DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO QUE APOYE LA GESTIÓN DEL PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL, EN LA EMPRESA BALGRES, C. A.
2. MARCO TEÓRICO
Luego de establecer el planteamiento del problema y de haber precisado el objetivo General y los específicos los cuales determinaron el alcance de la investigación, es indispensable establecer los aspectos teóricos que dieron soporte al estudio en cuestión. En consecuencia, dentro de este capítulo se describen las bases teóricas y conceptos relativos a los sistemas y al proceso de reclutamiento y selección, que guiaron este estudio . Resulta evidente, que ante cada problema de investigación ya se poseen referencias teóricas y conceptuales, cuyo propósito será dar al estudio un sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones que permitan integrar al problema a un medio donde éste cobre sentido.
Considerando lo antes expuesto, y la base de las características teórico- prácticas del proceso de conocimientos, el cual lleva el marco teórico de esta investigación, es exactamente, situar al problema objeto de estudio dentro de un conjunto de conocimientos, lo más sólido posible, a fin de inducir hacia la búsqueda y ofrecer una conceptualización idónea de los términos utilizados, para poder manejarlos y convertirlos en acciones concretas. De tal manera, fue necesario delimitar los parámetros conceptuales que complementaron y sustentaron el estudio.
En este capitulo, se orienta la investigación a partir de la teoría general de sistema, refiriéndose a sus definiciones de sistemas; limites de sistemas; equilibrios de sistemas; así como la importancia del estudio de los sistemas.
Igualmente, trata sobre el proceso de reclutamiento y selección del personal, el cual está comprendido por sus definiciones; fuentes de reclutamiento; proceso de reclutamiento; principio de selección y elementos de selección.
Por otra parte, se describen ciertos estudios realizados, como lo son los antecedentes de la investigación y las definiciones de los conceptos en el marco del presente estudio.
2.2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Para el 8 de noviembre de 1977 se constituye Balgres C.A., la cual después de los estudios correspondientes, la adquisición de terreno, su instalación y puesta en marcha, inicia sus operaciones de producción a mediados de 1981. La experiencia en la comercialización de baldosas en el ámbito nacional e internacional, permitió al señor Gaetano Lamaletto, su promotor y propietario, seleccionar, junto a técnicos especializados, todas las maquinarias y equipos necesarios. El proceso seleccionado para la producción de baldosas es el monococción y la mayoría de los equipos para su fabricación fueron importados de Italia.
La empresa empieza con una producción de baldosas de gres de 3000 m2 diarios; producción que se eleva a 6000 m2 diarios en 1984. Estos niveles de producción se van mejorando, bien por la incorporación de nuevos equipos como el entusiasmo y dedicación de sus técnicos; lo que hace que en abril de 1987, la producción diaria se sitúe en 10000 m2 y en octubre de ese mismo año alcanza los 18000 m2 diarios.
De ahí en adelante, la empresa mantiene una constante mejora en la calidad de su producción, lo cual permite hoy en día su incorporación al competido mercado internacional. Su producción actual es de 25000 m2 diario y cuenta con un capital social y capital pagado de 4.265.000.000,00 bolívares.
Esta planta se encuentra situada al lado de la carretera nacional Ocumare del Tuy vía San Francisco de Yare, en el Estado Miranda; específicamente a cinco kilómetros de esta última población. Con esta ubicación la empresa se acogió al programa de descentralización industrial del Gobierno Nacional; a la vez que está equidistante de los mercados de materias primas y de consumo de los productos de fabrica.
Dicha planta ocupa un área superior a los 25000 m2, totalmente desarrollados con todos los servicios: vialidad, áreas de estacionamiento, electricidad, agua, e instalaciones sanitarias.
2.3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Existen investigaciones significativas que ofrecen diagnósticos y lineamientos generales que sustentan el problema planteado en esta investigación.
Rojas A.(1990) realizó su investigación en la propuesta de un sistema automatizado de reclutamiento y selección de personal para el Ministerio de Relaciones Interiores, de esta forma se podrían garantizar la obtención de recursos humanos calificado, así como el mejoramiento de la calidad del trabajo y el ingreso de funcionarios cuidadosamente evaluados con técnicas apropiadas, llegando a una conclusión de que para poder mantener ese control y procedimientos preestablecidos de una manera confiable y eficaz se tiene que elaborar un sistema automatizado de reclutamiento y selección de personal con soporte técnico computacional.
Gómez L.(1992) su investigación se basó el estudio de un programa de reclutamiento y selección de personal para la empresa Sotechnal C.A., empresa dedicada a la producción y comercialización de materiales de construcción. El investigador propone un sistema automatizado de reclutamiento y selección de personal, siendo la solución a los problemas detectados durante la investigación referentes a la falta de políticas y procedimientos, y al escaso recurso humano para llevar a cabo el proceso de la forma manual, con el apoyo del soporte informático, se llega a la conclusión de que es el medio más optimo para solventar ese tipo de situaciones en la empresa Sotechnal C.A.,
Pestana M.(1994). Presentó una investigación que tuvo como objetivo principal, el diseño automatizado para el control del proceso de reclutamiento, selección y adiestramiento de personal en la empresa Seguros Canaima C.A., En esta investigación se planteó, que el proceso actual se realiza de forma manual por lo que resulta muy lento y trae como consecuencia que no se cumplan eficazmente los siguientes objetivos: Establecer criterios de reclutamiento y selección de personal, tomando en cuenta el perfil del candidato y preparar el perfil del cargo con el asesoramiento de los diferentes departamentos de la empresa que requieren de un personal idóneo.
El investigador formula que se requiere que el proceso de reclutamiento , selección y adiestramiento de personal sea rápido, exacto y oportuno con la finalidad de aumentar la productividad de la empresa y cumplir con los objetivos deseados. De esta investigación se llegó a las conclusiones de que es imprescindible la aplicación de herramientas técnicas de computación que permitan mejorar y/o cambiar los procesos actuales de la empresa Seguros Canaima C.A., así se obtendrán respuestas muchos más rápidas, permitiendo de esta forma agilizar las tomas de decisiones en el departamento de recursos humanos, específicamente para la sección de reclutamiento, selección y adiestramiento.
Robles A.(1996) Realizó su investigación en la implantación de un sistema de información automatizado, utilizando la metodología estructurada de sistemas para la empresa Vepica C.A., la cual obtendrá todos los datos de los candidatos que participarán en el proceso de reclutamiento y selección de personal, logrando así una reducción considerable en el tiempo de respuestas ante la solicitud de la empresa, además de agilizar y facilitar la selección del recurso humano, tomando en consideración los criterios de calidad y excelencia de la empresa.
La teoría de la organización y la práctica administrativa han experimentado cambios sustanciales en años recientes. La información proporcionada por las ciencias de la administración y la conducta ha enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de investigación y de conceptualización a veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgió un enfoque que puede servir como base para lograr la convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como marco de referencia para la integración de la teoría organizacional moderna.
Jonhson, citado por Chiavenato (1997) define sistema “como un todo organizado o complejo; un conjunto o combinaciones de cosas o partes, que forman un todo complejo o unitario”. (p.574). Un sistema es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdepencia. Cualquier conjunto de partes relacionadas entre sí puede ser considerado un sistema.
El mismo autor señala “ La teoría general de sistema (T.G.S) no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.” .(p.570)
Estas formulaciones deben tener supuestos básicos de T.G.S para su conceptualización, las cuales son:
· Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales.
· Esa integración parece orientarse rumbo a una teoría de sistemas.
· Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-fisicos del conocimiento científico, especialmente en las ciencias sociales.
· Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, se aproximará al objetivo de la unidad de la ciencia.
· Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica.
· Fusionándose con estas formulaciones básicas, la T.G.S. se fundamenta en tres premisas básicas, como lo señala F.K. Berrien citado por Chiavenato.(1997).
a) Los sistemas existen dentro de sistemas. Las moléculas existen dentro de células, las células dentro de tejidos, los tejidos dentro de órganos, los órganos dentro de organismos, los organismos dentro de colonias, las colonias dentro de culturas nutrientes, las culturas dentro de conjuntos mayores de culturas, y así sucesivamente.
b) Los sistemas son abiertos. Es una consecuencia de la premisa anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en aquellos que le son contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de intercambio infinito con su ambiente, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema de desintegra, esto es, pierde su fuente de energía.
c) Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares, por ejemplo, se contraen por que están constituidos por una estructura celular que permite contracciones. (p.571)
Estas premisas presentan las características de un sistema, en el que se representan los subsistemas donde se hace referencia a los elementos que los componen, cuando se indica que el mismo está formado por partes o cosas que forman el todo, también como un sistema abierto donde se observa la organización como parte de la interacción y relacionándose entre si los medios de los parámetros, en tal sentido los parámetros de los sistemas son:
a) Entradas: Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información.
Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas.
Las entradas pueden ser:
En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma directa.
Aleatoria: es decir, al azar, donde él termino "azar" se utiliza en el sentido estadístico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.
Retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo (retroalimentación).
b) Salida o producto o resultado.
Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema.
Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.
c) Procesamiento o procesador o transformador ( “throughput”). El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc.
En la transformación de entradas en salidas se debe saber siempre cómo se efectúa esa transformación. Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador. En este caso, este proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal sentido la función de proceso se denomina una "caja negra".
d) Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback”). La retroalimentación se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas de los sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información.
La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de corrección sobre la base de la información retroalimentada.
e) Ambiente. Es el medio que envuelve eternamente el sistema. El sistema abierto recibe entradas (inputs) del ambiente, las procesa y efectúa salidas ( outpus) nuevamente al ambiente, de tal forma, que existe entre ambos una constante interacción. El sistema y el ambiente se encuentran pues, interrelacionados e interdependientes . El sistema recibe la influencia del ambiente a través de la salida. Sin embargo, a medida que ocurran estas influencias del sistema sobre el ambiente, retorna al sistema a través de la retroalimentación (feedback). De esta forma para que el sistema sea viable y cumpla con su carácter de homeóstasis y de entropía, debe adaptarse al ambiente a través de una constante interacción.
El impacto que origina en una organización la implantación y operación de un sistema de información automatizado que hace el uso de un computador para procesar datos puede ser positivo o negativo y dependiendo de ello puede ocasionar, respectivamente, su aceptación o su rechazo por parte de los usuarios o de la misma organización como tal. Dicho impacto está determinado por los factores siguientes: (1) el grado en que el sistema de información satisface los objetivos, necesidades y requerimientos de información que tiene la organización; (2) los atributos de calidad que el sistema posee: confiabilidad, facilidad de uso, facilidad de mantenimiento, calidad de la documentación, tiempos de respuestas, etc.; y (3) una eficiente operación del sistema en un ambiente de restricciones tales como costo, personal, tecnología, etc. Estos factores, a su vez, dependen del proceso que se emplee para desarrollar el sistema de información tal como lo señala Montilva J. (1996) “ El éxito del desarrollo de un sistema de información depende esencialmente de los tres siguientes elementos.(1) La administración del proyecto; (2) El seguimiento de una metodología y (3) el uso de técnicas y herramientas.” (p.9)
Este trinomio del desarrollo de sistema de información constituye el objeto fundamental para el éxito del sistema donde se abarcan las siguientes áreas: Sistemas de información, Ingeniería de la programación, administración de proyectos, gerencia y organizaciones.
2.6. PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN
El procesamiento de información es un sinónimo del procesamiento de datos y/o una actividad más del procesamiento de datos. Laudon (1996) considera el procesamiento de información como “Los sistemas de información pueden contener datos acerca de personas, lugares y cosas importantes dentro de la institución y el entorno que la rodea” (p.8)
Son por lo tanto, objetivos del procesamiento de información, la producción de información a partir de los datos y sus diseminaciones o distribuciones a elementos que los necesiten.
Las funciones de un procesamiento de información son las siguientes:
· Selección. Esta función permite seleccionar entre el conjunto de datos almacenados o previamente registrados.
· Reducción. Los datos seleccionados se reducen mediante cálculo (uso de algoritmos y modelos) a objeto de producir información consistente y relevante.
· Conversión. En algunos casos, la información producida por las dos funciones anteriores debe convertir por medio de un mecanismo a una forma tal que pueda ser recibida e interpretada fácilmente por el elemento receptor.
· Presentación. Los datos reducidos y/o convertidos se colocan u organizan de acuerdo a un formato que permita su presentación.
· Distribución. Consiste en hacer llegar la información producida a los elementos receptores que la requieran.
Dar una definición del sistemas de información no es tarea fácil, más aun cuando las diferentes definiciones que se dan en la literatura se caracterizan por confundir los términos datos e información ;por omitir elementos esenciales; y por asociar la frase sistemas de información a los términos computador y/o gerencia. Algunas de las definiciones más conocidas y aceptadas son las siguientes:
Whitten (1996) define “Un sistema de información es una disposición de componentes integrados entre sí cuyo objetivo es satisfacer las necesidades de información de una organización” (p.39).
Davis citado por Montilva (1996) señala “Es un sistema hombre-máquina integrado que provee información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una organización” (p.5). Es conveniente mencionar que un sistema integrado está basado en el concepto de que debe haber una integración de datos y procesamiento, donde la integración de los datos es ejecutada por la base de datos y el procesamiento integrado es ejecutado por un plan general de sistema.
Emery citado por Montilva (1996) señala:
El sistema de información dentro de una organización juega un papel análogo al sistema nervioso de un animal. Incluido en el sistema están los componentes que ejecutan funciones tales como: la percepción, clasificación, transmisión, almacenamiento, recuperación, transformación. Su propósito primordial es proporcionar información para la toma de decisiones y la coordinación. (p.32).
Cohen (1996) define. “Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio”. (p.3)
A partir de estas definiciones se pueden extraer algunas características esenciales de los sistemas automatizados de información, ellas son las siguientes:
· Es un sistema hombre-maquina, integrado por personas, procedimientos y equipos.
· Proporciona información en todos los niveles, a personas autorizadas dentro y alrededor de la organización que facilita la ejecución de tareas, operaciones y funciones dentro de la misma.
· La operación central del sistema de información está constituida por el procesamiento de datos, el cual permite capturar y procesar los datos originados por las transacciones y entidades.
Luego de estudiar los diferentes conceptos y las características extraídas de ellos, se puede establecer la siguiente definición:
Un sistema de información es un sistema hombre-máquina que procesa datos a fin de registrar los detalles originados por las transacciones que ocurren y las entidades que forman una organización y proporcionar información que facilite la ejecución de actividades, toma de decisiones, operaciones y funciones en una organización.
Es de suma importancia mencionar el tipo de relación que existe entre la tecnología de información y las instituciones ya que se tiene claro el concepto de sistema de información.
Esta relación de influencia mutua y biunívoca da a entender que los sistemas de información deben alinearse con las instituciones para proporcionar la información que necesitan los grupos importantes dentro de ella. Al mismo tiempo, la institución debe tener conciencia y abrirse a las influencias de los sistemas de información para beneficiarse de las nuevas tecnologías. Los sistemas de información afectan a las instituciones y éstas necesariamente afectan al diseño de los sistemas.
En tal sentido Laudon (1996) menciona "Esta compleja relación en ambos sentidos se ve mediada por diversos factores que condicionan las decisiones para que éstas sean o no tomadas por los administradores. Entre otros factores que median en las relaciones se tiene la cultura organizacional, la burocracia, la política, modas en los negocios y pura casualidad"(p.95)
2.7. EL DESARROLLO DE PROYECTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EL TRINOMIO DEL DESARROLLO
El éxito de un proyecto de sistemas de información está determinado esencialmente por los tres elementos que se muestran a continuación:
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Figura 1, Montilva, J (1996)
La manera en que el gerente del proyecto administre su desarrollo, esto es, planifique, organice, dirija y controle, es un elemento clave del éxito. Asociado al proceso administrativo debe existir una metodología que guíe al grupo de desarrollo durante las diferentes etapas o fases del desarrollo. Montilva (1996) menciona que “La metodología que se utilice se verá afectada por el ambiente y por el tipo de proyecto, por lo que ella deberá adaptarse con facilidad a estos dos factores y debe ante todo trabajar para el grupo y no en contra de él.” (p.60)
2.8. CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Robertshaw citado por Montilva (1996), señala “un sistema de información al igual que los seres vivientes muestran un proceso de nacimiento y muerte bien definido.” p. (8)
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Figura 2, Montilva, J (1996)
Un sistema de información tiene un origen (nacimiento), generalmente ocasionado por su necesidades, a partir del cual se emprende su desarrollo que va desde la definición del proyecto hasta la puesta en operación (crecimiento) ; seguidamente se inicia su operación y mantenimiento por un período mayor a los demás durante el cual alcanza el máximo rendimiento posible (maduración) ; luego factores tales como la dinámica de la organización, los avances tecnológicos y las presiones externas o internas vuelven obsoleto e ineficaz al sistema (decaimiento); lo cual origina su paralización (muerte). En este último período se toma la decisión de renovar el sistema, lo que origina un nuevo ciclo de vida, o desecharlo por completo, lo cual marcará su fin definitivo.
2.9. ETAPAS DE DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Las etapas de desarrollo están constituidas por las siguientes fases:
Definición del Proyecto. En esta fase de determinan las necesidades básicas que motivan el desarrollo de un nuevo sistema de información; se define el problema en términos generales; se establecen los objetivos básicos del sistema; se elabora el estudio de factibilidad; y se realiza la planificación global del desarrollo del sistema.
Análisis del Contexto. Esta fase consiste en recolectar toda la documentación existente que esté relacionada con el ambiente dentro del cual va a operar el sistema y con el actual sistema de información.
Definición de Requerimientos. Consiste en establecer junto con los usuarios una descripción detallada de los objetivos del nuevo sistema, su ambiente y sus funciones. Se especifican los requerimientos del sistema, sus restricciones y sus atributos.
Diseño del Sistema. Esta fase lleva a diseñar diferentes alternativas, especificando para cada una de ellas la interacción hombre-máquina, el costo de desarrollo y los recursos que requieren. Se evalúa cada alternativa mediante un análisis costo-beneficio y se selecciona una de ellas.
Construcción del Sistema. Una vez diseñado el sistema, se procede a su construcción o realización, esto es la codificación y depuración de los programas diseñados; la creación, diseño e inicialización de la base de datos; y el desarrollo de procedimientos manuales que utilizará el sistema de información.
Pruebas del Sistema. En esta fase se consume el mayor tiempo y consiste en probar adecuadamente tanto los programas, como los procedimientos y los archivos de base de datos.
Implantación del Sistema. Esta fase constituye la última de la etapas del desarrollo de un sistema de información, en ella se adiestra a los usuarios del sistema, se realizan las entonaciones necesarias, es decir, la puesta a punto del sistema; y finalmente se evalúa el sistema de información.
2.10. METODOLOGIA ESTRUCTURADA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (M.E.D.S.I.)
Montilva, citado por Robles (1996), señala que “El M.E.D.S.I. es una metodología estructurada para desarrollar sistemas de información en y para organizaciones de cualquier tipo”. (p.86).
Para el éxito del desarrollo de un sistema de información, es necesario el empleo de una metodología, función básica que se emplea para garantizar una eficaz y eficiente ejecución de las actividades que componen el proyecto de sistemas.
Entre las características resaltantes de esta metodología se señalan las siguientes:
Actualmente las organizaciones están utilizando bases de datos para generar resultados o para compartir dicha información con otros sistemas. Sin embargo, los principales componentes de las bases de datos son los archivos.
Las formas en las cuales pueden organizarse los archivos, son archivos secuenciales o archivos directos. En los archivos secuenciales los registros están almacenados en una secuencia que depende de algún criterio definido. Por ejemplo, pueden almacenarse los registros de los empleados de la empresa de manera secuencial de acuerdo al departamento al que pertenecen o de acuerdo a su antigüedad. El uso de archivos secuenciales presenta algunas desventajas en el proceso de actualización, consulta o registro de información cuando se maneja gran volumen de datos. Por ejemplo, si se desea registrar un nuevo empleado de acuerdo al departamento en el que va a laborar es necesario buscar uno por uno en los registros del archivo hasta encontrar la posición en la cual debe agregarse la información del nuevo empleado.
La otra forma de organizar los archivos es a través de archivos directos, con los cuales se eliminan las desventajas mencionadas en los archivos secuenciales, ya que los archivos directos dan mayor flexibilidad en su manejo. Esta forma de organización es la que hace posible que existan las bases de datos. Los archivos directos permiten accesar directamente un registro de información sin tener que buscar uno a uno por todos los registros del archivo, utilizando una llave de acceso dentro del archivo.
Como lo menciona (Peguero, E 2001, P 1)
“Una BASES DE DATOS Es una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los Sistemas de Información de una empresa o negocio en particular. Las bases de datos proporcionan la infraestructura requerida para los Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones y para los Sistemas de Información Estratégicos”.
Con esto se concluye que los sistemas explotan la información contenida en las bases de datos de la organización para apoyar el proceso de toma de decisiones o para lograr ventajas competitivas.
2.12. VENTAJAS EN EL USO DE BASES DE DATOS.
La utilización de bases de datos como plataforma para el desarrollo de Sistemas de Aplicación en las Organizaciones se ha incrementado notablemente en los últimos años, se debe a las ventajas que ofrece su utilización, algunas de las cuales se comentarán a continuación:
· Globalización de la información: permite a los diferentes usuarios considerar la información como un recurso corporativo que carece de dueños específicos.
· Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más archivos con la misma información, los cambios que se hagan a éstos deberán hacerse a todas las copias del archivo.
· Permite compartir información
· Permite mantener la integridad en la información: la integridad de la información es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que sólo se almacena la información correcta.
· Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizás el que más ha ayudado a la rápida proliferación del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. La independencia de datos implica un divorcio entre programas y datos.
2.13. SISTEMA MANEJADOR DE BASES DE DATOS RELACIONAL (RDBMS)
Es un conjunto de programas
para almacenamiento de datos de propósito general y recuperación que organiza
los datos dentro de las tablas que constan de una o más unidades de información,
también se encarga de manejar la creación y todos los accesos a las bases de
datos. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de
manipulación de datos y de un lenguaje de consulta.
Una de las ventajas del RDBMS es que puede ser invocado desde programas de
aplicación que pertenecen a Sistemas Transaccionales escritos en algún lenguaje
de alto nivel, para la creación o actualización de las bases de datos, o bien
para efectos de consulta a través de lenguajes propios que tienen las bases de
datos o lenguajes de cuarta generación.
2.14. TIPOS DE MODELOS DE DATOS
Existen fundamentalmente tres alternativas disponibles para diseñar las bases de datos: el modelo jerárquico, el modelo de red y el modelo relacional.
MODELO JERARQUICO. Puede representar dos tipos de relaciones entre los datos: relaciones de uno a uno y relaciones de uno a muchos.
MODELO DE RED. Este modelo permite la representación de muchos a muchos, de tal forma que cualquier registro dentro de la base de datos puede tener varias ocurrencias superiores a él. El modelo de red evita redundancia en la información, a través de la incorporación de un tipo de registro denominado el conector.
MODELO RELACIONAL. Este modelo se está empleando con más frecuencia en la práctica, debido a la ventajas que ofrece sobre los dos modelos anteriores, entre ellas, el rápido entendimiento por parte de usuarios que no tienen conocimientos profundos sobre Sistemas de Bases de Datos.
“El modelo de datos entidad-relación (E-R) se basa en una percepción de un mundo real consistente en un conjunto de objetos básicos llamados entidades y relaciones entre esos objetos.” (Universidad Tecnológica de la Mixteca, año 2001, p2)
Lo principal para un diseño de una base de datos relacional es obtener el E-R, mediante el análisis y el estudio del planteamiento enunciado.
2.16. ENTIDADES Y CONJUNTOS DE ENTIDADES
· Concreta, como una persona o un libro,
· Abstracta, como un día festivo o un concepto.
Conjunto de entidades: grupo de entidades del mismo tipo, como cuentas, o clientes, etc.
Los conjuntos de entidades pueden no ser disjuntos. Entidad cliente, entidad empleado, y entidad persona que puede ser a su vez cliente, y/o cliente, o ninguna.
Una entidad está representada por un conjunto de atributos, tales como nombre, calle, ciudad, etc.
Dominio: conjunto de valores permitidos para cada atributo. Enteros positivos, cadenas de caracteres, etc.
Atributo: una función que asigna un conjunto de entidades a un dominio.
Cada entidad se describe por medio de un conjunto de pares (atributo, valor del dato).
Es importante hacer ver que se puede considerar a algún elemento como atributo de una entidad, o entidad relacionable con otra entidad.
Por ejemplo, para el conjunto de entidades empleado, se puede tener como atributo, teléfono. Sin embargo, si tiene varios teléfonos, sólo podría registrarse uno. Otra manera de resolverlo es definir el conjunto de entidades teléfono, de manera que se puedan establecer relaciones empleado-teléfono, donde cada empleado puede estar relacionado con uno, varios o ningún teléfono. De este modo también puede indicarse cuando un teléfono es compartido por varios empleados.
Los usuarios y otras personas de la empresa que forman parte del proceso bajo estudio comprenden con facilidad anotaciones sencillas. Por consiguiente, los analistas pueden trabajar con los usuarios y lograr que participen en el estudio de los diagramas de flujo de datos, en tal sentido Senn J. (1999) menciona “Los usuarios pueden hacer sugerencias para modificar los diagramas con la finalidad de describir la actividad con mayor exactitud. Así mismo pueden examinar las gráficas y reconocer con rapidez problemas” Pag (183). Permitiendo de esta manera efectuar las correcciones necesarias antes de que comiencen otras tareas relacionadas con el diseño.
Como menciona Senn, J. (1999) “Permite determinar a ciencia cierta si un proyecto determinado puede generar ingresos o beneficios” Pag(416).
Este análisis compara la efectividad derivada de los beneficios directos e indirectos que ofrece el sistema propuesto, con las limitaciones de los recursos, que en este estudio equivale a los costos.
La Administración del Recurso Humano (ARH) tiene un carácter múltiple ya que se relaciona con varias disciplinas; y además considera conceptos de psicología industrial y organizacional, sociología organizacional, ingeniería industrial, derecho laboral, ingeniería de seguridad, medicina laboral, ingeniería de sistemas, cibernética, entre otras.
Se puede hablar de la ARH de carácter múltiple ya que permite que a través del estudio de varios campos del conocimiento; como lo son la aplicación y la interpretación de pruebas psicológicas y entrevistas, de tecnología, del aprendizaje individual , y del cambio organizacional, plan de carreras, diseño de cargos y de organización, satisfacción en el trabajo, ausentismo y salarios, obligaciones sociales, mercado, tiempo libre, interpretación de leyes laborales, eficiencia y eficacia, estadísticas y registros, transporte para el personal, responsabilidad en la supervisión, auditoria y así como estos diversos campos más. Todas estas áreas, conocimientos y campos se verán interrelacionados en ARH.
El Recurso Humano es fundamental e importante en cualquier organización, así como lo expresa el Vicepresidente de RRHH del Grupo Unión, en la revista RECURSO HUMANO, en la cual hizo referencia a los cambios que está viviendo la humanidad en el entorno del presente siglo y que sin duda, representa un importante reto para la gestión de RRHH en la nueva era.
Toda esta evolución filosófica tiene fuerte impacto en el manejo de recursos humanos lo que explica el porqué ir hacia la reducción sistemática del rol tradicional y operativo en el área, para convertirse en una unidad estratégica dentro de las organizaciones que se nutre fundamentalmente de lineamientos en su función de staff.
Técnicas de ARH aplicadas directamente sobre las personas o indirectamente a través de los cargos ocupados o de los planes globales o específicos.
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Aplicadas directamente sobre las personas |
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Aplicadas indirectamente sobre las personas a través de: |
Cargos ocupados |
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Planes genéricos |
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Cuadro 1. Fuente Chiavenato(1997)
2.22. FUNDAMENTO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Para que un departamento de personal pueda funcionar de manera activa, un sistema de información de recursos humanos resulta esencial (Ver cuadro anterior). Es necesario tener muy en cuenta los desafíos del entorno en este sentido.
Los puestos de trabajos constituyen elementos básicos de la productividad de toda la organización. Si se han diseñado de manera adecuada, la organización progresa hacia sus objetivos. De otra manera, la productividad se verá afectada y la organización no podrá corresponder a los múltiples desafíos de la sociedad moderna.
Para que un departamento de personal sea eficaz, sus miembros deben poseer una comprensión sólida de los cargos comprendidos en toda la organización. Sin embargo, el hecho de que una compañía como Balgres, C.A., deba llenar diferentes vacantes hace casi imposible conocer de memoria las características y detalles de cada uno. La solución consiste en un sistema efectivo de información sobre los recursos humanos, que contenga información precisa sobre cada puesto. Cuando se dispone de un sistema de información así --- sea éste tradicional o electrónico – se permite que el departamento de personal opere con iniciativa y creatividad. Si se carece de esta información, se disminuirá la posibilidad de cambiar los diseños de puestos, reclutar nuevos empleados, capacitar a los actuales, determinar las compensaciones adecuadas y desempeñar muchas otras funciones relacionadas con los recursos humanos. Es por esta razón que se deben de cumplir ciertos requisitos previos los cuales son de gran importancia para el proceso de administración de recursos humanos y en particular en el proceso de reclutamiento y selección de personal. Como lo menciona Ponce A.(1998).
La selección de personal supone lo siguiente:
a) Fijación de políticas claras y eficaces sobre la admisión de personal: edad, características, medio social etc., de los candidatos; si va a buscarse seleccionar solo los óptimos; si a todos los solicitantes se dará oportunidad de llenar hoja de solicitud.
b) Contar con análisis de puesto: La especificación del puesto señala que requisito exige el puesto; Solo contando con estos puede realmente determinarse si el solicitante los reúne.
c) Contar con un medio de requisición adecuado por parte de los jefes, y en armonía con las políticas sindicales.(P. 83)
Antes de la creación de un departamento de personal en una organización los gerentes de cada área suelen tener a su cargo todos los aspectos relativos al personal. Debido a su familiaridad con las funciones de las personas que estarán a su cargo, los gerentes de áreas específicas no requieren por lo común, sistemas de información; al menos durante las primeras etapas de la actividad de una empresa.
A medida que aumenta el grado de complejidad de una organización, mas y más funciones se delegan en el departamento de personal de recursos humanos. A su vez, ese departamento no suele poseer información detallada sobre los puestos de otros departamentos; esa información se debe obtener mediante el análisis de los puestos.
2.24. PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Los subsistemas de alimentación de recursos humanos se refieren al reclutamiento y la selección de personal. Como sistema abierto, la organización interactúa con un mercado de recursos humanos y sufre profundas influencias del mercado de trabajo.
En este escenario, Chiavenato (1997) señala:
El reclutamiento y la selección de personal son dos fases de un mismo proceso: consecución de recursos humanos para la organización. El reclutamiento es una actividad de divulgación, de llamada de atención, de incremento en la entrada; es, por tanto, una actividad positiva y de invitación.
La selección es una actividad de impedimentos, de escogencia, de opción y decisión, de filtro de entrada, de clasificación y por consiguiente descriptiva. (P.185)
Por esta razón se estudió la naturaleza del proceso de reclutamiento y selección. El reclutamiento es la fase que precede inmediatamente a la selección; su propósito es preparar el camino para los procedimientos de selección al producir, idealmente, el menor numero de candidatos que parezcan ser capaces de desempeñar las tareas requeridas por el puesto desde el principio, o desarrollar las habilidades que le permitan hacerlo dentro de un periodo aceptable para la organización contratante, como lo señala, Tyson S (1997) “ Lo principal que se debe hacer respecto a la tarea de reclutamiento, es que la organización no desperdicie tiempo y dinero al examinar los documentos de personal cuyas habilidades no cumplen con los requisitos del puesto.” (P.107).
El reclutamiento eficiente se puede describir como el conocimiento de los recursos que se desean, los recursos que están disponibles y dónde y cómo se pueden encontrar. Con el propósito de estudiar los principales detalles y requisitos del reclutamiento se puede examinar como se muestra en el cuadro siguiente:
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Cuadro 2. Esquema del proceso de reclutamiento, Tyson Y York. A,(P.119)
En cuanto la fase de selección de personal, se refiere a la adquisición de un nuevo staf a partir de fuentes externas. De hecho, la selección de personal o de empleados, como se le llama algunas veces.
Si el éxito final de una organización laboral depende de sus empleados, entonces la tarea de la selección inicial es uno de los procesos de toma de decisión más importantes del que se deben encargar los empleadores.
Como señala Tyson S (1997) “La ciencia de la tarea es examinar las cualidades de la persona sobre quienes no se tienen un conocimiento personal y seleccionar a los que aparezcan ser potencialmente adecuados para obtener el empleo dentro de la organización”. (P.122)Para una mejor decisión de la selección, se realiza un resumen de los elementos principales de un sistema para la selección de nuevos empleados que se muestra en el cuadro a continuación:
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Cuadro 3. Elementos principales de un sistema para la selección.
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La batalla contra la piratería de software se remonta en Venezuela al año de 1989 cuando el índice era de un 98% y no existía ley de protección al software. Al mencionar este tema es necesario señalar a dos personas que han sido puntuales en esta lucha, Eduardo Baquero, quien fue el creador de Invesoft (Instituto Venezolano del Software), instituido a finales de la década de los 80 y Ricardo Antequera Parilli, quien es el padre de la Ley de Derechos de Autor. Como es sabido, luego de la creación de la BSA (Business Software Alliance), Invesoft dejó de funcionar y la labor que venía realizando este instituto la asumió la BSA.
Señala, Antequera P.(1999),
“En Venezuela la piratería es un problema de indolencia, irrespeto e indiferencia ya que existen organismos sólidos que se copian programas que tienen un costo de Bs.15000 es por ello que la lucha no para y en 1998 se enviaron unas 8.400 correspondencias y unos 1.300 telegramas, algunos informativos y otros más directos alertando del problema legal en que podían caer”. (pág. 29)
El uso del producto está sujeto a los términos del acuerdo de licencia; así como la Ley de Derechos de Autor y Propiedad Intelectual. De acuerdo a las leyes de Estados Unidos, está prohibido reproducir o distribuir material registrado, sin autorización del dueño de los derechos del autor.
La duplicación no autorizada del software constituye una violación a los derechos de autor, sin importar que se haya realizado para su venta, libre distribución o para uso particular de quien hace dicha copia.
Hay la prohibición de la presentación (comunicación pública, exhibición, exposición) no autorizada, sin perjuicio de las demás acciones civiles y penales (art.96).
El secuestro, remoción y destrucción de las copias ilícitas y de los aparatos utilizados para la reproducción (art. 97 y 98).
Embargo de los derechos infringidos y condena por daños y perjuicios (art. 97 y 98). Penas de multa prisión, de acuerdo a la gravedad del delito.
Dentro de este código, existe una serie de artículos enmarcados directamente a la protección del derecho del autor, donde se indica arresto y hasta prisión, indicando por años dependiendo del delito cometido, según los artículos 337,338,339,464 y 470.
El software es toda secuencia de instrucciones o indicaciones destinadas a ser utilizadas, directa o indirectamente, en un sistema informático.
Para realizar una función o una tarea o para obtener un resultado determinado, cualquiera que sea su forma de expresión y fijación, el Software es una obra del ingenio y, por tanto está protegido por la legislación sobre el derecho del autor, así ha sido reconocido unánimemente por las leyes nacionales, la jurisprudencia, la doctrina, los organismos especializados intergubernamentales y los tratados internacionales.
CONVENCIÓN COLECTIVA DE TRABAJO (1997-2000)
El Reglamento Interno de Planta Balgres. C.A., junto a el Sindicato Único de Trabajadores del Gres, similares y conexos del estado miranda (SUTRAGRES) , conviene en la clausula 65 correspondiente a la solicitud de personal, lo siguiente:
LA EMPRESA solicitara de EL SINDICATO todos los trabajadores no especializados, que aquella requiera enganchar.
EL SINDICATO se compromete a presentar los candidatos con toda la documentación requerida, dentro de SETENTA Y DOS (72) horas siguientes a la solicitud. Si los candidatos presentados no cumplieren con los requisitos exigidos por LA EMPRESA, o EL SINDICATO no los presentare dentro de el lapso señalado LA EMPRESA quedará en plena libertad de solicitarlos por otras fuentes y engancharlos, LA EMPRESA establecerá el término de CUARENTA Y OCHO (48) horas, e indicará a EL SINDICATO tal circunstancia.
Lo anterior no impedirá que EL SINDICATO pueda presentar a la consideración de LA EMPRESA, candidatos a posiciones de trabajo especializado para que puedan concursar dentro de los procesos de selección que ésta mantiene para ese tipo de personal.
APLICACIONES : Programas que ejecutan tareas específicas, como procesadores de textos y las hojas de cálculo.
AUTENTICIDAD: Certificación de seguridad que determina la identidad del usuario y su legitimidad.
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.: Es una de las funciones de administración que debe ejecutar el gerente del proyecto y que consiste en seleccionar, entrenar y evaluar el personal que integra el Grupo de desarrollo de proyectos.
ANÁLISIS DE PUESTOS: Es el procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas (en términos de capacidades y experiencias) que deben ser contratadas para ocuparlos.
ANALISIS ESTRUCTURADO DE SISTEMAS: Técnica estructurada que utiliza diagramas de flujo de datos, un diccionario de datos y algoritmos estructurados para construir un modelo de un sistema de información.
CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA: Proceso de nacimiento y muerte de un sistema de información que muestra su evolución por medio de sus etapas.
COMPATIBILIDAD: La capacidad de una computadora, un dispositivo o un programa de Software de funcionar en un determinado sistema sin modificaciones.
DISEÑO ESTRUCTURADO: Técnica utilizada para el diseño de la estructura de un sistema programado, su objetivo es diseñar programas como estructuras jerárquicas compuestas de módulos de función simple, relacionadas entre sí; pero de manera relativamente independiente.
DISEÑO: Etapa en el ciclo de vida de los sistemas que produce las especificaciones lógicas y físicas para las soluciones de los sistemas.
DISEÑO DE SISTEMAS: Detalles de cómo un sistema debe satisfacer los requerimientos de información como los determina el análisis de sistemas.
DISPONIBILIDAD: El lapso de tiempo durante el cual los usuarios de la red tienen acceso al servidor. A menudo se expresa como el porcentaje de tiempo o el número de veces que un producto operará correctamente cuando se lo necesite. También denominado tiempo de servicio.
DEPURACIÓN: Conjunto de actividades y procedimiento que determinan la naturaleza y localización de un error, una vez, que su existencia ha sido detectada.
ENTIDAD: Es un objeto tangible ( persona, cosa, etc.), o intangible ( concepto, lugar, idea, etc.), que posee propiedades denominadas atributos, que lo identifican y lo diferencian de otro similar o de igual naturaleza.
ESPECIFICACIÓN DE PROGRAMA: Planilla utilizada para el diseño de un módulo, mediante la cual se especifica toda la información necesaria para que un programador pueda efectuar la codificación del módulo en el lenguaje de programación seleccionado.
ESPECIFICACIÓN FUNCIONAL: Documento que describe lo que el sistema de información debe hacer, esto es, las funciones que debe ejecutar, representadas mediante un modelo lógico.
MEDSI: Metodología estructurada para el Desarrollo del Sistemas de Información.
MODELO DE DATOS: Representación de los datos de un sistema de información que muestra las estructuras de datos asociadas a entidades, sus elementos, y las relaciones entre entidades.
MODELO DEL NUEVO SISTEMA: Representación gráfica del sistema de información que se desea construir mediante diagramas de flujo de datos jerarquizados que muestran los nuevos flujos de información.
MODELO DEL SISTEMA ACTUAL: Representación gráfica del sistema información actual o existente.
MODELO DE ENTIDAD-RELACIÓN: Modelo de datos que representa una situación del mundo real mediante entidades, sus atributos y las relaciones entre tales entidades.
MODELO LÓGICO: Representación gráfica de un sistema de información que muestra las funciones que realiza o debe realizar. Es elaborado mediante diagramas de flujo de datos.
MÓDULO: Conjunto de instrucciones de programa que puede ser invocado por medio de un nombre propio.
NORMALIZACIÓN: Técnica empleada para resolver inconsistencias en la actualización de una base de datos.
PROCESAMIENTO DE DATOS: Proceso de transformación de un conjunto de datos ( provenientes de transacciones y entidades).
PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN: Proceso mediante el cual se seleccionan, reducen y convierten datos almacenados para presentarlos y distribuirlos en forma tal que tengan significado y aporten conocimiento al elemento receptor.
PROTOTIPO: Modelo del sistema de información que se va a construir en el cual se muestra la interacción hombre-máquina.
RECLUTAMIENTO: El reclutamiento es una actividad de divulgación, de llamada de atención, de incremento en la entrada; es, por tanto, una actividad positiva y de invitación.
RENDIMIENTO: Una medida de la capacidad de todo el sistema para realizar las tareas requeridas. El rendimiento de puede evaluar de diversas maneras y debe evaluarse sobre la base de la aptitud para una determinada tarea, no sólo a la velocidad general.
RETROALIMENTACIÓN: Se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistema en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información.
SELECCIÓN: La selección es una actividad de impedimentos, de escogencia, de opción y decisión, de filtro de entrada, de clasificación y por consiguiente descriptiva.
SISTEMA: Conjunto de dos o más elementos ( conceptos, objetos, eventos, etc.), interrelacionados que conforman un todo.
SISTEMA DE INFORMACIÓN: Es un sistema hombre-máquina que procesa datos a fin de registrar los detalles originados por las transacciones que ocurren y las entidades que intervienen en actividades de una organización y proporcionar información que facilite la ejecución de actividades, operaciones y funciones en dicha organización.
TRANSACCIÓN: Evento o acontecimiento que ocurre dentro o en los límites de una organización y que la afecta de algún modo.
USUARIO: Persona ( o grupo de personas) que hace(n) uso de un sistema de información como medio para la ejecución de sus actividades o tareas.
T.G.S: Teoría General de Sistema.
