|
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA MENCIÓN REDES Y TELECOMUNICACIONES
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y TOMA DE DECISIONES TRABAJO 1
PLANEACIÓN DE CONTINGENCIA Por
contingencia se entiende, la probabilidad que tiene un hecho que creemos seguro, de no
ocurrir. Lo contingente excluye no solamente
lo necesario, sino también aquello que creemos imposible, obligándonos a considerar un
numero (que debería ser determinado) de posibilidades de todo aquello que puede o no
puede ser. En
las Ciencias sociales, contingencia es “ relación o asociación de dos o más
variables, de modo que la presencia, forma o magnitud de una depende de la presencia,
forma o magnitud de la otra. En un sentido mas especifico: relación de dos o más
variables cualitativas” La
planificación estratégica es un proceso lógico y sistemático, es el marco conceptual
que conduce las actividades y acciones de las Instituciones, con el fin de orientar el
trabajo al logro de la Misión y Visión que
la alta gerencia se plantea como propósito o razón de ser. Su objetivo fundamental es presentar las
estrategias o cursos de acción que deber llevarse a cabo para enfrentar con éxito el
compromiso que significa lograr en forma armoniosa, transparente, eficaz y eficiente los
procesos dentro de las organizaciones. “Una estrategia con una
clara visión, misión y objetivos resulta ser la columna vertebral de la empresa y
requiere que al más alto nivel gerencial exista amplio consenso y compromiso firme para
lograr los resultados deseados.” Siempre se debe tener en
cuenta que dentro de la planificación habrá un margen de error en todas las
predicciones; estos margenes sé haran cada vez más amplios a medida que las planes se
adentren en plazos más largos. El hecho de aceptar estos posibles errores implica una
obligación de preparar planes alternativos o
de contingencia y asegurarse que la planificación tenga la suficiente flexibilidad para
permitirse, en un momento dado, alterar el rumbo, si fuese necesario. OPORTUNIDADES Y AMENAZAS El
objetivo de un plan de contingencia es asegurar la continuidad de los procesos
institucionales, productivos entre otros, a pesar de los problemas que puedan presentarse
en cualquier circunstancia. La
elaboración de un plan de contingencia implica: · Identificar las oportunidades y
amenazas, tanto externas como internas. · Elaborar puntos críticos que servirán
de alarma para el inicio de los pasos previos al plan de contingencia.
La definición de estas oportunidades y amenazas, se basaran en el buen conocimiento de nuestra organización, estableciendo cuales son las principales fortalezas y debilidades que se poseen, el desconocimiento de esto puede traer serias consecuencias ya que al estar subestimando o sobreestimando las potencialidades de la institución, tendremos poca capacidad de reacción o nos daremos cuenta muy tarde de los problemas que ocurran
En el siguiente cuadro se exponen algunos ejemplos comunes de amenazas y oportunidades con la finalidad de entender mas a fondo el tema
Es
conveniente el establecimiento de por lo menos dos aspectos a ser monitoreados por cada
cuadrante en función de las debilidades y fortalezas de la organización. ESTABLECIMIENTO DE PUNTOS CRITICOS. El
punto critico podría verse como el sistema de advertencia o alarmas usados en los diques,
ellos nos indican en que momento podría necesitarse un cambio de planes: Son una serie de
circunstancias observables que nos indicaran el inicio de un plan de contingencia. Estos
puntos críticos se activaran en el momento que él los indicadores muestren una
variaciones inusuales, que pudiese originar serias desviaciones en la actividad de la
organización, estos indicadores los podemos dividir en: a) Status de la Operativo de la
Organización, nos
refleja el estado de salud básica de la organización, tocando puntos como situación
dentro del mercado, base de clientes, solvencia, status crediticio, flujo de efectivo,
entre otros indicadores. Es importante que este análisis se haga de forma constante para
conocer de que forma se esta moviendo la organización. b) Índices Macroeconómicos, el
comportamiento de las variables macroeconómicas, es de suma importancia a la hora de
establecer planes de acción dentro de las organizaciones, es necesario mantener un
monitoreo continuo de las variaciones en la cotización cambiaria, índice de precios al
detal y al mayor, consumo, PIB, así como sobre la tasa de interés, entre otros. El
analista deberá conocer las tendencias de estas variables, para poder estar prevenido
ante posibles contracciones o expansiones en la demanda, crecimiento de los precios de la
materia prima, encarecimiento del capital y de otros factores que afectan de manera
directa el desenvolvimiento de la actividad de la organización. c) Indicadores compuestos de la
variación del presupuesto, es aquí donde radica el centro de la
matriz de plantación de contingencias, para ello es necesario un monitoreo constante de
los valores establecidos en el presupuesto en referencia a la ejecución, cuantificando el
error máximo admitido, de mantenerse una tendencia que nos lleve hasta ese nivel máximo
será el momento en el cual se activara el
plan de contingencia. Para este estudio se analizan
variables presupuestarias básicas como: · Ventas · Costo de las materias primas y
servicios · Costos de venta · Gastos generales · Utilidad antes de impuesto La
actualidad venezolana nos acerca a comprender de una forma mas fácil la necesidad de la
planificación de contingencia, en materia gubernamental, desde hace mas de dos años se
esta advirtiendo la necesidad de acelerar el proceso depreciativo del signo monetario
nacional, esto debido a un proceso inflacionario ( aunque se venia frenando por la baja en
el consumo), que iba mermando la capacidad de compra del bolívar y a la vez nos colocaba
en una franca desventaja sobre nuestro mercado naturales, Colombia, Estados Unidos y el
Caribe. Esto ocasiono, aunado a una falta de confianza por la carencia de políticas
serias a largo plazo, la desaparición de gran cantidad de fabricas y la penetración de
nuestro mercado por productos de distintos países. Este
aviso no causo mayores cambios en la política nacional, que no fuesen la implementación
de ciertas medidas de estimulo a la microempresa, estimulo este que caía en saco roto
dada la imposibilidad de competir con productos importados los cuales se hacían cada vez
mas económicos. Esto nos ha llevado hasta un estancamiento inaudito, para un país que
contaba con ingresos que superaban los de casi cualquier nación latinoamericana, con
niveles de reserva superiores a los 20.000 millones de dolares. Fueron
estos factores reservas, debilitamiento de la inflación y
disminución del proceso devaluativo, los que posiblemente confundieron a
los encargados de dictar las políticas económicas y nos llevaron al momento dentro de la
contingencia en que las decisiones se toman con carácter de emergencia trayendo como consecuencia un proceso acelerado de
deterioro. Se cometió la terrible equivocación de fundamentar un programa de gastos
crecientes sobre unos ingresos petroleros, cuyos precios varían de forma cíclica, se
desconoció de forma manifiesta la existencia de la Teoría de los Ciclos y gran parte de
estos ingresos petroleros eventuales, se usaron para financiar una fuga de capitales de
inmensas magnitudes. Algunos
de los factores que no fueron monitoreados correctamente son: · Precios del petróleo · Niveles de producción · Relación de intercambio de productos
no tradicionales · Índices de desempleo, sub. empleo y empleo informal · Salidas netas de capital Algunas
de las medidas de contingencia ya son de todos conocidas, la tardanza en su aplicación,
la carencia de otras y la falta de un
programa claro a largo plazo solo vendrán a acentuar el proceso recesivo acompañado de
un incremento sustancial en los niveles de inflación, teniendo que vernos obligados a
tomar otras medidas de contingencia, con lo que pasaríamos a manejarnos sobre una
economía improvisada. Nunca debemos olvidar que la plantación de contingencia, se
elabora sobre un plan concreto deberá ejecutarse en ocasión de la variación de alguna
(s) variable (s) influyente (s) en el proceso. La actualidad empresarial. Toda
empresa ( en este caso nos ocupamos de empresas productoras nacionales) que cuente con
plan de acción bien fundamentado debería haber tomado en consideración, escenarios como
el que estamos recorriendo, incluso dentro de sus planes de contingencia deberían contar
con amenazas como: · Encarecimiento de la materia prima · Nuevos impuestos · Incremento de los intereses · Suspensión de créditos
internacionales · Incremento de la mano de obra · Incremento de los servicios · Aumento de la informalidad · Fuga de personal · Disminución de la demanda interna También
podemos tener ciertas oportunidades: · Desaparición de competidores · Aumento de la demanda externa · Posibles decisiones proteccionistas Es
casi imposible que en la actualidad no se estén discutiendo cambios en los planes de
acción dentro de las organizaciones, estos cambios de acción generaran nuevos planes de
contingencia los cuales estarán en función de las expectativas y los escenarios que
pudiesen sucederse a raíz de una nueva realidad nacional. PREGUNTAS ¿Que
nos indica la necesidad de ejecutar el plan
de contingencia? El
establecimiento de puntos críticos que cuando el
monitoreo de los factores e indicadores indique que se ha producido un variación que esta
fuera de los parámetros de tolerancia. ¿
Cuales son los tipos de indicadores que se
deben monitorear? Status
de la Operativo de la Organización, Índices Macroeconómicos, indicadores compuestos de
la variación del presupuesto. ¿
Es necesario establecer un plan de contingencia al momento de realizar la planeación de
la organización o este se crea en el momento que se presente la necesidad? El planificador tiene a su cargo la ejecución del plan principal y establecer cuales son las situaciones que siendo no-posibles se pueden presentar, para ello deberá contar con los instrumentos necesarios, tanto de advertencia como de contingencia, nunca debería dejar la planificación al azar, esperando que suceda lo que deseamos, para ello debe tener preparado planes de contingencia sobre esas situaciones que aunque no esperadas cuentan con una probabilidad de sucederse. BIBLIOGRAFÍA Planeación Estratégica Aplicada,
Leonar Goodtein, Timothy Nolan, William Pfeiffer. Editorial Mc. Graw Hill. Administración general: Planeación
y Ejecución, Preston Le Breton. Fondo de Cultura Económica. Dirección de Empresas, Theo Haiman.
Editorial Hispano Europea. Economía Política, José Blasco, Adolfo González. Ediciones Castilla. INFOGRAFIA http://www.virusprot.com/Art4.html#PLANES1 ¿ESTÁ
SU EMPRESA PREPARADA ANTE INCIDENTES IMPREVISTOS? En
estos artículos se trata la planificación
de contingencia para casos de problemas informativos, tocándose en especifico los planes
que se prepararon con la espera del año 2000 y el Y2K. http://www.simiconsultora.com.ar/contingencia.asp Nos
hablan de forma breve acerca de otras aplicaciones de la planificación y las
contingencias. http://www.unal.edu.co/un/2000/ En
este articulo se hace referencia a las etapas de los planes de contingencias. http://www.securitymanagement.com/library/000826.html Planeamiento
de contingencias en el abastecimiento Características
y estructura del plan de contingencia.
|
