TRABAJO 4-ACTIVIDAD 3: IMPLEMENTACIÓN DE LA ETAPA DE SOCIALIZACIÓN

Prof. Liliana Castiglione

Elaborado por: Cecilia Zambrano

Fecha: 04/04/2004

Una Vez acordados los objetivos a perseguir en cada una de las perspectivas: Cliente, Procesos Intensos, Aprendizaje y Crecimiento, y Financiera, es necesario prepararse para su implementación. Esta preparación involucra un proceso de SOCIALIZACIÓN, que está relacionado directamente con la comunicación del nuevo proceso a los todos los que afecta.

En la Unidad de Normas y Procedimientos se tiene elaborado el siguiente esquema para socializar el Cuadro de Mando Integral:

1.-Realizar reuniones con el personal para informarles sobre el Cuadro de Mando Integral a ejecutar:

Estas reuniones se llevarán a cabo con dos niveles de detalle diferentes, según el personal a quien se dirija, a saber:

1.1 Nivel Gerencia, Jefe de División y Coordinador de la Unidad:

Esta reunión es simplemente una formalidad, ya que las personas a quienes está dirigida son quienes finalmente dieron el visto bueno al resultado del Análisis FODA, Mapa Estratégico y Plan de Acción.

1.2 Nivel Coordinador y Analistas de Normas y Procedimientos:

Esta reunión debe realizarse tipo Taller, donde:

- Inicialmente se hable sobre el origen de todo el proceso, de cómo se llego al resultado del Análisis FODA, explicando de forma detallado dicho resultado.

- Presentación del propuesta del Cuadro de Mando Integral propuesto para mejorar la situación encontrada en el análisis FODA. La presentación debe hacerse reflexionando en cada uno de los objetivos y sus relaciones causales, dando oportunidad a que cada Analista exprese su opinión.

- Presentación del Plan de Acción, en este punto debe hacerse énfasis en los nuevos indicadores, su significado, beneficios, responsables, detallando como afecta el desarrollo de los proyectos de normas y procedimientos.

- Como último punto de esta reunión, pero no por eso el menos importante, tenemos le entusiasmo que el expositor está obligado a transmitir a cada analista, la motivación, debe lograrse la visualización de las nuevas metas como premisas para mejorar el desarrollo de las actividades que se realizan en la unidad; que no se vea como simple cambio en el Control de Gestión, esto no es lo que persigue el Balance Score Card.

2.-Posteriormente se realizarán reuniones de seguimiento mensuales para cuantificar el valor de los indicadores, donde cada uno exponga sus avances y dificultades, cuando las haya, de tal forma que todo el EQUIPO DE TRABAJO, conozca de la situación general de avance, y se puedan tomar las medidas oportunas.

Lo anterior, sin menoscabo de las reuniones que normalmente se realizan durante el desarrollo de los proyectos de Normas y procedimientos, con los analistas asignados a cada proyecto.

3.-Propuesta de reconocimiento al logro de las metas propuestas, a través de un reconocimiento en papel, un día libre, aún no se ha definido.

4.-Publicación del Cuadro de Mando Integral, en la cartelera de la Unidad, con los avances mensuales, así como de los reconocimientos por los trabajos realizados que aportan valor al logro de los objetivos propuestos.

5.-Finalmente, es importante señalar que el proceso de Mejora Continua se considerará, a los efectos de incorporar las actividades que sean necesarias para ejecutar el Cuadro de Mando Integral propuesto.

6.-Divulgar la información referenciada, a todos los usuarios de la empresa, a fin de que estén al tanto y apunten hacia el logro de los objetivos propuestos, pues de su participación depende en gran parte su logro, en calidad y oportunidad.