Autor: Charlie Attoum .
MARCO METODOLÓGICO
Proyecto Factible
Según el Manual de la UPEL (2003)
El proyecto Factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos (p. 16).
Dicho de otra manera, todo proyecto factible esta basado
en la exploración y confección de alguna propuesta, capaz de
ser desarrollada o llevada a cabo para solucionar alguna problemática
existente dentro de una organización o grupos sociales. El Proyecto
Factible genera una gran ventaja ya que brinda la oportunidad de llevar a
la práctica o ejecución la propuesta de investigación.
Además, “El proyecto debe tener apoyo en una investigación de
tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades”
(Manual de la UPEL, 2003).
Es por esto que la creación del Portal Web para los Estudios On-Line
de la Universidad Yacambú, es un proyecto factible, ya que cumple cabalmente
cada uno de los puntos anteriormente señalados, además de presentar
una fundamentación teórica y un desarrollo del planteamiento
de la problemática existente.
Tipo de Investigación
Investigación Documental
En la investigación documental el investigador podrá ampliar y profundizar los conocimientos para el desarrollo de su propuesta, por medio de trabajos previos. En la presente investigación se ha hecho uso de información de datos divulgados en medios electrónicos e impresos para sustentar el progreso de la investigación. Este proyecto esta influenciado por diferentes corrientes e investigaciones así como otros proyectos.
Instrumentos de Recolección de Información
Entrevistas en profundidad
Esta técnica consiste en la realización de
una entrevista personal no estructurada, cuyo objetivo principal es indagar
de manera exhaustiva a una sola persona, de forma de que la misma se sienta
cómoda y libre de expresar en detalle sus creencias, actitudes y sentimientos
sobre un tema en estudio. Se realiza principalmente en investigaciones exploratorias,
sobre todo en estudios donde el problema a investigar se relaciona con aspectos
confidenciales o delicados.
Generalmente se emplea este tipo de entrevistas en la primera fase de los
estudios cuantitativos, buscando conocer los detalles del problema investigado,
facilitando y mejorando notablemente el diseño de los cuestionarios.
Sistema de Información
Toda organización depende, de una forma u otra, de un sistema de información. Este sistema puede ser la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización, líneas telefónicas o los sistemas de cómputo que generan reportes periódicos para varios usuarios, es decir, es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa. Los sistemas de información proporcionan servicio a todos los demás sistemas de una organización y enlazan todos sus componentes en forma tal que éstos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.
Finalidad de los Sistemas de Información3
La finalidad de un sistema de información es la razón de su
existencia, que en términos generales es procesar entradas, mantener
archivos de datos relacionados en la organización y producir información,
reportes y otras salidas.
Tipos de Sistemas de Información
Los sistemas interaccionan con su medio ambiente, el cual esta formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas. Los sistemas que interactúan con su medio ambiente (reciben entradas y producen salidas) se denominan abiertos. En contraste, aquellos que no interactúan con su medio ambiente se conocen como sistemas cerrados. Todos los sistemas actuales son abiertos.
Metodología del Análisis y Diseño de Sistemas
Esta investigación está basada en la metodología de Ciclo de Vida para Desarrollo de Sistemas, que no es más que el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información, la cual se desglosa de la siguiente manera:
Análisis del Sistema
En esta etapa se aprende como funcionan los procesos en las organizaciones, luego se diagnostica y se plantean soluciones. Aquí no se analiza para desarrollar programas o resolver los problemas existentes dentro de las organizaciones. Al finalizar esta etapa se debe producir un informe de análisis, el cual será suministrado como base para facilitar la etapa de diseño de la nueva propuesta, para la resolución del problema planteado o una automatización, según sea el caso. Este se lleva a cabo, en su práctica, de la siguiente manera:
Investigación Preliminar
Se debe de estudiar la factibilidad o posibilidad de llevar a cabo la propuesta de investigación o solicitudes de proyectos, es decir, evaluar los méritos de esta solicitud y emitir un juicio, por medio de:
Aclaración de la solicitud. Aquí se debe de reorganizar la problemática existente, colocando en papel la necesidad sistemática, es decir, comprender la solicitud del proyecto, tal como: ¿Qué es lo que se está haciendo?, ¿Qué es lo que se requiere?, ¿Por que?, ¿Existe alguna razón diferente a la identificada por el solicitante?, entre otros.
Estudio de Factibilidad. Se hace un estudio detallado de los recursos que intervendrán en el desarrollo de la investigación y la posibilidad de que el sistema sea de utilidad para la organización.
• Factibilidad Técnica: se debe saber que se tiene y que se necesita
referente a hardware y software, es decir, equipos informáticos, aplicaciones,
sistemas operativos, manejadores de bases de datos, comunicaciones, etc. Se
toma en cuenta: ¿Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria
para realizar lo que se pide?, ¿El equipo propuesto tiene la capacidad
técnica para soportar todos los datos requeridos para usar el nuevo
sistema?, ¿El sistema propuesto ofrecerá respuestas adecuadas
a las peticiones sin importar el número y ubicación de los usuarios?,
entre otros.
• Factibilidad Económica: se debe tomar en cuenta el costo (cuanto se va a invertir en hardware, software y horas de trabajo) que implica el desarrollo de la investigación y su implantación, dando como resultado un beneficio al sector u organización afectada. Se debe de estimar: (a) El costo de llevar a cabo la investigación completa de sistemas, (b) el costo de hardware y software para la aplicación que se está considerando y (c) beneficios en la forma de reducción de costos o de menos errores costosos.
• Factibilidad Operacional: este se plantea solo cuando el departamento de sistemas o informática esta inmerso dentro del grupo afectado, más no externo, y esta referido al estudio del ambiente, es decir, verificar la capacidad del usuario final en el uso del sistema propuesto.
Aprobación de la Solicitud. Según sea la magnitud y grado de urgencia e importancia que se presente se debe darle prioridad o no a ciertas investigaciones o proyectos, es decir, tomar la decisión de llevar a cabo el desarrollo del sistema en grado de premura y fecha de petición.
Análisis y Determinación de Requerimientos
Aquí se debe estudiar a detalle como funcionan los procesos para brindar la solución a la problemática existente, además de saber donde es necesario efectuar mejoras. Los estudios sobre los sistemas dan como resultados una evaluación de la forma como trabajan los métodos empleados y si es necesario o posible realizar ajustes. Dentro de este tenemos:
Anticipación de Requerimientos. En este se debe de preparar alguna(s) herramienta(s) de recolección de datos necesaria(s) para el enfrentamiento con el afectado o futuro usuario, tales como:
• Entrevista: esta se usa para reunir información proveniente de personas o de grupos. Por lo común, los entrevistados son usuarios del sistema existentes o usuarios en potencia del sistema propuesto. En algunos casos, los entrevistados son gerentes o empleados que proporcionan datos para el sistema propuesto o que serán afectados por él.
• Cuestionarios: permite a los analistas reunir información relacionada con varios aspectos de un sistema provenientes de un grupo grande de personas. Su amplia distribución asegura el anonimato de los encuestados, situación que conduce a respuestas más honestas. Con frecuencia los analistas utilizan cuestionarios abiertos para descubrir sentimientos, opiniones y experiencias generales o para explorar un proceso o problema. Los cuestionarios cerrados controlan el marco de referencia al presentar a los encuestados respuestas específicas para escoger.
• Observación: la observación permite al analista ganar información que no se puede obtener por otras técnicas. Por medio de la observación se obtiene información de primera mano sobre la forma en que se efectúan las actividades.
Investigación de Requerimientos. Esta etapa es de gran importancia para el investigador, ya que aquí se realiza propiamente el levantamiento de información. Para esto se debe de tomar en cuenta:
• Enfrentamiento con el usuario: se narra todo los factores externos en los cuales se llevo a cabo la aplicación de la herramienta de recolección de datos, tales como: lugar, hora, ambiente, etc.
• Identificación de los Procesos: aquí se debe ser capaz de identificar todos los procesos inmersos en el sector u organización en estudio, es decir, como esta opera o funciona en el desarrollo de sus actividades.
• Desarrollo de los procesos: en este se debe de dar una explicación detallada de cada uno de los puntos que desglosan cada proceso anteriormente mencionados, por medio de un texto libre que presente lo dicho por el afectado o futuro usuario.
Especificación de Requerimientos. Se debe ser capaz de decir cual es el problema, para luego diagnosticar y plantear soluciones, por medio de:
• Diagnostico: se deben plantear las causas de la problemática existente en la organización afectada.
• Identificación: se debe enmarcar el escenario en el cual esta inmerso el sector u organización en estudio. Este escenario puede ser: (a) el sistema actual funciona perfectamente y no necesita modificación, (b) el sistema actual funciona defectuosamente y necesita modificaciones, (c) el sistema actual no sirve y hay que implantar otro sistema o (d) el sistema actual es manual y se debe automatizar.
• Recomendaciones: se debe desarrollar los procesos con las mejoras hechas con Diagramas de Flujo de Datos y un Diccionario de Datos del sistema actual y propuesto.
- Diagramas de Flujo de Datos: representan una herramienta gráfica que se emplea para describir y analizar el movimiento de datos a través de un sistema, ya sea que éste fuera manual o automatizado. La transformación de datos de entrada en salida por medio de procesos puede describirse en forma lógica, independiente de los componentes físicos asociados al sistema. Los métodos para el análisis de flujo de datos fueron desarrollados y promovidos al mismo tiempo por dos organizaciones: (a) Yourdon y (b) Gane y Saron, y cada uno tiene su notación:
- Flujo de datos: movimiento de datos en determinada dirección desde un origen hacia un destino.
