TRABAJO No 1
PLANIFICACIÓN
ELABORADO POR: ARÍSTIDES PÁEZ
Planificación. Definición.
"Es el
proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).
"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la
organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).
"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos
futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un
plan", (Sisk, s/f).
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado
para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998).
"La planificación... se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de
decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981).
"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene
que hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick,
1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde
queremos ir.
"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos
requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay
que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).
"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de
acción para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el
objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan
realizarse y escoger la mejor.
"La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un
futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos
y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez,
1982).
"Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al
futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos
organizacionales" (Terry,1987).
En prácticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos
elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la
elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas).
La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones:
el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el
riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y
definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El
propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito
organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en
coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha
dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las
actividades de la organización, la dirección y el control. Por otro lado, se
puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un arbol imponente, del que crecen las ramas de la
organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental
es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta
la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones
planificadas.
Aspectos generales e importancia de la
planificación
Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus
objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún
método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y
definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además los planes son la
guía para que (1) la organización obtenga y aplique los recursos para lograr
los objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen actividades y
tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya
que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan
resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales.
Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de
la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo,
entre otros aspectos. Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden
afectar a la planificación: los eventos inesperados, la resistencia psicológica
al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de
insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los
métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre otros.
Principios:
Para que la planificación sea efectiva, de acuerdo a
los mismos conceptos anteriores, es preciso tener en consideración los
siguientes principios:
1. Flexibilidad: la
inflexibilidad de los planes atenta con su efectividad, ya que si el plan es
estático y no se adapta a los cambios, la planificación se rigidiza,
pierde validez y se hace inoperante.
2. Compromiso: los planes deben ser
motivadores para lograr el compromiso de todos los que intervienen en el
proceso y así favorecer su cumplimiento.
3. Contribución: los planes deben estar debidamente integrados y encaminados hacia un
propósito central.
Planificación y toma de decisiones
En cuanto actividad organizacional, es
esencial en la planificación la “toma de decisiones”. Se trata de que los
responsables con competencias organizacionales bien definidas, al planificar,
tras una preparación adecuada, tomen decisiones que serán premisa de las
decisiones de ejecución de lo planificado.
El término “premisa” indica aquí que
el sujeto de decisión futura, tendrá que tener en cuenta las decisiones del
planificador. Esto puede hacerse, por ejemplo, restringiendo un consumo de
recursos (medido como coste) a un presupuesto; o construyendo una habitación en
una terraza cuya estructura había sido diseñada para soportar el peso de esa
construcción futura.
Hay que evitar caer en la tentación de
confundir “planificar” y “determinar” (en el sentido de aquella frase de
Franco: lo dejo todo atado y bien atado: es decir, no podrás ni decidir el
apartaros de los principios de mi régimen): sin ámbito de libertad, sin margen
de maniobra para la futura “decisión”, ésta ni siquiera seríaposible.
Entonces no se habrá planificado, sino se habrán dado órdenes militares (a la
antigua: sin capacidad de decisión en el subordinado que es considerado como
mera pieza mecánica). Un ejemplo aclarará esta definición: si un equipo de
planificación se contenta con predecir que el tráfico que circulará dentro de
veinte años por una red viaria de una gran ciudad en crecimiento exigirá cuatro
carriles por dirección, pero no se toman decisiones a ese respecto y sólo se
compra el terreno para vías con dos concepto_planificacion
carriles por dirección, entonces no ha existido verdadera planificación, sólo
hubo “pronóstico”. En cambio, si habrá planificación cuando no sólo se han
construido dos carriles por dirección, sino también se ha decidido comprar “ya”
el terreno contiguo para en su día poder ampliar más carriles (1 o 2) y cuando
los puentes tienen luz suficiente para poder construir los futuros carriles sin
tener que derribarlos y volver a hacer nuevos puentes.
Planificación como "solución de problemas"
Organizar es siempre una actividad
sistémica que introduce una diferencia entre el sistema organizado y el entorno
con un diferencial en el grado de complejidad. La complejidad se manifiesta
tanto en la incertidumbre sobre el futuro, como también en lo que afecta a los
problemas mal-estructurados (problema). La dimensión del organizar en que ese
tratamiento de la complejidad se refiere al futuro es precisamente la
“planificación”. Además, la planificación, como parte de la actividad del
organizar, implica seguir la racionalidad instrumental o teleológica aplicando
pues métodos adecuados a la solución de los problemas. Por esta razón, en la
preparación de las decisiones de planificación es esencial la configuración del
proceso de solución de problemas.
Planificación como actividad “normativa”
Las decisiones organizacionales (y
entre ellas, las mismas sobre el planificar) tienen un carácter normativo. La
planificación no es una actividad libre o lúdica, sino es una “tarea” a cumplir
por los responsables de decisión en un sistema organizado. Pero esa
normatividad no tiene el carácter de una exigencia absoluta de tipo ético (o de
una presunta obligatoriedad como la de los valores propagados en una
“ideología”), sino surge de la dimensión “racional” y de la convicción –que es
uno de los puntos en que se distingue un sistema-organizado de su entorno- de
que el trabajo sobre la incertidumbre, inseguridad y problemas debe realizarse
de modo metódico, y no simplemente por improvisación, o dejándose llevar.
FASES EN
La planificación es un proceso que no
sólo se refiere a decisiones iniciales (como premisa de las futuras) y a las
decisiones derivadas de las del primer plan, sino exige además “tiempo” en su
misma ejecución. Suelen distinguirse las siguientes fases temporales:
.- Preparación de decisiones de
planificación y toma de decisiones sobre los planes a realizar y controlar
.- Realización y dirección controlada
(cibernética, gobernancia de procesos de ejecución)
.- Control (que abarca el Control de
las magnitudes planificadas y el Controlling de la
dimensión económica).
La planificación, en cuanto proceso de
solución de problemas se realiza en la fase siguiente a la definición del
problema. Comienza pues con la identificación de problemas, su descripción y
análisis; continúa definiendo
objetivos o metas a conseguir y concluye con las decisiones vinculantes sobre las
metas u objetivos concretos a alcanzar.
La realización, su conducción
controlada o el control final no son propiamente actividades de planificación,
sino de “implementación” y de “control” de lo planificado. Pero sin esa
referencia a la implementación y control tampoco puede hablarse de
“planificación”.
Como en todo proceso de solución de
problemas, también en la planificación hay que comenzar “procesando
información”. Luego, si se siguen las reglas de la ingeniería de sistemas,
habrá que emprender la fase de análisis y diagnóstico de problemas, a la que
seguirán las de busca de alternativas de solución (creatividad), la de
evaluación crítica de esas soluciones (respecto a criterios definidos en la
primera fase anterior a la de análisis del problema) y la de toma de
decisiones.
Diferenciación de fases del proceso de planificación
En cuanto trabajo sobre la
complejidad, la praxis ha recurrido siempre al procedimiento de la
descomposición (principio de la división del trabajo) tanto en lo que concierne
a dividir tareas entre personas con distintas competencias, como a dividir el
mismo trabajo de solución de problemas a lo largo del tiempo en fases.
1. Definición de fines y objetivos
(como metas); definición de criterios de evaluación
2. Obtención de información para el
diagnóstico del problema (discrepancia entre estado deseado y fáctico) mediante
audits internos y externos
3. Diseño de alternativas (fase
heurística y de “problem-solving)
para la implementación (busca de medios, como presupuestos y otros recursos, y
estrategias)
4. Evaluación y elección de una
estrategia, de medios etc.
5. Implementación y operacionalización de estrategias y medios elegidos –
organización del proceso de ejecución
6. Chequeo de procesos y evaluación de
resultados finales – con el correspondiente “feedback” a la agencia de
planificación.
Clases de
planificación y Características
Existen diversas clasificaciones acerca de la
planificación. Según Stoner, los gerentes usan dos
tipos básicos de planificación. La planificación estratégica y la planificación
operativa. La planificación estratégica está diseñada para satisfacer las metas
generales de la organización, mientras la planificación operativa muestra cómo
se pueden aplicar los planes estratégicos en el que hacer diario. Los planes
estratégicos y los planes operativos están vinculados a la definición de la
misión de una organización, la meta general que justifica la existencia de una
organización. Los planes estratégicos difieren de los planes operativos en
cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.
La planificación estratégica es planificación a
largo plazo que enfoca a la organización como un todo. Muy vinculados al
concepto de planificación estratégica se encuentran los siguientes conceptos:
a) estrategia, b) administración estratégica, c) cómo formular una estrategia.
·
Estrategia: es un plan amplio,
unificado e integrado que relaciona las ventajas estratégicas de una firma con
los desafíos del ambiente y se le diseña para alcanzar los objetivos de la
organización a largo plazo; es la respuesta de la organización a su entorno en
el transcurso del tiempo, además es el resultado final de la planificación
estratégica. Asimismo, para que una estrategia sea útil debe ser consistente
con los objetivos organizacionales.
·
Administración estratégica: es el
proceso que se sigue para que una organización realice la planificación
estratégica y después actúe de acuerdo con dichos planes. En forma general se
piensa que el proceso de administración estratégica consiste en cuatro pasos
secuenciales continuos: a) formulación de la estrategia; b) implantación de la
estrategia; c) medición de los resultados de la estrategia y d) evaluación de
la estrategia.
·
Cómo formular una estrategia: es un
proceso que consiste en responder cuatro preguntas básicas. Estas preguntas son
las siguientes: ¿Cuáles son el propósito y los objetivos de la organización?,
¿A dónde se dirige actualmente la organización?, ¿En que tipo de ambiente está
la organización?, ¿Qué puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los
objetivos organizacionales en el futuro?
La planificación
operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las
diversas partes de la organización. Se utiliza para describir lo que las
diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito
a corto plazo. Según Wilburg Jiménez Castro la
planificación puede clasificarse, según sus propósitos en tres tipos
fundamentales no excluyentes, que son: a) Planificación Operativa, b)
Planificación Económica y Social, c) Planificación Física o Territorial. Según
el período que abarque puede ser: a) de corto plazo, b) de Mediano plazo, c) de
largo plazo.
Planificación Operativa o Administrativa: se ha definido como el diseño de un
estado futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo
(R. Ackoff, 1970).
"Planificación Económica y Social: puede definirse como el inventario de
recursos y necesidades y la determinación de metas y de programas que han de
ordenar esos recursos para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo
económico y al mejoramiento social del país.
Planificación Física o Territorial: podría ser definida como la adopción de
programas y normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales,
dentro de los cuales se incluyen los agropecuarios, minerales y la energía
eléctrica, etc., y además para el crecimiento de ciudades y colonizaciones o desarrollo
regional rural.
Planificación de corto plazo: el período que cubre es de un año.
Planificación de mediano plazo: el período que cubre es más de un año y menos
de cinco.
Planificación de largo plazo: el período que cubre es de más de cinco años"
(W. Jiménez C., 1982).
Según Cortés, los
planes se pueden clasificar también de acuerdo al área funcional responsable de
su cumplimiento: Plan de Producción, Plan de Mantenimiento, Plan de mercadeo,
Plan de Finanzas, Plan de Negocios.
Según el alcance, los planes se pueden clasificar como:
1.
Intradepartamentales, si se aplican a un departamento. Ejemplo: plan de mantenimiento
mecánico.
2.
Interdepartamentales, si afectan a más de un departamento, ejemplos: plan de seguridad
industrial.
3.
Para toda la organización. Ejemplo:
Presupuesto.
4.
También pueden ser considerados como
planes las políticas, los procedimientos, las normas y los métodos de trabajo.
Las políticas son líneas generales o directivas amplias que establecen
orientación para la toma de decisiones. Ejemplo: promoción interna del
personal.
Los procedimientos son reglas que
establecen la forma convencional de organizar actividades para cumplir una
meta. Ejemplo: cierre de un ejercicio comercial.
Los métodos son formas sistemáticas y estructuradas para realizar actividades
en forma eficiente.
Las normas son regulaciones estrechas que definen con detalle los pasos y
acciones para realizar actividades repetitivas.
Jerarquía de Objetivos:
1. Objetivos Regulares: son
continuos, recurrentes y cuantificables. Aportan la cuota de estabilidad a
través de metas corrientes.
2. Objetivos
de Resolución de Problemas: son
restauradores, restablecedores.
3. Objetivos
Innovadores: son los más difíciles, creadores,
inventivos de alto rendimiento, cambiar el carácter de la organización,
fomentando su crecimiento y desarrollo.
La planificación operativa, de corto plazo, busca
esencialmente la eficiencia y la productividad, procura hacer las cosas
correctamente; la planificación estratégica orientada al futuro busca la
efectividad y equivale a intentar hacer las cosas.
Etapas de
1. Determinación de Objetivos: el primer paso
de la planificación es la fijación de las metas u objetivos.
2. Recopilación de Antecedentes: el segundo
paso consiste en reunir los antecedentes y estadísticas necesarias para la
formulación del plan.
3. Análisis y Clasificación de los
Antecedentes: una vez recopilados, los antecedentes se examinan para
establecer su veracidad y el grado en que ellos interesan. Se clasifican y
ordenan, lo que permite un uso posterior más eficiente.
4. Formulación de Supuestos: en todo plan se
determinan ciertos supuestos o premisas. Conviene analizar estos supuestos
desde el punto de vista de su concordancia con la realidad, descartando o
replanteando aquellos que por diversas razones puedan no ser reales y sufrir
cambios de importancia.
5. Formulación de Planes
Alternativos: generalmente existen varias posibilidades o planes
alternativos para lograr el objetivo planteado. Es conveniente formular
distintos planes que consideran múltiples cambios en las condiciones.
6. Determinación del Plan Definitivo: es
necesario evaluar las alternativas y definir una de ellas como plan definitivo,
sobre la base de la más probable. Tener como orientación fundamental un plan
que sea el que realmente dirija la acción.
7. Control de Avance del Plan: el control
consiste en comparar lo programado con lo realizado, determinar las diferencias
que existen y analizar sus causas, de modo que cualquier problema se pueda
corregir con el debido tiempo.
CONCLUSIÓN
El ser humano dentro
de su evolución, ha desarrollado herramientas que ayuden a lograr obtener los
resultados esperados en un momento del tiempo. A través de la planificación,
con cada una de sus fases que esta contempla y según sus tipos o clases, se
busca un mayor control en gestiones tanto personales como organizacionales. Su
finalidad es lograr los objetivos propuestos, haciendo uso de información, determinando
los instrumentos necesarios para el logro de las metas y manteniendo una
evaluación constante de cada una de las premisas diseñadas.
Cada vez más nuevas
organizaciones hacen uso de planes a corto, mediano y largo plazo, manteniendo
los controles necesarios para ver cumplir los objetivos propuestos, haciendo
seguimientos exhaustivos de las pautas diseñadas según los requerimientos de la
empresa.
INFOGRAFÍAS
1. http://www.oocities.org/WallStreet/District/7921/Planification.html
2. http://www.inta.gov.ar/bariloche/desarrollo/gesrural/trabajos/planificacion/Archivos/documento20.pdf
3. http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml
4. http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/planificacion/default2.asp