Especialización
en Gerencia, Mención: Sistemas de Información
Curso: Sistemas
de Información Gerencial
FORO 3, GRUPO A
TEMA: AUDITORIA DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Subtema: Controles Administrativos en un
Ambiente
Informático
El control es
una actividad trivial, que forma parte de la vida cotidiana del ser humano,
consciente o inconscientemente. La finalidad básica del control es la
modificación del comportamiento de la persona u objeto que se controla. En el
caso del control administrativo, se mira básicamente el comportamiento humano.
Esto significa que el control es una función dinámica, no sólo porque admite
ajustes, sino también por estar presente en cada actividad humana, renovándose
ciclo tras ciclo.
Función
del Control: Su función es la de ayudar
a los Funcionarios que tienen responsabilidad Administrativa, Técnica y/u
Operacional a que no incurran en falta. Y es por ello que aquí el Control es
Creativo, Inteligente, y Constructivo de asesoramiento, oportuno a todas las
Direcciones o Gerencias a fin de que
La
máxima autoridad del Área de Informática de una empresa o institución debe
implantar los siguientes controles:
Hacen
referencia a procesos y actividades previas a la adquisición e instalación de
un equipo de computación y obviamente a la automatización de los sistemas
existentes.
Objetivos:
Acciones a seguir:
·
Elaboración de
un informe técnico en el que se justifique la adquisición del equipo, software
y servicios de computación, incluyendo un estudio costo-beneficio.
·
Formación de un
comité que coordine y se responsabilice de todo el proceso de adquisición e
instalación.
·
Elaborar un plan
de instalación de equipo y software (fechas, actividades, responsables), el
mismo debe contar con la aprobación de los proveedores del equipo.
·
Elaborar un
instructivo con procedimientos a seguir para la selección y adquisición de
equipos, programas y servicios computacionales. Este proceso debe enmarcarse en
normas y disposiciones legales.
·
Efectuar las
acciones necesarias para una mayor participación de proveedores.
·
Asegurar
respaldo de mantenimiento y asistencia técnica.
CONTROLES
DE ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN
Se
refiere a la definición clara de funciones, línea de autoridad y
responsabilidad de las diferentes unidades del área PAD, en labores tales como:
Se
debe evitar que una misma persona tenga el control de toda una operación.
Es
importante la utilización óptima de recursos en el PAD mediante la preparación
de planes a ser evaluados continuamente.
Acciones a seguir
·
Las actividades
del PAD deben obedecer a planificaciones a corto, mediano y largo plazo sujetos
a evaluación y ajustes periódicos "Plan Maestro de Informática".
·
Debe existir una
participación efectiva de directivos, usuarios y personal del PAD en la
planificación y evaluación del cumplimiento del plan.
·
Las
instrucciones deben impartirse por escrito.
CONTROLES
DE SISTEMA EN DESARROLLO Y PRODUCCIÓN
Se
debe justificar que los sistemas han sido la mejor opción para la empresa, bajo
una relación costo-beneficio que proporcionen oportuna y efectiva información;
que los sistemas se han desarrollado bajo un proceso planificado y se
encuentren debidamente documentados.
Acciones a seguir:
·
El sistema
concluido será entregado al usuario previo entrenamiento y elaboración de los
manuales de operación respectivos
Los
controles de procesamiento se refieren al ciclo que sigue la información; desde
la entrada hasta la salida de la información, lo que conlleva al
establecimiento de una serie de seguridades para:
Acciones a seguir:
·
Validación de datos
de entrada, previo procesamiento, debe ser realizada en forma automática:
clave, dígito autoverificador, totales de lotes, etc.
·
Preparación de
datos de entrada debe ser responsabilidad de usuarios y consecuentemente su
corrección.
·
Recepción de
datos de entrada y distribución de información de salida debe obedecer a un
horario elaborado en coordinación con el usuario, realizando un debido control
de calidad.
·
Adoptar acciones
necesarias para correcciones de errores.
·
Analizar
conveniencia costo-beneficio de estandarización de formularios, fuente para
agilitar la captura de datos y minimizar errores.
·
Los procesos
interactivos deben garantizar una adecuada interrelación entre usuario y
sistema.
·
Planificar el
mantenimiento del hardware y software, tomando todas las seguridades para
garantizar la integridad de la información y el buen servicio a usuarios.
Abarcan
todo el ambiente de la operación del equipo central de computación y
dispositivos de almacenamiento, la administración de la cintoteca y la
operación de terminales y equipos de comunicación por parte de los usuarios de
sistemas on line.
Objetivos
Acciones a seguir:
CONTROLES
EN EL USO DEL MICROCOMPUTADOR
Es
la tarea más difícil, pues son equipos más vulnerables, de fácil acceso, de
fácil explotación, pero los controles que se implanten ayudaran a garantizar la
integridad y confidencialidad de la información.
Acciones a seguir:
ANÁLISIS DE CASOS DE
CONTROLES ADMINISTRATIVOS
A
continuación se presentarán algunas situaciones hipotéticas planteadas como
problemáticas en distintas empresas, con la finalidad de efectuar el análisis
del caso e identificar las acciones que se deberían implementar.
Situación 1
Un
empleado del grupo de control de datos obtuvo un formulario para modificaciones
al archivo maestro de proveedores (en blanco) y lo completo con el código y
nombre de un proveedor ficticio, asignándole como domicilio el número de una
casilla de correo que previamente había abierto a su nombre.
Su
objetivo era que el sistema emitiera cheques a la orden del referido proveedor,
y fueran luego remitidos a la citada casilla de correo.
Cuando
el listado de modificaciones al archivo maestro de proveedores (impreso por
esta única modificación procesada en la oportunidad) le fue enviado para su
verificación con los datos de entrada, procedió a destruirlo.
Alternativas de Solución
Situación
2
Al
realizar una prueba de facturación los auditores observaron que los precios
facturados en algunos casos no coincidían con los indicados en las listas de
precios vigentes. Posteriormente se comprobó que ciertos cambios en las listas
de precios no habían sido procesados, razón por la cual el archivo maestro de
precios estaba desactualizado.
Alternativas de Solución
Situación 3
El
operador del turno de la noche, cuyos conocimientos de programación eran
mayores de los que los demás suponían, modifico (por consola) al archivo
maestro de remuneraciones a efectos de lograr que se abonara a una remuneración
más elevada a un operario del área de producción con el cual estaba
emparentado. El fraude fue descubierto accidentalmente varios meses después.
Alternativas de Solución
Situación 4
Un
empleado del almacén de productos terminados, ingresó al computador órdenes de
despacho ficticias, como resultado de las cuales se despacharon mercaderías a
clientes inexistentes.
Esta
situación no fue descubierta hasta que los auditores realizaron pruebas de
cumplimientos y comprobaron que existían algunos despachos no autorizados.
Alternativas de Solución
Situación
5
Al
realizar una prueba de facturación, los auditores observaron que los precios
facturados en algunos casos no coincidían con los indicados en las listas de
precios vigentes. Posteriormente se comprobó que ciertos cambios en las listas
de precios no habían sido procesados, razón por la cual el archivo maestro de
precios estaba desactualizado.
Alternativas de Solución
CONTROL DE SISTEMAS E INFORMÁTICA
Este
control consiste en examinar los recursos, las operaciones, los beneficios y
los gastos de las producciones (servicios y/o productos de los Sistemas
Informáticos), de los organismos sujetos a control, con la finalidad de evaluar
la eficacia y eficiencia Administrativa Técnica y/u Operacional de los
organismos, en concordancia con los principios, normas, técnicas y
procedimientos normalmente aceptados. Asimismo de los Sistemas (Planes,
Programas y Presupuestos, Diseño, Software, Hardware, Seguridad, Respaldos
y otros) adoptados por
Existe
otra definición sobre el "control técnico" en materia de Sistemas e
Informática, y esta se orienta a la revisión del diseño de los planes, diseños
de los sistemas, la demostración de su eficacia, la supervisión de
rendimientos, pruebas de productividad de la gestión - Demanda llamada
"Pruebas intermedias", el análisis de resultados, niveles y medios de
seguridad, respaldo, y el almacenamiento. Así mismo medición de la vida útil
del Sistema Informático adoptado por
Objetivos
CONTROL DE PROYECTOS
Permite
al usuario tener un control total de los diferentes proyectos en los que está trabajando
la empresa. Se activa a partir de la aceptación de una oferta, momento en el
que se transfiere a los departamentos productivos implicados.
Las
áreas de trabajo que recoge son:
Teniendo en
cuenta que, dentro de las funciones del gerente de proyectos se encuentra la de
dirigir y controlar las operaciones de ejecución de tal modo que el conjunto de
acciones ejecutadas se ajusten (en tiempo, costo y calidad) a lo especificado
en el proyecto, es de vital importancia para el cabal desarrollo de cualquier
proyecto, que el gerente tenga la autoridad, capacidad (de liderazgo, de
adaptación), sentido de equilibrio, ingenio (improvisación) y una gran
facilidad de comunicación y rapidez para tomar decisiones y para controlar las
tareas, teniendo presente la dificultad que esto implica, tratándose de
proyectos.
Tipos de Control de proyectos
a) Control
direccional
El mecanismo de
control actúa antes de que la actividad este totalmente concluida. En este caso
el control se realiza de modo continuo y no en puntos determinados, de modo que
cada elemento de la acción sea el resultado de la rectificación casi
instantánea de la acción anterior.
En proyectos,
este tipo de control se puede realizar cuando se tiene estructurado un sistema,
que permita controlar los diferentes factores de manera continua.
b) Control
aprobado - reprobado
En este caso,
el receptor del control se somete a un examen después de concluidas
determinadas actividades. En caso de aprobación se permite la realización de la
actividad siguiente. Si hubiera una rectificación, el proceso se interrumpe
definitivamente o hasta que se subsanen las irregularidades.
En proyectos,
si se realiza este control y, se detectan fallas en alguna de las actividades,
lo más recomendable es encaminarla(s) correctamente, para que no se presenten
problemas posteriores.
c) Control
postoperacional
El mecanismo de
control sólo se pone en funcionamiento después de concluida toda la operación.
La información para la acción correctiva en este tipo de control, solo se
utilizara en un periodo (proyecto) futuro cuando se inicie la planificación
para un nuevo ciclo de actividades. Este tipo de control se utiliza también con
la finalidad de dar premios e incentivos a los agentes que participaron en la
actividad.
Estos controles
se pueden hacer al interior del proyecto (control por dentro) o por intermedio
de firmas, externas al proyecto, especializadas en control (control por
fuera).
Vale la pena
mencionar que estos tres tipos de control no son mutuamente excluyentes, sino
que más bien, deben ser complementarios. La decisión de emplear un tipo aislado
de control o una combinación de los tipos antes mencionados, esta en función
del carácter del sistema que se desea controlar y del nivel de complejidad que
se intenta introducir en los mecanismos de control. En algunos casos, los contratistas exigen que
se haga un control externo al proyecto, para asegurarse de la buena marcha del
mismo.
El Mecanismo de Control (Seguimiento)
El mecanismo de
control se propone permitir el seguimiento de la ejecución del Proyecto
Integral y la introducción de las correcciones que resultarán de la experiencia
adquirida a lo largo del mismo. Comprende: control físico, financiero, de
tiempo, institucional, de objetivos.
Para la
implementación, de un perfecto sistema de control, existen limitaciones, tales
como:
a) Personal: Dificultad en disponer del personal
entrenado, lo que obliga muchas veces a evitar un mayor grado de sofisticación
en el sistema que se diseña.
b) Instalaciones: No siempre se dispone de instalaciones
adecuadas, como, por ejemplo, una oficina de procesamiento de datos.
c) Tiempo: Un sistema de control perfecto exige
tiempo para su implementación, lo cual no siempre se consigue. Se dispone, en general,
de muy poco tiempo para programar las diferentes fases de un proyecto.
d) Costo: El costo del control es un factor
limitante en lo que refiere al sistema que se va a diseñar. El costo tiende a
bajar en los proyectos grandes y con el uso de programas cada vez más
eficientes.
Metodología
El Control
Físico: El instrumento básico del control físico es la
técnica de redes. Entre ellas tenemos:
Las anteriores
son sólo algunas de las herramientas utilizadas para el seguimiento en los
proyectos, actualmente, existen diferentes paquetes de software para elaborar,
controlar y manejar de una manera más eficiente los proyectos.
El Control
Financiero: En él, se deben tener en cuenta
aspectos tales como: inversiones, presupuesto, pagos, etc. Es importante tener
un seguimiento detallado de las finanzas del proyecto, al fin y al cabo el
perjudicado directo si se presentan desviaciones negativas, en la mayoría de los casos, es el ejecutor de
la obra.
Control Institucional:
Para realizar el seguimiento en términos institucionales, por lo general, se
contrata una empresa externa, para que dictamine objetivamente y no se
presenten evaluaciones subjetivas. El control institucional consiste fundamentalmente
en la formulación de medidas que permitan una coordinación eficiente y
operativa entre los diversos organismos, para la consecución del objetivo
final. Las principales medidas que se siguen son mejoramiento de los manuales
básicos de normas y procedimientos, operaciones, código de servicio, entre
otros.
El Equilibrio Meta/Costo o Tiempo/Costo: Para
desarrollar este control, se deben diseñar indicadores, que establezcan
relaciones entre los tiempos empleados en la consecución de una actividad (o
las metas alcanzadas) y los gastos realmente efectuados.
El Status Index es uno de los más
utilizados en este control, éste suministra información acerca de: relación
tiempo/costo para una fecha determinada, tiempo y costo para la terminación del
programa, áreas que presentan condiciones críticas, entre otras.
El hecho de
realizar un buen control en los proyectos, conduce a una mejor utilización y a
un mayor aprovechamiento tanto de los recursos físicos, como financieros,
pasando por los humanos. Lo cual indica la importancia que debe tener esta
parte del management en cualquier tipo de proyecto, por lo cual se debe
procurar la implementación de una estructura orientada a mejorar el seguimiento
y control, con miras a optimizar recursos y minimizar pérdidas.
PREGUNTAS DE
DESARROLLO
INFOGRAFÍA
1. Conceptos de
Página
de Monografías.com, que contiene información completa sobre
http://www.monografias.com/trabajos3/concepaudit/concepaudit.shtml
2. Controles
administrativos en un ambiente de procesamiento de datos.
La máxima
autoridad del Área de Informática de una empresa o institución debe implantar
los siguientes controles… En esta página encontramos
la clasificación y descripción de cada uno de los controles administrativos
utilizados en un ambiente informático.
http://www.galeon.com/anaranjo/contr_adm.htm
3. Auditoria de Sistemas.
En
este link se encuentra información sobre
http://www.monografias.com/trabajos11/siste/siste.shtml
4. Temas de Ingeniería Industrial. Auditoria y Control de Sistemas e
Informática.
En
esta página podrá encontrar un articulo desarrollado por el Ing. Ivan Dimitrie Moyasevich B, con información sobre
http://perso.wanadoo.es/idmb/a_ing/temas/auditoria_informatica.htm
5. Control de Proyectos.
Página
de Gestiopolis.com, que contiene información sobre el control y seguimiento de
proyectos. Se describen los tipos de controles de proyectos, las limitaciones y
metodología, entre otros aspectos.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/ctrlpytos.htm
6.
Planeación y Control de Proyectos con Pert.
El objetivo de los sistemas tipo PERT consiste en ayudar en la
planeación y el control de proyectos.
Este paper contiene información completa sobre esta técnica, se describen sus antecedentes,
usos, planeación y control de proyectos con PERT-CPM, entre otros aspectos.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/pertjcsc.htm