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Universidad
Yacambu ESPECIALIZACIÓN
EN organización Asignatura:
Planificación TRABAJO FINAL- Elaboración
de un plan eSTRATÉGICO Prof. Leonor Dillón Elaborado por: Cecilia
Zambrano Fecha: 02/04/2005 |
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I.
Introducción
El
presente trabajo se preparo considerando las acciones ejecutadas en el
Departamento Normas y Procedimientos de la empresa CVG-venalum
y se siguió el modelo de Planificación Estratégica “Cuadro de Mando Integral”,
también llamado Balance Scored Card,
cuyo autor es Kaplan,
Robert y Norton P., David.
El
Departamento Normas y Procedimientos es una unidad asesora, cuya razón de ser
esta enfocada hacia la elaboración e implantación de líneas regulatorias
a los procesos de la empresa; considerando las premisas legales, técnicas,
operacionales, informáticas, etc., que afectan dichos procesos; los productos
que se obtienen son: Normas y Procedimientos, Reglamentos, Formularios,
Instructivos, los cuales son administrados por esta unidad y las unidades
involucradas en cada proceso son responsables del cumplimiento obligatorio y de
manifestar necesidad de cambio, si es el caso.
Para
ejecutar estas acciones, el Departamento Normas y Procedimientos cuenta con
los siguientes recursos: 01 Jefe de
Departamento, 09 analistas de Normas y Procedimientos, 01 Administrador de
Manuales y Formularios y 01 secretaria,
mobiliario administrativo y un presupuesto para gastos de personal,
papelería, entrenamiento, etc.
II.
Desarrollo
del Cuadro de Mando Integral
El Cuadro
de Mando Integral se desarrolla básicamente en los siguientes puntos:
1.-
Análisis FODA.
2.-Definición
de Misión, Visión y Valores.
3.-Definición
de Objetivos para las siguientes Perspectivas: Financiera, Clientes, Procesos
Interno, Aprendizaje y Crecimiento.
4.-Elaboración
del Mapa Estratégico.
5.-Elaboración
del Plan de Acción.
6.-Implementación
del Cuadro de Mando Integral o etapa de Socialización.
A
continuación se desarrollan cada punto, explicando brevemente en que consisten:
1.-
Análisis FODA
El análisis FODA, llamado por
algunos DOFA, permite revisar la situación de la empresa desde diferentes
ángulos: sus fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas:
-
Fortalezas: Son los
elementos positivos que tiene las organizaciones y son recursos necesarios y
poderosos para alcanzar la misión propuesta.
-
Debilidades: Son los
elementos, recursos, habilidades, actitudes técnicas que la empresa no tiene o
tiene inadecuadamente y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de
la organización.
-
Oportunidades: Son
aquellos factores, recursos que la empresa tiene y que se pueden aprovechar o
utilizar para hacer posible el logro de los objetivos.
-
Amenazas: Se
refiere a los factores ambientales externos o internos que pueden afectar de
tal forma que no se logren los resultados esperados, pueden ser de tipo
político, económico, tecnológico.
Un buen análisis FODA
permite detectar cuales son los puntos que no son los más adecuados, a partir
de allí es que se deben tomar las decisiones acertadas para poder llegar a la
misión propuesta, es importante señalar que la conclusión a la que llegue el
análisis FODA debe estar soportada, para este soporte se requieren resultados,
seguimiento a la operatividad de la empresa.
La implantación de las
nuevas acciones exigen revisiones precisas, las cuales se llevan a cabo
mediante una Planificación Estratégica, en la cual están involucrados de manera
imprescindible el establecimiento de metas con sus respectivos indicadores y
responsables.
Ésta planificación
Estratégica debe satisfacer cada una de las condiciones mejorables que se
encontraron en el Análisis FODA.
En el departamento
Normas y Procedimientos se obtuvó lo siguiente:
FORTALEZAS
- El Recurso Humano está motivado a realizar
el trabajo con calidad de acuerdo a las metas de la empresa.
- El tratamiento por parte del Jefe de la
unidad, jefe de división y gerente que son los supervisores inmediatos del
personal de esta unidad es adecuado para con sus trabajadores.
- Los recursos tecnológicos con los que se
cuenta para ejecutar el trabajo, por ejemplo: todos los analistas tienen
computador actualizado y conectado a una red en la empresa, servicio de correo
electrónico, servicio de Intranet.
- El producto que genera esta unidad es necesario para la regulación en la ejecución de todos los procesos de la empresa, sean de producción, financieros, de logística, de recursos humanos.
DEBILIDADES
- Debido a los nuevos proyectos y a los
cambios de la estructura organizativa de la empresa, sólo el 50 % del personal
de la unidad tiene experiencia en el proceso, adicionalmente la cantidad de
personal que hay no es suficiente para cumplir con las tareas establecidas.
- La transmisión de información sobre los
resultados de gestión es débil, aunque ha mejorado en el tiempo.
OPORTUNIDADES
- La
instalación del Sistema de Gestión de
- Actualmente se trabaja en la obtención de
la certificación ISO 9001:2000 para las áreas de Carbón y reducción, lo que va
a permitir que toda la empresa tendrá adecuado y por ende la función de ésta
unidad se verá fortalecida, ya que tendrá un 100% de procesos regulados.
- El
avance tecnológico permite mejorar continuamente el proceso de disposición de
los documentos generados en esta unidad, que constituyen su producto(normas,
procedimientos, reglamentos, etc.). Siempre se tienen los recursos actualizados
(computadores, redes electrónicas, etc.
AMENAZAS
- Se requiere la actualización continua en los nuevos software para el procesamiento de texto, hojas de
cálculo, presentaciones, de lo contrario se desaprovechan los recursos
tecnológicos disponibles.
- Se hace necesario
elaborar un Plan de Trabajo y adquirir los recursos de personal suficientes
para poder cumplir con los compromisos fijados.
2.-Definición
de Misión, Visión y Valores
Una buena Planificación
debe responder a los objetivos fijados por la organización, que se originan de
su misión, visión:
Visión: A donde quiere
llegar, ubicación que se propone durante su operatividad.
Misión: Objetivo último
por la cual se creo.
Valores: Guías de comportamiento
que define como las más adecuadas para poder cumplir con su misión.
En una empresa con una
visión y misión planificada estos elementos deben permitir el logro de dicha
misión y visión, de otra forma las organizaciones pueden seguir dos caminos:
-
Realizar los cambios necesarios para mejorar las
situaciones de amenazas y debilidades que lo requieran para lograr la misión
propuesta, de otra forma se presenta la obligante desaparición de las
organizaciones.
-
Cambiar la
misión cuando las oportunidades y fortalezas se hayan subestimado.
Para el
Departamento Normas y Procedimientos se propone:
MISIÓN:
VISIÓN:
VALORES:
- La
excelencia se logra mediante la optimización de la productividad y la calidad
que se obtenga en cada uno de los procesos que Normas y Procedimientos regula,
calidad definida por los usuarios a quienes les prestamos servicio.
- Normas
y Procedimientos tiene un compromiso con su personal, considerándose éste como
lo más valioso, garantizando el respeto a la dignidad humana.
- Creemos
que siempre habrá una mejor manera de hacer el trabajo, planteándose retos
permanentes de progreso.
- La
participación es el mejor medio para tomar las decisiones, en el compromiso y
el talento de cada individuo, por lo cual estimulamos la comunicación efectiva,
la discusión abierta y el intercambio de opiniones para la toma de decisiones.
- Los
recursos (tecnológicos, mobiliario, espacio físico) que CVG-venalum
nos asigna están bajo nuestra custodia y protección, son nuestras herramientas
de trabajo, las mantenemos en las mejores condiciones.