Universidad Yacambu
post-grado: organización
Asignatura:
"ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE ORGANIZACIONES”
TRABAJO 3-ACTIVIDAD 1:
INTERPRETACIÓN LÁMINA 28
Prof. Liliana Castiglione
Elaborado
Fecha: 10/03/2004
La lámina 28 es la
siguiente:
Cómo se puede observar muestra un “Plan de Acción”, el cual se puede
definir cono “el conjunto de actividades para cumplir la meta”, es el
instrumento que finalmente se utiliza para recolectar los valores encontrados
en los resultado de las operaciones que se realizados en un determinado
período, para un determinado proceso susceptible de medir, que la organización
lo considera crítico y decidió controlarlo.
Su estructura refleja los siguientes campos: Objetivo, Meta, Indicador
Actual, Indicador Esperado, Plan de Acción, Responsables.
Para explicar sobre ellos, se puede decir:
1.-Objetivo:
Constituye el logro al que una organización quiere
llegar, pero sin fecha de realización y sin cuantificación, es una declaración
amplia de algún logro.
2.-Meta:
En contraposición al Objetivo la Meta no
es una declaración amplia, detalla una actividad de forma concreta, especifica,
cuantificable y definiendo su logro para un tiempo determinado.
3.-Indicador
Actual/ Indicador Esperado:
Primero se debe señalar el significado de indicador. Indicador es la medida
que se realiza al cumplimiento de las actividades que se han detallado en las
metas, fíjense que siendo estos valores, prácticamente los últimos en la
cadena, en mi opinión son los más importantes, ninguna organización sobrevive
sin información valedera sobre la tendencia en el comportamiento de las
variables que la afectan, y son los indicadores los que nos dan este tipo de
información.
Son solo valores que se consideran “información” y no “dato”, por las
implicaciones de tenerlos disponibles, la oportunidad para encaminar las
acciones que permitan no sólo conseguir las metas, sino los objetivos de los
que estas metas forman parte.
La lámina referida se presenta con dos (02) indicadores: Actual y Esperado.
El Indicador Actual dice la medida real, lo que se consiguió una vez
realidad la actividad relacionada con la meta, pero este valor como tal debe
tener un punto de comparación para saber que tan bien o tan mal se está, con
referencia al logro de los objetivos propuestos; esé
punto o valor de comparación se tiene con el Indicador Esperado.
Existen diferentes tipos de indicadores, el
establecer uno u otro, va a depender de las características particulares de las
organizaciones, de cómo establezcan sus sistemas de control, lo que si es
verdad es que el establecimiento de los indicadores debe hacerse solo para
aquellos puntos verdaderamente críticos, que no se pueden medir a través de
otros, es decir, se puede dejar de establecer indicadores para aquellas actividades
que van dentro de otra actividad a la que previamente se le estableció una
medición.
Para la definición de estos indicadores se deben
considerar ciertos aspectos, que permiten un levantamiento adecuado, en el cual
los involucrados se sientan identificados y contribuyan al logro de los mismos;
está demostrado que no se logra nada, aún teniendo el máximo de recursos
disponibles si los que participan en el proceso, no están ligados
estrechamiento a los valores a conseguir, si un planificación se ha hecho sobre
metas inalcanzables los resultados siempre estarán fuera de los valores
esperados, es más pueden llegar a estar fuera de cualquier rango de gestión.
En lo señalado en el párrafo anterior quisiera
decir, que tengo la vivencia de la planeación sin involucrar al personal, en un
trabajo que realizaba a una empresa se percibía el malestar en general, porque
siempre se presentaban sendos informes con una cantidad de actividades que
nosotros sabíamos que no íbamos a cumplir, situación que siempre desmotivo a
los involucrados y pasó mucho tiempo para que la empresa cambiará la
estrategia, las actividades se realizaban sin importar si se lograba lo planeado y realmente la
organización no tenía un sistema de gestión robusto.
5.-Plan de
Acción:
En esta campos e describen las
actividades que se tiene que desarrollar una vez que se tiene los valor del
Indicador Actual y se ha realizado la comparación con el valor del Indicador
Esperado, para poder determinar el tipo de desviación, en caso de que la
hubiere es imprescindible determinar si la desviación es positiva o negativa.
En caso de ser positiva se debe
analizar de forma detallada, puede ser que simplemente se haya subestimado el
valor esperado, en caso de ser negativa igualmente se debe detallar para
determinar las causas puede ser que el valor esperado se haya sobreestimado o
sencillamente las actividades no se están haciendo como debe ser.
En todo caso, es en este campo “Plan de
Acción” donde se van a describir las actividades a realizar para enfilarse al
logro de los objetivos propuestos.
6.-Responsables:
Este aspecto es bien importante, es parte de lo señalado
en el punto 3 sobre los indicadores y su establecimiento, es decir, la
relevancia que tiene el hecho de que el personal que ejecuta las accione se sienta
identificado con la planificación, parte de esto es definir quien es el
responsable de cada meta, de las acciones a seguir.
Todo esto, por supuesto, sin seguir la forma impositiva,
debe ser cauteloso, los involucrados saben que es un lineamiento, pero con un
norte definitivo, convencidos de la razón o razones a las que obedecen estos
lineamientos, con la debida oportunidad para plantear ajustes cuando sean
necesarios.
La Lámina 28 es el resultado de hacer realizado una Planificación Estratégica,
fundamental para las organizaciones que tienen un norte definido, actualmente
existen sistemas de calidad que obligan a ejecutar estas previsiones en pro de
un mejoramiento continuo, en pro de un sobrevivir, poder reducir la incertidumbre.
Entre estos sistemas de calidad podemos nombrar: calidad Total, Certificación
ISO-9000, CGV-Excelencia de Gestión (aplicada solo al grupo de la Corporación
Venezolana de Guayana, entre otras. Estás pautas de calidad, constituyen una
implementación del Balance Score Card,
aunque no en todo su esplendor.