|
|
Participante: Anaíz Rodríguez Especialización
en Gerencia, Mención: Sistemas de Información Curso: Gerencia de Recursos
Humanos |
DISEÑO Y ANÁLISIS DE
PUESTOS DE TRABAJO
ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO
Procedimiento por el cual
se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de
personas. Proporcionan datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde
se utilizarán para desarrollar las
descripciones y las especificaciones del puesto. Es el proceso para determinar
y ponderar los elementos y las tareas que integran un puesto dado. Evalúa la
complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado de
certeza las características que una persona debe cumplir para desarrollarlo
normalmente.
Responde a una necesidad
de las empresas para organizar eficazmente los trabajos de éstas, conociendo
con precisión lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para
hacerlo bien. Es importante resaltar que esta función tiene como meta el análisis
de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan.
Descripción de puestos de trabajo: Documento que recoge la
información obtenida por medio del análisis, quedando reflejada de este modo,
el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al
mismo. En la descripción se detallan:
o
“Que hacen" los trabajadores: Tareas, funciones o actividades
que ejecutan en el desempeño del puesto.
o
"Como lo hacen": Recursos que utilizan, métodos que
emplean, manera como ejecutan cada tarea.
o
"Para qué lo hacen": Objetivos que pretenden conseguir,
propósito de cada tarea.
Especificaciones del puesto de trabajo: Esta relacionado con los
requisitos y cualificaciones personales exigidos de cara a un cumplimiento
satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, características
personales, entre otros. Estos requisitos emanan de forma directa del análisis
y descripción del puesto.
BENEFICIOS DEL ANÁLISIS Y DISEÑO DE PUESTOS
A toda organización le conveniente contar con ésta
herramienta, por ser la clave para poder organizar un área de recursos humanos,
con el fin de:
1) Conocer los puestos de cada unidad de trabajo
2) Determinar los perfiles de los ocupantes
3) Seleccionar el personal
4) Orientar la capacitación
5) Realizar la evaluación de desempeño
6) Establecer un sistema de sueldos,
salarios, remuneraciones y prestaciones.
PASOS PARA REALIZAR UN ANÁLISIS DE CARGO
Paso 1
Determinar el uso de la información del análisis
de puesto. Es importante identificar el uso que dará a la información, ya que
esto determina el tipo de datos que se reúna y la técnica a utilizar para
hacerlo.
Paso 2
Reunida la información es necesario revisar la
información que posee la organización anteriormente, si existe, como organigramas,
diagramas de proceso y descripciones de puestos. Los organigramas muestran la
forma en que el puesto en cuestión se relaciona con otras posiciones y cuál es
su lugar en la organización.
Paso 3
Seleccione posiciones representativas para
analizarlas. Esto es necesario cuando hay muchos puestos similares por analizar
y toma demasiado tiempo el análisis del puesto.
Paso 4
El siguiente paso es analizar realmente el puesto
obtenido, los datos sobre las actividades que involucra, la conducta requerida
de los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Para
esto debe utilizarse una o más técnicas de análisis de puesto.
Paso 5
Revise la información con los participantes. El
análisis del puesto ofrece información sobre la naturaleza y funciones del
puesto. Esta información debe ser verificada con el trabajador que lo desempeña
y un superior inmediato.
Paso 6
Elabore una descripción y especificación del puesto.
La descripción del puesto es una relación por escrito de las actividades y
responsabilidades inherentes al puesto, así como de sus características
importantes y las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La
especificación del puesto resume las cualidades personales.
UTILIDAD DEL ANÁLISIS DE CARGOS
Este análisis apoya a otras actividades que se
realizan en el Departamento de Administración de Recursos Humanos, tales como:
1) Reclutamiento y
selección de personal: El análisis y descripción de puestos proporciona
información sobre los requerimientos profesionales y humanos necesarios, que
debe cumplir el candidato a desempeñar las actividades llevadas a cabo en un
determinado puesto de trabajo. Esto constituye la base sobre la que se decide
qué tipo de personas se deben reclutar y contratar.
2)
Compensaciones: Es necesaria una clara comprensión de lo que cada empleado
representa para la organización y de esta forma estimular su valor y la
compensación apropiada para cada uno. La compensación está vinculada
generalmente con la capacidad requerida, el nivel de educación, los riesgos de
seguridad, entre otros, los cuáles se identifican por medio del análisis de
puesto.
3)
Evaluación de desempeño: Consiste en comparar el desempeño real de cada empleado con
el rendimiento deseado. Sirve para determinar hasta que punto la persona está
desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto que ocupa.
4) Formación y/o Capacitación: Se utilizará la información
del análisis del puesto para diseñar los programas de capacitación y
desarrollo. El análisis y las descripciones del puesto resultantes muestran el
tipo de conocimientos, aptitudes y características que requiere el puesto, lo
que permitirá, de ser necesario,
desarrollar acciones formativas encaminadas a subsanar las carencias y
potenciar los aspectos positivos del personal.
Otras Finalidades en las
que contribuye o participa es:
Administración de
salarios
Seguridad e higiene del
trabajo
Planes de carrera
Mejora de la comunicación
entre el personal de la organización y otras.
CASO PRÁCTICO: OBSERVACIÓN DE
ORGANIGRAMA DE
OBSERVACIONES
De acuerdo a los preceptos teóricos que rigen el análisis y diseño de
puestos que toda organización o institución debería seguir, surgen las
siguientes observaciones para el Colegio Fe y Alegría “Madre Alberta Giménez”.
1) Perfil para la
asignación de puestos. Para la
asignación de los cargos de los departamentos y/o coordinaciones, el perfil
personal-social prevalece sobre el perfil profesional y ocupacional, teniendo
en cuenta que para asumir un cargo de determinada jerarquía se hace necesario que la persona o aspirante al cargo cumpla con los
requisitos exigidos en el Reglamento del Ejercicio de
2) Formación y actualización permanente. Actualmente
la institución no dispone de un programa de actualización profesional
permanente, tanto en lo que corresponde al área educativa como tal y a las
áreas técnicas (Informática, Mecánica de mantenimiento, Refrigeración);
condición necesaria para brindar una atención educativa de calidad. De igual
manera sucede, en los ámbitos administrativo y obrero; situación que
desfavorece el ejercicio de las funciones del personal que se desempeña en
estas áreas.
3) Ambiguedad
en el ejercicio de las funciones, como consecuencia de la falta de identificación de funciones para cada
cargo, se observa con frecuencia el intercambio de los roles o funciones del
personal que ocupa un determinado cargo; situación que limita la eficacia en el
trabajo que corresponde a cada uno. Por ejemplo:
El Director General y el
Director Académico, muchas veces ejercen las mismas funciones, lo cual produce
confusión en el personal pues no se puede determinar en la mayoría de los
casos, a quien se tiene que recurrir para exponer determinada situación y darle
solución.
4) Insuficiencia de Departamentos o
Coordinaciones, lo que trae como consecuencia la concentración de cargos,
es decir múltiples funciones para un determinado personal, acarreando retraso
en el cumplimiento eficiente de las funciones que les corresponden. En todo
caso, deberían establecerse los departamentos o coordinaciones suficientes. Por
ejemplo:
En el Departamento de
Control de Estudio, no solamente se llevan a cabo las actividades que son de su
competencia tales como coordinar, asesorar y ejecutar actividades especiales
(proceso de inscripción, certificaciones y constancias, entre otras), también
se encarga de dirigir todo el proceso de evaluación académica de la institución
y coordinar el proceso de pasantía de los estudiantes que cursan el ultimo año
del ciclo diversificado y profesional, por lo que en la mayoría de los casos el
exceso de trabajo produce fallas a la hora de brindar información oportuna.
Otro caso palpable se
presenta en las funciones que realiza
5) Políticas
de ascenso y oportunidades. A pesar de existir un Comité de Sustanciación,
encargado de evaluar el perfil profesional y los años de servicio en la
institución del personal, las compensaciones relacionadas con los ascensos, no
se otorgan según lo establecido, lo que trae como consecuencia desmotivación y
descontento en el personal para asumir nuevos retos u oportunidades en su área
de trabajo, además esto acarrea poco interés para su formación profesional.
6) Evaluación de desempeño.
Al no tener, la institución, establecido con claridad las funciones de cada uno
de los puestos, es difícil evaluar de manera eficiente y objetiva las
actividades desempeñadas por el personal, lo que limita el desenvolvimiento
laboral de los mismos.
7) Políticas para selección y
reclutamiento del personal. No se utiliza un sistema específico de
información sobre los requerimientos humanos y profesionales para la toma de
decisiones en cuánto a la contratación del personal.
CONCLUSIONES
El Análisis de puestos estudia y determina todos los requisitos,
las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para
realizarlo de la mejor forma; mientras que
El Análisis y Diseño de puestos, permite a los directivos de una
organización conocer en detalle las obligaciones y características de cada
puesto, lo que le permitirá exigir apropiadamente a los empleados el
cumplimiento de sus obligaciones respectivas; mientras que a los trabajadores
les permitirá ejecutar sus labores de una forma eficiente, puesto que conocerán
con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos
necesarios para hacerlas bien. Para el departamento de personal es básico, el
conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere
cumplir con su función estimulante de la eficiencia y la cooperación de los
trabajadores.
La evaluación de desempeño proporciona oportunidades de desarrollo personal y progreso a todos los miembros de una organización, puesto que
permite identificar las debilidades del personal y permite establecer
mecanismos de ayuda para el perfeccionamiento en determinadas áreas o
actividades, para poder ejercer de manera más eficiente su trabajo. También
permite conocer los trabajadores que están en condiciones de ascenso y/o
promociones.
Para
INFOGRAFÍA
1. Análisis y Descripción de Cargos. http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/rh/andescarpvz.htm
2. Administración de Recursos Humanos. http://www.monografias.com/trabajos11/rrhh/rrhh.shtml
3. Diseño de Puestos de Trabajo. http://www.gestiopolis.com/canales6/rrhh/crear-puestos-de-trabajo.htm
BIBLIOGRAFÍA
López
O, Reinaldo. Nuevo Manual del
Supervisor, Director y Docente. Volumen 1. Quinta Edición.
Publicaciones Monfort. Venezuela.