Autor: Charlie Attoum .
INTRODUCCION
CAPÍTULOS
I PLANTEAMINETO DEL PROBLEMA
Problema
Delimitación
Objetivo General
Objetivo Específico
II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes
Bases TeóricaUniversisdad Yacambú
Organismos y Entes Involucrados
Visión
Misión
Valores Institucionales
Bases LegalesConstitución Bolivariana de Venezuela
Ley Orgánica de Telecomunicaciones
Ley Orgánica de la Administración Central
Decreto 825
III
MARCO METODOLÓGICO
Proyecto Factible
Tipo de Investigación
Metodología de Investigación
IV ANÁLISIS, DISEÑO Y DESARROLLO DEL PORTAL
Análisis
Diseño
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIONES
REFERENCIAS
ANEXOS
CAPITULO I
TEMA:
Desarrollo de un Portal Web para la educación a Distancia (On Line) en la Universidad Yacambú
Problema
En la actualidad el portal Web que maneja la Universidad Yacambú en el área On Line tiene como fin primordial mantener informada a la población estudiantil en relación a los cursos, Pregrados, Postgrados, Doctorados, y los que a esto se refiera. Aunque se ha notado algo de fallas a nivel de organización de estas paginas lo que se quiere a nivel general es desarrollar un portal que permita agrupar los temas o la información por especialidades (con un inicio de sesión que identifique a cada usuario por los distintos perfiles) para hacer mas fácil la búsqueda y manejo especifico de temas, foros, etc., así como también permitirle al alumno poder inscribirse directamente desde allí, además poder enviar desde el portal correo a los profesor o a la Universidad sobre solicitud de cualquier tipo o consulta para tener mas seguridad del envió y recepción de estos requerimientos, en referencia a las salas de Chat se pudiesen habilitar mas para descongestionar las existentes y hasta pudiésemos hablar de sistemas de apartado o reservación de las misma con el fin de evitar confusiones posteriores.
Objetivo General
Recopilar Información y desarrollar un Portal Web acorde a las necesidades de loa estudiantes y facilite el manejo de la Información por especialidades en relación a las asignaturas On Line
Objetivos Específicos
Organizar la información o tema por especialidad.
Recopilar Información necesaria para la realización del Portal.
Diseñar una base de datos de usuario por perfiles para los accesos
a cada asignatura del portal.
Crear una link que permita el registro de usuarios por especialidad.
Diseñar una base de datos que permita la inscripción de los
participantes.
Crear un link que permita el envió de correo electrónicos
a profesores, alumnos y Universidad.
Implementar mas salas de Chat.
Crear la opción de sistema de apartado o reservación de las
salas de Chat la cual la solicitaría únicamente el profesor
notificando fecha y hora que la requiere.
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes
Internet nació en EE.UU. hace unos 30 años. Un proyecto militar llamado ARPANET pretendía poner en contacto una importante cantidad de ordenadores de las instalaciones del ejército de EE.UU. Este proyecto gastó mucho dinero y recursos en construir la red de ordenadores más grande en aquella época.
Al cabo del tiempo, a esta red se fueron añadiendo otras empresas. Así se logró que creciera por todo el territorio de EE.UU. Después de unos 10 años se conectaron las instituciones públicas como las Universidades y también algunas personas desde sus casas. Fue entonces cuando se empezó a extender Internet por los demás países del mundo, abriendo un canal de comunicaciones entre Europa y EE.UU.
Internet crece a un ritmo vertiginoso. Constantemente se mejoran los canales de comunicación con el fin de aumentar la rapidez de envío y recepción de datos. Cada día que pasa se publican en la Red miles de documentos nuevos, y se conectan por primera vez miles de personas. Con relativa frecuencia aparecen nuevas posibilidades de uso de Internet, y constantemente se están inventando nuevos términos para poder entenderse en este nuevo mundo que no para de crecer. Internet crece exponencialmente, tanto en recursos como en usuarios.
Disponible:http://www.monografias.com/trabajos5/queint/queint.shtml#hi [Consulta: 2005, Junio 14].
En la actualidad Internet, como medio para la comunicación,
la investigación y la transferencia de la informaciónn, ha
propiciado un cambio positivo y efectivo en la naturaleza del proceso de
aprendizaje.
En España, un proyecto desarrollado por Red.es, lleva por nombre
Chaval.es, el cual es un portal que vincula a páginas o a otros
portales web de índole educativo, dirigido a niños, adolescentes
y jóvenes. Este presenta un gran apoyo al proyecto a desarrollar,
en relación a su misión, y ha sido de interés por su
presentación grafica de los contenidos, sirviendo de ejemplo a la
hora de diseñar el proyecto en desarrollo.
En este caso se observa la importancia que cumple los portales, ya que en Venezuela existe poco apoyo en el área de estudios a Distancia para personas que cursan Estudios de Educación Superior, y aunado a esto, aportando al proyecto Actual la manera adecuada del trato que se debe tener en relación a la orientación y asesoramiento a las Asignaturas a Incorporarse, debido a que es un método de estudio que exige más responsabilidad personal y mayor dedicación.
Para el año de 2001, en la Universidad Metropolitana, facultad de ingeniería, se llevo a cabo siguiente estudio: Portal Vertical Orientado a la Creación de Entornos Personales Educativos por Rodríguez Roberto; el cual ofrece toda la funcionalidad en un ambiente personalizado donde el usuario está en capacidad de construir su propia visión de Internet, adaptada a sus necesidades y con la posibilidad de compartirlas con visitantes pertenecientes a la comunidad del portal, bajo el esquema de Software Libre (GPL General Public License).
De esta manera se puede constatar la importancia que ejerce el software libre para el desarrollo eficiente de aplicaciones, a través de un tipo de licencia que permite la distribución, reutilización y modificación de programas fuente, siempre que se mantenga su carácter de código libre. Cabe destacar que el Portal Vertical Personal, con el conjunto de aplicaciones, servicios y capacidad de personalización que ofrece, brinda al publico en general, y en particular a los miembros de la Universidad Metropolitana, la oportunidad de conformar una comunidad cooperativa que utilice Internet como un entorno educativo y un escritorio virtual, que contribuye a su proceso de enseñanza y aprendizaje. Esta beneficia a la presente investigación, como punto de referencia en la estructuración de una base de datos, referido a un portal web, utilizando software libre.
En la ciudad de Caracas, en el Instituto Universitario Jesús Obrero, en el trabajo especial de grado Software y Web Site de la Cultura de Venezuela, realizado por Carlos Antonio Rengel y Maria Mejia, en marzo del 2001, la cual se vio impulsada debido a la escasa existencia de material electrónico en la web y software que promuevan y faciliten información acerca de la cultura venezolana. Además que, poco a poco las nuevas generaciones han ido perdiendo el interés en ella, por diferentes factores. Pero lo interesante es que a través de esta problemática se hizo posible la unión de dos ciencias como los son las sociales y la informática, haciendo que esta ultima ayude a levantar la primera en su desarrollo y promoción, observándose el gran apoyo que ofrece las tecnologías y las comunicaciones en las diferentes áreas de nuestras vidas, sin importar en el área que se desee aplicar. Por lo tanto, se pudo tomar en cuenta esta investigación, ya que mantiene la misma ideología, la cual es llevar a la sociedad la cultura como medio de desarrollo, además de estar representada en un portal web.
Por ultimo, para septiembre del año 2004 se desarrolla una investigación dirigida a la Escuela de Psicología de la Universidad Central de Venezuela, la cual requiere extender el servicio de asesoramiento presencial y ofrecimiento de consultas a distancia de manera anónima impartiendo un servicio psicológico especializado, mostrando además información sobre diversos tipos de problemas. Los autores de esta investigación son Navarro M. Angel J. y Ochoa P. Maryuri S., que lleva por nombre Sitio Web de Orientación Psicológica para Asesorías en Línea con Manejo de Información en Consulta Presencial. Caso: Escuela de Psicología de la Universidad Central de Venezuela, cuya finalidad es desarrollar una página web y elaborar un sistema que facilite a los psicólogos el almacenamiento y organización de la información obtenida de los usuarios mediante la comunicación en línea. De esta forma los psicólogos pueden participar de manera activa en la solución de los problemas según las necesidades, logrando así la orientación adecuada, además de realizar estudios sobre los requerimientos más frecuentes planteados por la sociedad venezolana, aprovechando de este trabajo, la manera en que se manejaron los registros de los usuarios, sirviendo de guía, a la hora de realizar el trabajo especial de grado.
BASES TEÓRICAS
Organismos y Entes Involucrados
La Universidad Yacambú es una institución privada de educación superior, promovida por la Sociedad Civil Universidad Yacambú y autorizada por el Estado venezolano, mediante decreto presidencial Nro. 609, publicado en gaceta oficial Nro. 34358 del 30 de noviembre de 1989.
Su creación constituye un aporte de la iniciativa privada al fortalecimiento del subsistema de educación superior venezolano, a través de la administración de programas de profesionalización, postgrado, educación continua, investigación y asistencia humanística y científico técnica, con el fin de responder a las demandas de conocimientos en el ámbito nacional y promover la creación de conocimientos enmarcados en los principios de calidad y pertinencia
Visión
La Universidad Yacambú: realidad social en excelencia, modelo de la universidad venezolana.
Misión
La Universidad Yacambú es una institución privada a nivel nacional dirigida a la formación de recursos humanos altamente calificados, en las áreas: humanísticas, científicas y tecnológica, a través de una docencia de excelencia, una investigación pertinente y programas de extensión que permitan la incorporación y transformación de la sociedad, sustentada en los valores de: identificación con la institución, vocación de servicio, honradez, calidad, responsabilidad y trabajo en equipo.
Valores Institucionales
Identificación con la institución:
Es el ejercicio del respeto, colaboración, responsabilidad, lealtad,
trabajo con calidad en el desempeño de las funciones y vocación
de servicio, lo cual se traduce en el orgullo de pertenecer a la Universidad
Yacambú.
Honradez:
Es el ejercicio de la probidad en el cumplimiento de los valores éticos
y morales.
Vocación de Servicio:
Es la realización del trabajo con actitud positiva, cooperativa y
desinteresada para satisfacción personal, de la institución
y la sociedad.
Calidad:
Es el grado de satisfacción mutua del prestador y del receptor del
servicio, por bien o servicio recibido, en un proceso de interacción.
Responsabilidad:
Es el cumplimiento del deber en el tiempo y lugar determinado, teniendo
la excelencia como el horizonte orientador para el logro de la misión.
Trabajo en equipo:
Es un proceso interactivo mediante el cual se realizan diferentes actividades
o tareas en forma conjunta con los actores involucrados, para lograr un
propósito definido de manera coordinada y planificada.
BASES LEGALES
Constitución Bolivariana de Venezuela
Artículo 110: El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de información necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo Asamblea Nacional Constituyente económico, social y político del país, así como para la seguridad y soberanía nacional. Para el fomento y desarrollo de esas actividades, el Estado destinará recursos suficientes y creará el sistema nacional de ciencia y tecnología de acuerdo con la ley. El sector privado deberá aportar recursos para las mismas. El Estado garantizará el cumplimiento de los principios éticos y legales que deben regir las actividades de investigación científica, humanística y tecnológica. La ley determinará los modos y medios para dar cumplimiento a esta garantía.
Ley Orgánica de Telecomunicaciones
Titulo I. Disposiciones Generales
Articulo 1: Esta Ley tiene por objeto
establecer el marco legal de regulación general de las telecomunicaciones,
a fin de garantizar el derecho humano de las personas a la comunicación
y a la realización de las actividades económicas de telecomunicaciones
necesarias para lograrlo, sin más limitaciones que las derivadas
de la Constitución y las leyes.
Se excluye del objeto de esta Ley la regulación del contenido de
las transmisiones y comunicaciones cursadas a través de los distintos
medios de telecomunicaciones, la cual se regirá por las disposiciones
constitucionales, legales y reglamentarias correspondientes.
Articulo 2: Los objetivos generales de esta Ley son:1.
Defender los intereses de los usuarios, asegurando su derecho al acceso
a los servicios de telecomunicaciones, en adecuadas condiciones de calidad,
y salvaguardar, en la prestación de estos, la vigencia de los derechos
constitucionales, en particular el del respeto a los derechos al honor,
a la intimidad, al secreto en las comunicaciones y el de la protección
a la juventud y la infancia. A estos efectos, podrán imponerse obligaciones
a los operadores de los servicios para la garantía de estos derechos.
2. Promover y coadyuvar el ejercicio del derecho de las personas a establecer
medios de radiodifusión sonora y televisión abierta comunitarias
de servicio público sin fines de lucro, para el ejercicio del derecho
a la comunicación libre y plural.
3. Procurar condiciones de competencia entre los operadores de servicios.
4. Promover el desarrollo y la utilización de nuevos servicios, redes
y tecnologías cuando estén disponibles y el acceso a éstos,
en condiciones de igualdad de personas e impulsar la integración
del espacio geográfico y la cohesión económica y social.
5. Impulsar la integración eficiente de servicios de telecomunicaciones.
6. Promover la investigación, el desarrollo y la transferencia tecnológica
en materia de telecomunicaciones, la capacitación y el empleo en
el sector.
7. Hacer posible el uso efectivo, eficiente y pacífico de los recursos
limitados de telecomunicaciones tales como la numeración y el espectro
radioeléctrico, así como la adecuada protección de
este último.
8. Incorporar y garantizar el cumplimiento de las obligaciones de Servicio
Universal, calidad y metas de cobertura mínima uniforme, y aquellas
obligaciones relativas a seguridad y defensa, en materia de telecomunicaciones.
9. Favorecer el desarrollo armónico de los sistemas de telecomunicaciones
en el espacio geográfico, de conformidad con la ley.
10. Favorecer el desarrollo de los mecanismos de integración regional
en los cuales sea parte la República y fomentar la participación
del país en organismos internacionales de telecomunicaciones.
11. Promover la inversión nacional e internacional para la modernización
y el desarrollo del sector de las telecomunicaciones.
Articulo 3: El régimen integral de las telecomunicaciones
y del espectro radioeléctrico, es de la competencia del Poder Público
Nacional y se regirá por esta Ley, sus reglamentos y demás
disposiciones normativas que con arreglo a ellas se dicten [AGT1]. Las autoridades
nacionales, estadales y municipales prestarán a los funcionarios
de la Comisión Nacional de Telecomunicaciones, la colaboración
necesaria para el cabal, oportuno y efectivo cumplimiento de sus funciones.
Artículo 4: Se entiende por telecomunicaciones toda
transmisión, emisión o recepción de signos, señales,
escritos, imágenes, sonidos o informaciones de cualquier naturaleza,
por hilo, radioelectricidad, medios ópticos, u otros medios electromagnéticos
afines, inventados o por inventarse. Los reglamentos que desarrollen esta
Ley podrán reconocer de manera específica otros medios o modalidades
que pudieran surgir en el ámbito de las telecomunicaciones y que
se encuadren en los parámetros de esta Ley.
A los efectos de esta Ley se define el espectro radioeléctrico como
el conjunto de ondas electromagnéticas cuya frecuencia se fija convencionalmente
por debajo de tres mil gigahertz (3000 GHz) y que se propagan por el espacio
sin guía artificial.
El espectro radioeléctrico se divide en bandas de frecuencias, que
se designan por números enteros, en orden creciente. Las bandas de
frecuencias constituyen el agrupamiento o conjunto de ondas radioeléctricas
con límite superior e inferior definidos convencionalmente. Estas
a su vez podrán estar divididas en subbandas.
Artículo 5: El establecimiento o explotación
de redes de telecomunicaciones, así como la prestación de
servicios de telecomunicaciones se consideran actividades de interés
general, para cuyo ejercicio se requerirá la obtención previa
de la correspondiente habilitación administrativa y concesión
de ser necesaria, en los casos y condiciones que establece la ley, los reglamentos
y las Condiciones Generales que al efecto establezca la Comisión
Nacional de Telecomunicaciones.
En su condición de actividad de interés general y de conformidad
con lo que prevean los reglamentos correspondientes, los servicios de telecomunicaciones
podrán someterse a parámetros de calidad y metas especiales
de cobertura mínima uniforme, así como a la prestación
de servicios bajo condiciones preferenciales de acceso y precios a escuelas,
universidades, bibliotecas y centros asistenciales de carácter público.
Así mismo, por su condición de actividad de interés
general el contenido de las transmisiones o comunicaciones cursadas a través
de los distintos medios de telecomunicaciones podrán someterse a
las limitaciones y restricciones que por razones de interés público
establezca la Constitución y la ley.
Artículo 6: El establecimiento o explotación de redes de telecomunicaciones, así como la prestación de servicios de telecomunicaciones, podrán realizarse en beneficio de las necesidades comunicacionales de quienes las desarrollan o de terceros, de conformidad con las particularidades que al efecto establezcan en leyes y reglamentos.
Tales servicios deberán ser determinados mediante
resolución conjunta de los Ministerios de la Defensa y de Infraestructura.
El Ministerio de Infraestructura coordinará con el Ministerio de
la Defensa el establecimiento de políticas generales que garantice
la continuidad y la eficacia de los servicios de telecomunicaciones para
la defensa nacional.
Así mismo, el Ministerio de Infraestructura en coordinación con el Ministerio de la Defensa, planificarán los mecanismo a través de los cuales los recursos de telecomunicaciones, en el marco de las funciones relacionadas con defensa civil, coadyuvaran a la defensa nacional.
Articulo 7: El espectro radioeléctrico es un bien del dominio público de la República Bolivariana de Venezuela, para cuyo uso y explotación deberá contarse con la respectiva concesión, de conformidad con la ley.
Artículo 8: Los servicios de telecomunicaciones
para la seguridad y defensa nacional quedan reservados al Estado. La calificación
de un servicio como de seguridad y defensa la hará el Presidente
de la República, en Consejo de Ministros, oída la opinión
del Consejo de Defensa de la Nación, de conformidad con la ley.
Artículo 9: Las habilitaciones administrativas
para la prestación de servicios de telecomunicaciones, así
como las concesiones para el uso y explotación del dominio público
radioeléctrico, sólo serán otorgadas a personas domiciliadas
en el país, salvo lo que establezcan los acuerdos o tratados internacionales
suscritos y ratificados por la República Bolivariana de Venezuela.
La participación de la inversión extranjera en el ámbito
de las telecomunicaciones sólo podrá limitarse en los servicios
de radiodifusión sonora y televisión abierta, de conformidad
con lo que al efecto prevean las normas legales y reglamentarias correspondientes.
Artículo 10: El significado de los términos
empleados en esta Ley o en sus reglamentos y no definidos en ellos, será
el que le asignen los convenios o tratados internacionales suscritos y
ratificados por Venezuela, en especial, las definiciones adoptadas por
la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT), y en defecto
de éstas las normas establecidas en el respectivo reglamento.
Artículo 11: La Comisión Nacional de Telecomunicaciones,
antes de producir o modificar los actos normativos que puede dictar de
conformidad con esta Ley, realizará consultas públicas previas
con los sectores interesados. A tales efectos establecerá mediante
resolución los mecanismos que permitan asegurar la oportuna información
de los interesados y la posibilidad que aporten sugerencias o recomendaciones,
en los términos y condiciones que se determinen, para lo cual procurará
el establecimiento de mecanismos abiertos, electrónicos o audiovisuales.
Las personas, naturales o jurídicas, podrán proponer a la
Comisión Nacional de Telecomunicaciones la regulación de
nuevos servicios de telecomunicaciones.
Ley Orgánica de la Administración Central
Artículo 5°: Los órganos de la Administración Central están jerárquicamente ordenados y relacionados de conformidad con la distribución vertical de competencias en niveles organizativos. La Administración Central se encuentra bajo la dirección y control general del Presidente de la República, en su carácter de Jefe del Ejecutivo Nacional los órganos de inferior jerarquía estarán sometidos a la dirección y control de los órganos superiores de la Administración Central.
Decreto 825
Para el 22 de mayo de año 2000 en la ciudad de Caracas, la Presidencia de la República divulga el Decreto N° 825, donde se señala lo siguiente:
De conformidad con lo previsto en el artículo 110 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en concordancia con lo dispuesto en los artículos 1° de la Ley de Telecomunicaciones, y 5° de la Ley Orgánica de la Administración Central, en Consejo de Ministros; considerando que Internet es un medio que permite acceder a nuevos conocimientos, empleos y mano de obra especializada, además de ser un importante generador de iniciativas que incentivan el espíritu emprendedor de la población, sin distinción de clases sociales ni de generaciones, constituyendo una fuente inagotable de oportunidades para pequeñas, medianas y grandes empresas.
Artículo 2°: Los órganos de la Administración Pública Nacional deberán incluir en los planes sectoriales que realicen, así como en el desarrollo de sus actividades, metas relacionadas con el uso de Internet para facilitar la tramitación de los asuntos de sus respectivas competencias.
Artículo 3°: Los organismos públicos deberán utilizar preferentemente Internet para el intercambio de información con los particulares, prestando servicios comunitarios a través de Internet, tales como bolsas de trabajo, buzón de denuncias, trámites comunitarios con los centros de salud, educación, información y otros, así como cualquier otro servicio que ofrezca facilidades y soluciones a las necesidades de la población. La utilización de Internet también deberá suscribirse a los fines del funcionamiento operativo de los organismos públicos tanto interna como externamente.
Artículo 5°: El Ministerio de Educación, Cultura y Deportes dictará las directrices tendentes a instruir sobre el uso de Internet, el comercio electrónico, la interrelación y la sociedad del conocimiento. Para la correcta implementación de lo indicado, deberán incluirse estos temas en los planes de mejoramiento profesional del magisterio.
Artículo 7°: El Ministerio de Educación, Cultura y Deportes, en coordinación con los Ministerios de Infraestructura, de Planificación y Desarrollo y, de Ciencia y Tecnología, presentará anualmente el plan para la dotación de acceso a Internet en los planteles educativos y bibliotecas públicas, estableciendo una meta al efecto.
Artículo 11°: El Estado, a través del Ministerio de Ciencia y Tecnología promoverá activamente el desarrollo del material académico, científico y cultural para lograr un acceso adecuado y uso efectivo de Internet, a los fines de establecer un ámbito para la investigación y el desarrollo del conocimiento en el sector de las tecnologías de la información.
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Proyecto Factible
Según el Manual de la UPEL (2003)
El proyecto Factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos (p. 16).
Dicho de otra manera, todo proyecto factible esta basado
en la exploración y confección de alguna propuesta, capaz de
ser desarrollada o llevada a cabo para solucionar alguna problemática
existente dentro de una organización o grupos sociales. El Proyecto
Factible genera una gran ventaja ya que brinda la oportunidad de llevar a
la práctica o ejecución la propuesta de investigación.
Además, El proyecto debe tener apoyo en una investigación de
tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades
(Manual de la UPEL, 2003).
Es por esto que la creación del Portal Web para los Estudios On-Line
de la Universidad Yacambú, es un proyecto factible, ya que cumple cabalmente
cada uno de los puntos anteriormente señalados, además de presentar
una fundamentación teórica y un desarrollo del planteamiento
de la problemática existente.
Tipo de Investigación
Investigación Documental
En la investigación documental el investigador podrá ampliar y profundizar los conocimientos para el desarrollo de su propuesta, por medio de trabajos previos. En la presente investigación se ha hecho uso de información de datos divulgados en medios electrónicos e impresos para sustentar el progreso de la investigación. Este proyecto esta influenciado por diferentes corrientes e investigaciones así como otros proyectos.
Instrumentos de Recolección de Información
Entrevistas en profundidad
Esta técnica consiste en la realización de
una entrevista personal no estructurada, cuyo objetivo principal es indagar
de manera exhaustiva a una sola persona, de forma de que la misma se sienta
cómoda y libre de expresar en detalle sus creencias, actitudes y sentimientos
sobre un tema en estudio. Se realiza principalmente en investigaciones exploratorias,
sobre todo en estudios donde el problema a investigar se relaciona con aspectos
confidenciales o delicados.
Generalmente se emplea este tipo de entrevistas en la primera fase de los
estudios cuantitativos, buscando conocer los detalles del problema investigado,
facilitando y mejorando notablemente el diseño de los cuestionarios.
Sistema de Información
Toda organización depende, de una forma u otra, de un sistema de información. Este sistema puede ser la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización, líneas telefónicas o los sistemas de cómputo que generan reportes periódicos para varios usuarios, es decir, es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa. Los sistemas de información proporcionan servicio a todos los demás sistemas de una organización y enlazan todos sus componentes en forma tal que éstos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.
Finalidad de los Sistemas de Información3
La finalidad de un sistema de información es la razón de su
existencia, que en términos generales es procesar entradas, mantener
archivos de datos relacionados en la organización y producir información,
reportes y otras salidas.
Tipos de Sistemas de Información
Los sistemas interaccionan con su medio ambiente, el cual esta formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas. Los sistemas que interactúan con su medio ambiente (reciben entradas y producen salidas) se denominan abiertos. En contraste, aquellos que no interactúan con su medio ambiente se conocen como sistemas cerrados. Todos los sistemas actuales son abiertos.
Metodología del Análisis y Diseño de Sistemas
Esta investigación está basada en la metodología de Ciclo de Vida para Desarrollo de Sistemas, que no es más que el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información, la cual se desglosa de la siguiente manera:
Análisis del Sistema
En esta etapa se aprende como funcionan los procesos en las organizaciones, luego se diagnostica y se plantean soluciones. Aquí no se analiza para desarrollar programas o resolver los problemas existentes dentro de las organizaciones. Al finalizar esta etapa se debe producir un informe de análisis, el cual será suministrado como base para facilitar la etapa de diseño de la nueva propuesta, para la resolución del problema planteado o una automatización, según sea el caso. Este se lleva a cabo, en su práctica, de la siguiente manera:
Investigación Preliminar
Se debe de estudiar la factibilidad o posibilidad de llevar a cabo la propuesta de investigación o solicitudes de proyectos, es decir, evaluar los méritos de esta solicitud y emitir un juicio, por medio de:
Aclaración de la solicitud. Aquí se debe de reorganizar la problemática existente, colocando en papel la necesidad sistemática, es decir, comprender la solicitud del proyecto, tal como: ¿Qué es lo que se está haciendo?, ¿Qué es lo que se requiere?, ¿Por que?, ¿Existe alguna razón diferente a la identificada por el solicitante?, entre otros.
Estudio de Factibilidad. Se hace un estudio detallado de los recursos que intervendrán en el desarrollo de la investigación y la posibilidad de que el sistema sea de utilidad para la organización.
Factibilidad Técnica: se debe saber que se tiene y que se necesita
referente a hardware y software, es decir, equipos informáticos, aplicaciones,
sistemas operativos, manejadores de bases de datos, comunicaciones, etc. Se
toma en cuenta: ¿Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria
para realizar lo que se pide?, ¿El equipo propuesto tiene la capacidad
técnica para soportar todos los datos requeridos para usar el nuevo
sistema?, ¿El sistema propuesto ofrecerá respuestas adecuadas
a las peticiones sin importar el número y ubicación de los usuarios?,
entre otros.
Factibilidad Económica: se debe tomar en cuenta el costo (cuanto se va a invertir en hardware, software y horas de trabajo) que implica el desarrollo de la investigación y su implantación, dando como resultado un beneficio al sector u organización afectada. Se debe de estimar: (a) El costo de llevar a cabo la investigación completa de sistemas, (b) el costo de hardware y software para la aplicación que se está considerando y (c) beneficios en la forma de reducción de costos o de menos errores costosos.
Factibilidad Operacional: este se plantea solo cuando el departamento de sistemas o informática esta inmerso dentro del grupo afectado, más no externo, y esta referido al estudio del ambiente, es decir, verificar la capacidad del usuario final en el uso del sistema propuesto.
Aprobación de la Solicitud. Según sea la magnitud y grado de urgencia e importancia que se presente se debe darle prioridad o no a ciertas investigaciones o proyectos, es decir, tomar la decisión de llevar a cabo el desarrollo del sistema en grado de premura y fecha de petición.
Análisis y Determinación de Requerimientos
Aquí se debe estudiar a detalle como funcionan los procesos para brindar la solución a la problemática existente, además de saber donde es necesario efectuar mejoras. Los estudios sobre los sistemas dan como resultados una evaluación de la forma como trabajan los métodos empleados y si es necesario o posible realizar ajustes. Dentro de este tenemos:
Anticipación de Requerimientos. En este se debe de preparar alguna(s) herramienta(s) de recolección de datos necesaria(s) para el enfrentamiento con el afectado o futuro usuario, tales como:
Entrevista: esta se usa para reunir información proveniente de personas o de grupos. Por lo común, los entrevistados son usuarios del sistema existentes o usuarios en potencia del sistema propuesto. En algunos casos, los entrevistados son gerentes o empleados que proporcionan datos para el sistema propuesto o que serán afectados por él.
Cuestionarios: permite a los analistas reunir información relacionada con varios aspectos de un sistema provenientes de un grupo grande de personas. Su amplia distribución asegura el anonimato de los encuestados, situación que conduce a respuestas más honestas. Con frecuencia los analistas utilizan cuestionarios abiertos para descubrir sentimientos, opiniones y experiencias generales o para explorar un proceso o problema. Los cuestionarios cerrados controlan el marco de referencia al presentar a los encuestados respuestas específicas para escoger.
Observación: la observación permite al analista ganar información que no se puede obtener por otras técnicas. Por medio de la observación se obtiene información de primera mano sobre la forma en que se efectúan las actividades.
Investigación de Requerimientos. Esta etapa es de gran importancia para el investigador, ya que aquí se realiza propiamente el levantamiento de información. Para esto se debe de tomar en cuenta:
Enfrentamiento con el usuario: se narra todo los factores externos en los cuales se llevo a cabo la aplicación de la herramienta de recolección de datos, tales como: lugar, hora, ambiente, etc.
Identificación de los Procesos: aquí se debe ser capaz de identificar todos los procesos inmersos en el sector u organización en estudio, es decir, como esta opera o funciona en el desarrollo de sus actividades.
Desarrollo de los procesos: en este se debe de dar una explicación detallada de cada uno de los puntos que desglosan cada proceso anteriormente mencionados, por medio de un texto libre que presente lo dicho por el afectado o futuro usuario.
Especificación de Requerimientos. Se debe ser capaz de decir cual es el problema, para luego diagnosticar y plantear soluciones, por medio de:
Diagnostico: se deben plantear las causas de la problemática existente en la organización afectada.
Identificación: se debe enmarcar el escenario en el cual esta inmerso el sector u organización en estudio. Este escenario puede ser: (a) el sistema actual funciona perfectamente y no necesita modificación, (b) el sistema actual funciona defectuosamente y necesita modificaciones, (c) el sistema actual no sirve y hay que implantar otro sistema o (d) el sistema actual es manual y se debe automatizar.
Recomendaciones: se debe desarrollar los procesos con las mejoras hechas con Diagramas de Flujo de Datos y un Diccionario de Datos del sistema actual y propuesto.
- Diagramas de Flujo de Datos: representan una herramienta gráfica que se emplea para describir y analizar el movimiento de datos a través de un sistema, ya sea que éste fuera manual o automatizado. La transformación de datos de entrada en salida por medio de procesos puede describirse en forma lógica, independiente de los componentes físicos asociados al sistema. Los métodos para el análisis de flujo de datos fueron desarrollados y promovidos al mismo tiempo por dos organizaciones: (a) Yourdon y (b) Gane y Saron, y cada uno tiene su notación:
- Flujo de datos: movimiento de datos en determinada dirección desde un origen hacia un destino.
Gráfico 1. Flujo de Datos. Tomado de Diseño y Análisis de Sistema de Información por Senn James A., 2001, Mc Graw Hill.
- Procesos: personas, procedimientos o dispositivos que utilizan o producen
(transforman) datos.
Gráfico 2. Procesos. Tomado de Diseño y Análisis de Sistema de Información por Senn James A., 2001, Mc Graw Hill.
- Fuente o destino de los datos: fuentes o destino externos de datos que pueden ser personas, programas, organizaciones u otras entidades que interactúan con el sistema pero se encuentran fuera de su frontera.
Gráfico 3. Fuente o destino de los Datos. Tomado de Diseño y Análisis de Sistema de Información por Senn James A., 2001, Mc Graw Hill.
- Almacenamiento de datos: es el lugar donde se guardan los datos o al que hacen referencia los procesos en el sistema.
Gráfico 4. Almacenamiento de Datos. Tomado de Diseño y Análisis de Sistema de Información por Senn James A., 2001, Mc Graw Hill.
- Diccionario de datos: todas las definiciones de los elementos en el sistema (flujos de datos, procesos y almacenamientos de datos) están descritos en forma detallada en el diccionario de datos. Si algún miembro del equipo encargado del proyecto desea saber alguna definición del nombre de un dato o el contenido particular de un flujo de datos, esta información debe encontrarse disponible en el diccionario de datos.
Diseño del Sistema
En esta etapa se hace una visión sistemática o un puente lógico entre lo que se quiere y lo que se va a hacer (desarrollo), además se hacen detalles del sistema propuesto sobre lo que el usuario requiere. Por último se produce un informe de diseño. Todo esto se lleva a cabo bajo una serie de pasos que van a dar detalles del nuevo sistema sobre lo que el sector u organización, que presenta la problemática, requiere; y se desglosa de la siguiente manera:
Especificación de Salida
Se debe suministrar información al encargado de programar el nuevo sistema acerca de las salidas que este presentara. Estas salidas pueden ser por impresora (reportes) o pantallas. Cada una de estas salidas deben contener una explicación detallada acerca de:
Definición del reporte o pantalla: luego de haberle asignado un código o identificación a cada salida (reporte o pantalla) hay que definir que hace y para que sirve cada una de estas, es decir, se hace mención de los parámetros y criterios de búsqueda y/o de listado.
Diseño del reporte o pantalla: aunado a lo anterior en este se presenta el formato de salida, mostrando la estructura de los datos, mascaras, tabulaciones, identificación de encabezados, cuerpo y pie de la página o pantalla, entre otros.
Prototipo del reporte o pantalla: aquí se presentan muestras o ejemplos de datos de todo lo anterior.
Especificación de Entrada
Para que hallan salidas en todo sistema deben de haber entradas, y de esto es lo que se trata esta especificación, que toma en cuenta todo lo referente al ingreso de información o datos por medio de pantallas lógicas. Para esto se debe de señalar que hace cada cosa y se desglosa de igual manera que las especificaciones de salida, tal como:
Identificación de pantalla: con la finalidad de mantener un orden e identificación se debe de asignar un código a cada una de las pantallas de entradas.
Definición de pantalla: luego de haber identificado cada entrada (pantallas) hay que definir que hace y para que sirve cada una de estas, es decir, se hace mención de los parámetros y criterios de ingreso de datos.
Diseño de pantalla: además de lo anterior, aquí se presenta el formato de las pantallas de entrada, mostrando la estructura de los datos y mascaras, entre otros.
Prototipo de pantalla: en este se presentan muestras de ejemplos de datos de todo lo anterior.
Especificación de Base de Datos
En esta se deben diseñar todo lo referente a la base de datos inmersa en el sistema, la cual es una colección integrada de datos almacenados en distintos tipos de registros, de forma tal que sean accesibles en el momento que se requieran. Para esto se debe tener en cuenta:
Diagrama de entidad-relación: en este se identifican cada una de las entidades y atributos que forman parte de la organización, los cuales benefician el manejo y manipulación de los datos en la base de datos.
Identificación de relaciones: luego de haber identificado las entidades y atributos se debe conocer acerca de la interacción o relaciones que existe entre ellas, además se señalan las UID o claves principales.
Clasificación de relaciones: luego de identificar las relaciones se deben de clasificar según su tipo: (a) uno a uno, (b) uno a muchos y/o (c) mucho a mucho.
Diseño de tablas: en este momento se debe ser capaz de realizar un diseño detallado de la base de datos a incluir en el sistema, es decir, se estructuran las tablas con sus respectivos campos, a los cuales se les debe de señalar su nombre, tipo, longitud, descripción, algunos valores de muestra y la observación referida a que si debe de ser campo clave, no nulo o alguna otra especificación.
Muestras de Datos: aquí se presentan una serie de ejemplos sobre el diseño antes propuesto.
Especificación de Comunicaciones
En este se especifica sobre que plataforma de redes va a trabajar el sistema, según sus requerimientos y si el sistema lo requiere.
Diagramas de estructura para el sistema de cableado: se presentan detalles acerca la ingeniería, es decir, croquis u otros.
Servicios de la red: se debe de especificar cada uno de los servicios que presta dicha red dentro de la organización.
Protocolos que se están ejecutando: para que la red funcione se debe de hacer uso de una serie de protocolos, según sea sus funciones y utilidades, por lo tanto se deben de señalar cada uno de estos protocolos que van a intervenir en el sistema.
Descripción de equipos de comunicación utilizados: hasta ahora se ha mencionado acerca del cableado, su estructura y protocolos, pero al llegar aquí hay que especificar acerca de las características de todos y cada uno de los equipos que van a hacer posible la operatividad de la red.
Especificación de Programa
Se debe definir en palabras sencillas lo que el programador debe programar en el sistema, de acuerdo a:
Mapa de Sistema: en este se presenta un grafico de la estructura del sistema, de manera modular.
Definición de Programa: por cada modulo que se presentó en el mapa de sistemas se debe de definir el propósito que cumple cada uno de estos de la manera siguiente: (a) Identificación del módulo (código), (b) objetivo del código, (c) procedimiento para hacer el proceso (como se hace), bases de datos y tablas a utilizar en el módulo.
Desarrollo del Sistema
En esta etapa se limita sólo a la codificación y programación del sistema, no se toman decisiones, ya que por medio del informe de diseño se detallan todas las especificaciones. En este momento es donde se hacen uso de las herramientas de programación o diseño según sea el sistema de información que se esta desarrollando, es decir, es la etapa que permite llevar a la ejecución o práctica todo lo puesto en papel.
Pruebas o auditorias del Sistema
Durante esta fase el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el mismo no tenga fallas, es decir que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. En muchas organizaciones, las pruebas son realizadas por personas ajenas al grupo que programó el sistema; con la finalidad de que las pruebas sean completas e imparciales y, por otra parte, que el software sea más confiable. De ser necesario o si en esta fase se suscitan problemas, se hacen ajustes al sistema, y es lo que se le denomina reprogramación.
Implantación del Sistema
La implantación es el proceso de poner en marcha el sistema en el sector, grupo u organización que lo ha requerido para automatizar o mejorar el área afectada dentro de la misma, es decir, es la etapa cumbre de toda esta metodología, ya que es el momento de solucionar, por medio del sistema, la problemática presentada.
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