| Introducción
Impacto de los Sistemas ERP en las empresas |
Introducción
Los sistemas ERP
estrechan la integración de la información y modernizan los
procesos de negocios, permitiendo una mayor eficiencia y productividad.
Microsoft y sus socios proporcionan la infraestructura de tecnología
que las compañías necesitan para explotar su infraestructura
de procesos de negocios basada en ERP.
Con la promesa de enfoques más flexibles y orientados a procesos, los sistemas de ERP fueron diseñados para manejar muchos de estos retos de negocios. Estos incluyen la administración de la cadena de fabricación, inventario y suministro, control financiero, administración de recurso humano, tiempo al mercado más rápido, y una mejor administración de relaciones con clientes. En dichas áreas, ERP fue considerado como la manera de usar la información más proactivamente a lo largo de la empresa. Sin embargo, la realidad fue que muchas organizaciones encontraron que los avances en su eficiencia operacional no necesariamente se tradujeron en la mejora de su efectividad general. Como la demanda de soluciones ERP ha disminuido, las compañías están buscando la forma de construir/actualizar sus soluciones ERP para permitirles colocar a los clientes en el centro de sus negocios, derivar ventaja competitiva, y aumentar la rentabilidad. Un sistema ERP mejora claramente el "tono muscular" de una empresa, proporcionándole el potencial de reaccionar a mercados cambiantes, a la dinámica de los negocios, y a las necesidades de los clientes. Para comprender el potencial en la economía digital, la empresa necesita una infraestructura -un sistema nervioso- que una entre s&iacutte; sus diferentes partes, una infraestructura que le permita actuar, reaccionar, y adaptarse más rápidamente que la competencia. Esta es la posición de Microsoft en el campo de soluciones ERP. En resumen, Microsoft
proporciona la infraestructura de tecnología que las compañías
necesitan para explotar su infraestructura de procesos de negocios basados
en soluciones ERP.
La Planeación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) es una forma de utilizar la información a través de la organización de forma más proactiva -en áreas claves- como fabricación, compras, administración de inventario y cadena de suministros, control financiero, administración de recursos humanos, logística y distribución, ventas, mercadeo y administración de relaciones con clientes. El reto es unir estos elementos de forma holísitica, y proporcionarle a la gente una manera universal de accesar, ver, y utilizar la información que se guarda en diferentes sistemas a través de un explorador Web estándar. En este sentido, el Internet cambia todo: su universalidad, familiaridad, y facilidad de uso puede convertir a cada trabajador en un trabajador de conocimiento. Con un sistema integrado vía una interfaz conocida y amigable, las barreras de información entre los diferentes sistemas y departamentos desaparecen. Toda la empresa, sus sistemas y procesos ERP, pueden reunirse bajo la misma protección para beneficiar a toda la organización. Por ejemplo, la unión entre las áreas de recursos humanos y financiera es cada vez más importante para ayudar a modernizar los procesos internos y mejorar la eficiencia. Los empleados pueden, por ejemplo, utilizar un proceso de "auto-servicio" seguro para presentar informes de gastos. Ellos pueden ser notificados de su aprobación de forma automática, vía correo electrónico, y los fondos transferidos a su cuenta bancaria por transferencia electrónica. Sin papeleo, con muy poco trámite, simplemente un sistema que es utilizado para unir diferentes elementos de la organización, y por lo tanto ayuda a acelerar los procesos de negocios y hacer mejor uso de los recursos. Dichos enfoques,
deben por supuesto, caracterizarse por altos niveles de desempeño,
un bajo costo y, en términos prácticos, flujos de trabajo
y reglas de negocios definidos cuidadosamente, más unas apropiadas
medidas de seguridad. La plataforma Microsoft soporta estos requerimientos
y le permite a los clientes extenderse ampliamente y agregar valor a su
solución ERP.
Los principales factores que dirigen el mercado en orden descendente son:
Los sistemas ERP proporcionan mayor integración de la información y modernización de los procesos de negocio para permitirle a las organizaciones mayor eficiencia y productividad. Para obtener estas ventajas competitivas, las organizaciones necesitan seleccionar la mejor plataforma para satisfacer sus requerimientos técnicos y de negocios. La implementación de un sistema ERP en la plataforma Microsoft permite que las organizaciones obtengan altos beneficios para el negocio a través de:
Actualmente nos encontramos en una economía global y competitiva, por lo cual es indispensable que los administradores de las empresas desarrollen estrategias que les ayuden a satisfacer las necesidades de clientes quienes son cada vez más exigentes; anticipándose a sus requerimientos y dándoles un trato personalizado a cada uno de ellos. En la actualidad, las compañías buscan implementar sistemas para que manejen todas las áreas del negocio de tal forma que estén integrados. Muchas han buscado nuevas herramientas tecnológicas para poder optimizar los procesos operativos internos para así ahorrar costos y ser más eficientes, lo que tiene como consecuencia un mejor posicionamiento y la atracción o bien conservación de clientes. Los sistemas de ERP forman parte fundamental de las estrategias de las grandes empresas actuales. Es importante que las empresas identifiquen cuales son sus necesidades, para así saber que sistema implementar; así se evitará elegir un sistema muy sofisticado para una pequeña empresa, lo que provocará que no se recupere la inversión; o bien elegir un sistema muy simple para sus necesidades, lo que implicará rediseñar en un futuro, para lo que se requiere una nueva inversión. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), integra los procesos relevantes de una empresa. Las transacciones quedan registradas desde su captura en una sola base de datos, en la cual se puede consultar en línea la información relevante. El sistema consta de varias aplicaciones cuya integración soporta la administración de la cadena de suministro y las operaciones día con día. Las ventajas que ofrece la implementación de un sistema ERP son: Control de la operación, eficiencia administrativa, productividad, servicio a clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las operaciones, soporte a toma de decisiones, preparación para e-business, diferenciación, entre otras; apoyando a distintas áreas de la organización como: compras, recursos humanos, almacenes, finanzas, mercadotecnia, etc... El procedimiento de implementación cuenta con 6 etapas las cuales son: Definición, entrenamiento, modelación, configuración, puesta en vivo y refinación. La implementación de un sistema de ERP por lo general es largo y complejo ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo. En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema. Después de la implementación es importante asegurarse de la calidad y en la mejora del desempeño, para que así el sistema funcione correctamente a largo plazo. También se debe analizar constantemente el retorno de inversión y aspectos clave como la optimización (El proceso de la optimización es una herramienta para mostrar los beneficios de la implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional), la cual proporciona ideas que no fueron consideradas durante la implementación como por ejemplo la expansión del software implementado; es importante ver a la optimización como un proceso de mejora continua. El éxito de la implementación del sistema depende de la habilidad de la empresa para integrar y consolidar la funcionalidad del sistema de ERP. Si una empresa tiene bien estructurada y con una metodología bien definida la implementación de un sistema de ERP, y logra progresar desde la etapa de selección hasta la etapa de operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha implementación sea un éxito. Un estudio en Israel encontró que diferentes compañías de manufactura ganaron beneficios diferentes también de las otras empresas en la implementación del mismo sistema de ERP (1. La mayoría de las implementaciones fueron adiciones al sistema actuales o expansiones a módulos actuales para soportar otras funciones o tareas que fueran únicas para esa empresa. "Neumáticos Goodyear" , fundada en 1898, actualmente se extiende en seis continentes en donde produce anualmente casi 150 millones de cubiertas de todos los tipos; vende sus productos en 185 países, los fabrica en 77 plantas distribuidas en 27 de ellos y ocupa un total de 88.000 personas; cuenta con reconocimientos como: la certificación del cumplimiento de las normas internacionales de calidad ISO 9002, la certificación QS 9000 para proveedores de la industria automotríz y la certificación ISO 14000 referida al cuidado y protección del medio ambiente. Esta empresa definió como objetivo para toda la región, contar con sistemas y procesos comunes e integrados con el fin de contar con información consolidada en toda la región, fortaleciendo así las actividades de la corporación en América Latina, por lo que se implemento un sistema ERP, proyecto que comenzó en el mes de abril de 1998 y constó de dos etapas iniciadas simultáneamente en abril de 1998. En 1998 entraron en producción el proceso de Gestión Comercial, que abarcó desde la carga de un pedido hasta el pago de los clientes y al mismo tiempo, la gestión de compras, proponiéndose el desafío de establecer la implementación en forma conjunta como un mismo proceso encadenado. Cuando los administradores de una empresa se deciden a invertir una gran cantidad de capital en una implementación de un sistema de ERP hay un cambio total de cómo opera la empresa, comparado con la manera tradicional. Las organizaciones que pueden adaptarse armoniosamente a un sistema de ERP pueden aprovechar al 100% las ventajas y colocarse delante de las demás, creando una ventaja competitiva Un problema de empresas que han ido creciendo con el paso de los años, es que éstas han ido adquiriendo diversas compañías, las cuales manejan sistemas transaccionales más pequeños unidos por otro ERP, y en muchos casos diseñado especialmente a las necesidades de cada compañía, por lo que se tiene que hacer una gran inversión para la adaptación de éstos sistemas. La clave principal del proyecto de la compañía Neumáticos Goodyear fue el trabajo en equipo en el que debieron integrarse profesionales de distintas compañías provenientes de los diferentes proveedores de los sistemas elegidos sumados a la gente de Neumáticos Goodyear. En una economía
global, muchas veces el éxito de una compañía depende
de las inversiones que ésta haga en tecnología. La implementación
de un sistema de ERP es un reto actual para las compañías;
y si se logra su buena implementación y mejora continua puede significar
el éxito en la misma.
El esquema que han seguido la mayoría de las compañías para incursionar en el comercio electrónico, radica básicamente en que el cliente accede a un “Web Site”, donde la compañía ofrece las ventas y/o servicios en línea mediante un programa denominado “Browser” o “Navegador”. Este esquema sólo contempla el e-commerce, el cual resulta ser apenas una parte del e-business, que incluye las franquicias electrónicas, el e-mail, y el mercado electrónico, aprovechando la comodidad, la disponibilidad y el alcance universal para mejorar las organizaciones virtuales. E-business consiste en la combinación de recursos de los sistemas tradicionales con el amplio alcance de la Web y cuando se conectan los sistemas críticos de ciertas empresas directamente con sus consumidores críticos, tales como los clientes, empleados y proveedores, por medio de Intranets, Extranets y la Web. Las funciones específicas
del e-business, se resume en funciones transaccionales, mediante el contacto
virtual entre los modelos de negocios por Internet:
Para las compañías que antes poseían sistemas de información sin adaptarse a sus operaciones, la entrada de los sistemas ERP representó un sueño hecho realidad, ya que pueden integrar todas las operaciones en un solo sistema. La visión de los sistemas ERP ha sido consolidar la información de toda la compañía, en forma totalmente integrada, es decir, sistema en línea donde el cliente y el proveedor, forman parte de la integración. Durante las últimas décadas, compañías de todos los tamaños han invertido colectivamente gran cantidad de dinero en sistemas y tecnología de información, con el objetivo de lograr una importante meta comercial: la completa integración de la empresa. Sin embargo, fuerzas como la globalización, tiempo del ciclo del mercado, el poder del cliente y quizás la más significante, el mercado electrónico, ha alterado las necesidades corporativas, dejando a los sistemas ERP como una porción de los ciclos del negocio para su integración interna, ya que las compañías están ahora bajo gran presión de integrarse externamente (Ver Figura N° 1).
Figura N° 1. Integración de Sistemas ERP con e-Business La definición de la empresa tradicional está cambiando, de una colección de funciones internas a una integración de relaciones con clientes y proveedores. Con los sistemas ERP, las compañías pudieron trascender los límites funcionales mediante la definición de los procesos del propio negocio. Sin embargo, los nuevos desarrollos basados en modelos e-business y el comercio electrónico, han forzado a las compañías a mirar procesos que permitan comunicarse entre ellas. Los procesos comerciales a menudo asistidos por los sistemas ERP – las funciones de oficina como finanzas y recursos humanos, no son las que dan la diferencia competitiva de las empresas. En este sentido, las compañías han demostrado gran interés por aquellas alternativas que proporcionan grandes dividendos comerciales, tales la administración de la cadena de suministros, el comercio electrónico y la automatización de fuerzas de ventas, lo cual ha encaminado la utilización de e-business para alcanzar la competitividad en los mercados. Los sistemas ERP, tales como SAP R/3, People Soft, J.D. Edawards y BaaN, ofrecen soluciones e-business, utilizando como herramientas el desarrollo de páginas Web, Intranet, ventas por “back-office”, para ellos han seleccionado software que incluyen Java, JSP, PHP, ASP, HTML. Para el caso de SAP R/3 ha utilizado como herramientas, las siguientes funcionalidades: - ITS (Internet Transaction
Sever): representa el enlace entre el sistema SAP R/3 y la Web.
Tales soluciones se han concebido de modo que se integren con los procesos de atención al cliente y gestión de operaciones tales como: Materiales, Finanzas, Recursos Humanos, Distribución y Ventas. La integración de diversas gestiones puede llegar a diversos sectores de las manufacturas, compañías de servicios, entes públicos y entidades financieras tanto grandes como pequeñas. Integrando ERP y Comercio electrónico Las soluciones de comercio electrónico se mueven al corazón de las estrategias de negocio, es natural que las compañías busquen la manera de integrar firmemente su motor de comercio electrónico con sus aplicaciones transaccionales, pero con docenas de ERP y sistemas de aplicación de negocios en el mercado, ha sido un proceso complejo desperdiciador de tiempo para integrar un motor de comercio Web a estos sistemas. El comercio en red proporciona un frente de almacenamiento en tiempo real, para alcanzar clientes en el Web. Combina la información de producto con la información multimedia, y maneja el proceso vendedor desde el comienzo al final, siguiendo órdenes y ayudándole a adaptar su oferta a las necesidades específicas de los socios de negocios individuales. Para describir los procesos que involucra la integración de los sistemas ERP y el comercio electrónico se puede describir el flujo de operaciones que intervienen en la comercialización entre dos compañías: Inicialmente los productos ofertados son expuestos en catálogos, las órdenes de compra realizadas en línea son sometidas a los precios definidos para los artículos seleccionados y a las condiciones de precios estipuladas para los distintos clientes; al mismo tiempo, los sistemas integrados pueden indicar en línea la disponibilidad y las fechas de entrega de la compra. El almacenamiento de la información, resultado de la compra de productos y transacciones de pago son guardadas en bancos de datos propios del comerciante, estos pueden ser emitidos y respaldados en medios magnéticos o en archivos impresos. Puede existir un intercambio interactivo de datos si las compañías involucradas en la compra de productos utilizan como sistema SAP R/3. Por ejemplo, una compañía que usa SAP R/3 puede marcar sus proveedores que poseen también SAP R/3, a fin de someter las órdenes de compra en línea. Esta transacción crea un documento automáticamente en un sistema y una orden de venta en el sistema de los proveedores. Esto reduce la cantidad de datos que ambas compañías deben ingresar y disminuye el riesgo de ingreso de datos incorrectos y reduce el costo de comunicación. La comercialización
de productos a grandes escalas se ve beneficiado, debido a que los catálogos
de productos están disponibles en varios idiomas, moneda y son observados
por el mundo entero sin necesidad de acercarse al sitio de origen del artículo
sin ningún costo extra. Adicionalmente los costos en publicidad
y mercadeo de productos, se reducen.
Hoy en dia dentro
de la empresas tanto el personal tecnico como los gerentes y lideres del
negocio demanda de herramientas amigables y sencillas donde se puede ubicar
toda la información administrativa y operativa realacionada con
el negocio.
Infografia
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