Universidad Yacambú
Toma de Decisiones y el Proceso
de Adquisición
Resulta muy fácil cuestionar una
decisión que han tomado otras personas, con mas razón cuando desconocemos los
motivos de las mismas, pero por un momento revisamos las implicaciones que pueden
tener estas decisiones, la responsabilidad que tiene quien las toma, no es lo
mismo decidir en función de precios y calidad el tipo de fotocopiadoras que se
compraran a un proveedor “X” para ser utilizados en una empresa grande, que decidir
lo mismo, entiéndase por precio y calidad,
el proveedor “Y” de una droga para la elaboración de un medicamento, en el primer caso si la calidad de las
maquinas no permite una gran carga de trabajo podrían comenzar a colapsar y lo
relacionado a una solución a ciertas áreas podría detenerse o bien, marchar mas
lento e interferir con otras áreas, en el segundo caso, medicamentos que no
tienen la mejor calidad en sus componentes pueden terminar en fracasos en los
tratamientos y hasta poner en riesgo la vida de seres humanos, aunque parece
exagerado esta situación se vive día a día. Por esto, la compra de un bien
inadecuado puede provocar situaciones de riesgo, de aquí la alta
responsabilidad de quien esta a cargo de tomar las decisiones donde solo el precio
no es el factor mas importante para decidir que se compra.
Las empresas, generalmente para sus
procesos de compra elaboran una lista de especificaciones mínimas que desean
del producto a adquirir, estas especificaciones son realizadas por las personas
involucradas en el área y con la experticia necesaria para conocer que solución
se adaptaría mejor para cada caso, esto se conoce como pliego de condiciones técnicas
y estas son pasadas a la persona que compra para que esta comience ha hacer los
contactos que inicien el proceso. Este pliego de condiciones técnicas contiene
todas las especificaciones técnicas, servicio, garantía durabilidad etc. es así
como vemos que el decidor necesita de sus clientes internos para darle los
detalles y posteriormente revisar las propuestas.
El siguiente paso es la petición de
las ofertas, vinculadas a lo contenido en el pliego de condiciones técnicas,
estas ofertas pueden ser numerosas y representan gran dificultad en su revisión
y el empleo de mucho tiempo atentando contra la posibilidad de mayores análisis,
por lo que previamente se recomienda escoger firmas o marcas de reconocida
solvencia, no buscamos el mejor equipo sino el que mejor se adapte a nuestras
necesidades. En este punto resulta interesante detenernos a revisar lo
relacionado con los conflictos de intereses y la parte ética de quien o quienes
toman las decisiones, muchas compañías en sus normas de procedimientos o códigos
de conducta son claras en este punto, unas mas flexibles que otras, unas exigen
abstenerse de tratos cuando estos existen otras solo piden que se ponga en
conocimiento del caso, muchas de estas cosas están vinculadas a la cultura de
cada compañía o inclusive en las áreas del gobierno que adquieren bienes. También
la parte ética entra en juego ya que la persona que ocupa esta posicion se supone que sabrá distinguir entre lo
correcto o no, mas por principios propios que por normativas. En muchos casos
un bolívar de diferencia se puede prestar a favorecer a una empresa que no es
la mejor opción, solo por existir otros intereses, esto puede traducirse en
retrasos internos por parte de terceros que pueden ver afectados sus intereses
por la decisión tomada, de aquí que se debe hacer un seguimiento muy estricto
al proceso de adquisición ya que podemos estar hablando de altas sumas de
dinero que pagaría la empresa y altas comisiones o regalías a ser recibidas por
favorecer a un proveedor en particular, por esta razón en muchas legislaciones
del mundo se establecen sanciones para casos así y en las empresas los códigos
de conducta hacen otro tanto
La Gestión de adquisición y la toma
de decisiones parten del principio de que hay algo que decidir en relación a
una adquisición y lo que no se reconoce es que estas situaciones en las que una
decisión produce un efecto van de acuerdo a el punto de vista de quien encontró
una solución y decidió en consecuencia que la adquisición del bien “X” era lo
procedente, por lo que se implemento la decisión, siendo esta decisión tomada
siguiendo una exigencia en particular, podríamos entenderlo mejor con un
ejemplo:
Un
importante fabricante de maquinaria industrial decidió, hace varios años,
eliminar uno de sus modelos, que había constituido durante muchos años un
equipo estándar en una línea de máquinas herramientas, muchas de las cuales
todavía estaban en uso. Se decidió, por consiguiente, vender el modelo a los
propietarios actuales de la maquinaria antigua durante otros tres años, “en
concepto de reposición” para después interrumpir definitivamente su fabricación
y venta. Los pedidos de éste modelo concreto habían ido decreciendo
paulatinamente durante un buen número de años. Pero se dispararon hacia arriba,
inmediatamente, en cuanto los clientes efectuaron pedidos de nuevo para que se
les sirvieran en la fecha en la que el modelo desapareciera definitivamente.
Nadie se había preguntado, por lo tanto, ¿quién necesita conocer esta
decisión?
Por consiguiente, nadie había informado la
oficina |de compras, que estaba encargada de comprar los componentes a partir
de los cuales se montaba el modelo. Las instrucciones recibidas consistían en
comprar componentes de acuerdo con una proporción dada de las ventas normales,
y estas instrucciones permanecieron
invariables.
Así pues, cuando llegó la fecha de
interrumpir definitivamente la producción del modelo, la empresa tenía en su
almacén los componentes suficientes para cubrir de
Aquí vemos como una decisión no comunicada llevo a tomar otras decisiones correctas a los ojos de quien compraba pero erradas por no estar alineadas con los objetivos de la compañía, por lo que resulta importante que exista un flujo correcto de información para evitar decisiones erradas que representen grandes pérdidas de dinero a esto se le llama Planificación sincronizada.
Para evitar
situaciones como esta es importante que los miembros de la cadena de suministro
compartan
Información, esto incluye al departamento de compras o adquisición de bienes, el siguiente paso es planear qué hacer. Por planificación sincronizada o colaborativa se refiere al diseño y ejecución de planes para la introducción de un producto en el mercado, sus previsiones y reposición. El escenario ideal es que todos los miembros que forman parte de la cadena tomen parte de las decisiones estratégicas sobre el producto
Ejemplo:
Adaptec, una empresa tecnológica estadounidense, utilizó una aplicación de software de gestión llamada Alliance (desarrollada por Extricity), que le permitía comunicarse con sus oficinas de diseño en Califormia, su fábrica en Taiwán, sus plantas de ensamblaje en Japón, Hong Kong y Singapur, intercambiando esquemas detallados de nuevos prototipos, resultados de tests, y compartir fechas previstas de producción y embarque. Esta información facilitó enormemente su habilidad para responder adecuadamente a la demanda del sector de semiconductores y reducir el tiempo de desarrollo de nuevos productos. Mantener informados a todos los involucrados, logro decisiones acertadas
Un
gerente en materia de adquisiciones debe dejar de lado los pensamientos
subjetivos o de culpa ya que si no puede descubrir el problema tampoco puede
resolverlo, debe ser entrenado en ver lo objetivo de cada situación y mantener
el contacto con quienes están mejor informados en la materia objeto de
Así, la tecnología también ayuda a tomar decisiones e Internet se ha transformado en una herramienta útil, ya que MÁS COLABORACIÓN = MÁS BENEFICIO
Está claro: Internet permite llevar a las compañías un paso adelante en materia
de colaboración, a través de la coordinación, integración y automatización de procesos críticos del negocio.
Una
empresa típica de fabricación necesita aprovisionarse de miles de productos de
cientos de proveedores. El trabajo de realizar un pedido, negociar, pagar, y
hacer el seguimiento para tener a punto un suministro no es una tarea fácil y
poseer información almacenada sirve para hacer seguimiento al proceso, así
mismo hay empresas que delegan la responsabilidad de tomar las desiciones de
adquisición en base a solicitudes muy especificas, listas de especificaciones y
existen empresas que ofrecen soluciones que facilitan esta parte del trabajo de
Infografias
SCM – GESTION DE
SISTEMA DE
COMPRAS Y CONTRATACIONES
Breve biografía de
Peter F Ducker
http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/ger/16/biopfdrucker.htm
Boletín informativo
COSAPI Enero Junio 2004
http://www.cosapi.com.pe/cuadrilla/cuadrilla133/ecua11.htm
Outsourcing-suministro, gestión de adquisición
http://www.webb.com.br/global/ES/outsourcing/gestao_aquisicao.htm
El Banco de la republica y su relación con los proveedores,
guía ética y de conducta
SIGA- Sistemas de gestión de Adquisición
http://www.ciemat.es/informatica/sico/siga_dpu2201b.html
e-Book, Modelo para
La Toma de Decisiones.
Por Liliana Castiglione Asaro – José Luis Pardo Díaz