Universidad de Yacambu
Información y Documentación
Base de Datos
Silvana Di Silvestre –Josmar
Carrasco – Elizabeth Wright
Trabajo Nº 04
Se aplico un instrumento de tipo entrevista, en
Resumen Ejecutivo:
En
Cada empleado puede tener más de una asignación y/o
deducción, los expedientes se mantienen en un archivo físico y digital, que es
mostrado al titular al empleado de requerirlo o en caso que lo requiera algún
órgano directivo por motivo de revisión.
En los sistemas digitalizados se maneja información
de cualquier índole relativa al expediente laboral del personal, no obstante,
solo se permiten accesos restringidos hasta a los mismos trabajadores de dicha
coordinación, como una medida de seguridad, por cada trabajador se mantiene un
expediente con todos los datos importante, nombre apellido, cédula, dependencia
donde trabaja, cursos realizados, otras.
Cuando
Entidades
En función que las entidades son el objeto sobre el
cual se requiere mantener ò almacenar información en un sistema determinado, se
selecciono a consideración de los entrevistados las siguientes entidades, ya
que entorno a estas se requiere almacenar información de manera constante,
existiendo una asociación lógica, significativa y estable entre ellas. Las
entidades poseen sus respectivos atributos que las complementan.
1.- EMPLEADO (Nombre, Apellido, Cedula, Teléfono,
Jerarquía, etc)
2.- SALARIO (Bonos, Primas, Deducciones
Judiciales, etc)
3.- DEPARTAMENTO (Sitio donde esta adscrito, Comisión)
>4.- EXPEDIENTE (Soportes de estudios, vacaciones, Fotografías,
sitio físico donde se encuentra)
Entrevista
Se aplico el siguiente instrumento a
un universo de 10 empleados adscritos a
1.- ¿Poseen algún sistema de Base de Datos para el manejo de los
procesos administrativos de
R: Si, se manejan en una base de datos básica elaborada en Access.
2.- ¿Consideran que ese tipo de información manejada con el
programa Access es suficiente para el desarrollo de los procesos que aquí se
realizan?
R: Hace falta algún tipo de aplicación o programa que se adapte a
nuestras necesidades, ya que han aumentado las exigencias de las actividades
que se realizan, debiendo considerar aspectos como los registros de ascensos
del personal, jubilaciones, deducciones por orden judicial, entre otras.
3.- ¿Desearían implementar algún otro sistema de Base de Datos de
mayor rendimiento y adaptado a sus necesidades?
R: Si, pero la instalación de esos software depende exclusivamente
de
4.- ¿Cómo es el desarrollo de las actividades de registro de las
actividades inherentes a
R: Existen varios sub-procesos donde se
desglosan las actividades, como nomina, registro de expedientes, secretaria,
atención al jubilados, seguro y correspondencia.
5.- ¿Qué aspiran de un
sistema automatizado de Base de Datos?
R: El acceso rápido a los historiales digitales, obtención de
reportes impresos acordes a la necesidad de cada área, delimitación de los
datos al momento de las búsquedas extensas, acceso a los registros a nivel
nacional en tiempo real, mayor rapidez en los tramites y solicitudes de los
empleados.
6.- ¿Considera que de la forma en que se están adelantando las
actividades, se satisface las necesidades del personal al momento de requerir
alguna información?
R: No, ya que en el caso particular de solicitar constancias de
trabajo, el tiempo de entrega oscila entre
7.- ¿Qué desean que les permitiera realizar un nuevo sistema de
Base de Datos?
R: La entrada y salida diaria del personal, el control de salida
de vacaciones, control de cancelación de primas y deducciones especiales, que
permita hacer diferentes tareas simultaneas como alternar entre programas, que
permita la conexión a Internet de ser necesario.
8.- ¿Desearían poder implementar ustedes mismos un sistema que se
adapte a sus necesidades?
R: Si, ya que esto permitiría implantar un sistema mas adecuado y
adaptados a las necesidades, el cual pudiera ser mejorado en la medida que
vallan surgiendo otros requerimientos de trabajo que ameriten su
automatización.
9.- ¿Han hecho del conocimiento a los superiores pertinentes de
las deficiencias existentes en
R:
Se ha participado debidamente, no obstante, se cumple con las normas,
lineamientos y requerimientos solicitados, por lo que pensamos que por este
motivo es que no han tomado en consideración las solicitudes realizadas.
10.- ¿Los expedientes físicos están
digitalizados correctamente en los sistemas virtuales de archivos del personal?
R:
Actualmente se están reestructurando los sistemas de archivos digitales, ya que
en alguno de los casos no están
totalmente digitalizados los expedientes de todo el personal, lo que retarda la
búsqueda de datos, emisión de reportes, así como las respuestas rápidas y
efectivas, igualmente se dificulta la verificación de datos básicos.
Relación de Entidades
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EMPLEADO |
SALARIO |
DEPARTAMENTO |
EXPEDIENTE |
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EMPLEADO |
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Condicional |
Condicional |
Leer |
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SALARIO |
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DEPARTAMENTO |
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EXPEDIENTE |
Condicional |
Condicional |
Mostrar |
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Relación de Entidades
Conectividad
(1:1 Uno a uno | 1:N Uno a
muchos | M:N Muchos a muchos)
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EMPLEADO |
SALARIO |
DEPARTAMENTO |
EXPEDIENTE |
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EMPLEADO |
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1:1 |
1:1 |
1:1 |
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SALARIO |
1:N |
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DEPARTAMENTO |
1:N |
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EXPEDIENTE |
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