Universidad Yacambu
Asignatura: "Herramientas Web para la Ciencia y la Tecnología" - Sección C
trabajo 3
Tema: gerencia del conocimiento
La gerencia del conocimiento la podemos definir como;
un proceso de administrar continuamente conocimiento de todo tipo para
satisfacer necesidades presentes y futuras, para identificar y explotar
recursos de conocimiento tanto existentes como adquiridos y para desarrollar
nuevas oportunidades a las organizaciones.
Los Objetivos de la Gerencia del Conocimiento son:
·
Formular
una estrategia de alcance organizacional para el desarrollo, adquisición y
aplicación del conocimiento.
·
Implementar
estrategias orientadas al conocimiento buscando el apoyo de los estamentos
influyentes de la empresa.
·
Promover
el mejoramiento continuo de los procesos del negocio, enfatizando la generación
y utilización del conocimiento.
·
Monitorear
y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicación del conocimiento.
Principios de la Gerencia del
Conocimiento (Liliana Santander)
El
profesor Thomas H. Davenport, enfoque la gerencia del conocimiento desde un
punto de vista pragmático al describir diez principios generales:
1-Gerenciar el conocimiento es costoso:
2-La
Gerencia efectiva del conocimiento requiere soluciones híbridas de gente y tecnología
3-La Gerencia del conocimiento es altamente política.
4-La Gerencia del conocimiento
requiere gerentes del conocimiento
5-La gerencia del conocimiento brinda
más beneficios a partir de mapas que partir de modelos, mas a partir de
mercados que ha partir de jerarquías
6-Compartir y utilizar conocimiento,
con frecuencia son acciones no naturales
7-La Gerencia del Conocimiento
significa mejorar los procesos del negocio que se basan en conocimiento
8-El acceso al conocimiento es solo el principio
9-La gerencia del conocimiento nunca termina
10-La Gerencia del conocimiento requiere de un contrato
del conocimiento
3.Herramientas
tecnológicas que apoyan la Gerencia del Conocimiento (Oscar Rivas)
Con el
gran auge que ha tenido la tecnología y los sistemas de información a nivel
global su desarrollo se ha convertido en el aliado perfecto para el impulso y
propagación de la gerencia del conocimiento. De esta manera se han desarrollado
y se siguen desarrollando herramientas, software, suites y aplicaciones que
tienen como finalidad capturar, clasificar, distribuir y optimizar los procesos
relacionados con el conocimiento de las organizaciones.
Para asegurar que las soluciones
desarrolladas se orienten a resultados y se satisfagan las necesidades
estratégicas iniciales, la planificación y ejecución de estas soluciones debe
enfocarse en tres áreas neurales:
Proceso: Asegurar
que la Gerencia del conocimiento esté alineada con los procesos específicos del
negocio.
Dinámica organizacional:
Superación de las barreras para compartir el conocimiento y como incentivo para
la innovación.
Tecnología: Permitir
que la gente se involucre en actividades que impliquen el compartir
conocimientos.
Existe una
gran profusión de herramientas o aplicaciones tecnológicas que apoyan a la
Gerencia del conocimiento. Todas estas herramientas tienen como finalidad el
que la organización comparta todos los conocimientos que posee, para así
agregar mayor valor a las gestiones que realiza. Entre las herramientas más
conocidas encontramos:Foros virtuales Portales, Repositorios de conocimiento, Video
conferencia, Equipos virtuales, Comunidades de conocimiento, Internet,
Intranet, Extranet, Bibliotecas
electrónicas,
Páginas blancas, Páginas amarillas, Multimedios
Ultimamente se han desarrollado nuevas y novedosas
aplicaciones. Existen tres de ellas que merecen una mención especial. Ellas
son: Business Intelligence, los Portales de Empresa y la aplicación Raven.
Portales de Empresa:
Un portal se puede definir como la evolución del
concepto de “Web Site”, en donde el Web se ha convertido en el punto de entrada
a un conjunto de servicios e información, a los que se accede de forma
sencilla, unificada y segura. Parece claro que el concepto de Intranet es el
precursor del Portal Corporativo, y el hecho es que la mayoría de las empresas
están buscando ayuda para poner orden en la gran maraña de información que
suponen los Web Sites repartidos a lo largo de toda la organización.
Razones para compartir el conocimiento
·
Compartimos
por el constante deseo de aprender nuevas cosas.
·
Compartimos por el
deseo de ayudarnos mutuamente.
·
Compartimos
por la existencia de algo que podemos aprovechar.
·
Compartimos
por la necesidad de encontrar nuevos conocimientos para dar respuestas a problemas existentes y situaciones
no comunes.
Diferencias entre equipos y
comunidades
Es
importante, también distinguir las diferencias entre las comunidades de
conocimiento y los equipos de trabajo. Las comunidades se enfocan en
contribuciones aportadas por sus miembros mientras que los equipos de trabajo
se enfocan en resultados. En el caso de las comunidades tenemos intereses, son continuas, en el otro
tenemos objetivos y es una actividad
finita. Tenemos también las comunidades definidas alrededor de temas, sus
fronteras son permeables, la contribución es variable, su desarrollo es
orgánico, tienen un ritmo propio y hay una contribución recíproca. Tenemos la
unidad por identidad, se sustentan en la confianza mutua y son guiadas por un
facilitador ó un líder natural. Por su parte, en los equipos de trabajo hay una
contribución que es obligatoria, el desarrollo depende de objetivos claramente
definidos, se sustentan en un plan de trabajo, sus integrantes son
interdependientes, se basan en la responsabilidad y son guiadas por un gerente
ó un líder designado.
Etapas para el desarrollo de las Comunidades
Virtuales
El desarrollo de las Comunidades Virtuales pasa por
las siguientes etapas:
ü Redes Virtuales Corporativas: ayudan la comunicación en la
empresa de una forma considerable, y permiten compartir conocimientos entre las
diferentes unidades estructurales de la organización.
ü
Extranet´s
corporativas:
representan un sistema centralizado de gestión dentro de la organización pero
ya abierto a ciertos grupos de personas u organizaciones que pueden ayudar a la empresa en los procesos
de diseño, producción y mejora suministrando ideas útiles.
ü
Comunidades
virtuales con una gestión autónoma: una nueva forma de entender lo que
significa compartir y una nueva cultura empresarial de puertas abiertas hacia
el aprendizaje organizativo, la gestión en este tipo de organizaciones es
totalmente autónoma, la gestión autónoma significa que cada uno de los miembros
de la comunidad es libre de aportar ideas y de extraer información, datos o
conocimientos ya almacenados por otros colaboradores.
Requisitos que se deben cumplir
para tener un espacio virtual que influya en el desarrollo del conocimiento
Los
espacios virtuales y para que así se llamen o tengan su capacidad de influir en
el desarrollo del conocimiento en los individuos tanto dentro de las empresas
como en otros tipos de comunidades de interés, deben reunir una serie de
requisitos tales como:
Socialización. Un espacio virtual no es un punto
electrónico de intercambio de información, sino un espacio de pertenencia de
sus miembros unidos por una posición común frente a un problema, un objetivo o
un área de interés que adopta diferentes facetas para sus miembros. La socialización que se logra mediante los mecanismos
de pertenencia tales como la comunicación horizontal, el registro, los símbolos
compartidos, la posibilidad de aportar valores al conjunto, y a través de
ciertos mecanismos de reconocimiento de las aportaciones de las personas
participantes para construir el conocimiento de sus miembros. Estos espacios en
tanto que estando centrados en un tema especifico y reconocido por todos,
pueden reunir fuentes de información que aportan los distintos miembros
haciendo del enfoque pluridisciplinario y en cierta medida universalista un
buen cauce para la formación en los distintos conceptos y formulaciones de la
materia.
ü Coordinación, dirección y animación. Un espacio virtual requiere de una
acción continua de dinamización de lo que allí ocurre y de una potenciación de
las iniciativas individuales provenientes de la propia creatividad de sus
miembros. Un espacio virtual es dinámico o se extingue. Es este dinamismo el
que genera la adicción al espacio en tanto la participación continua y de mayor
nivel de implicación supone una mayor cuota de gratificación, de estar al día y
por tanto participar, por el desarrollo
del propio conocimiento del individuo y por su valor relativo y reconocimiento
de los demás de la comunidad.
ü Un contenido propio, de valor y con
atractivo
para la comunidad de usuarios. Un espacio virtual no es un cajón vacío que se
llena con cualquier cosa. De aquí se deduce que el conocimiento de los intereses de los miembros de la comunidad en
relación con el tema en cuestión es fundamental para saber acertar en los
contenidos de valor para sus miembros, y en las actividades que van a permitir
incentivar y coordinar el desarrollo de la vinculación mutua de los miembros de
la comunidad virtual.
ü Unas actitudes y habilidades de
comunicación abiertas. El conjunto de miembros de la comunidad no debe
encontrar obstáculos insalvables en el uso de los medios tecnológicos con los
que se participa, y por su propia experiencia anterior debe disponer de ciertos
hábitos desarrollados para la comunicación abierta. Aún cuando estos hábitos se
desarrollan progresivamente en la propia comunidad virtual, una posición de
origen muy contraria a los mismos puede limitar la capacidad real de
participación y con ello provocar el abandono definitivo de la misma.
Factores claves para el éxito
El
secreto del éxito como en muchas labores de gestión es cumplir con los
objetivos que se plantean en el momento de formación y estructuración de esta
iniciativa.
·
El
factor que juega un papel fundamental es que la Comunidad virtual esté enfocada
en las necesidades de sus miembros. En la comunidad virtual, por definición,
existen dos grandes grupos de miembros: los activos y los pasivos. Lo que no
significa que el segundo grupo no aporta nada de conocimientos, porque este
segundo grupo pasivo se dedica a evaluar el conocimiento aportado por los demás
y modificarlo hasta un nivel de entendimiento apropiado para todos los
integrantes de la organización. En el mismo tiempo los grupos activos
introducen nuevas ideas o soluciones a problemas existentes pero no realizan el
posterior trabajo de adecuar estas propuestas al modelo mental común.
·
Otro
factor clave es la necesidad de que ningún miembro de la organización tenga la
intención de controlar la comunidad.
·
Para
que la comunidad virtual tenga un éxito considerable lo importante es invertir
en los contenidos y no tanto en el soporte y la tecnología que une las
personas. Hay que dedicar gran parte del tiempo en la generación de nuevos contenidos
y aportaciones por parte los miembros ya que sólo de esta forma será posible
incrementar el conocimiento de la organización.
·
El
siguiente factor clave es la convicción de que la comunidad no puede
desarrollar su labor por si sola. En esta dirección es fundamental identificar
miembros que pueden ser líderes informales y que lleven a los demás integrantes
del grupo hacia los problemas a los que hay que buscar soluciones, que
faciliten metodología básica de trabajo etc.
Preguntas claves para la implantación
de una Comunidad Virtual
Antes
de implantar un programa de creación y desarrollo de una Comunidad Virtual se
debe responder a varias preguntas simples que ayudarán a ahorrar recursos y
tiempo si las respuestas de dichas preguntas son evaluadas correctamente. Estas
preguntas son:
¿Están realmente comunicados los miembros de
la organización?
Si la respuesta es Sí significaría que en la
situación actual existe algún tipo de comunicación interna y si consideramos
que funciona bien no es necesario introducir la Comunidad como medio de
captación y creación de conocimientos. Si la respuesta es No entonces se podría
diseñar una Comunidad virtual con el fin de integrar los diferentes
colaboradores en la organización para poder acelerar la creación de conocimiento
organizacional.
¿Están en este momento los miembros de la
organización compartiendo conocimientos?
Si la respuesta es Sí esto significa que ya
existen creadas algunas formas de compartir que no necesariamente son las
Comunidades virtuales y lo ideal sería dejar que los procesos sigan su ritmo ya
establecido. Si la respuesta es No esto significa que se debería iniciar el
programa de Comunidad virtual dentro del Programa Integral de Gestión del Conocimiento en la Empresa.
¿Tienen
suficiente información los trabajadores para realizar su trabajo con calidad?
Si la respuesta es Sí deberíamos dedicar los
esfuerzos en fomentar la actividad de información existente ya que la Comunidad
virtual no aportará mucho a los individuos. Si la respuesta es No entonces la
Comunidad virtual y sobre todo la primera fase de agrupar información sobre diversos temas dará un
aumento significativo al conocimiento explícito que circulará en la organización.
La definición de creación de valor debe tener como
objetivo ultimo la creación de valor, la definición de la creación de valor la
hace la organización dentro de la cual sé esta tratando de instrumentar este
proceso de definición, diseño e implementación de la gerencia del conocimiento.
En el caso especifico de PDVSA, el proceso se basa en la búsqueda de creación
de valor, se sustenta en la necesidad de mantener o desarrollar ventajas
competitivas y que las mismas sean sustentables, mantener ventajas competitivas
en la creación y la transferencia y la
aplicación de conocimiento, la creación de una cultura corporativa
organizacional, basada en el crecimiento del capital intelectual de la empresa
y la adopción acelerada de la gerencia del conocimiento por parte de la
corporación.
El modelo y los procesos que de este provienen, se
sustentan en las mejores prácticas.
Partimos de una unificación del lenguaje y estandarización de la
plataforma tecnológica, la implantación por fases en función de la dinámica de
cada negocio y como parte integral de la estructura de cada negocio.
Es vital señalar que no se trata de crear un
parasistema. En organizaciones
estructuradas jerárquicamente, como tienden a ser las organizaciones tanto en
el sector privado como público en Venezuela, y PDVSA no escapa a ello, es
importante manejar la gerencia del conocimiento como un proceso que
definitivamente debe conllevar a una redefinición del as estructuras
organizacionales, y transitar de lo jerárquico a lo flexible, y de una toma de
decisiones vertical a una mayor horizontalidad. A manera de resumen, partimos del principio que todo proceso de
gerencia del conocimiento, tiene por objetivo último la creación de valor, y
que debe sustentarse en la estrategia medular de la organización, que en
nuestro caso es la de PDVSA.
El modelo planteado involucra 6 procesos:
1. La
creación y captura del conocimiento.
2.
Su codificación y organización.
3.
La
transferencia del conocimiento.
4.
La
aplicación y mejoramiento de estos procesos.
5.
La
preservación y protección de la información y conocimiento.
6.
Medición
y evaluación.
Todo esto entendido como un proceso
circular que nos debe llevar de nuevo a la creación y captura del conocimiento.
PDVSA tiene decenas de comunidades de conocimiento en
pleno funcionamiento y miles de personas ya adscritas, trabajando en ellas,
simultáneamente se trabaja, en los talleres de formación de facilitadores de
los equipos guía y de los miembros permanentes.
La
implementación de una herramienta como la gerencia del conocimiento requiere de
una cultura organizacional que la favorezca, que la habilite y esto tiene que
ver con los factores mas actitudinales, en realidad, que organizacionales, sin
embargo, se está trabajando en los procesos organizacionales propiamente que
apuntan a lo que es la identidad y la cultura corporativa.
En este
sentido, PDVSA se ha planteado el perfil deseado. En términos del trabajador
partimos de que el individuo y su conocimiento deben ser respetados y
considerados.
Como
valor esencial, el individuo tiene que compartir, transmitir, transferir.
Así
mismo, el individuo se actualiza y se desarrolla en la organización que aprende
y genera valor.
Dentro
del proceso de liderazgo, neutros lideres deben modelar el valor del
conocimiento, respetar y promover la iniciativa y creatividad individual,
gerenciar la incertidumbre, ejercer el rol de tutor o de coach y premiar la
generación de valor.
El modelo
organizacional es interesante porque más que referirnos al Gerente se trata de
formar lideres en proyectos, de facilitadores, que fomenten el desarrollo
personal para el cierre de brechas entre este y las competencias requeridas por
la organización, compensar en función de la aplicación del conocimiento para
crear valor, fomentar el espíritu emprendedor y promover una identidad
corporativa asociada al conocimiento.