GERENCIA-FORO
Cuadro de texto: Por: Beatriz Mora C. GESTION ESTRATEGICA
Cuadro de texto: GERENCIA/GESTION ESTRATEGICA SISTEMAS DE CONTROL DE LA GESTION En relación a la gestión está se caracterizada por una amplia visión de las posibilidades reales de una organización para resolver determinada situación o conseguir un fin determinado. Podemos decir que es la "disposición y organización de los recursos de un individuo o grupo para obtener los resultados esperados". Por lo tanto se generaliza como una forma de alinear los esfuerzos y los recursos para alcanzar un fin determinado. Un sistema de dirección se compone de un conjunto de funciones complejas en su conformación y funcionamiento. Definitivamente la dirección es una guía para la conducción y control de los esfuerzos que realiza un grupo de individuos para lograr un objetivo en común. LAS FUNCIONES DE UN DIRECTIVO SON: 1. Planificar: determinar qué se va a hacer. Decisiones que incluyen el esclarecimiento de objetivos, establecimiento de políticas, fijación de programas y campañas, determinación de métodos y procedimientos específicos y fijación de previsiones día a día. 2. Organizar: agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en unidades directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los empleados en tales unidades operativas. 3. Coordinar los recursos: obtener, para su empleo en la organización, el personal ejecutivo, el capital, el crédito y los demás elementos necesarios para realizar los programas. 4. Dirigir: emitir instrucciones. Incluye el punto vital de asignar los programas a los responsables de llevarlos a cabo y también las relaciones diarias entre el superior y sus subordinados. 5. Controlar: vigilar si los resultados prácticos se conforman lo más exactamente posible a los programas. Implica estándares, conocer la motivación del personal a alcanzar estos estándares, comparar los resultados actuales con los estándares y poner en práctica la acción correctiva cuando la realidad se desvía de la previsión. Esta subdivisión fue realizada por Newman en 1968. En la actualidad, la conforman solamente la planificación, la organización, la dirección y el control, pues se considera que en cualquiera de las restantes, la coordinación es parte de ellas. ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO El proceso de regular y definir las actividades que garanticen la administración de los recursos, es una acción que ha venido evolucionando desde el hombre primitivo y hoy día son parte fundamental a tomar en consideración en cualquier organización. Al existir mayores retos, mayor profundidad del análisis y mejor nivel de competencia requerido, surgen ideas y términos como la Gestión, de manera de cumplir con las exigencias del entorno actual. Los sistemas de gestión se han modificado debido a lo complejo de los sistemas organizativos y el comportamiento del entorno. El Control de Gestión no es más que la unión entre el esquema de la organización, su entorno y el análisis sobre control. En todo este desarrollo, el control ha ido reforzando una serie de etapas que lo caracterizan como un proceso en el cual las organizaciones deben definir la información y hacerla fluir e interpretarla acorde con sus necesidades para tomar decisiones. Elementos del proceso de control clásico: "Establecimiento de los criterios de medición, tanto de la actuación real como de lo deseado. Esto pasa por la fijación de cuáles son los objetivos y cuantificarlos; por determinar las áreas críticas de la actividad de la organización relacionadas con las acciones necesarias para la consecución de los objetivos y por el establecimiento de criterios cuantitativos de evaluación de las acciones en tales áreas y sus repercusiones en los objetivos marcados Fijación de los procedimientos de comparación de los resultados alcanzados con respecto a los deseados. Análisis de las causas de las desviaciones y posterior propuesta de acciones correctoras." La principal limitante de este enfoque sobre el control radica en que las acciones correctivas se tomarán una vez ocurrida la desviación (a posteriori), por el hecho de no encontrarse previamente informados y preparados para evitar la posible desviación. Además presenta otras limitantes que lo hace poco efectivo ante las necesidades concretas de la organización, que requieren un análisis más detallado, en cuanto a su relación con el entorno, características de la organización, carácter sistémico y valoración de aspectos cualitativos los cuales se denominarán en lo adelante factores no formales del control. Uno de los aspectos más importantes que ha de caracterizar al control como proceso, lo constituye el hecho de que el mismo se diseñe con un enfoque sistémico, por lo que resulta de gran importancia esclarecer los conceptos a él asociados. Mediante esto podemos definir al sistema como un conjunto de elementos interrelacionadas entre si, en función de un fin, que forman un todo único y que posee características nuevas que no están presentes en cada uno de los elementos que lo forman. Cada elemento que conforma un sistema tiene una función específica bien definida y la obligación de cumplirla y contribuir de forma sinérgica al correcto funcionamiento y, en definitiva, alcanzar el objetivo determinado. En una organización, solamente esto le permitirá sobrevivir. Por lo tanto un Sistema de Control es un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interacción, conocer la situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella. Según los autores Menguzzato y Renal. 1986,p.245. Los sistemas de control para su funcionamiento eficiente, deben cumplir con los requisitos siguientes: o Ser entendibles. o Seguir la forma de organización. o Rápidos. o Flexibles. o Económicos. Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una estructura que le permita fluir y obtener de cada una la información necesaria para el posterior análisis con vistas a influir en el comportamiento de la organización. Habría que agregar a la definición brindada dos factores importantes. o El proceso de control debe contar con una definición clara de cada centro de información. (Centro de responsabilidad). o Debe tener bien definido qué información es la necesaria y cómo se recogerá, procesará y llevará a la dirección para la toma de decisiones. El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las necesidades o metas que se trace la organización. Estas metas pueden ser asumidas como los objetivos que se ha propuesto alcanzar la organización y que determinan en definitiva su razón de ser. El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos estratégicos de una organización, le otorga un carácter eminentemente estratégico, pues estará diseñado para pulsar el comportamiento de las distintas partes del sistema en función del cumplimiento de esos objetivos y a la vez aportará información para la toma de decisiones estratégicas. Un sistema de control con un enfoque estratégico, debe ser capaz de medir el grado de cumplimiento de los objetivos planteados. Es realmente importante establecer indicadores, cuantitativos y cualitativos que manifiesten el nivel y la calidad del cumplimento de cada uno de los objetivos definidos. FUNDAMENTO TEORICO Hay 4 ideas básicas que son la guía en la elaboración de políticas claves para que la organización alcance un nivel de gestión de alta efectividad. 1. Disposición permanente a dar flexibilidad a los sistemas de producción. Programas rígidos inflexibles, son incompatibles con los conceptos actuales y con la situación de cambio constante en las que están inmersas las organizaciones. 2. Atención sistemática a la reducción de gastos, significando esto un elemento clave que no puede estar ausente de la mente de los directivos y sus subordinados por representar la base para la obtención de utilidades. 3. Alto sentido de responsabilidad y atención al cliente como fuente esencial para la imagen y prestigio que llevan al éxito en el mercado a cualquier organización. 4. Agresividad, visión amplia y rapidez con relación a la introducción sistemática y oportunidades de las innovaciones y cambios tecnológicos. Tomando en consideración estos 4 puntos, la manera de que sea de alcance y efectivo, es que la alta dirección tenga presente nuevos enfoques y nuevos conceptos, así como las diferencias y puntos comunes entre ellos y ser capaces de transmitir esto a toda organización. Conduciéndola sobre la base de las estrategias que le permitan alcanzar estadios superiores. ASPECTOS SOBRE DIRECCION, PLANEACION Y GESTION ESTRATEGICA DIRECCION ESTRATEGICA El desarrollo del pensamiento estratégico y su aplicación a la actividad gerencial, ha traído consigo el surgimiento de diferentes aproximaciones al tema por parte de innumerables teóricos de la dirección, los cuales buscan una forma de ordenar el proceso de formulación, aplicación y control de la estrategia. La dirección estratégica se desarrolla alrededor de un proceso completo y articulado en dos grandes fases básicas e interrelaciones: 1) La formulación por una parte 2) La implementación y control por otra. La fase de formulación de la estrategia empresarial recoge básicamente el planteamiento de la planeación estratégica. La estrategia va a guiar el comportamiento y la actividad de la empresa en un futuro; es el resultado de la conjugación de tres elementos: a) Las aspiraciones de la alta dirección. b) Las oportunidades y amenazas que presenta el entorno. c) La empresa. Es necesario establecer las acciones diseñadas para logar poner en práctica la estrategia que se desea. De esta manera se especifican las acciones concretas que se han sugerido en las distintas áreas y a los diferentes niveles. La planeación, aquí es considerada como simple elaboración de planes que permiten hacer operativas las estrategias formuladas constituyendo esta una de las tres tareas fundamentales de esta fase del proceso de Dirección Estratégica. La función del control permite decidir acciones correctoras, en base a la información proporcionada por el análisis de las desviaciones constatadas entre los resultados obtenidos y los resultados esperados. El control de la estrategia propiamente dicha va más allá de los resultados concretos de los presupuestos y planes. Así pues el control en la dirección estratégica, pretende asegurar no solamente el cumplimiento de los planes y objetivos, sino también la continuidad de la reflexión estratégica. La existencia de un sistema de información y de comunicación que permita responder por una parte a las necesidades de análisis de la primera fase, así como a los requisitos planteados por la mera realización de las funciones de planificación, control y organización, representa otro elemento clave que junto con la estructura organizativa, el estilo de dirección y liderazgo y la cultura organizacional, constituyen la superestructura de la dirección estratégica. VENTAJAS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA El proceso de planeación estratégica permite organizar objetivos definidos claramente y los métodos para lograrlos. Permite prever los problemas con antelación y afrontarlos antes que sean graves, además ayuda a reconocer las oportunidades seguras y las riesgosas diferenciando entre ambas. Por otra parte todo este proceso de planeación y dirección estratégica fija su basamento en la Teoría general del Sistema la cual consiste en un conjunto organizado de elementos integrados y ordenados lógicamente entre sí, que tienden hacia un mismo fin, supone la existencia de una serie de procesos interconectados, cuyo resultado global es superior al resultado de cada uno de ellos separadamente. La planeación como tal plantea algo de rigidez e inflexibilidad, mientras que su parte estratégica esboza adaptación, cambio y flexibilidad. Por esta controversia es que actualmente en el mundo se acostumbra a hablar de gerencia o gestión estratégica. Gestión Estratégica es un proceso que permite a las organizaciones ser proactivas en la proyección del futuro, en sus tres etapas: formulación, ejecución y evolución logrando a través de ello los objetivos de la organización. Al hablar de gestión debemos tener en cuenta que la herramienta fundamental está en la brújula, en la determinación correcta del destino adonde hay que conducir el sistema. La cuestión derivada esta en el mapa, en la selección adecuada de las opciones de avance para cada situación, garantizando que cada paso conduzca y acerque al destino, no que aleje o desvíe. Se trata fundamentalmente de definir una proyección a largo alcance para el desarrollo de los sistemas, basado no en la suposición de un futuro conveniente para la dirección, sino en la determinación de cursos de acción flexibles, lo suficientemente conveniente para cada futuro que se pudiera presentar ante el sistema. Existen muchos modelos de dirección estratégica, dentro de ellos se encuentran los modelos de decisión u optimización, los cuales son útiles en la planeación para la determinación del mejor curso de acción entre alternativas disponibles. Los modelos para la formulación, implantación y control de la estrategia requieren de cierta flexibilidad y de un mínimo de estructuración, permitiendo el uso de diferentes herramientas que contribuyen a la intensificación del pensamiento creativo para así ofrecer las soluciones adecuadas.     INFOGRAFIA www.monografias.com/trabajos15/ sistemas-control/sistemas-control.shtml Establece una visión de los sistemas de control de gestión y de manera relevante analiza diferentes modelos según autores. www.gestiopolis.com/recursos2/ documentos/fulldocs/ger/contgesnestor.htm Habla igualmente de sistema de control de gestión, de la estructura de los mismos y su aplicabilidad. www.monografias.com/trabajos10/planes/planes.shtml Plantea los Fundamentos teóricos en el proceso de control de gestión. www.gestiopolis.com/recursos/ documentos/fulldocs/ger/planestrategica.htm Ofrece información sobre la Dirección estratégica, surgimiento de ésta, importancia y su conceptualización según los diferentes autores, así como también las ventajas de la planeación estratégica. PREGUNTAS DINAMICAS Verdadero o Falso 1.- En relación a la gestión está se caracterizada por una amplia visión de las posibilidades reales de una organización para resolver determinada situación o conseguir un fin determinado. Verdadero ______ Falso _______ 2.- Gestión Estratégica es un proceso que permite a las organizaciones ser proactivas en la proyección del futuro, en sus tres etapas: formulación, ejecución y evolución logrando a través de ello los objetivos de la organización. Verdadero ______ Falso _______ 3.- Al existir mayores retos, mayor profundidad del análisis y mejor nivel de competencia requerido, surgen ideas y términos como la Gestión de manera de cumplir con las exigencias del entorno actual. Verdadero ______ Falso _______ 4.- Organizar: agrupar las actividades necesarias para desechar los planes de las unidades directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los empleados en tales unidades no operativas. Verdadero ______ Falso _______ 5.- Los sistemas de control para su funcionamiento eficiente, deben cumplir con los requisitos siguientes: Ser entendibles, Seguir la forma de descentralización, Rápidos, Inflexibles, Económicos. Verdadero ______ Falso _______   Selección Simple. 1.- En la actualidad las funciones de un director son: a) Planificar, dirigir y controlar. b) Planificar, organizar, dirigir y controlar. c) Planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar. d) Planificar, organizar, coordinar, canalizar y controlar. 2.- El Control de Gestión no es más que: a) Establecimiento de los criterios de medición. b) Acciones, funciones y medios que garanticen los fines de la organización. c) Objetivos que se ha propuesto alcanzar la organización. d) Unión entre el esquema de la organización, su entorno y el análisis sobre control. 3.- Una característica de los sistemas de control para su funcionamiento eficientes es: a) Costosos. b) Flexibles. c) Estructurados. d) Ninguno de los anteriores. 4.- Un elemento de la estrategia es: a) Calidad del cumplimiento de los objetivos. b) Información definida. c) Oportunidades y amenazas que presenta el entorno. d) Desviaciones entre resultados. 5.- Dentro de los modelos de dirección estratégica se encuentra: a) Modelos de decisión u optimización. b) Modelos de control. c) Modelos de expansión d) Ninguno de los anteriores.   Completación 1.- Planificar: determinar qué se va a hacer. Decisiones que incluyen el __________de objetivos, establecimiento de políticas, fijación de programas y campañas, determinación de métodos y procedimientos específicos y fijación de previsiones día a día. 2.- El control ha ido reforzando una serie de etapas que lo caracterizan como un proceso en el cual las organizaciones deben definir _____________ y hacerla fluir e interpretarla acorde con sus necesidades para tomar decisiones. 3.- Fijación de los ___________________ de comparación de los resultados alcanzados con respecto a los deseados. 4.- Uno de los aspectos más importantes que ha de caracterizar al _______como proceso, lo constituye el hecho de que el mismo se diseñe con un ________sistémico, por lo que resulta de gran importancia esclarecer los conceptos a él asociados. 5.- Alto sentido de ___________ y atención al cliente como fuente esencial para la imagen y prestigio que llevan al éxito en el mercado a cualquier organización    
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