidas.

2.- Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.

3.- Interrelacionar las actividades definiendo cuales van primero ,que actividades son simultáneas y que actividades se desarrollan después.

4.- Deberán asignar a cada actividad el tiempo que requiere para su realización, así como, los recursos necesarios.

La gráfica más utilizada es la gráfica de Gant, ya que es la más accesible y menos laboriosa y su interpretación es sencilla.

Clasificación .

Lo programas son tácticos y operativos:

Los Tácticos, se establecen para una área o actividad; ejemplo, un programa de producción.

Los Operativos, se establecen en las unidades o secciones de las que consta una actividad; ejemplo, programa de fabricación de motores.

Los programas operativos son más específicos que los tácticos, y ambos son parte de una estructura compleja, por lo que, deben darse a conocer ya que unos se subordinan y afectan a otros.

Importancia.

Los programas son necesarios porque suministran información, sirven como herramienta de control, identifican a los responsables de realizarlos, disminuyen costos, orientan sobre las actividades que deben realizarse, determinando el tiempo por lo que evitan la duplicidad de esfuerzos.

Lineamientos para su elaboración.

Debemos tomar en cuenta lo siguiente:

- Deben participar todos los involucrados en el proceso.

- Deben ser flexibles.

- Deben evitarse los programas que se contrapongan entre sí.

- Deben establecerse por escrito graficarse y ser de fácil comprensión.

- Deben adaptarse a las modificaciones o cambios que pudieran darse en un futuro.

Presupuestos.

Son programas en que se les asigna  cifras a las actividades.

El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresada en términos económicos (monetarios) junto con la  comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

Los presupuestos son indispensables al planear ya que a través de ellos, se proyecta en forma cuantificada los elementos que necesita la empresa para lograr sus objetivos.

Consisten en determinar la mejor forma de utilización y adecuación de recursos, además de controlar las actividades de la organización en términos financieros.

Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico que determina por anticipado en términos cuantitativos, el origen  o asignación de recursos de la empresa para una período especifico.

Características:

Los presupuestos se diferencian de las otras etapas por lo siguiente:

à      - Es un esquema que se elabora en un documento formal y ordenado sistemáticamente.

à      - Se expresa en términos cuantitativos.

à      - Es general porque se establece para toda la empresa.

à      - Es específico porque se desagrega para cada una de las áreas de la empresa.

à      - Es diseñado para un período determinado.

Clasificación de los presupuesto.

1.- Estratégicos o Corporativos. Se establecen en el nivel de toma de decisiones y determinan la asignación de recursos de toda la organización.

2.- Tácticos o Departamentales. Se formulan para cada una de las áreas de actividad en la empresa; ejemplo, presupuestos de ventas.

3.- Operativos. Se calculan  para secciona de los departamentos, ejemplo, presupuesto de mantenimiento.

De acuerdo a la forma en que se catalogan pueden ser : Fijos o Rígidos, se basan en metas bien definidas,  Flexibles. Permiten conocer los resultados previamente y por  Programas. En los que los recursos se enfocan a las áreas que reditúen más beneficios.

Su elaboración se hace a partir de la fijación de los objetivos generales establecidos por la dirección;  Se calculan tomando en cuenta los pronósticos y resultados numéricos de ejercicios anteriores y participan en su elaboración los responsables de las áreas involucradas.

Un sistema integral presupuestal debe incluir:

- Presupuestos de operación que abarca, presupuestos de ventas, producción, compras, mano de obra, etc., etc.

- Presupuestos de capital. Son  inversiones capitalizables que realiza la empresa y de activos fijos como son : maquinaria, equipo, edificios, etc., etc.,

- Presupuesto financiero. Contempla balance, estado de resultados, de origen y de aplicación de recursos, de flujo de caja.

Importancia.

Son importantes porque son unidades de medida, comparables, además de medir el desempeño de las áreas sirve como patrón de ejecución, coordina las actividades, además de ser un medio de control.

También determinan el límite y alcance de las erogaciones, estableciendo bases para la acción correcta y reduce al mínimo los costos, entre otros aspectos.

Para su elaboración debe de considerarse:

* Revisar constantemente las cifras fijadas.

* No deben ser rígidos.

* Deben manifestar límites y alcances de las cifras establecidas.

* Al basarse en estimaciones puede ocultar errores.

 

Procedimientos.

Establecen la secuencia de las actividades rutinarias y especificas.

Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguir en la realización de un trabajo repetitivo.

El procedimiento determina el orden en que deben realizarse un conjunto de actividades sin indicar la manera, ya que ésta la define el método.

Un método detalla la forma exacta de como ejecutar una actividad previamente establecida.

Los métodos son más detallados que los procedimientos y se establecen en las actividades rutinarias y repetitivas.

Por eso método y procedimiento están relacionados, ya que los segundos determinan el orden lógico y los primeros nos dicen como ejecutar las actividades.

 

Importancia.

* Determinan el orden lógico de las actividades.

* Promuevan eficiencia y especialización.

* Delimitan responsabilidad, eliminando duplicidades.

* Determinan como hacerse, cuando hacerse y quién lo hace.

* Son aplicables en funciones repetitivas.

 

Lineamientos para su implantación.

Para que cumplan su función es necesario :

- Antes de su aplicación, se capacite al personal.

- Sean accesibles y fáciles de interpretar.

- Se representen en forma gráfica.

- Se adecuan a situaciones reales y factibles.

- No deben de ser demasiado rígidos.

- Deben ser estables.

 

Planes.

Los planes son esquemas resultantes de la planeación, de tal forma que toda o cada una de sus etapas vertidas por escrito, son planes.

Para que el diseño de un plan sea efectivo requiere de :

1.- Autorización. Sólo los planes oficiales deben ser elaborados y ejecutados.

La autorización debe existir para :

Iniciar el estudio del plan.

Prepararlos.

Ejecutarlos.

Confrontarlos.

2.-- Objetividad. Se funda en datos y elementos científicos.

3.- Actualización. Requieren ser diseñados para adaptarse a cambios de la empresa.

4.- De naturaleza confidencial. Su conocimiento debe  ser limitado a un selecto grupo.

5.- Sencillez. Debe ser de fácil comprensión.

6.- Adecuación. Deben adaptarse a las necesidades y posibilidades de quienes los apliquen.

7.- Completo. Que abarquen todas las actividades de la organización.

8.- Ventajoso. Debe dar beneficios a cada uno de los protagonistas de la organización.

Técnicas de la Planeación.

Para planear es necesario recurrir a herramientas para optimizar recursos y lograr resultados.

Así el administrador formará decisiones más adecuadas. La complejidad de estas técnicas varia según tamaño, recursos y factores  de la empresa,

 

BIBLIOGRAFÍA BÁSICA

Munch Galindo y García Martínez, Fundamentos de Administración, Trillas, México, D.F.  

BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA

Reyes Ponce Agustín, Administración de Empresas, Trillas, México, D.F.

Koonz O´Donell, Administración, Mac Graw Hill.

 

AUTOEVALUACIÓN

1.- Defina el concepto de PLANEACIÓN.

2.- ¿Porque se ubica a la planeación en primera instancia?.

3.- ¿Que implica la planeación?

4.- ¿Cómo define la planeación José Antonio Fernández Arenas?

5.- ¿En qué radica la importancia de la planeación?

6.- ¿Qué son los principios en que se basa la planeación?

7.- Enumere los principios de la planeación.

8.- ¿Cómo se clasifican los planes en base al período de realización.?

9.- ¿Cómo se clasifican los planes cuando abarcan a toda la empresa ?

10.- Enuncie la primera etapa de la planeación y defínala.

11.- ¿Qué son los propósitos en el diseño de un plan estratégico?

12.- Enuncie la segunda etapa de la planeación y defínala,

13.- Enuncie y defina la tercera etapa de la planeación .

14.- Especifique un objetivo.

15.- Enuncie y defina la cuarta etapa de la planeación.

16.- Enumere la clasificación de las políticas.

17.- Defina  ¿Qué son políticas?.

18.- ¿Cuáles son las etapas siguientes de la planeación?.

19.- ¿Qué son los presupuestos:?

20.- ¿Qué son los planes?

           

“ORGANIZACIÓN”

 

CONTENIDO

1.       Introducción.

2.       Objetivos.

3.       Contenido.

4.       Concepto.

5.       Elementos del concepto.

6.       Importancia.

7.       Principios.

8.       Etapas de la organización.

·                     División del trabajo.

·                     Coordinación.

9.       Tipología de la organización.

10.   Técnicas de organización.

 

INTRODUCCIÓN

La organización es el segundo tramo del proceso administrativo, residiendo su importancia por ser el elemento que se encarga de estructurar el organismo social, dependiendo de esta estructura el éxito o fracaso de la misma.

La organización responde a las necesidades y perspectivas de la exigencia que requieren para lograr los objetivos institucionales, por lo cual requiere instrumentar y crear la normatividad necesaria y la estructura orgánica acorde para que las metas sean alcanzadas por la empresa

En esta etapa es necesario ser asertivo para lograr la armonía entre las relaciones que deben existir entre las funciones, los niveles y las actividades, buscando que no exista duplicidad, para efectuar el proceso.

Además de cuidar que no exista dispendio de recursos materiales y mano de obra ociosa entre el elemento humano.

Con ello la organización al buscar la eficiencia y la eficacia crea el engranaje de la organización bien aceitado y lo hace trabajar en armonía, tratando de encontrar un acoplamiento que permita al organismo social transitar del deber ser (ideal) que lo ubica la planeación a la realidad, aspecto que apoyado en la organización, lo ejecuta la dirección. En otras palabras, la organización es el eslabón entre la planeación y la dirección de todo organismo social y su asertividad trascenderá en la medida en que se acerque al logro de los objetivos

La organización  si bien está al mismo nivel de la planeación requiere de ésta que concluya sus planes para que pueda crear la estructura necesaria que realizará los planes.

 

OBJETIVOS

Al finalizar se comprenderán los aspectos más importantes de la organización.

Se podrán elaborar organigramas y manuales.

Se podrán, también, interpretar organigramas y diagramas.

Además de estar capacitado para dirigir una área de organización en una empresa.

Explicará los elementos y etapas de la organización.

Identificará la tipología y aplicara las técnicas de la organización.

Quedará definida la división del trabajo.

Se identificará un organismo formal que requiere reorganizarse.

 

CONTENIDO

CONCEPTO

La organización se refiere a la forma en que se divide el trabajo, se jerarquizan y coordinan las funciones, con lo cual el hombre desde siempre ha buscado eficientizar sus elementos y recursos.

Después de establecer “lo que se quiere hacer”, es necesario determinar “como hacerlo”, y que medidas se aplicaran para hacerlo, lo que es posible sólo a través de la organización.

La palabra organización tiene tres acepciones, una etimológica que proviene del griego “organón”, que significa instrumento; otra que se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra más que se refiere a la organización como un proceso.

Las tres acepciones involucran la idea de una estructura con diferentes enfoques, aunque nuestra expectativa es analizar los elementos de la organización como proceso o etapa de la administración.

Por lo anterior, la organización es a la empresa como la estructura a un edificio, por ser la organización la que establece la disposición y correlación de tareas que deben de llevar a cabo todos y cada uno de los integrantes del organismo social, para lograr los objetivos.

 

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

1.- Estructura. La organización establece el marco fundamental donde deberá operar el organismo social.

2.- Sistematización. Las actividades y recursos deben someterse y coordinarse racionalmente para ser un facilitador en el trabajo y la eficiencia.

3.- Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar requiere agrupar, jerarquizar, dividir y asignar funciones.

4.- Jerarquía. Debe establecer niveles de mando y responsabilidad.

5.- Simplificación de funciones. Establece los métodos más sencillos para realizar el trabajo, de la mejor manera posible.

 

Definición.

El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

 

IMPORTANCIA.

Los aspectos fundamentales que reflejan su importancia son :

1.- Es de carácter continuo y todos los cambios que sufra la empresa deberán ser adecuados por ésta etapa.

2.- Es un medio a través del cual se establece la forma idónea de lograr los objetivos de la empresa.

3.- Suministra los métodos para que se realicen las actividades eficientemente con un mínimo de esfuerzo.

4.- Evita la lentitud y la ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

5.- Elimina la duplicidad de mando y funciones.

 

PRINCIPIOS

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional y son :

1.- Del Objetivo. - Todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y los propósitos de la empresa.

2.- Especialización. - La ejecución del trabajo debe realizarse subdividiéndose en actividades relacionadas y delimitadas, ejecutadas por un solo individuo quién logrará eficiencia y destreza.

3.- Jerarquía.- Definir los niveles de mando que comuniquen lo que se vaya hacer y que vean que se haga.

4.- Paridad de Autoridad y Responsabilidad.- Al grado de autoridad contenido corresponde también una carga de responsabilidad.

5.- Unidad de Mando.- Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe.

6.- Difusión.- Deben conocer los involucrados las obligaciones, de ser posible por escrito y comunicarlas objetivamente.

7.- Amplitud o  Tramo de Control.- Se refiere al número de subordinados que deben reportarle a un jefe y no deben ser más de seis para no saturarlo y logre ser eficiente.

8.- De la Coordinación .- Debe buscarse el equilibrio adecuado de todas las funciones considerando tiempos y movimientos.

9.- Continuidad.- Después de implantar la estructura, es necesario mantenerse, mejorarse y adecuarse a las necesidades cambiantes de la empresa.

 

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

Las etapas de la organización son dos:

División del trabajo y

Coordinación.

La División del Trabajo. - Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, buscando la especialización de los individuos.

Para dividir el trabajo hay que observar los siguientes pasos:

Jerarquización.-

Jerarquía proviene del griego “Hierajes” (Jerarca), que significa superior y principal en las ordenes eclesiásticas.

Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados según autoridad y responsabilidad que poseen.

Su observancia es indispensable cuando se jerarquizan:

* Los niveles jerárquicos deben ser mínimos e indispensables.

* Se debe definir el tipo de autoridad de cada nivel.

 

Departamentalización.-

A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización

A.- Secuencia de la departamentalización.-

Para departamentalizar es conveniente seguir una secuencia:

1.- Listar todas las actividades de la empresa.

2.- Clasificarlas.

3.- Agruparlas en orden jerárquico.

4.- Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

5.- Especificar relación de autoridad, responsabilidad y obligación           entre funciones y puestos.

6.- Establecer líneas de comunicación e interrelación entre         departamentos.

7.- El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un         departamento debe estar relacionado con el tipo y tamaño de la             empresa.

B.- Tipos de departamentalización.-

Los más usuales son:

1.- Funcionales.- Son cuando agrupan actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización.

2.- Por productos.- Se hace con un producto o grupos de productos susodáneos.

3.- Geográfica o por Territorios. Se utiliza básicamente en las áreas de ventas donde realizan actividades en sectores alejados.

4.- Clientes.- Se crean cuando buscan servir a los compradores o clientes (ejem. Almacenes comerciales).

5.- Por Procesos o Equipo.- Pueden servir de base para la creación de departamentos (ejem. Departamentos de tornos y departamentos de fresadoras).

6.- Secuencia.- Se utiliza en niveles operativos y se departamentaliza por alfabeto, numérico o de tiempo (ejem. Departamento de cobranza, de tarjetas de crédito, A - G / H - O / P - Z).

 

Coordinación .-

La coordinación sincroniza y armoniza los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea.

La división del trabajo debe complementarse con la coordinación para lograr la unidad de esfuerzos, para que se sincronicen con las funciones y se logre la eficiencia y la eficacia que requiere la empresa.

La coordinación es también el establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluida.

La función básica de la organización es lograr la combinación y la unidad de esfuerzos; bien integrados y balanceados en el grupo social.

La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez; en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

 

TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓN

Son los distintos tipos o modelos de estructuras que se pueden implantar en un organismo social y dependen del giro magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de producción.

Los más usuales son:

Organización lineal o militar.

Se caracteriza porque la autoridad se concentra en una sola persona que toma las decisiones y tiene la responsabilidad del mando.

El jefe asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez le reportan a él solamente.

Las ventajas son: mayor facilidad en la toma de decisiones, no hay conflictos de autoridad, es claro, sencillo y útil en las pequeñas empresas y mantiene la disciplina.

Sus desventajas son: que es rígida e inflexible, la organización depende de hombres claves no fomenta la especialización y los ejecutivos están siempre saturados de trabajo.

Organización funcional o de Taylor.

Su autor propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada actividad principal y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su campo.

La organización funcional divide el trabajo, establece la especialización de manera que cada hombre desde el gerente hasta el obrero ejerciten el menor número posible de funciones.

Las ventajas son: mayor especialización, se obtiene la más alta eficiencia de cada persona, se planea la división del trabajo, además, desaparece el trabajo manual del intelectual y disminuye la presión y cargas de trabajo del jefe.

Como desventajas tiene que dificulta la localización de responsabilidad, afectando la disciplina, además de violar el principio de mando pudiendo originar conflictos y confusión, dando lugar también a rozamientos entre los responsables.

Organización lineo-funcional.-

Combina los dos tipos anteriores tomando de la organización lineal o militar la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un solo jefe para cada función en especial.  Y de la funcional busca la especialización de cada actividad en una función. Este tipo de organización es la más utilizada por ser la que más ventajas y menos desventajas tiene hoy en día.

 

Organizacion Staf.-

Es potestativa de las grandes empresas que tuvieron  la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles y de contar con especialistas que proporciones información experta y de asesoría a departamentos en línea. No tiene autoridad y se representa con líneas punteadas.

Como ventajas tiene que hacer fluir los conocimientos expertos para solucionar problemas y hacer posible el principio de autoridad.

Como desventajas puede producir confusión además de ser ineficaces y crear conflicto o mala competencia con los departamentos en línea.

 

Organización por comités.-

Consiste en asignar los diversos asuntos a un grupo de funcionarios con el mismo nivel jerárquico, que deciden en común los problemas que les encomiendan.

Los comités más usuales son:

1.- Directivos.- Representan a los accionistas que deliberan asuntos que surgen y requieren su atención.

2.- Ejecutivo.- Los designan los directivos para ejecutar los acuerdos que ellos tomaron.

3.- De Vigilancia.- Inspeccionan labores aisladas del personal de la empresa.

4.- Consultivo.- Esta integrado por especialistas que emiten su dictamen sobre asuntos que le son encomendados.

Sus ventajas son que las soluciones son más objetivas, porque están dictadas por varios criterios, compartes responsabilidad sus miembros, además de que permiten que las ideas se fundamenten y critiquen y se aprovechan conocimientos de especialistas.

Como desventajas tiene que son lentos, pueden crear conflictos y roces entre los integrantes y pueden los gerentes traslapar su responsabilidad en el comité.

 

Organización Matricial .-

Se conoce como organización de matriz, de planilla, de proyecto o administración de producto.

Combina la departamentalización por proyecto, con la de funciones. O sea, que existe un gerente funcional que se encarga de las labores del departamento con una sobreposición de un gerente de proyecto quien es el responsable de los resultados del propio proyecto.

Surge este tipo como una respuesta a la expansión de las empresas y a la necesidad de desarrollar proyectos con especialistas de varios departamentos.

Este modelo puede adoptarse a toda la empresa o solamente a una área especifica. Se implanta a largo plazo ya que requiere recursos y esfuerzos, y bien administrada representa una combinación de las ventajas de la estabilidad de la organización tradicional con las ventajas de la flexibilidad de la administración por proyectos.

Tiene como ventajas que coordina la satisfacción de necesidades, proporciona una comunicación interdepartamental entre funcionarios, permiten que cambien de una actividad a otra y favorece el intercambio de experiencias entre especialistas.

Como desventajas se tiene que confunden quién depende de quién; se lucha por el poder existe perdida de tiempo y el personal se opone al cambio en el inicio de su implantación.

 

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN.-

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo emocional; durante el proceso de organización son indispensables y las principales son:

Organigramas.-

Se conocen como gráficas de organización y representan la estructura formal, que muestra las interrelaciones, los niveles, las obligaciones y la autoridad que existe en la empresa.

Pueden clasificarse por su objeto, por su área y por su contenido, los primeros se subdividen en estructurales, funcionales y especiales. Por su área se dividen en generales y departamentales. Por su contenido se dividen en esquemáticos y analíticos.

Para representarlos existen cuatro formas:

1.- Verticales. Los niveles jerárquicos se determinan de arriba para abajo.

2.- Horizontales.- Los niveles jerárquicos se determinan de izquierda a derecha.

3.- Circulares.- Los niveles jerárquicos se determinan del centro hacia afuera

4.- Mixtos .- Por razones de espacio se utiliza el horizontal y el vertical.

Manuales.-

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática la información acerca de la organización de la empresa.

Son útiles porque uniforman y controlan las funciones, delimitan actividades, responsabilidades y funciones, aumentan la eficiencia de los empleados, son fuentes de información, evitan duplicidad de funciones y de mando, mejoran los sistemas y reducen costos, entre otros aspectos.

En su contenido debe de observarse que tengan: Un índice, objetivos y fundamentos legales, fechas de terminación y/o corrección, nombres y firmas de quienes elaboran y autorizan, además de instructivo para su operación.

Existen:

- Manuales de organización.

- Manuales departamentales.

- Manuales interdepartamentales.

Diagramas de Procedimiento o de Flujo

Son la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.

Con los flujogramas, se simplifica el trabajo, mejora algunas operaciones, elimina demoras y se logra mejorar la distribución de la planta.

Para su elaboración se utilizan los siguientes signos:

O     Operación.

ž      Inspección.

®   Transporte.

Þ   Espera o Demora.

Ñ     Almacenamiento.

Análisis de puestos.-

Técnica en la que se clasifica pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo especifica e impersonal, así como características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo usufructúa.

Esta técnica busca:

- Mejorar los sistemas de trabajo.

- Delimitar funciones y responsabilidades.

- Evita fugas de autoridad y responsabilidad.

- Fundamentar programas de entrenamiento.

- Retribuir adecuadamente al personal.

- Mejorar el proceso de selección de personal.

El análisis de puestos contiene:

1.- Descripción de puesto.

2.- Definición genérica y/o objetivo.

3.- Definición especifica y/o objetivos.

4.- Especialización del puesto.

5.- Requisitos:

- Escolares y de conocimientos.

- Habilidades.

- Destrezas.

- Experiencia.

- Requisitos físicos.

- Esfuerzo.

- Responsabilidad.

El análisis de puestos debe de aplicarse en forma permanente, ya que la empresa está constantemente en cambio y su adecuación y actualización es necesaria e indispensable.

 

BIBLIOGRAFÍA BÁSICA

Munch Galindo y García Martínez, Fundamentos de Administración, Trillas, México, D.F.  

BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA

Reyes Ponce Agustín, Administración de Empresas, Trillas, México, D.F.

Koonz O´Donell, Administración, Mac Graw Hill.

 

AUTOEVALUACIÓN

1.- ¿A qué pregunta responde la organización?

2.- ¿Cuantas y cuales acepciones tiene la palabra organización?

3.- ¿qué elementos involucran las definiciones de organización?

4.- Defina organización

5.- ¿En que radica la importancia de la organización?

6.- ¿En cuantos principios se apoya la organización?

7.- ¿Cuál es la finalidad de los principios?

8.- ¿A qué se refiere el principio de la jerarquía?

9.- ¿A qué se refiere el principio de unidad de mando?

10.- ¿A qué se refiere el principio de la coordinación?

11.- ¿Cuáles son las etapas de la organización?

12.- ¿En qué consiste la división del trabajo?

13.-  ¿Qué faces abarca la división del trabajo?

14.- ¿En qué consiste la departamentalización?

15.- ¿En qué consiste la coordinación?

16.- ¿Cuántos tipos de organización existen y cuáles son?

17.- ¿Defina las técnicas de organización?

18.- ¿Para qué nos sirven los organigramas?

19.- ¿Cómo se representan los organigramas?

20.- ?Para qué nos sirven los manuales?

 

EVALUACIÓN DIAGNOSTICA

1.- Defina organización.

2.- ¿Por qué es importante la organización?

3.- ¿Cuántas y cuáles son las etapas de la organización?

4.- ¿En qué consiste la división del trabajo?

5.- ¿En qué consiste la organización?

6.- ¿Cuál es el tipo de organización más usual?

7.- ¿Qué características presenta?

8.- Explique las técnicas en que se apoya la organización.

9.- ¿Para qué nos sirven los organigramas?

10.- Explique la regla básica para interpretar la jerarquía en los organigramas.

11.- ¿Qué utilidad tienen los manuales?

12.- ¿Cuántos tipos de manuales presentan los autores analizados?

13.- ¿En qué consisten los diagramas de flujo?

14.- ¿Qué es la carta de distribución del trabajo o de actividades?

15.- ¿Para qué nos sirve la técnica de análisis de puestos?