Introducción

La actividad de "conocer" es un proceso intelectual por el cual se establece una relación entre quien conoce (actor) y el objeto conocido, tal actitud permite la internalización del objeto del conocimiento por el actor, quien adquiere certeza de la existencia del mismo. El hombre en forma permanente desarrolla esta actividad de conocer "es un ser preocupado constantemente por conocer el mundo que le rodea, sus leyes, su sentido y devenir" (Sabino, Carlos). El conocimiento que el individuo adquiere de la realidad depende de su interés personal; así, el grado de conocimiento adquirido difiere del alcanzado por otras personas sobre el mismo objeto, constituyendo conocimiento únicamente sobre aquello que le interesa. Puede afirmarse que el proceso de conocimiento es un modelo mas o menos organizado para concebir el mundo y dotarlo de ciertas características que resultan en primera instancia de la experiencia personal del individuo que realiza tal proceso. Desde esta perspectiva conocer es, en términos generales, "la actividad por medio de la cual adquirimos la certeza de que hay una realidad, de que el mundo circundante existe y está dotado de ciertas características que no ponemos en duda" (Sabino, Carlos).

Si concebimos al hombre como un ser complejo, dotado de una capacidad de raciocinio, veremos que éste tiene, muchas maneras distintas de aproximarse a un objeto de interés. El conocimiento que el hombre adquiere de la realidad difiere de acuerdo a la forma como se enfrenta a la misma. Cuando el conocimiento se obtiene por el azar, sin un orden o procedimiento éste es "empírico". Cuando el conocimiento se obtiene de manera ordenada y sistemática, sigue un método en el proceso y busca conocer las causas y leyes que rigen el objeto conocido estamos en presencia del "conocimiento científico", que observa, describe, explica y predice su objeto y al mismo tiempo como consecuencia de las anteriores, permite orientar la conducta humana respecto a la realidad. El conocimiento científico construye explicaciones acerca de la realidad utilizando para ello procedimientos o métodos basados en la lógica.

En el presente trabajo, se presenta una recopilación de varios trabajos desarrollados por el autor, donde se hace uso de diversas herramientas relacionadas con la Planificación Estratégica.  Los trabajos tuvieron como objeto de estudio la Oficina de Informática del Cuerpo de Bomberos del Dtto. Metropolitano de Caracas - Venezuela, lugar donde labora actualmente el autor.

• Para ello se describe primeramente que es la organización, su misión y visión, al igual que sus valores.  Posteriormente, se describe la Oficina de Informática, objeto de estudio, su misión, visión, valores y  estructura.

• En los puntos posteriores, se describe detalladamente,  las razones que motivaron el desarrollo del Plan Estratégico y  las diversas fases desarrolladas.

• Se presenta el Diagrama de causa Efecto, los indicadores y estrategias utilizadas para el Control y Seguimiento del Plan.

• Finalmente, se presenta una evaluación del Plan Estratégico, debido a ciertas desviaciones que este presentaba y la manera en que se tomaron las decisiones para imponer los correctivos a dicho Plan.

El Plan estratégico Informático fue desarrollado para un período de tiempo de Siete años y para el mes de Febrero del 2004, se tiene contemplada, una nueva revisión del mismo a fin de monitorear su avance y garantizar su éxito.

Finalmente, es importante destacar, que en el Estudio y Diseño de Plan participo todo el personal adscrito a la oficina y su éxito se debe al nivel de compromiso que se adquirio entre todos los miembros de la oficina, destacándose una visión compartida, trabajo en equipo, cambio de los modelos mentales, el enfoque sistémico entre otras disciplinas que estuvieron involucradas implícita o explícitamente.  El éxito del mismo, se debe a todos ellos.

La Empresa para la cual laboro: CUERPO DE BOMBEROS DEL DTTO. METROPOLITANO DE CARACAS

LA ORGANIZACIÓN

EL CUERPO DE BOMBEROS DEL DISTRITO METROPOLITANO DE CARACAS - VENEZUELA, es un organismo de seguridad, destinado a la prevención, investigación, protección y control de los fenómenos que pongan en peligro la seguridad individual o colectiva de las vidas y bienes de personas naturales y jurídicas.
Inicia oficialmente sus operaciones en su sede cuartel de la Plaza España, el 05 de julio de 1937, siendo inaugurado por el presidente López Contreras, acompañado de su gabinete. No obstante su primera intervención la realiza dos meses antes el 05 de mayo a las 09:10 p.m. extinguiendo un conato de incendio en un autobús, hecho ocurrido en la esquina de Puncéres.

Para atender en forma más rápida a la colectividad actualmente contamos con 20 Cuarteles de Bomberos o Estaciones, las cuales están  distribuidas en la ciudad de manera equidistantemente.

VISIÓN

* Seguir como la Organización líder, con la máxima efectividad y eficiencia en la prevención y atención de eventos adversos, que generen emergencias o desastres.
* Continuar con el mejoramiento de nuestros equipos y el desarrollo técnico profesional económico y social, de todos los hombres y mujeres que conforman la Institución para alcanzar máximos niveles de ejecución y operación.

MISIÓN

Intervenir oportunamente, para salvaguardar la vida y bienes de la comunidad ante el riesgo de incendio y cualquier otro evento producto de los fenómenos naturales, tecnológicos o sociales, con la preparación técnica de su personal y la participación de la ciudadanía.

VALORES

Lealtad, espíritu de equipo, honestidad y cumplimiento de normas, solidaridad, rectitud de conciencia, sacrificio, honor, disciplina, abnegación, respeto a la dignidad humana, vocación de servicio e integridad moral; estos valores los gerenciamos aún a riesgo de nuestra propia seguridad y bienestar.

Mi Cargo: Jefe de la Oficina de Informática del Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Caracas.  Profesión:  Ingeniero de Sistemas.  Jerarquía: Capitán.  Categoría: Asimilado

Oficina de Informática

Somos una oficina Técnica encargada de Brindarle al Cuerpo de Bomberos del Dtto. metropolitano de Caracas, de una forma integral, toda la infraestructura Técnica, Tecnológica y de Apoyo Logístico necesaria para poder cumplir con las funciones de Seguridad, Prevención y Acción en casos de emergencias graves o moderadas dentro del Dtto. Metropolitano de Caracas, que les ha encomendado el Ejecutivo regional como una de las prioridades del Estado

RESEÑA HISTÓRICA DE LA OFICINA

La Institución del Cuerpo de Bomberos para el año 1983 solo contaba con un equipo de Computación, marca Epson QX-10. Tres años más tarde, la Fundación Bomberos de Caracas dona una computadora 8088.

En 1993 la alta gerencia de la institución toma la decisión de designar un área de tecnología, creándose así en marzo de ese mismo año, la Unidad de Informática en el Cuerpo de Bomberos, ya que la Institución se da cuenta de que tiene la necesidad de actualizar sus procesos en Técnicas, Tecnología y Apoyo Logístico, organizando así una comisión para la creación de la Unidad.  Esta fue integrada por el Ingeniero Daniel Barreto y los técnicos Superiores Dionisio Anzola, Aldo Zamora, José Morillo y Jhon Davalillo para formar parte del grupo que iba a inaugurar la Unidad de Informática la cual se ubicaría en el piso 01 de la Institución. Poco a poco la Unidad ha ido progresando obteniendo grandes beneficios y un gran avance para satisfacción de la misma y de la Institución.  
 

En el año 2001 la Unidad de Informática fue cambiada a Oficina de Informática siendo publicado el jueves 23 de agosto de ese mismo año en la Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N° 319.599.

Actualmente, la Oficina de Informática esta ubicada en la Avenida Lecuna, Esq. El Rosario, edificio Victoriano Jordán P, Cuartel Central de Bomberos del Dtto. Metropolitano de Caracas. Está integrada por 2 Ingenieros de Sistemas, 8 TSU en informática, 2 bachilleres con experiencia en el área, para un total de 12 personas..

VISIÓN

Dotar al Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Caracas de una plataforma técnica y tecnológica que le permita ser la organización Líder en la atención y prevención de emergencias a fin de salvaguardar vidas y bienes de los habitantes de nuestra comunidad, manteniendo siempre presente nuestro lema “Disciplina y Abnegación”.
 

MISIÓN

Automatizar los procesos operativos y administrativos con la finalidad de optimizar información de manera rápida, eficiente y confiable, lo cual se traducirá en una mejor toma de decisiones en los diferentes niveles de la Organización, para así, brindarle a la institución de una forma integral, toda la infraestructura técnica, tecnológica y de apoyo logístico necesaria para poder cumplir con las funciones de seguridad, prevención y de acción en casos de emergencias dentro del Distrito Metropolitano de Caracas.
 

VALORES

• Honestidad: Guiar la conducta con base a principios éticos, cultivar la verdad y la transparencia.

• Responsabilidad: Obligación de responder ante ciertos actos o errores.

• Valor del Servicio: Se refiere al deseo de una persona de tener un trabajo en el cual pueda servir a los demás.

• Innovación: Ser creativos, encontrar nuevas maneras de hacer las cosas, desarrollar soluciones.

• Orientación al logro: Indica una preferencia por enseñar y realizar trabajos de investigación.

• y Todos los enunciados por la Organización.

Organigrama formal de la Oficina de Informática

OFICINA DE INFORMÁTICA

El Plan Estratégico de la Oficina de Informática

En Abril de 2000, ante los diversos ataques de que éramos objetos por parte de los distintos gerentes de la organización, decidimos desarrollar un PLAN ESTRATÉGICO para la Oficina de INFORMÁTICA, a fin de evaluarnos y determinar en que estábamos fallando, que rumbo debería tomar la oficina y que estrategias desarrollar para alcanzar los objetivos que nos planteáramos.

Para ello, utilizamos el mapa de ruta que se presenta a continuación, el cual guiaría nuestros pasos en el proceso que deseábamos llevar a cabo.

• Lo Primero que hicimos fué definir cual era la razón de ser de la oficina de informática, definir una misión y una visión, así como establecer cuales eran nuestros valores.

• Posteriormente, definimos unos objetivos, los cuales los denominamos objetivos corporativos.  Ellos estaban alineados con la misión, visión y objetivos de la organización, a fin de orientarnos en el mismo sentido que nuestra organización. Ellos son:

OBJETIVOS CORPORATIVOS DE LA OFICINA

• Brindar a la organización de una forma integral, toda la infraestructura técnica, tecnológica y de apoyo logístico necesaria para poder cumplir con las funciones.

• Optimizar los procesos Operativos y Administrativos, con la finalidad de obtener información de manera rápida, oportuna, eficiente y confiable, lo cual se traducirá en una mejor toma de decisiones en los diferentes niveles de la organización.

Para alcanzar estos objetivos de largo plazo, se definieron unos objetivos de mediano  y corto plazo, a los cuales los denominamos objetivos específicos. Los cuales se detalla a continuación:

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• INFRAESTRUCTURA TÉCNICA, TECNOLÓGICA Y DE APOYO LOGÍSTICO

  • Instalar y mantener la infraestructura de la Red del Cuartel Central.

  • Incorporar a la INTRANET del Cuartel Central las estaciones de bomberos ubicadas en el Distrito Metropolitano de Caracas.

  • Realizar inventarios de equipos, sistemas de computación, necesidades de cada Gerencia y desarrollar proyectos de solicitud de equipos a la Dirección de Tecnología.
     

• OPTIMIZAR LOS PROCESOS OPERATIVOS Y ADMINISTRATIVOS

  • Configurar y poner a punto la Intranet del Cuartel Central bajo el esquema establecido por la Dirección de Tecnología de la Alcaldía Mayor.

  • Desarrollar y establecer los esquemas de seguridad, políticas, lineamientos, planes para la Intranet corporativa.

  • Diseño y desarrollo de las páginas Web de la Intranet y de la Internet.

Una vez definido nuestro destino, nos avocamos a analizar nuestro entorno, tanto Interno como Externo.    Al estudiar el MACRO ENTORNO Y el MICROENTORNO DE LA OFICINA DE INFORMÁTICA, identificamos las distintas variables o fuerzas de esos entornos que más nos afectaban. Analizamos las Oportunidades y Amenazas que se presentaban.  Posteriormente, identificamos las variables del ambiente interno y analizamos nuestras fortalezas y debilidades.

Concluido esta actividad procedimos a construir la matriz FODA y a desarrollar las estrategias que nos permitieran garantizar el éxito del plan.  esto nos permitió, desarrollar una postura estratégica y a definir las estrategias de manera general para el Plan.

Construido el Plan, para poder garantizar su logro, debimos desarrollar un esquema para su Control y seguimiento.  Para ello, combinamos en un diagrama Causa Efecto, los objetivos, los indicadores y las estrategias.

Tres años después de iniciado el Plan, procedimos a evaluarlo, analizar que estrategias, se habían desarrollado y que otras no se habían realizado.  Se presentaron, varias alternativas para desarrollar aquellas que no habían comenzado y se fue a una toma de decisiones con todo el personal involucrado en el Plan.

Al final del trabajo, se presentan las consecuencias de esta toma de decisiones.

Factores Externos: Elementos al medio ambiente (interno y externo a la organización) que afectan la actividad

MATRIZ EFE: (Evaluación de Fuerzas Externas)

Para evaluar como nos afecta nuestro macroentorno y el micro entorno, utilizamos el siguiente método:

Identificamos todas las fuerzas externas que nos afectaban.

Definimos varios factores de evaluación para cada fuerza que nos interesará evaluar.

Para evaluar los factores utilizamos un método cuantitativo que consiste en:

• Construir una matriz de cinco columnas y "N" filas.

• La primera columna, está conformada por los factores de evaluación. Ellos determinaran la cantidad de filas que tendrá la matriz.

• La segunda columna, está dada por la Ponderación: A cada factor le debemos dar un determinado peso, de acuerdo a la importancia que el represente. La suma de los pesos asignados a los factores de evaluación debe ser igual a 100.

• La tercera columna esta conformada por la condición, la cual en el caso de FUERZAS EXTERNAS, deben ser AMENAS "A", OPORTUNIDAD "O"

• La cuarta columna está representada por el rango, el cual puede ser:

  • Si el factor constituye una oportunidad mayor  ====> Rango = 4

  • Si el factor constituye una oportunidad menor  ====> Rango = 3

  • Si el factor constituye una amenaza menor        ====> Rango = 2

  • Si el factor constituye una amenaza mayor        ====> Rango = 1

• La quinta columna, corresponde al puntaje que es el resultado de multiplicar el valor de la ponderación por el valor del rango.

De acuerdo al método utilizado se debe obtener un puntaje total, el cual es el resultado de sumar los puntajes obtenidos para cada factor de evaluación. 

• Si el puntaje total (PT) >= 200 puntos, la fuerza se constituye en una oportunidad.  Si el valor de PT es cercano a 400 la fuerza se constituye como una oportunidad mayor.  si PT es cercano a 200 puntos, la fuerza se constituye como una oportunidad menor o débil.

• Si el puntaje total (PT) <   200 puntos, la fuerza se constituye en una amenaza.  Si el valor de PT es cercano a 0, la fuerza se constituye como una amenaza mayor.  si PT es cercano a 200 puntos, la fuerza se constituye como una amenaza menor o débil.

Posteriormente procedimos a evaluar las funciones internas. Para ello, construimos la MATRIZ EFI (Evaluación de Fuerzas Internas)

Identificamos todas las funciones internas  que nos afectaban.

Definimos varios factores de evaluación para cada función interna  que nos interesará evaluar.

Para evaluar los factores utilizamos un método cuantitativo que consiste en:

• Construir una matriz de cinco columnas y "N" filas.

• La primera columna, está conformada por los factores de evaluación. Ellos determinaran la cantidad de filas que tendrá la matriz.

• La segunda columna, está dada por la Ponderación: A cada factor le debemos dar un determinado peso, de acuerdo a la importancia que el represente. La suma de los pesos asignados a los factores de evaluación debe ser igual a 100.

• La tercera columna esta conformada por la condición, la cual en el caso de FUNCIONES INTERNAS, deben ser DEBILIDADES "D", FORTALEZAS "F"

• La cuarta columna está representada por el rango, el cual puede ser:

  • Si el factor constituye una fortaleza mayor         ====> Rango = 4

  • Si el factor constituye una fortaleza menor         ====> Rango = 3

  • Si el factor constituye una debilidad menor        ====> Rango = 2

  • Si el factor constituye una debilidad mayor        ====> Rango = 1

• La quinta columna, corresponde al puntaje que es el resultado de multiplicar el valor de la ponderación por el valor del rango.

De acuerdo al método utilizado se debe obtener un puntaje total, el cual es el resultado de sumar los puntajes obtenidos para cada factor de evaluación. 

• Si el puntaje total (PT) >= 200 puntos, la función se constituye en una fortaleza.  Si el valor de PT es cercano a 400 la función se constituye como una fortaleza mayor.  si PT es cercano a 200 puntos, la fuerza se constituye como una fortaleza menor.

• Si el puntaje total (PT) <   200 puntos, la función se constituye en una debilidad.  Si el valor de PT es cercano a 0, la función se constituye como una debilidad mayor.  si PT es cercano a 200 puntos, la función se constituye como una debilidad menor.

Posteriormente procedimos a clasificar las amenazas, oportunidades, fortalezas y debilidades, de acuerdo al puntaje obtenido.  Las tablas que se presentan a continuación, nos muestran los resultados obtenidos.

FINALMENTE OBTUVIMOS LOS SIGUIENTES RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN.

CONSTRUCCION DE LA MATRIZ DOFA / FODA

MATRIZ FODA.

Identificadas las FORTALEZAS Y DEBILIDADES del entorno interno y LAS AMENAZAS Y OPORTUNIDADES del entorno externo, procedimos a construir la MATRIZ FODA

Para ello, primeramente construimos las matrices FO, DO, FA, DA.  con lo cual se fueron estableciendo las estrategias que nos permitiesen cambiar y superar nuestras debilidades.

Finalmente, establecidas las estrategias, procedimos de filtrarlas y a desarrollarlas de manera global, hasta establecer la siguiente postura estratégica.

Las Principales estrategias que se definieron para mantener esa postura estratégica fueron:

1. Evaluar, equiparar y fortalecer la infraestructura Técnica y Tecnológica de la Organización, mediante la elaboración, promoción y ejecución de Proyectos de Inversión financiados por organismos Nacionales e Internacionales

2. Realizar Alianzas /Asociaciones Estratégicas con la Dirección de Tecnología de la Alcaldía Mayor y otras dependencias de manera que se favorezca la concreción de proyectos, convenios o acuerdos de cooperación

3. Establecer junto con la Comandancia General y la Gerencia de Administración, Planes de Adquisición de Equipos, Suministros, y repotenciaciones de acuerdo a la disponibilidad de recursos y a las prioridades establecidas. Promover el Pronto pago a los proveedores

4. Diseñar y Ejecutar un Plan de Profesionalización y Adiestramiento del RRHH de la Oficina de Informática. Coordinar junto con la Comandancia General y la Gerencia de Administración los recursos a fin de garantizar el éxito en la implantación de nuevas tecnologías de información. Esto nos permitirá prestar Servicios de alta calidad a los distintos usuarios, siendo eficientes, eficaces y efectivos al realizarlos

5. Desarrollar y Promover nuevos servicios corporativos a nivel de la Intranet a fin de mantener el interés en el uso de la nueva tecnología. Correo Electrónico, Página Web de la Intranet, FTP, Gooper, Noticias, grupos de chateo, asignación de tareas, etc. Promover a nivel gerencial el uso de estas tecnologías a fin de mantener a los gerentes actualizados en materia tecnológica. Coordinar junto con la Gerencia Técnica Universitaria, la realización de cursos de actualización Tecnológica para los gerentes.

6. Apoyados en los nuevos avances tecnológicos, desarrollar Esquemas de Seguridad tanto a nivel de la Intranet como de Internet. Diseñar Planes de contingencia que permitan garantizar la operatividad de la Intranet.

7. Diseñar e implantar políticas y lineamientos que debe seguir la organización en lo que respecta al uso de las Nuevas tecnologías, de acuerdo a lo establecido por la Dirección de Tecnología de la Alcaldía Mayor. (estandarización de Software, equipos, usuarios, correos, etc.)

8. Diseñar un Control de Gestión mas eficiente a fin mostrar a las distintas Gerencias los logros alcanzados, proyectando así la imagen de la oficina de informática y de su personal. Establecer sistema de Costos por Actividad.

9. Solicitar Recurso Humano para la oficina que cumpla con el perfil necesario para garantizar el éxito de los planes y proyectos establecidos y realizar Alianzas /Asociaciones Estratégicas con las distintas gerencias que favorezcan el logro de los objetivos establecidos en el plan estratégico informático.

10. Promover la captación de aportes y donaciones a canalizados a través de Fundabomberos. (Caso avisos página WEB)

DIAGRAMA DE GANTT PARA DESARROLLAR EL PLAN

PROCESOS QUE SE LLEVAN A CABO EN LA OFICINA

Implantar y desarrollar tecnologías de Información existentes en el mercado, para que la institución adquiera grandes beneficios tanto en sus procesos administrativos y operativos, obteniendo en tiempo real información rápida y veraz para la toma de decisiones y así dar un mejor servicio a la colectividad de manera eficaz, eficiente, confiable y con una excelente calidad.
 

Se  establecieron los siguientes:

 Desarrollo de Sistemas.
 Administración de Redes.
 Mantenimiento y Reparación.
 Página Web.
 Servicios Administrativos.
 Proyectos Especiales.
 Adiestramiento.
 Soporte a Usuario.
 

DESARROLLO DE SISTEMAS: Los integrantes de esta área son los encargados de analizar, diseñar, programar e implantar todos y cada uno de los sistemas que sean requeridos por la Institución.

• Recibir y procesar las solicitudes para elaborar un sistema de información.

• Realizar el estudio de factibilidad: recursos humanos, financieros, tiempo, costo-beneficio.

• Realizar el levantamiento de la información para conocer el problema, la justificación, limitaciones y alcance para así elaborar un análisis del proyecto.

• Documentar los sistemas: base de datos, diagrama de entidad relación.

• Realizar los manuales: sistemas y usuarios.

• Evaluar y actualizar trimestralmente los sistemas en servicio.

• Realizar el respaldo de seguridad de los sistemas existentes en la institución para que cuando se presente algún problema la información esté resguardada.

• Monitoreo constante de los sistemas.

REDES: Esta se encarga de diseñar y planificar las comunicaciones de las diferentes gerencias de la institución, para mantener todas las computadoras interconectadas entre si, con la finalidad de compartir la mayor cantidad de recursos e información.

• Mantener activo los servidores.

• Velar por la seguridad de la información de la red.

• Creación de cuentas de usuario.

• Definir políticas de seguridad.

• Definir privilegio para usuario.

• Mantenimiento de los servidores de autenticación, correo, Web,  Base de Datos y respaldo o Backup.

• Instalación para el manejo de base de datos.

• Realiza conexiones FTP ( File Transfer Protocol).

• Mantenimiento y monitoreo del DNS (Domain Name Server) y DHCP.

• El desarrollo de pruebas a nuevos sistemas y productos.

• Brindar soporte a usuario al conectar nuevos host a la red.

• Mantener la seguridad contra los Virus y Hacker.

• Establecer enlaces vía Internet con otros entes o instituciones.

MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN: Los integrantes de esta área son los encargados de realizar el mantenimiento preventivo y correctivo, manteniendo en funcionamiento óptimo tanto a nivel de hardware como de software a los equipos de computación existentes en la Oficina, Institución y/o demás Estaciones del Cuerpo de Bomberos de la Alcaldía Metropolitana.

• Mantenimiento Preventivo

• Mantenimiento Correctivo.

Por razones de presupuesto y personal este año 2003, solo se realizaron los mantenimientos correctivos

PAGINA WEB: Diseñar, desarrollar, mantener y actualizar la página Web de la institución presente tanto en la Internet como en la Intranet cuyo fin es de dar a conocer los nuevos proyectos de la Institución así como también la información referente a cada una de las gerencias que la conforman, su historia, misión visión, valores, objetivos, políticas, etc., siendo su fin solo informativo.

• Revisión de los correos electrónicos dirigidos por el publico en general a la Institución.

• Publicación por la Intranet de la información más relevante de las diferentes gerencias.

• Actualización de la página cuando sea necesario modificar la información.

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS: Esta área es la que controla los inventarios de los diferentes equipos de la institución, insumos o materiales de computación, préstamo de equipo e impresión de documentos que se realizan en la Oficina de Informática.

• Efectuar inventario de los equipos existentes en las diferentes gerencias de la institución: ubicación, persona que maneja el equipo.

• Inventario de los insumos o material de computación necesarios para la realización de las diferentes actividades que se ejecutan en la institución. Control del préstamo y devolución del Proyector de Multimedia y equipos en general.

• Controla y mantiene un conteo de las diferentes impresiones realizadas en la oficina para llevar las estadísticas en el uso del equipo e insumos para así justificar el gasto.

Actualmente, el inventario de equipos de computación es de 180 Computadoras y 55 impresoras de diferentes marcas.

ADIESTRAMIENTO: Efectuar el adiestramiento a fin de desarrollar las habilidades y destrezas del recurso Humano que conforma la institución, informándoles todo lo relacionado a lo que en materia de tecnología y computación se refiere y que de esta manera puedan dominar todas las herramientas necesarias para el desenvolvimiento de sus actividades.  Dentro del adiestramiento que se le imparte a los integrantes de la institución existen cursos que son obligatorios para todos aquellos que aspiran obtener un ascenso.
 

PROYECTOS ESPECIALES: Elaborar Proyectos que permitan la obtención de recursos financieros y económicos para invertir en la solución de los problemas más apremiantes que tiene la Institución. Entre los Organismos a los cuáles se les ha presentado estos proyectos tenemos:

 Fondo Intergubernamental para la Descentralización (FIDES).
 Ley de Asignaciones Especiales (LAE).
 Fondo de Inversión para la Estabilización Macro Económica (FIEM).
 Ministerio de Ciencia y Tecnología(MCT)
 Tecnología; Cualquier proyecto que este canalizado por la Alcaldía.

SOPORTE A USUARIO: Esta área se encarga de solventar cualquier inconveniente que se le presente a los diferentes usuarios de la institución, brindándole la asesoría necesaria para así solucionar los problemas puntuales presentes en cualquier software o hardware o en la realización de las actividades que estén relacionadas con la tecnología.

 Configuración de programas.
 Instalación y configuración de equipos.
 Solución de problemas presentes en los paquetes de aplicación.

El gantt desarrollado para el Plan estratégico, que involucra los distintos procesos de la oficina se muestra a continuación

CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATEGICO

IGUALMENTE SE DISEÑO EL DIAGRAMA CAUSA - EFECTO, DEFINIENDO LOS SIGUIENTES OBJETIVOS Y LAS SIGUIENTES RELACIONES.

IGUALMENTE, a cada objetivo, se le asignaron las estrategias que permitirían su consecución y los indicadores que nos mostrarían que el Plan se dirige en el camino correcto.

Evaluación del Plan y Toma de Decisiones

Desde Enero del año 2000 hasta Enero del año 2003 se desarrollaron la gran mayoría de las estrategias planteadas, quedando por desarrollar las siguientes estrategias:  

• Promover a nivel gerencial el uso de estas tecnologías a fin de mantener a los gerentes actualizados en materia tecnológica. Coordinar junto con la Gerencia Técnica Universitaria, la realización de cursos de actualización Tecnológica para los gerentes.

• Promover los nuevos servicios corporativos a nivel de la Intranet a fin de mantener el interés en el uso de la nueva tecnología. Correo Electrónico, Página Web de la Intranet, FTP, Gooper, Noticias, grupos de chateo, asignación de tareas, etc.

• Proyectar la imagen de la oficina de informática y de su personal.

En Enero del año 2003 nos planteamos la necesidad de desarrollar las estrategias pendientes, ya que el éxito del plan dependía del desarrollo de las mismas.  Para esta fecha, ya habíamos instalado la Infraestructura de Red, Puesto a punto la granja de servidores, establecidos los esquemas de seguridad y desarrollado la página Web de la Intranet, entre muchas otras actividades.

Nuestro problema ahora consistía en determinar la manera en que desarrollaríamos la estrategia promocional de los nuevos servicios corporativos a nivel de la Intranet a fin de mantener el interés en el uso de la nueva tecnología (Correo Electrónico, Página Web de la Intranet, FTP, Gooper, Noticias, grupos de chateo, asignación de tareas, etc.) llegando desde el nivel gerencial hasta los niveles operativos de la institución y promover al mismo tiempo la imagen de la oficina.

Para resolver el problema planteado, la oficina de informática, decidió desarrollar un plan de Adiestramiento que contemplara los siguientes módulos:

1. Curso de Windows básico (8 Horas)

2. Curso de Word Básico (8 horas)

3. Curso de Excel básico (8 horas)

4. Curso de PowerPoint básico (8 horas)

5. Taller de Correo electrónico y página Web (4Horas)

6. Curso de Microsoft Project (16 horas)

Se evaluó quienes eran las personas susceptibles de entrenamiento a fin de definir la cantidad de personas a adiestrar, obteniendo los siguientes resultados:

Las Alternativas Planteadas

Las alternativas que se plantearon para llevar a cabo este plan de adiestramiento fueron:

1. Contratar una entidad didáctica que se encargara de llevar a cabo el adiestramiento

2. El adiestramiento fuese impartido por el mismo personal de informática.

EVALUACIÓN DE LA ALTERNATIVA 1

Para evaluar la alternativa 1, se solicitaron presupuestos de adiestramiento a diversas entidades didácticas que ofrecían este tipo de cursos obteniendo los siguientes costos:

Los cursos ofertados por las entidades didácticas, ofrecen:

• Certificados de Asistencia

• Refrigerios

• Un computador por persona

EVALUACIÓN DE LA ALTERNATIVA 2

Para evaluar la alternativa 2, se tomaron en cuenta los siguientes aspectos:

Capacidad Instalada:

• La organización bomberil cuenta con un laboratorio de computación, en el cual se encuentran instalados 15 computadoras pentium IV.

• Se poseen 2 proyectores multimedia, los cuales pueden ser utilizados para las actividades de adiestramiento.

Recurso Humano que se encargará del adiestramiento:

• La oficina de Informática está conformada por el siguiente personal: 2 Ingenieros de Sistemas, 8 Técnicos Superiores en Informática con más de 6 años de experiencia en el área.

• La organización bomberil cuenta con personal de informática que labora en otras gerencias, los cuales se pueden utilizar también como instructores (1 Ingeniero de Sistemas, 2 Licenciados en computación y 6 Técnicos superiores en Informática)

• Todo el personal de informática (tanto el que pertenece a la oficina, como el que labora en otras gerencias) ha recibido un curso denominado "Herramientas básicas para la capacitación", los cuales los ha preparado para enfrentar el reto.

De acuerdo a la capacidad instalada en el laboratorio de computación (15 computadoras), la duración de cada curso y la asignación de un instructor con su respectivo ayudante, se estimó lo siguiente:

Para evaluar la alternativa en términos de costos, se tomó el sueldo promedio de los posible instructores y se determinó un costo promedio de su hora laboral, estimándola en Bs. 7.700

se estimó la inversión de esta alternativa en:

600 horas hombre X 7.700 Bs/hora = 4.620.000

La decisión

Definidas las alternativas, se reunió el personal de informática a fin de presentárseles para su evaluación y toma de decisiones en grupo, obteniendo la siguiente evaluación:

Alternativa 1:

• Es la alternativa más cara.

• Se logra los objetivos de promoción a los distintos niveles de las nuevas tecnologías que se están implantando.

• No requiere esfuerzo adicional del personal de la oficina de informática

• No permite proyectar totalmente la imagen del personal de la oficina, ya que es muy probable que los participantes piensen que no estamos capacitados para impartir este tipo de adiestramiento, lo cual puede afectar a futuro nuestras evaluaciones y promociones.

Alternativa 2:

• Es la más económica

• Podemos aprovechar nuestra capacidad instalada

• El personal de la oficina, está totalmente capacitado y no debemos incorporar al de otros departamentos.

• podemos proyectar mejor la imagen de cada uno de nosotros y al mismo tiempo la imagen de la oficina.

• Requiere un esfuerzo mayor de todo el personal, ya que esto implicaría:

  • No descuidar nuestras actividades normales.

  • Preparar material

  • Prepararnos y estudiar

Se sometió a votación la selección de ambas alternativas, siendo seleccionada por unanimidad la alternativa 2

Las consecuencias de la decisión

El Plan de adiestramiento, dio inicio en el mes de Febrero de 2003, observando las siguientes consecuencias:

• Se ha presentado retrazo en las actividades propias de la oficina de informática, tales como:

  • Desarrollo de Software.

  • Mantenimiento y Reparación de equipos

• No se ha dado una respuesta satisfactoria a las solicitudes de soporte a los usuarios, ya que en muchos casos el personal encargado de esta actividad, se encuentra impartiendo cursos y debe ser cubierto por personal de otros departamentos (redes, programación, etc.)

Sin embargo, se han logrado totalmente los objetivos que nos planteamos originalmente, ya que:

• Hemos proyectado la imagen de la oficina y la imagen de cada uno de los integrantes de la misma tanto a nivel gerencial, como a los otros niveles

• Se han promovido el uso de las nuevas tecnologías entre los gerentes y el resto del personal, las cuales están siendo utilizadas por ellos.