UNIVERSIDAD YACAMBU Teoría y Administración de Base de Datos Participantes: Anaiz
Rodríguez --- C.I. 11.826.826 Lennis Zamudio
--- C.I. 10.155.525 Luís Ramírez --- C.I. 9.576.695 Manuel Alvarez --- C.I. 6.504.212 C.I: 6.504.212 Trabajo
No. 1
Prof.: Yaros Pérez
Adecuación para el buen funcionamiento administrativo
de
INTRODUCCIÓN
La
globalización, la competitividad y la excelencia de una organización son los
tópicos más sobresalientes de estos últimos tiempos, se trata del entorno del siglo
XXI. Estos existen paralelamente a una realidad concreta y preocupante, cuya
característica principal describe crisis en diversas áreas específicas en lo
que respecta a economía, política y finanzas.
Venezuela
no escapa a esa realidad, sin embargo, hoy por hoy ser competitivo y alcanzar
la excelencia es más que un reto, una necesidad. Hoy cuando el fenómeno de la
inflación a hecho estragos en muchas economías del mundo, cuando cada vez
resulta más costoso crear y formar para las instituciones productos de buena
calidad, es cuando estas instituciones están obligadas a optimizar sus procesos
y a minimizar sus costos.
Las necesidades han
aumentado en los últimos años, por ende es preciso lograr adecuar el
funcionamiento administrativo de
Hoy en día los Sistemas de Información han entrado a formar parte de la vida diaria de un gran número de empresas del país y del mundo entero, debido a que ellos constituyen una de las formas más eficientes y seguras que existen para el procesamiento de información, una de estas empresas es DESURCA filial de CADAFE, la cual se encarga de velar por la construcción y el desarrollo del Proyecto Uribante Caparo.
Con la puesta en marcha
de este Sistema de Información para
El presente proyecto hace referencia a las
políticas a seguir y expone en una secuencia ordenada las operaciones que se
deben llevar a cabo y la forma de realizarlas; de esta manera
La estructura del trabajo viene dada de la siguiente manera:
Capítulo I: Diagnóstico: Este capítulo comprende el planteamiento del problema, la descripción de la situación actual, determinación de requerimientos y la definición de los requerimientos.
Capítulo II: Diseño: Este capítulo comprende la descripción de la propuesta, administración de datos, procesamiento de transacciones y el procesamiento de información.
Capítulo III: Implantación: Este capítulo comprende todo lo relacionado con los planes de adiestramiento planificado para cada uno de los usuarios del sistema, las pruebas realizadas al sistema nuevo, la estrategia de conversión del sistema, planes de contingencia para garantizar la operatividad del sistema, seguridad, restricciones de acceso al sistema, respaldo, mantenimiento de las bases de datos y el análisis costo beneficio.
Por último se presentan las conclusiones y recomendaciones producto de la investigación y para finalizar con el desarrollo también se incluyeron las referencias bibliográficas y algunos anexos con la finalidad de soportar la investigación.
CAPITULO
I
DIAGNÓSTICO
Planteamiento del Problema
La
tecnología informática hoy en día, constituye una herramienta imprescindible para
coadyuvar en el proceso de la modernización de las organizaciones; así mismo,
se destaca que resulta impactante la dinámica con que esta tecnología ha
evolucionado y continua evolucionando, creando formas más eficientes, flexibles
y fáciles de procesar, organizar y compartir información, lo que propicia cada
vez más su uso extensivo en apoyo a las distintas actividades de las
organizaciones.
La necesidad de adecuar
el funcionamiento administrativo de
Actualmente,
dentro del manejo administrativo de la empresa se realizan procesos aislados
esto debido a una falta de integración homogénea entre las herramientas
informáticas o subsistemas que operan en
En
el caso de estudio, se involucran los departamentos:
·
Compras
·
Registro de
Pagos
·
Contabilidad
·
Tesorería
de los cuales el departamento de compras interactúa
con sus propios recursos improvisados y subutilizados lo que a su vez se
refleja en las siguientes consecuencias:
·
No existe
una interfaz con el resto del proceso administrativo, en donde se pueda
suministrar información en línea a los proveedores sobre el trámite de sus
facturas lo que implica un atraso en la cancelación de las mismas.
·
Recesión en
la emisión de cotizaciones por parte de los proveedores como consecuencia de la
anterior premisa.
·
Retardos
considerables en las diferentes adquisiciones solicitadas por los usuarios
internos.
·
Uso
desmedido de papelería en cada uno de
los documentos utilizados.
·
No existe
información referencial sobre precios actuales lo que impide el control de sobreprecios
en las cotizaciones suministradas por los proveedores.
·
No existe
un récord que permita evaluar la responsabilidad y eficiencia del servicio que
prestan los proveedores.
·
La búsqueda
de información sobre los pedidos recibidos y tramitados se realiza de manera
manual y secuencial.
·
Se
incrementa el uso del recurso humano y las probabilidades de error en la
selección de las posibles adquisiciones.
Todas estas fallas que ha venido
presentando
·
La
información que se maneja no se procesa de forma clara, ya que la misma se
lleva de forma manual, produciendo retardos considerables en las adquisiciones.
·
No se tiene
una herramienta adecuada que brinde el apoyo a la hora de emitir la información
necesaria.
·
Demora de
tiempo en ubicar la información para el momento de dar respuesta a cualquier
solicitud hecha por
·
Toma de
decisiones tardías y basadas en datos erróneos
·
No se posee
una base de conocimientos sólida y confiable; ya que hay redundancia en la
información.
·
No existe
un sistema de información interno que permita llevar a cabo las tareas
realizadas por la unidad.
De
no realizarse un sistema de información que optimice el proceso de compras,
existirá la posibilidad de que
En consecuencia
para dar solución a los problemas antes mencionados, se propone el desarrollo
de un sistema de información que satisfaga a plenitud las necesidades de
manejo, almacenamiento, control y evaluación de la información requerida para
llevar a cabo la gestión administrativa de
Con éste sistema
se logrará evitar la redundancia de procesos lo que trae como beneficio la
simplificación de actividades y disminución de tiempos de respuestas. A su vez,
el sistema a través de los datos almacenados podrá generar una serie de
reportes que beneficiaran tanto al personal de
El desarrollo de dicho proyecto es
viable desde el punto de vista humano, tecnológico y financiero ya que dentro
de la organización existen los recursos disponibles para concretar el mismo. No
se consideraron otras opciones en el mercado, ya que la plataforma de gestión
de datos existente en el resto de unidades o departamentos ha sido desarrollada
con recursos propios y además se necesita de una interfaz dinámica que
interactúe con el resto del sistema administrativo y contable.
Descripción de la Situación Actual
A
continuación, se detallan las actividades que se desarrollan en los procesos de
compras de
Objetivo General
Realizar las actividades
involucradas con el movimiento de adquisiciones de bienes muebles, papelería,
útiles de oficina y equipos en general solicitados por las diferentes gerencias
y unidades del proyecto.
Objetivos Específicos
Ø
Analizar los pedidos de compras, con el fin de seleccionar
los proveedores para solicitar cotizaciones.
Ø
Organizar los comités de compras, conjuntamente con un
representante de
Ø
Generar
Ø
Recibir y verificar la mercancía que entrega cada
proveedor.
Ø
Enviar a cada gerencia o unidad la mercancía
correspondiente.
Entidades que Intervienen
Las
entidades que intervienen en el procedimiento son:
Cliente: Son todas
las gerencias y/o unidades que realizan los diferentes pedidos a
Proveedor: Son las
personas encargadas de suministrar los insumos solicitados por
Secretaria: Es la que
se encarga de recibir, transcribir los datos de cada pedido de compras y
enumerar los mismos, emitir y tramitar las ordenes de compra, archivar
correlativamente cada uno de los documentos de la unidad e igualmente lleva a
cabo todos los procedimientos de oficina.
Jefe de Compras: es la
autoridad máxima de la unidad, tiene a su cargo a la secretaria y al analista
administrativo, además tiene la responsabilidad de atender a los diferentes
proveedores, revisar y firmar ordenes de compra, traslado a las casas
comerciales, a fin de verificar la calidad de los equipos y materiales a
adquirir, supervisar el buen funcionamiento de la unidad, mediante la revisión
periódica de los controles establecidos para el cumplimiento de las normas y
procedimientos de la empresa.
Analista Administrativo: Se encarga
de elaborar las solicitudes de cotización para los diferentes proveedores,
organizar y controlar archivo y depósito de materiales requeridos, transcribir
la información de las cotizaciones a las hojas de análisis, chequear el
material recibido con la orden de compra y realizar entrega de los diferentes
materiales a las unidades.
Gerente: Se encarga
de supervisar el buen funcionamiento de todos los procesos de cada unidad a su
cargo, además de avalar cada orden de compra elaborada por
Descripción detallada de los procedimientos
Elaboración
del pedido
Para llevar a cabo este
procedimiento, es necesario que la gerencia y/o unidad requeriente realice la
solicitud del pedido, el cual viene en original y dos copias más un informe
justificativo y la hace llegar a
Solicitud de cotizaciones
Una
vez que se hayan registrado los datos del pedido, la secretaria procede a desglosar
el pedido y hace entrega a la jefe de la unidad el original del pedido y el
informe justificativo de la compra a realizar y archiva permanentemente la
copia restante del pedido.
El jefe de la unidad revisa la
solicitud y selecciona los proveedores (mínimo 3), haciendo entrega al analista
administrativo para que elabore la solicitud de cotización la cual se hace en
original y copia, y se la entrega al Jefe de Compras revisada y firmada para su
conformidad, esta solicitud es devuelta a la secretaria para que el mensajero
se la entregue a cada proveedor.
El mensajero entrega la solicitud de
cotización a los proveedores y los mismos firman la copia en señal de recibido,
éstas son devueltas a la secretaria y son archivadas.
Una vez que se tienen las tres
cotizaciones, se procede a hacer el comité de compras donde participan el jefe
de compras, el representante de la unidad requeriente y un representante de la
contraloría interna en carácter de observador, finalizado el comité realizan
una minuta de reunión que no es más que un documento donde hacen constar la
realización del comité de compras, conformes firman; posteriormente se elabora
la asignación de compra en la que explican los renglones que asignan a cada
proveedor en función de las ofertas, luego los asistentes firman conformes.
En el mismo orden la jefe de unidad
le entrega al asistente administrativo todos los documentos para la realización
del análisis de cotización, el cual consiste en transcribir los precios de cada
cotización en Excel para obtener dicho análisis.
Elaboración
Orden de Compra
Una vez realizado en Excel el
análisis de cotización, la secretaria recibe por parte del asistente
administrativo todos los documentos incluyendo el análisis y elabora la orden
de compra, la cual se realiza por medio del análisis de cotización que es el
que indica cual(es) proveedor(es) se seleccionaron, en caso de que sean varios
proveedores, la secretaria toma todas las evidencias y las envía a fotocopiado
para anexarlas a cada orden de compra; el formato de esta orden viene en
original y cuatro (4) copias, una vez realizada se entrega a la jefe de compras
con todos los documentos para la revisión y firma; luego es devuelta a la
secretaria para ser llevada al gerente para la firma, una vez avalada por el
gerente es devuelta a la secretaria de
Posteriormente, la secretaria de
compras procede a desglosar la orden de compra, donde la original es archivada
temporalmente para su posterior trámite con la factura, una copia la envía al
proveedor para que despache la mercancía, otra copia para contabilidad, otra
para el archivo correlativo de la unidad y la última copia para el archivo del
proveedor en la unidad.
Antes
de llevar la orden al proveedor para el despacho de la mercancía, la secretaria
registra en un cuaderno el número de la orden de compra, el proveedor y el
monto de la orden, después entrega al mensajero el cuaderno donde realizó el
registro con la orden de compra para ser entregado al proveedor, el mismo firma
el cuaderno en señal de haber recibido la orden de compra y es devuelto a
Recepción
de mercancía
Este
procedimiento se lleva a cabo una vez que el proveedor tiene en sus manos la
orden de compra, la cual le indica cuáles son los materiales a ser despachados,
éste hace entrega del material con la factura, los mismos son recibidos y
verificados por el analista administrativo para la posterior entrega a cada
unidad solicitante.
CAPITULO
II
DISEÑO
Descripción de
Alcance
El
desarrollo y funcionamiento del presente proyecto está dirigido a
El
sistema funcionará bajo el ambiente de Windows, para así aprovechar los
beneficios que el mismo ofrece, para ello se desarrollará bajo un lenguaje de
programación orientado a objetos, como lo es Visual Basic, usando para ello
Microsoft Access, el cual ha demostrado ser una buena herramienta en lo que se
refiere a bases de datos de escritorio.
El
sistema será instalado en cada uno de los equipos que posteriormente llevará a
cabo los procesos de adquisiciones o compras en la unidad. Cabe destacar que no
se adquirirán equipos, puesto que los que existen en la unidad se adaptan a las
necesidades del sistema propuesto, en cuanto al soporte del sistema después de
instalado es relevante señalar que la empresa cuenta con una unidad de soporte.
Los
datos a ser ingresados al sistema se llevarán a cabo a través de varias
pantallas, en las cuales los usuarios seleccionarán los datos que se necesiten.
Para los reportes, los mismos podrán ser presentados por medio de papel y en
pantalla.
El
nuevo sistema permitirá entre otros aspectos:
¨
Trabajar en un ambiente amigable para los usuarios.
¨
Controlar los pedidos realizados por todas las
gerencias y/o unidades de la empresa.
¨
Controlar el acceso de los usuarios.
¨
Llevar un registro de proveedores.
¨
Centralizar la información, facilitando con esto el
desarrollo de todas las actividades administrativas.
¨
Transferir los datos requeridos por el sistema general
de administración para evitar la redundancia y asegurar que el proceso sea
global.
¨
Realizar consultas desde
¨
Integrar
Además obtendrán los
siguientes reportes:
¨
Reporte detallado de todos los pedidos realizados por
gerencias y/o unidades.
¨
Reporte detallado de cada uno de los proveedores a los
cuales se les haya realizado compras.
¨
Reporte de las Ordenes de Compra por tiempo
determinado.
¨
Reporte de Ordenes de Compra cargados al presupuesto
de gastos o inversiones.
¨
Reporte de facturas tramitadas.
¨
Cantidad de solicitudes en un lapso determinado.
¨
Reporte de material entregado por solicitud.
¨
Reporte de precios referenciales.
Cabe
señalar que el sistema está en la capacidad de brindar al usuario herramientas que
permitan optimizar su trabajo y proporcionar respuestas más objetivas y
rápidas.
Objetivo
General
Gestionar
un control más eficiente sobre los pedidos de compra y equipos de oficina que
realizan las diferentes unidades de la empresa, con el fin de agilizar el
proceso de entrega de materiales, útiles y equipos solicitados.
Objetivos
Específicos
Ø Eliminar la redundancia
de datos y documentos.
Ø Reducir el tiempo
requerido para la elaboración de las solicitudes de cotización y ordenes de
compra.
Ø Entrega de información
en forma oportuna y confiable en todo momento.
Ø Permitir a las personas
de
Ø Proporcionar procesos
que sean flexibles, es decir, utilizar parámetros en todo el sistema para que
los mismos puedan ser corregidos en caso necesario.
Ø Generar indicadores que
sirvan de soporte en la gestión.
Ø Facilitar el manejo del
sistema con un debido adiestramiento que se le hará al personal.
Entidades
que intervienen
Las
entidades que intervienen en el proceso y procedimiento de la gestión
administrativa de
Ø Gerencia y/o Unidad Solicitante
(cliente).
Ø Proveedor.
Ø Jefe de Compras.
Ø Secretaria.
Ø Asistente
Administrativo.
Ø Gerente.
Descripción detallada de los procedimientos
Elaboración
del pedido
Para llevar a cabo este procedimiento,
es necesario que la gerencia y/o unidad requeriente realice la solicitud del
pedido, el cual viene en original y una copia más un informe justificativo, los
cuales hace llegar a
Solicitud
de cotización
Una
vez que la secretaria tiene el pedido de compras le hace entrega al analista
administrativo quien ingresa en el sistema los datos del pedido tales como:
número del pedido, fecha y artículos con las cantidades respectivas de cada
uno; una vez grabado el pedido en la base de datos se procede a elaborar la
solicitud de cotización (mínimo para 3 proveedores), la cual se realiza tomando
como referencia sólo el número del pedido, después se seleccionan los
proveedores, los cuales deben estar cargados con anticipación, y si no existen
se ingresan a la base de datos.
Una
vez hecha se procede a imprimirla en original y copia y se le entrega al Jefe
de Compras revisada y firmada para su conformidad, esta solicitud es devuelta a
la secretaria para que la envíe vía fax o en su defecto sea entregada por el
mensajero a cada proveedor para que éste realice la respectiva cotización.
Cuando se tienen las tres
cotizaciones, se procede a elaborar el análisis de cotización, el cual consiste
en ingresar al sistema los precios de cada una de las cotizaciones, una vez
almacenados en la base de datos e impreso, éste refleja información sobre los
precios de cada cotización, para así seleccionar los ítems de menor precio para
facilitar la discusión de los mismos en el comité de compras.
Una
vez finalizado dicho comité en el cual interviene el jefe de compras, el
representante de la unidad requeriente y un representante de la contraloría
interna en carácter de observador, se elabora la asignación de compra en la que
explican los renglones que asignan a cada proveedor en función de las ofertas,
luego los asistentes firman conformes.
Solicitud de mercancía
En el mismo orden la jefe de unidad
le entrega a la secretaria todos los documentos para la realización de la orden
de compra, la cual se realiza por la asignación de compra, que es la que indica
cual(es) proveedor(es) se seleccionaron; dicha orden se elabora por medio del
sistema, sólo seleccionando el número del pedido al cual se hace referencia en
la asignación de compra, una vez almacenada
en la base de datos se imprime en formato de original y dos (2) copias,
una vez realizada se entrega a la jefe de compras con todos los documentos para
la revisión y firma; luego es devuelta a la secretaria para ser llevada al
gerente para la firma, una vez avalada por el gerente es devuelta a la
secretaria de
Posteriormente, la secretaria de
compras procede a desglosar la orden de compra, donde la original es archivada
temporalmente para su posterior trámite con la factura, una copia la envía al
proveedor para que despache la mercancía y la otra copia para contabilidad.
Recepción
de mercancía
Este
procedimiento se lleva a cabo una vez que el proveedor tiene en sus manos la
orden de compra, la cual le indica cuáles son los materiales a ser despachados,
éste hace entrega del material con la factura, los mismos son recibidos y
verificados por el analista administrativo para posteriormente elaborar por
medio del sistema la nota de entrega a la unidad solicitante.
Luego
se procede a la elaboración de la orden de pago por medio del sistema para el
trámite de la factura conjuntamente con la orden de compra original.
Diseño
lógico de la base de datos
Es
la forma de relacionar los elementos de la base de datos. Se identifican las
relaciones entre los datos de todas las tablas, observando la manera más
eficiente de agruparlos para cumplir los requerimientos de normalización del
sistema de información.
Diagrama
entidad relación
Esta herramienta permite definir
todas las estructuras de las tablas, para diferenciar los campos claves
evitando de esta forma la redundancia de los mismos, ya normalizadas las tablas
se realiza entidad relación, que permite establecer la relación entre las
tablas. A continuación el diagrama entidad-relación.
Anexo
Formato
de Encuestas:
ENTREVISTA
1.- ¿Cuál es el alcance u objetivo de de
Analizar
los pedidos de compras, con el fin de seleccionar los proveedores para
solicitar cotizaciones.
Organizar
los comités de compras, conjuntamente con un representante de
Generar
Recibir
y verificar la mercancía que entrega cada proveedor.
Enviar a cada gerencia o unidad la mercancía correspondiente
2.- ¿Cuántas y cuáles son las Entidades de
la unidad Compras?
Gerencia y/o Unidad
Solicitante (cliente)
Proveedor
Jefe de Compras
Secretaria
Asistente Administrativo
Gerente
3.- ¿Qué información desea usted controlar
en
· Poder determinar todos los pedidos tramitados buscando por el número del mismo y que éste indique en el estatus en que se encuentra.
· Determinar el material que ha sido despachado por el proveedor, igualmente el que queda pendiente por entregar.
· Emitir reportes de Órdenes de Compras tramitadas por mes.
· Control de facturas tramitadas o pendientes por facturar por parte del proveedor.
4.- ¿Hay alguna otra información
que desea registrar?
Gran volumen de compras, las cuales se realizan por el fondo de trabajo ya que las mismas se llevan manual, porque no se ha sistematizado.
5.- ¿Qué ventajas considera
traería consigo un sistema ajustado a sus necesidades?
· Minimizar el tiempo de respuesta.
· Información confiable y al día.
· Consulta del estatus de todos los procesos de compras ante la alta gerencia.
Entrevistado: __Ing. Miriam Marquez___[_____
Entrevistador: ___Ing.
Fecha: ___13-10-2006___________________