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Universidad
Yacambu ESPECIALIZACIÓN
EN organización Asignatura:
"Seminario trabajo especial de grado” TRABAJO 3- MARCO
TEÓRICO Prof. Cecilia Trejo Elaborado por: Fecha: 31/03/2005 |
CAPITULO
II- MARCO TEÓRICO
2.1
Antecedentes
2.1.1 Antecedentes de la
Empresa CVG-venalum
2.1.1.1 Creación:
En 1973 se constituyó la empresa Industria Venezolana de Aluminio C. A., CVG Venalum con el objeto de producir aluminio primario en diversas formas para fines de exportación. CVG Venalum es una empresa mixta, con 80% de capital venezolano, representado por la Corporación Venezolana de Guayana (CVG), y un 20% de capital extranjero, suscrito por el consorcio japonés integrado por Showa Denko K.K., Kobe Steel Ltd, Sumitomo Chemical Company Ltd., Mitsubishi Aluminium Company Ltd, y Marubeni Corporation. Inaugurada oficialmente el 10 de junio de 1978, la planta de CVG Venalum es la mayor de Latinoamérica, con una capacidad instalada de 430.000 toneladas de aluminio al año. Está ubicada en Ciudad Guayana, estado Bolívar, sobre la margen sur del río Orinoco. El 60% de la producción está destinado a los mercados de los Estados Unidos, Europa y Japón, colocándose el 40% restante en el mercado nacional.
2.1.1.2 Misión:
CVG Venalum tiene por
misión producir y comercializar en forma competitiva productos de aluminio de
calidad estándar mundial, con política de conservación del medio ambiente,
promoviendo el desarrollo de la industria transformadora nacional para el
crecimiento y beneficio de los trabajadores, accionistas, la región y el país.
2.1.1.3 Visión:
CVG-Venalum se consolidará
como una empresa rentable, superando las actuales y futuras expectativas del
mercado, buscando mejores oportunidades de crecimiento y logrando así su pleno
compromiso con los trabajadores, accionistas y el país.
2.1.1.3 Objetivos:
2.1.1.3.1 Alcanzar altos niveles de calidad en
nuestra gente, procesos y productos.
2.1.1.3.2 Maximizar la responsabilidad de la
empresa.
2.1.1.3.3 Fortalecer la integración de las
cadenas productivas.
2.1.1.4 Políticas:
2.1.1.4.1 De Productividad
La Empresa deberá orientar su gestión a garantizar
la máxima productividad y rentabilidad en armonía con
el avance técnico de la industria y la situación del mercado del aluminio,
explotando las oportunidades de sinergia de acción que identifiquen los
diferentes ámbitos de competencia.
2.1.1.4.2 Comercial
En materia de comercialización, la empresa deberá emprender
acciones para garantizar el máximo valor agregado de la cesta de productos, conciliando la excelencia técnico-económica con
el máximo retorno de mercado.
2.1.1.4.3 Calidad
Calidad para CVG Venalum significa producir y comercializar aluminio así como prestar servicios relacionados, que satisfagan los requisitos de los clientes, mediante la participación de su personal y sus proveedores en un sistema de gestión de la calidad que estimula el mejoramiento continuo de sus procesos y productos.
2.1.1.4.4 Ambiental
CVG Venalum empresa productora de aluminio se compromete a incorporar la variable ambiental para el mejoramiento continuo de los procesos, a fin de cumplir con la legislación ambiental vigente y contribuir con la prevención y control de la contaminación
2.1.1.4.5 Desarrollo
CVG Venalum deberá
impulsar el desarrollo integral y sostenido del sector del aluminio, orientando
su acción como una extensión regional del Estado en pro de la reactivación,
desarrollo y consolidación de la cadena transformadora nacional y del parque metalmecánico conexo.
2.1.1.4.6 Social
CVG Venalum como empresa del Estado venezolano a fin de contribuir con el desarrollo de la economía nacional, impulsará proyectos de carácter socioeconómicos generadores de empleo y bienestar social para la región, que elevan la calidad de vida de la comunidad que la circunda.
2.1.2 Antecedentes del Departamento Normas y
Procedimientos
2.1.2.1 Naturaleza y Alcance:
El
Departamento Normas y Procedimientos es una unidad lineo funcional adscrita
directamente a la División Organización
y Procedimientos, Gerencia Sistemas y organización de CVG-venalum.
2.1.2.2 Misión:
Dotar a la Organización de Instrumentos normativos y
procedimientos que regulen la gestión y faciliten el desarrollo de las
actividades, en concordancia con los niveles de efectividad y calidad exigidos
y dentro del marco legal vigente.
2.1.2.3 Filosofía:
El Departamento Normas y Procedimiento, comparte y practica los
siguientes principios:
Las Organizaciones son sistemas abiertos, viables, flexibles y
adaptables; que se desarrollan dentro de un ámbito de acción y un entorno, por lo que su análisis requiere una
visión integradora y sistémica.
El racional ordenamiento y
secuencia de las actividades y sus
interrelaciones contribuyen al cumplimiento de las metas y a la optimización de
los recursos.
Los cambios que mejoran la situación actual son imprescindibles,
por lo que el Departamento favorece y
promueve cambios para el mejoramiento continuo de la organización y sus
procesos.
Toda la
responsabilidad asignada requiere de la
autoridad necesaria para garantizar el logro de las metas propuestas.
La calidad y oportunidad con la que prestamos el servicio es nuestra mejor
credencial.
La información a la que tenemos acceso es siempre
confidencial y solo puede ser utilizada para los fines requeridos y por las
personas autorizadas.
2.1.2.4
Ámbito Funcional:
A los fines de concretar su misión, el Departamento de Normas y
Procedimientos ejecuta las siguientes
funciones:
Ejecutar los planes y programas de diseño,
instalación, mantenimiento y distribución de instrumentos normativos y procedimentales, a fin de
mantener y optimizar el funcionamiento de la Empresa de manera coherente
con sus actividades y procesos.
Evaluar los requerimientos y restricciones
provenientes del marco legal y normativo de la Empresa, y propone los cambios
de normas y procedimientos que permitan
adecuar el funcionamiento de la empresa sin pérdida de su efectividad.
Diseñar, consensar, instalar
y administrar las normas y procedimientos, reglamentos y normativas para el
funcionamiento de la Empresa, a los fines de asegurar la simplificación,
optimización y coherencia sistémica de las actividades y procesos.
Diseñar, consensar e
instalar la delegación de autoridad para cada uno de los niveles jerárquicos
contenidos en la estructura aprobada.
Diseñar, obtener la aprobación, implantar y
administrar los formularios e instructivos, a los fines de facilitar el
registro de las actividades y los resultados obtenidos.
Programar y ejecutar charlas de inducción a los
usuarios, a fin de dar a conocer los cambios instalados en las Normas y
Procedimientos.
Mantener control sobre la información vigente y el
historial de los cambios registrados en las
normas y procedimientos establecidos en la empresa.
Realizar diagnóstico en las distintas actividades y
procesos de la Empresas, a objeto de identificar oportunidades de mejora en el
modelo de funcionamiento vigente.
Asegurar el diseño y actualización de metodologías que
permitan mejorar los productos de la unidad, de conformidad con los
requerimientos de los clientes internos.
Preparar, actualizar y mantener los expedientes de las
normas y procedimientos, formularios e instructivos aprobados, a los fines
de controlar la documentación de acuerdo
con los requisitos exigidos por el Sistema de Gestión de la Calidad.
Asegurar la evaluación de los requerimientos de los
clientes internos y el nivel de satisfacción obtenido, así como la
incorporación de los resultados obtenidos en los planes de mejoramiento
continuo de la unidad.
Ejecutar el
desarrollo de los proyectos de Normas y Procedimientos de la Empresa, con la
finalidad de verificar el cumplimiento de los objetivos trazados, así como
proponer y/o implementar los correctivos que se consideren necesarios.
Detectar desviaciones ó fallas en el funcionamiento de
los instrumentos normativos, a los fines de determinar las causas reales ó
potenciales que afecten su utilidad y uso de acuerdo con los requisitos del
Sistema de Gestión de la Calidad , normativas internas
y marco legal vigente.
Implementar acciones correctivas y preventivas en caso
de no conformidades y desviaciones detectadas en los instrumentos normativos ó
en el diseño de las Normas y Procedimientos, Delegación de Autoridad,
Reglamentos, Formularios e Instructivos de Trabajos, a los fines de minimizar ó eliminar su repetición.
Realizar revisión y seguimiento a las acciones
implantadas, a los efectos obtener información oportuna y confiable en relación
a la efectividad y eficacia de la mejora implantada.
Para el desarrollo de sus funciones la unidad mantiene
contacto con:
Personal técnico, operativo y gerencial de todas las
áreas de la empresa, para el levantamiento de información, revisión y
aprobación de los productos de la unidad de acuerdo con los establecidos en el
Manual Delegación de Autoridad.
Consultoría Jurídica, a los fines de solicitar
pronunciamientos en relación a interpretación y aplicación de leyes y
decretos requeridos en las diferentes áreas de gestión de la Empresa
y obtener el visto bueno en aquellos procesos con restricciones legales.
Contraloría Interna, a los fines de solicitar
aclaratoria e información en lo
referente a recomendaciones, observaciones ó desviaciones detectadas en el cumplimiento de la normativa legal y procedimental vigente, así como obtener el visto bueno
sobre las normas de control interno previstas en las normas y procedimientos de
la Empresa.
Sistemas Automatizados, a los fines de coordinar los requerimientos de diseño y adecuación de los procedimientos y sus
interrelaciones para los procesos
automatizados requeridos, así como canalizar la asignación del portal en la intranet para la
publicación de los documentos de la unidad.
División Almacén, a los fines de canalizar los niveles
de inventarios y consumo de Formularios stock
de almacén para asegurar su disponibilidad.
Empresa de Tipografía; a los fines de suministrar información y requerimientos de formularios
de impresión y reproducción externa
2.1.3 Antecedentes de la Investigación
La gestión Empresarial de CVG.venalum tiene instalado un sistema de control que le
permite a través de indicadores específicos, para cada unidad, hacer
seguimiento al cumplimiento de las metas de cada unidad; metas que han sido
planificadas de manera cónsona con la misión, visión, políticas, objetivos y
estrategias que la empresa se traza para un determinado período.
Adicionalmente el
desempeño del personal es evaluado anualmente, con el objetivo de un incremento
por mérito, según los resultados que se obtengan, evaluación que es afectada
por diferentes factores, determinados previamente, como por ejemplo:
cumplimiento de tareas, relaciones laborales, custodia de recursos asignados,
entre otros.
En el caso concreto del
Departamento Normas y Procedimientos el único indicador que existe es el número
de procedimientos en aprobación, y el desempeño del personal no considera el
impacto de este indicador de forma directa.
En el año
Se inicio la aplicación de
la metodología que esta norma de Excelencia detallaba, pero el proyecto no
culminó, por cambios en la estrategia empresarial, y el proceso continúa con
las mismas debilidades.
2.2
Bases Teóricas
2.2.1 Teoría General de Sistemas
El enfoque de sistemas
proporciona un marco de referencia integrado para la teoría organizacional
moderna y la práctica administrativa. La teoría General de Sistemas se
relaciona directamente con la Teoría Organizacional; dicha teoría se ha
orientado a considerar a la organización como un sistema abierto con
interacción del medio ambiente.
En otras palabras,
considerar la organización como sistema abierto crea un papel más difícil para la
administración. Esta debe manejar la incertidumbre y las ambigüedades y, sobre
todo, debe preocuparse por adaptar la organización a nuevos y cambiantes
requerimientos. La Administración es un proceso que obedece y enlaza distintos
subsistemas de la organización.
Por lo tanto, el principio
de integración es vital para el concepto de sistema; debe aplicarse cuando se
utiliza el enfoque de sistemas para resolver problemas de complejidad
organizada. El sistema empresa integra en su estructura una serie de sub-sistemas que responden a un conjunto de tareas y a los
elementos que son necesarios para cumplir con los objetivos trazados. Como
conjunto dinámico estructurado, requiere de una serie de cualidades que han de
verificarse para que pueda conseguir sus objetivos con eficacia.
Finalmente, se reconoce
que la teoría de sistemas es un cambio básico en la filosofía administrativa,
indispensable en la vida de la organización actual. Por otro lado, ayuda a
resolver alguna de las complejidades y, por otro, ayuda a la gerencia a conocer
la naturaleza de los problemas complejos.
2.2.1.1 Definición
de Sistemas
El concepto de sistema ha
sido definido y utilizado por muchos autores en cibernética, biología, física,
psicología, sociología, economía, administración y una variedad de otros campos
básicos y aplicados. En este sentido, la definición de sistemas presentada por French Wendell (1.991), afirma
que “sistema es un encadenamiento especifico de componentes interdependientes e
interrelacionados que tiene un efecto facilitante en
el desempeño de uno o más procesos” (p.
58-59).
En ese orden de ideas, la
definición sugiere que un sistema puede ser diferente en algunos aspectos del
sistema, aunque ambos pueden estar contribuyendo al desempeño de procesos
similares. Además, un componente dado de un sistema puede ser idéntico a un
componente de otro sistema, o puede ser muy distinto. Los componentes de un
sistema pueden ser dispositivos, materias primas, técnicas, procedimientos,
planes, políticas, reglas y/o personas.
Por otra parte, la
frase “…interrelacionados e
interdependientes…”, significa que la interdependencia entre los componentes es
un aspecto principal de un sistema. El efecto facilitante
sugiere que los sistemas en general se diseñan (se convierten) en medios de
llevar a cabo o regularizar procesos.
Para complementar lo
expuesto anteriormente, se mencionan los componentes fundamentales de un
sistema, al respecto Garza Juan, establece lo siguiente:
a.
Partes o
componentes relacionados entre sí.
b.
Normas que
rigen las relaciones entre sus partes.
c.
Finalidad o
propósito como entidad.
d.
Interactúan
con su ambiente.
e.
Un ciclo de
acontecimientos que se identifican como procesos del sistema.
f.
Poder para
mantener o manejar su desempeño (empresa) si se introducen cambios para lograr
un uso más eficiente y eficaz de sus recursos (2.000, p.30)
Estos componentes
representan la relación dinámica de la organización con el medio ambiente,
reciben de él los insumos, los procesan y luego los envían al exterior en forma
de producto, es decir, el medio ambiente influye sobre el comportamiento del
sistema.
Otro aspecto que facilita la
comprensión de la definición de sistema, es el enfoque proceso-sistema, el cual
proporciona una forma más conveniente de estudiar la planificación y control de
gestión, utilizando modelos.
2.2.1.2 Características de los
Sistemas
Cabe señalar que las características
de los sistemas poseen un interés indudable en cualquier organización
considerada como sistema abierto. Al respecto la Universidad nacional Abierta,
en el modelo de la asignatura Teoría de la Organización (1.992) menciona las
siguientes características:
a.
Entradas
b.
Procesamiento
c.
Salidas
d.
Ciclo de
eventos
e.
Entropía
Negativa
f.
Entrada de
Información, retroalimentación y proceso de codificación
g.
Estado estable
u homeostasis
h.
Crecimiento a
través de la diferenciación e integración
i. Equifinidad (p. 100-104)