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Universidad
Yacambu ESPECIALIZACIÓN
EN organización Asignatura:
"Seminario trabajo especial de grado” TRABAJO 4- MARCO
METODOLÓGICO: Prof. Cecilia Trejo Elaborado por: Cecilia
Zambrano Fecha: 01/04/2005 |
CAPITULO
III- MARCO METODOLÓGICO
3.1
Tipo de Investigación
Proponer un sistema de
planificación y control de gestión para el Departamento Normas y Procedimientos
de CVG-venalum, exige de un trabajo de
investigación de campo con una profundidad a nivel
descriptivo, y bajo una modalidad de proyecto factible, con soporte en
consultas bibliográficas..
Por su condición de
proyecto factible ofrece una solución para la planificación y control de
gestión para el proceso de desarrollo de los proyectos de normas y
procedimientos, que la unidad referida es responsable de administrar.
En este sentido, según Maritza Barrios Yaselli (UPEL:
Universidad Pedagógica Experimental Libertador), dice que: “Proyecto Factible
consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un
modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades
de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de
políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El Proyecto debe tener
apoyo en una investigación de campo o un diseño que incluya ambas modalidades.”
(1.998, p. 7).
Esta misma autora también
señala sobre la investigación de campo: “Se entiende por Investigación de
campo, el análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito
bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores
constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia,
haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o
enfoques de investigación conocidos o en desarrollo.” (1.998, p. 5).
La propuesta de un sistema
que permita fortalecer el proceso de
gestión, desde que surgen las
necesidades de los proyectos de normas y procedimientos, pasando por la
asignación al analista, según el tipo de proyecto, hasta su implantación y posterior
seguimiento; considerando el establecimiento de indicadores adecuados, sin duda va a cubrir una gran necesidad de la
unidad, que posteriormente abrirá las puertas a un proceso de mejora continua,
por el hecho de controlar la gestión de una forma más directa.
Pero para llegar hasta
este nivel, es necesario obtener data que se pueda procesar para transformarla
en información valiosa, que permita concebir un sistema idóneo, es aquí cuando
se habla de investigación de campo, trabajar con data de experiencias reales;
adicionalmente es requerido documentarse de conceptos, técnicas, metodologías
de planificación y control de gestión de la actualidad, con autores reconocidos
en estas áreas.
Como se observa, la
investigación de esta tesis es combinada: Tipo factible, Investigación de Campo
e Investigación Documental; combinación que dada la naturaleza del proceso a
desarrollar es justificada para cumplir con los objetivos propuestos.
3.2
Población y Muestra
Población: se considera el
personal del Departamento Normas y Procedimientos, y representantes de las
unidades usuarias de CVG-venalum (son todas las
unidades que reciben servicios del Departamento Normas y Procedimientos).
Un Jefe de
Departamento
Un
Administrador de Manuales y Formularios
Una
Secretaria
09 Analistas
de Normas y Procedimientos
Representantes
de las Unidades Usuarias
Muestra: De la población señalada, se tomará como
muestra el siguiente subconjunto:
Un Jefe de
Departamento
Un
Administrador de Manuales y Formularios
Una
Secretaria
05 Analistas
de Normas y Procedimientos
Un
Representante de una Unidad Usuaria (se seleccionará al azar de cualquiera de
los proyectos de Normas y procedimientos que se estén desarrollando al momento
de la investigación de campo).
3.3
Técnicas e Instrumentos de Recolección de los Datos
Las Técnicas de
Recolección de Datos a utilizar son:
- Análisis
de Procesos y Formularios: cuyos instrumentos son:
-
Flujogramas: también llamados Diagramas de Flujo,
específicamente se utilizarán los siguientes tipos:
a.
de
Métodos: para especificar el “¿cómo se hace?”, cómo se planifican y ejecutan
los proyectos de normas y procedimientos, cuál es el seguimiento que se le
realiza a su desarrollo?, qué indicadores se están utilizando para medir la gestión
de la unidad.
b.
de Formas: está técnica va a permitir conocer
cuáles son los formularios que se utilizan para controlar la gestión, cuántos
son, si son suficientes o hay excedentes, adicionalmente conocer si su utilidad
y destino son adecuados.
- Encuestas:
cuyos instrumentos son cuestionarios y serán utilizados en nuestro trabajo
de investigación para recolectar data directamente de los Analistas de
Normas y Procedimientos. Esos cuestionarios serán estructurados de acuerdo
a las fases que se cumplen en el desarrollo de los Proyectos de Normas y
Procedimientos, a saber:
-
Etapa
I: Levantamiento de
Información y registro de Hechos.
-
Etapa
II: Análisis y Diseño
-
Etapa
III: Comentarios y Conformación
-
Etapa
IV: Aprobación
-
Etapa
V: Implantación y
Seguimiento
3.4
Procesamiento de los Datos
Una vez se obtenga la
data, esta debe traducirse en información útil para el Diseño del Sistema,
planteado en esta investigación, a través de análisis porcentuales y frecuencia
de datos de las respuestas obtenidas en los cuestionarios, cálculos de
estimación de tiempos de desarrollo de cada etapa de los proyectos, adicionalmente al aplicar las técnicas de
análisis de procesos del área de sistemas y Organización (diagramas de
procesos, análisis de formularios), ellas por si mismas constituyen formas de
procesamiento de los datos: capturan la data y la convierten en información sin
necesidad de instrumentos adicionales.
Así se obtienen, en esta
parte, los siguientes productos:
3.4.1 Diagnóstico del
proceso de Planificación y Control de Gestión Actual
Es el resultado de la data
recolectada en la etapa anterior, donde se especifica la situación actual, se
evalúa la situación real del proceso y los documentos que lo regulan, se
determinan requerimientos de información, los esquemas funcionales y organizativos
existentes, a su vez se visualizan las posibles soluciones.
3.4.2 Análisis e
Interpretación de los Resultados
El análisis de la data
recolectada se realizará aplicando:
o Construcción del proceso a
través de una matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
a. Fortalezas: Son los elementos positivos que tiene las
organizaciones y son recursos necesarios y poderosos para alcanzar la misión
propuesta
b. Debilidades: Son los elementos, recursos, habilidades,
actitudes técnicas que la empresa no tiene o tiene inadecuadamente y que
constituyen barreras para lograr la buena marcha de la organización.
c. Oportunidades: Son aquellos factores, recursos que la empresa
tiene y que se pueden aprovechar o utilizar para hacer posible el logro de los
objetivos.
d. Amenazas: Se refiere a los factores ambientales externos o
internos que pueden afectar de tal forma que no se logren los resultados esperados,
pueden ser de tipo político, económico, tecnológico.
o Análisis de Formularios:
generalmente todo documento, que venga a constituir un eslabón en la ejecución
de algún procedimiento, se considerará procedimiento como un formulario, y como
tal, debe ser estudiado y analizados en sus aspectos de costo y utilidad.
A lo que Goméz, Francisco señala: “De esta forma, a todo formulario
se le debe hacer un seguimiento completo dentro del proceso administrativo,
para constatar su eficacia y utilidad, con miras a averiguar si su utilización
resulta indispensable y, en tal caso, tratar de modificarlo, a fin de lograr su
perfeccionamiento, para que cumpla su cometido, de manera más funcional,
eficiente y económica; simplificándolo, haciéndolo más legible e inteligible
para todos sus usuarios”. (p. 8-9).
o Análisis de Tiempos de
ejecución de proyectos, en cada fase, para estandarizarlos y clasificar los
proyectos de acuerdo a su complejidad, lo que permitirá una mejor
planificación.
3.5 Diseño del Sistema
En esta parte se pretende
preparar el nuevo modelo para el proceso de Planificación y Control de Gestión
del Departamento Normas y Procedimientos, una vez determinados los recursos
(materiales, humanos, y de tiempos) producto del análisis realizado en la fase
anterior.
Ya en este punto deben
definirse los elementos de entrada, proceso y salida, que serán parte del nuevo
diseño, clasificación de los proyectos según su complejidad, con los tiempos
estimados de ejecución, y la construcción de los indicadores que demuestren los
niveles de productividad obtenidos en la gestión.
3.6 Realización del Sistema
3.6.1 Presentación
3.6.2 Justificación
3.6.3 Estructura
3.6.4 Diagrama de Procesos
de Diseño Propuesto
3.7 Conclusiones y Recomendaciones