UNIVERSIDAD YACAMBU
ESPECIALIZACIÓN GERENCIA
MENCIÓN: FINANZAS.
CÁTEDRA: GERENCIA
TRABAJO #2
GESTIÓN Y SU CAMBIO.
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DESCRPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LA QUE SOY
CO-DUEÑO.
1.- EN QUE CONSISTE ESA ACTIVIDAD?. Foto exacta de lo que hacen ( no la
retoquen, lo mas realista posible)
La actividad en la que soy co-dueño, consiste en gestionar el departamento administrativo de una Institución Educativa plenamente bajo la dirección de una Congregación de Monjas y de condición mixta en cuanto a su personal, es decir poseemos personal del Estado, personal de la Nación y personal privado que se encuentra sub.-vencionado por AVEC.( Asociación Venezolana de Escuelas Católicas). En esta área me encuentro desde hace 9 meses apenas, sin embargo en el Colegio llevo 8 años trabajando en el Departamento de INTERNET e Ingresos de los Alumnos.
Dentro de mis funciones principales se encuentra:
1.-El control inmediato de cumplimiento de cada empleado,
2.- Organizar el trabajo de cada año escolar de cada uno de los integrantes de las diversas nóminas.
3.-Efectuar los análisis financieros, resultados mensuales e informes de cada uno de las cuentas que se manejan. 4.-Enviar las informaciones mensuales de planillas y documentación de soportes de ingresos y egresos a AVEC-Caracas, que se constituyen de 25 movimientos de planillas mensuales ordinariamente.
5. Controlar los ingresos y egresos mensuales.
6.-Realizar el presupuesto anual y velar por el cumplimiento del mismo.
7.-Controlar y cumplir todos los procesos administrativos de nóminas con sus respectivos beneficios laborales, otros.
8.-Los movimientos laborales y detalles directos de las nóminas de obreros y Administrativos.
9.-Las transacciones que se deben realizar constantemente en los diferentes bancos y cuentas que maneja el Colegio.
10.- El estudio económico por aula para cada año escolar.
2.- ESTRUCTURA: EL organigrama formal ( y/o el
informal) de la actividad objeto de estudio.
JUNTA DIRECTIVA Congregación
Santo Domingo
DIRECCIÓN
COMUNIDAD
EDUCATIVA
OBREROS COORD..
EVALUACIÓN SECRETARIAS
JEFE SECCIONAL
PERSONAL
DOCENTE
3.-TECNOLOGIA: Equipos,
sistemas, mecanismos para el manejo manual, entre otros.
Para el control de ingresos por los alumnos, me correspondió a mí implementar un sistema de Control administrativo computarizado llamado Gema Pago ( Edudatos), el cual fue de gran choque al principio para todo el personal que laboraba en esa área por no conocer de tecnologías y además la forma tan precaria y a su antojo como manejaban esos ingresos. Ahora bien, en la actualidad me desempeño en los dos cargos simultáneamente por sólo un lapso de un año, ya que se produjo una situación irregular en la Administración anterior producto de esa escasez de tecnologías que permiten controlar de una forma u otra los movimientos y gestiones financieras.
En este momento nuevamente estoy siendo fuertemente cuestionada por la forma drástica, severa, ruda y tajante con las que he tenido que implementar sistemas administrativos de control como son, las salidas de cheques, facturas, transferencias y hasta la apertura obligatoria de las cuentas del personal a su totalidad que se cancela por la sub-vención de AVEC, es decir estos cambios favorables siempre crean ciertas incomodidades en el entorno cuando existen vicios arraigados. Actualmente estoy luchando por instalas un sistema completo que pudiera ser el Saint, o bien otro que me cubra las expectativas de necesidades en la Institución, pero tengo un agravante económico que no me permite tal flexibilidad en este instante. Por lo que se traduce en mayor trabajo y retardo de las cosas, ya que hasta los recibos de pagos del personal hay que hacerlos casi manuales aun cuando sean por computadora.
4.-LA GENTE: ¡ Quienes son?
Profesionales, formación, carácter.
EL personal que se desenvuelve en la Institución es variado, tenemos desde Licenciados en Educación, Administración, contaduría, Orientadores, Secretarias de profesión, obreros y alumnos. Es decir existe gran diversidad de caracteres, de formas de pensar, de preparación intelectual y por ende formas de vida y estatus social.
En cierta forma esta situación trae como ventaja, que el entorno se relaciona con gran variedad de profesionales y no profesionales, pero en desventaja también, puesto que en muchísimas oportunidades no se habla el mismo idioma, es decir; a lo que a mi respecta y en la situación en la que me correspondió asumir el cargo, existe mucha controversia por el simple hecho de desconocer la Ley del trabajo por decir, y de tantos vicios que existen les es difícil aceptar cambios y menos que estén bajados en la realidad legal. Sin embargo, es importante señalar que sería mucho mas fácil si existieran cambios de personal, mas fresco y preparado por lo menos en puestos claves que coadyuven y permitan los cambios del milenio en pro de la Institución y no de hombres que ocupamos cargos momentáneos que un buen día ya no pudiéramos estar.
5.-LOS PROCESOS: ( Pueden utilizar flujogramas, listados paso
a paso, Gant, entre otros.
MOVIMIENTOS
DE PERSONAL DOCENTE/ADMINISTRATIVO/OBRERO.
6.-IMPULSOS: ¿ Qué cosas hacen
posible cambios para mejorar esa actividad?.
La Comunidad Educativa conjuntamente con la Dirección y Coordinación General, apoyan los cambios que se han implementado; sin embargo existe actualmente un ambiente de trabajo áspero y difícil por los vicios y malas costumbres laborales que existían, no obstante se está en vías de resolver sobre todo de mi parte, ya que asumí una posición de dejar que sean los cuerpos directivos quienes asuman los correctivos salariales y de horarios, ya que pronto se vence la estadía por la cual acepte. Además considerando la nobleza y caridad de las Hermanas de la Congregación para muchos empleados
7.-FRENOS: ¿ Qué cosas
dificultan los cambios para mejorar esa actividad? Frenos son las situaciones
en una organización que nos impiden progresar ( gestionar un cambio, gerenciar,
administrar). Lo contrario de los
impulsos.
Los retardos en la entrega de las asistencias, por parte de la Jefe de seccional, secretaría para poder contabilizar los retardos e inasistencias incurridas en el mes.
.- La ignorancia de leyes y procedimientos administrativos del personal que domina la Institución.
.- La falta de Sistema Administrativo-Contable, lo que hace mas tedioso y traumático el proceso de información al cierre de cada mes.
.- Los vicios existentes desde hace muchos años que van contra los procedimientos de la L.O.T.
.- La falta de objetividad e imparcialidad para muchos casos tratados.
.- El asistente administrativo es de profesión educador y no administrativo, por lo que no cumple con sus responsabilidades al desconocer el trabajo.
.- El horario que actualmente debo cumplir en totalidad de 13 horas diarias, lo que permite un egreso de la Institución nocturna avanzado, cansancio, problemas familiares.
.- La mayoría de las cosas se manejan de forma cerrada, es decir el grupito de costumbre es quien manda en la selección y solución de muchas cosas, bueno? Cuando les provoca resolverlo, y no como debe ser.
.- Existen muchos jefes y caciques en papel, pero realmente al final sólo se cumplen las ordenes de 4 que muchas veces no están facultados para ello.
.- Otros.
8.-INTIMIDADES: ¿ Qué cosas forman parte de esa actividad y
no se observan a simple vista: La Secretaria es novia del Jefe. L a gerente de contabilidad es familia de
uno de los socios..........
Realmente existen muchas intimidades en esta Institución que administrativamente son muy perjudiciales, existe gran cantidad de empleados familiares dentro de la organización, lo que permite que el día que se logra amonestar a alguien, es seguro tener a muchos de enemigos gratuitos. Ciertas personas permanecen en X nóminas con un cargo, pero realmente ejercen uno inferior con los beneficios que no le corresponden, también existen muchos cargos burocráticos que permite la merma de ingresos para ejecutar otros proyectos en beneficio del Colegio y de sus alumnos. . Cuando se debe sancionar a cualquier empleado muchas veces se torna muy difícil por la familiaridad que existe entre el grupo de costumbre, en seguida salen a reprochar tal situación.
9.- FACTORES EXTERNOS: Elementos al medio ambiente ( interno y
externo a la organización) que afectan la actividad.
Primeramente la situación difícil por la que atravesó la administración anterior, o que condujo a un gran retroceso a la Institución.
El desequilibrio ambiental de trabajo que se encuentra desde el inicio de la situación administrativa anterior, permitiendo mucha desconfianza y cizañas entre el ambiente laboral.
Los salarios alterados de algunas personas, con relación a los cargos ejecutados en función de la necesidad plena del Colegio.
La información de algunos departamentos para poder elaborar el cierre mensual y el monitoreo anual del presupuesto.
La falta de conocimientos legales de algunas personas involucradas en el proceso de cambio.
10.- MOTOR DEL CAMBIO: Conjunto de estrategias recomendadas para
gestionar un cambio en el proceso.
Pudieran existir muchas estrategias que coadyuven a mejorar la situación existente en la Institución e impulsar esos cambios en la Gestión que actualmente desempeño, dentro de los cuales se pueden mencionar varias de ellas:
1.- Elaborar manuales de función y procedimientos de cada cargo.
2.- Promover estímulos por cumplimiento calificado con Distinguido y excelente de las labores en un lapso determinado del empleado. ( trimestral/semestral/anual)
3.- Definir claramente los objetivos a lograr y en lapso que cada uno de ellos deben ser cubiertos.
4.- Descifrar con franqueza las limitantes que se presentan en la gestión de cambios administrativos.
5.- Incorporar masivamente al personal en talleres de crecimiento personal y profesional.
6.- Diseñar instrumentos que permitan al personal cumplir cabalmente con sus funciones sin tanto retrazo.
7.- Implementar un sistema administrativo-contable lo antes posible, en este caso procurar los recursos a la brevedad para la adquisición.
8.- Estimular a la corrección de aptitudes de algunas personas que tienen muchos años de servicio y les cuesta mas aceptar cambios.
9.- En función a una matriz FODA. Establecer ampliamente los procedimientos a cumplir según orden de prioridad.
10.- Reestructuración de algunos cargos emergentes que son claves en el funcionamiento de las actividades administrativas.
RON MORENO ARELYS DHAMARYS.
C.I: 8.633.384