Universidad Yacambu

post-grado: organización

Asignatura: "gerencia”

TRABAJO 2 : DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD LABORAL PERSONAL

Prof. Cristian Fossa

Elaborado: Cecilia Zambrano

Fecha: 20/05/2004

Parte 1 -DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:

1.1 EN QUE CONSISTE?

El proceso del cual soy co-dueña, consiste en documentar los procesos de la empresa CVG-venalum, a fin de regular su ejecución, en términos de calidad, oportunidad y servicio. Estos documentos son: normas y procedimientos, reglamentos, manual de delegación de autoridad, y formularios.

Esta elaboración se inicia cuando surge la necesidad que puede ser de un usuario directo o por definición en un lineamiento general de la empresa, el ejecutivo nacional.

Una vez canalizada esa necesidad ante el departamento Normas y procedimientos y analizados la forma de satisfacerla, se convierte en un proyecto, que es asignado a un analista, quien desde ese momento es responsable de documentar un proceso determinado, es decir obtener el producto que cumpla con las condiciones de calidad, oportunidad y servicio, para con la unidad solicitante.

Una vez activado el proyecto se debe levantar la información necesaria con el usuario involucrado, que es aquel que esta directamente en el proceso, el que mas lo conoce, adicionalmente hay que documentarse desde el punto de vista legal, teórico con el material adecuado; posteriormente se hacen las propuestas, que incluyen las recomendaciones de los usuarios, además de las innovaciones que puede proponer el analista, de acuerdo a la información recabada.

A partir de esta propuesta se hacen revisiones con las unidades que correspondan, se consensa sobre una versión definitiva y posteriormente se envía a aprobación a los niveles jerárquicos que correspondan según lo provisto en el manual de delegación de Autoridad.

Cuando el documento esta aprobado se procede a la implantación del mismo, para lo cual se preparan inducciones al personal involucrado, y se gestionan la implantación de los cambios que corresponda, por ejemplo: si es un formulario de reproducción externa se debe canalizar con la unidad de almacén y con la tipografía que proveerá el documento preimpreso.

Paralelamente se deben remitir al Administrador de Manuales y formularios los documentos originales para su publicación en la Intranet, así mismo la carpeta del proyecto para su archivo.

Adicionalmente a los proyectos formalmente asignados, se atienden a los usuarios que presenten una necesidad urgente, por alguna documentación.

 1.2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: (ORGANIGRAMAS)

A fin de definir el ámbito funcional de cada unidad se elaboran los manuales de organización, en el caso del Departamento Normas y Procedimientos dicho manual hace referencia a lo siguiente:

a.- Naturaleza y Alcance: Es una unidad lineo-funcional adscrita directamente a la División Organización y Procedimientos.

b.- Misión: Dotar a la organización de instrumentos normativos y procedimientos que regulen la gestión y faciliten el desarrollo de las actividades, en concordancia con los niveles de efectividad y calidad exigidos y dentro del marco legal vigente.

c.- Filosofía: Esta unidad comparte y práctica, entre otros, los siguientes principios:

- Las organizaciones son sistemas abiertos, viables, flexibles y adaptables; que se desarrollan dentro de un marco de acción y un entorno, por lo que su análisis requiere una visión integradora y sistémica.

- El racional ordenamiento y secuencia de las actividades y sus interrelaciones contribuyen al cumplimiento de las metas y a la optimización de los recursos.

- La calidad y oportunidad con la que prestamos el servicio es nuestra mejor credencial.

d.- Ámbito Funcional: A continuación se nombran algunas de las funciones asignadas:

- Diseñar, consensar, instalar y administrar las normas y procedimientos, reglamentos y normativas para el funcionamiento de la empresa, a los fines de asegurar la simplificación, optimización y coherencia sistémica de las actividades y procesos.

- Diseñar, obtener la aprobación, implantar y administrar los formularios e instructivos, a los fines de facilitar el registro de las actividades y los resultados obtenidos.

- Diseñar, consensar e instalar la delegación de autoridad para cada uno de los niveles jerárquicos contenidos en la estructura aprobada.

e.- Para el desarrollo de sus funciones la unidad mantiene contacto con:

- Personal Técnico, Operativo y Gerencial de todas las áreas de la empresa, para el levantamiento de información, revisión y aprobación de los productos de la unidad de acuerdo con lo establecido en el Manual de Delegación de Autoridad.

- Consultoría Jurídica, a los fines de solicitar pronunciamiento en relación a interpretación y aplicación de leyes y decretos requeridos en las diferentes áreas de gestión de la Empresa y obtener el visto bueno en aquellos procesos con restricciones legales.

- Contraloría Interna, a los fines de solicitar aclaratoria e información en lo referente a recomendaciones, observaciones o desviaciones detectadas en el cumplimiento de normativa legal y procedimental vigente, así como obtener el visto bueno sobre las normas de control interno previstas en las normas y procedimientos de la empresa.

- Sistemas Automatizados, a los fines de coordinar los requerimientos de diseño y adecuación de los procedimientos y sus interrelaciones para los procesos automatizados requeridos, así como canalizar la asignación del portal en la Intranet para la publicación de documentos en la unidad.

- Empresa de tipografía: a los fines de suministrar información y requerimientos de formularios de impresión y reproducción externa.

1.1 TECNOLOGÍA UTILIZADA:

Para ejecutar los proyectos se utilizan las siguientes herramientas.

- Papelería y Artículos de oficina en general (papel, lápiz, bolígrafo, marcadores, etc.).

- Cada Analista tiene asignado un computador, porque debe generar sus productos en los software adecuados, se utilizan normalmente los siguientes software: Microsoft word, Microsoft excel, Microsoft project, visio.

Adicionalmente se dispone de una Intranet muy buena, y del software de mensajería instantánea : outlook.

1.2 LA GENTE:

La unidad está conformada por el siguiente personal:

- 01 Jefe de Departamento: Licenciada en Administración, mención Organización y Métodos, de carácter según sean la situación, si es para compartir un rato de buen humor lo hace, pero en el trabajo exigente, le gustan los trabajos de calidad, es conocedora de todos los procesos de la empresa, con una gran capacidad de análisis, enfoca de forma detallada cualquier proceso que se le presente sea de la empresa o no.

- 01 Administrador de Manuales y Formularios: Bachiller, actualmente estudiante de Administración, trabajadora incansable, la más joven, en algunas oportunidades se deja influenciar por personas inadecuadas, colaboradora, entusiasta.

- 08 Analistas: Ingeniero Industrial, Licenciada en Administración, Licenciada en Relaciones Industriales, TSU en Contaduría, TSU en Sistemas Industriales. En este grupo hay de todo un poquito: hay quienes trabajan más que otros, los que son grupistas, los que han fomentado la división entre todos, los que tienen el carácter fuertes y dan respuestas subidas de tono a sus compañeros, los colaboradores, los entusiastas, los tranquilos 8 si el trabajo sale bueno y sino también).

- 01 secretaria: que no es personal fijo de la unidad, ya que en un cambio de estructura fue removido ese cargo, la persona que está signada actualmente es muy trabajadora, un poco acelerada y exagerada en los controles, con muchas ganas de mejorar todo lo que corresponde a las actividades de una secretaria, que son tan necesarias y estaban abandonadas.

1.3 LOS PROCESOS:

En el punto nro. 1 se describió el proceso, en este punto se clasificará la actividad en varias etapas para su mayor comprensión:

La elaboración de la documentación que genera el departamento Normas y procedimiento se apoya en los siguientes documentos: procedimiento 02.02-01 “Solicitud y Desarrollo de Normas y Procedimientos” y las Prácticas de Trabajo: “Control Proyectos Normas y Procedimientos” y “Administración de Manuales y Formularios”.

Las etapas son las siguientes:

1. Solicitud y Planificación:

Se recibe la “Solicitud de asistencia Técnica” del solicitante o el linemaiento de la empresa, donde se plantea el cambio en la ejecución de los procesos, por lo que deben documentarse dichos cambios.

Se analiza, en caso de proceder la elaboración del documento, se asigna a un Analista.

2. Desarrollo y Revisión:

El analista contacta al (los) usuario involucrado, procede al levantamiento de la información directamente en el proceso, también se documenta desde el punto de vista legal y teórico, debe proveerse de todo el material y contactos que considere afecta el proceso en estudio.

Diseña una propuesta que contemple los cambios sugeridos por el (los) usuario (s) y los que él mismo incorporé de acuerdo a la información recabada. Todos los registros que se generen en esta etapa deben archivarse en expediente que se abre, especialmente para el proyecto, lo que se llama “la carpeta del proyecto”.

Somete a revisión la propuesta, obtiene una versión definitiva que es enviada a Aprobación.

3. Aprobación e Implantación:

Cuando llega la versión aprobada, por los niveles jerárquicos que corresponden, dependiendo del impacto del proceso, según lo establecido en el Manual de delegación de Autoridad, procede a su implantación.

El proceso de implantación involucra dictar inducciones al personal involucrado, presentarles el documento, enseñarlo a manejarlo.

Asi mismo, el analista entrega al Administrador de manuales y formularios la documentación original con la comunicación de implantación. Para proceder a la publicación por la Intranet, y archivo de la carpeta del proyecto.

1.4 ELEMENTOS QUE AFECTAN EL DESARROLLO DEL PROCESO DESCRITO:

a) IMPULSOS (cosas que hacen posible cambios para mejorar la actividad):

- Aumento de Computadores.

- Integración de la unidad, actualmente se está trabajando en este aspecto.

- Proyecto de Certificación ISO 9001:2000, lo que ha implicado un cambio de cultura a nivel organizacional, que ha revitalizado la actividad descrita.

- Concientización a todos los integrantes de la unidad, sobre el logro de las metas establecidas.

b) FRENOS:

- Disposición de los usuarios para la culminación de un proyecto.

- Cambios inesperados en el aspecto legal, nuevas directrices del Ejecutivo Nacional.

- Cantidad de personal inadecuado para satisfacer la demanda de los usuarios, es deficiente.

- Ingreso de Personal sin experiencia o sin la preparación e n el área de normas y procedimientos.

- Desconocimiento de las bondades de las nuevas herramientas informáticas para planificación y control de proyectos.

- Desconocimiento de la opinión del Jefe de División y Gerente sobre el trabajo que se ejecuta en la unidad.

c) INTIMIDADES:

Este elemento, tal y como está descrito en el planteamiento del trabajo (relaciones afectivas o familiares entre compañeros de trabajo) no se presenta en esta unidad, lo que si hay es mayor afinidad entre algunos analistas, de tal forma que se forman sub-grupos. Este hecho ha impactado las actividades, ya que no permite la integración del “grupo” a un “equipo de trabajo”.

De esta situación se percato el jefe de la unidad y ha mejorado paulatinamente en lo que va del año 2.004.

d) FACTORES EXTERNOS A LA UNIDAD (INTERNOS Y EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN EN GENERAL):

- Lineamientos del Gobierno Central y aspectos legales de la administración pública:

Esta empresa es una empresa de capital mixto: 80 % del estado venezolano y 20 % inversión privada, como se puede observar la mayor parte del capital es del estado, razón por la que es afectada de forma directa por los lineamientos del gobierno central, a través de las decisiones y la legislación que aplica a una empresa pública. La actuación de esta unidad, debe enfocarse a garantizar que los procesos a regular se ejecuten dentro de las directrices del Ejecutivo Nacional y el marco legal correspondiente.

- Cambios en la tecnología de los procesos que se ejecutan en la empresa.

- Cambios en la estructura organizativa.

- Nuevas directrices en el ámbito de recursos humanos, por ejemplo: aprobación de nuevos beneficios de personal que requieran regularse.

- Disposición de los usuarios al desarrollo de los proyectos.

- Existencia de basamento legal que avale la ejecución de un determinado proceso y así poder determinar la línea que debe seguir ese proceso.

Parte 2 –MOTOR DE CAMBIO: (estrategias recomendadas para gestionar un cambio en el proceso)

A fin de fortalecer los impulsos, eliminar los frenos y minimizar la influencia de factores externos, se recomiendan las siguientes acciones estratégicas:

- Realizar un entrenamiento al personal, según sea la necesidad:

- Formar en el área de normas y procedimientos a aquellas personas que son profesionales de otras áreas.

- Adiestrar a todo el personal en las nuevas versiones de los software utilizados y en aquellos nuevos software que han salido al mercado.

- Entrenamiento al nivel del supervisorio de las herramientas informáticas utilizadas, especialmente en aquellas destinadas a la planificación y control de proyectos.

- Gestionar el ingreso de personal, a fin de cubrir las deficiencias en cantidad.

- Integración del personal al Control de Gestión de la unidad, seguimiento directo a los proyectos asignados a cada analista, a fin de procurar el logro de las metas en los tiempos planificados:

- Integrar al personal en la planificación del trabajo.

- Concientizar al personal de su participación directa en los resultados que se obtienen en la gestión.

- Realizar reuniones de grupo quincenales, donde cada analista presente el avance de cada una de sus limitaciones y posibles acciones correctivas, con la asignación de los responsables y tiempos de ejecución, respectivamente.

- Realizar dinámicas de grupo, apoyados por profesionales adecuados, a fin de integrar al personal y eliminar los sub-grupos.

- Invitar periódicamente a los jefes de división y Gerente a las reuniones de gestión, a objeto de que participe directamente y aporte sus opiniones respecto al trabajo realizado, la idea es motivar al personal sobre la importancia del trabajo que se ejecuta para la organización.

Parte 3 –ARTICULOS DE LA WEB RELACIONADOS CON EL PROCESO DESCRITO:

ARTICULO 1

Como presentar sus comentarios. Por Federal Comunications Comission

Exposiscón sobre la forma en que la Federal Comunications Comission de los Estados Unidos (FCC), elabora las nuevas normas, básicamente cubren las siguientes etapas: Recepción y Análisis de Solicitudes, Recolección de Información, Presentación de Propuesta y Aprobación de la norma nueva o su actualización.

Para cada una de estas etapas, tienen tiempos definidos, el aspecto más resaltante del proceso es como recopilan información, ya que la posibilidad de opinar está abierta al público, y se permite presentar pruebas para respaldar esas opiniones, en caso de que sus exposiciones no sean apoyadas.

Al enviar sus comentarios, el público puede participar en la elaboración de políticas que afectan los asuntos relacionados con las telecomunicaciones y la trasmisión por radio y televisión.

El artículo presenta las siglas y términos utilizados, tienen dos (02) mecanismos para presentar los comentarios del público: manual y electrónica; en la forma manual no tiene pre-establecido ningún tipo de formato.

ARTICULO 2

Procedimiento para las normas del CODEX y textos afines.

El artículo describe la forma en que son elaboradas las normas internacionales del CODEX y textos afines.

Para realizar esta actividad, tienen establecidos una serie de pasos que se pueden resumir en los siguientes: Identificación y evaluación de la necesidad de una nueva norma, tramitación del anteproyecto de la nueva norma, tramitación de la revisión por parte de todos los países miembros de la FAO. Cuando el caso amerite que las normas sean elaboradas rapidamente, cuentan con un “procedimiento uniforme acelerado”, el cual como su nombre lo dice genera normas en menos tiempo del que tomaría el proceso con lso pasos nombrados inicialmente.

Asi mismo, el artículo presenta los pasos a cumplir cuando la situación está referida a la modificación o enmienda de la normas ya existentes en la organización.