DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO QUE APOYE LA GESTIÓN DEL PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL, EN LA EMPRESA BALGRES, C. A.
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En una economía globalizada, ante un mundo sin fronteras, donde prevalece la excelencia como constante necesaria para estar en posibilidades de competir, obliga a desarrollar en Venezuela, Empresas que respondan a los retos exigidos por las megatendencias mundiales, dirigidas por líderes sustentados en los valores de la excelencia, ética, honestidad, lealtad, cortesía y con el poder transformador para proyectar sus acciones y enfrentar así los desafíos del tercer milenio.
Lyman citado por Chiavenato(1997) Señala que
”Los individuos y las organizaciones están involucrados en un proceso de adaptación mutua. De esta misma manera como los individuos atraen y seleccionan a las organizaciones, informándose y haciéndose sus opiniones acerca de ellos, las organizaciones tratan de atraer individuos y obtener informaciones acerca de ellos.” (p.166)
En la modernidad, la informática juega un papel muy importante en el desarrollo de las organizaciones y en el control de las operaciones administrativas y financieras entre otras, la obtención de una información inmediata y eficaz dentro de la estructura organizativa y principalmente en el área de Recursos Humanos en cuanto al reclutamiento y selección de personal determina el éxito y el alcance de los objetivos con mayor eficacia dentro de la empresa.
Actualmente las tendencias de las organizaciones son, optimizar el tiempo de respuesta en el flujo de la información. Muestra de esto es lo que está ocurriendo en las grandes organizaciones a nivel mundial como lo son: Empresas Polar, Telcel, Movilnet entre otras, donde la dirección de recursos humanos tiene la posibilidad de manejar la información de forma eficaz e inmediata permitiendo escoger el mejor personal disponible en el mercado de trabajo, capturando en una base de datos los registros básicos de personal elegibles a través de sus paginas Web, o directamente en sus sistemas de Recursos Humanos. Es el caso contrario, lo que se refleja en la empresa Balgres C. A., donde el Departamento de Reclutamiento y Selección de Personal, realiza su trabajo de forma manual, sin utilizar herramientas tecnológicas para el desarrollo de sus labores diarias, aunque exista un proceso de organización de archivos físicos de los expedientes de reclutamiento, el tiempo de respuesta para emitir los resultados es tardío, y en su mayoría, estos puestos que no tienen titular o que serán reemplazados por otros individuos son con carácter de urgencia e inmediato.
La alta rotación de personal de la empresa Balgres C.A., obliga a las personas del Dpto. de Reclutamiento y Selección a optimizar el tiempo de respuesta en la búsqueda de personas elegibles, tarea que se debe realizar manteniendo a los solicitantes dentro de las descripciones de cargos y sus perfiles, que la organización tiene previamente definidos, lo cual permitirá verificar cada solicitud y entrevistar a cada uno de estos
La empresa Balgres C.A. se encuentra ubicada en los Valles del Tuy específicamente en la población de yare (Municipio Simón Bolívar). Es de suma importancia para la empresa Balgres C.A.; al momento de la selección que la zona de residencia del aspirante se encuentre dentro del área de los Valles del Tuy, no siendo esta una limitante a la hora de la escogencia del aspirante.
El manejo de herramientas y aplicaciones que apoye la gestión del proceso de reclutamiento y selección del personal, mejoraría de una manera real y efectiva el tiempo de respuesta y la administración de los datos y registros para una posible selección de un personal. Como lo precisó el Gerente de Recursos Humanos, “…es común observar dentro de esta organización que el tiempo de respuesta para satisfacer las necesidades de los distintos departamentos de las diferentes áreas no es el establecido por la parte solicitante…”, informándole al investigador que urgía la necesidad de implantar un sistema automatizado de información.
Las consideraciones expresadas, conducen a la empresa Balgres, C.A., a fortalecer con avances tecnológicos el departamento de reclutamiento y selección del personal perteneciente a la gerencia de Recursos Humanos, para que esta optimice su proceso de gestión.
De acuerdo con él diagnóstico realizado a través de la observación que se aplicó a la empresa Balgres. C.A., se puede inferir que existe la necesidad de aplicar otro sistema de captación de personal, por lo que se plantean las siguientes interrogantes:
¿ Es factible la implantación de un Sistema Automatizado de Información de Reclutamiento y Selección de Personal en la empresa Balgres C. A. ?
¿Cuáles deben ser las características particulares de un Sistema de Información Automatizado que le permita a la Gerencia de RRHH de Balgres, C. A. cumplir con una gestión de reclutamiento y selección efectiva y eficiente que garantice la incorporación exitosa de nuevo talento a la organización de acuerdo a las descripciones y perfiles de los cargos?
La presente investigación procura contribuir en cuanto a:
1. El incremento de la productividad de las tareas y procesos diarios de ventas y transacciones contables en las sucursales de Caracas y Charallave con la Planta Balgres, ya que allí es donde se encuentran los servidores con los sistemas administrativos los cuales están ubicados físicamente en San Francisco de Yare Km 8, Edo. Miranda, gracias a que se optimizarían los sistemas de comunicaciones con las aplicaciones.
2. Beneficiar a la Empresa Balgres y a sus sucursales en el ámbito económico, ya que mediante la tecnología VPN, los costos operativos se disminuirán considerablemente debido a que los enlaces Frame Relay son muy costosos e incrementar el ancho de banda también lo seria.
3. Aumentar, con el uso del sistema VPN, los niveles de cooperación entre las sucursales, por lo que se forja un bloque laboral optimo, constructivo y consolidado alcanzando los objetivos previstos en la organización con resultado superiores a los cotidianos, con niveles elevados de motivación para los operadores al no existir estas problemáticas.
4. Por otra parte, cumpliría estrictamente con los requisitos y obligaciones ante el fisco.
5. Contribuir con los conocimientos derivados de la presente investigación en el mejoramiento de los procesos de empresas con características similares a Empresas Balgres
OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema de información automatizado que apoye la gestión del proceso de reclutamiento y selección de personal, que permita optimizar el tiempo de respuesta y confiabilidad en la gerencia de recursos humanos de la empresa Balgres, C. A.,
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Realizar un estudio exhaustivo del sistema de reclutamiento y selección de personal que funciona actualmente.
2. Determinar las ventajas y desventajas de los procesos de reclutamiento y selección de personal con soporte informático y los procesos de reclutamiento y selección manuales.
3. Definir, junto con los usuarios, los objetivos del sistema a desarrollar.
4. Elaborar la base de datos del sistema de información que contenga los datos necesarios para realizar los procesos de actualización, según los requisitos del sistema.
5. Programar mecanismos automatizados que permitan la rápida actualización de los datos tanto del personal que labora en la empresa como del personal elegible.
La principal limitación en el desarrollo de la investigación, por parte del personal de la alta gerencia, ya que a la hora de realizar el levantamiento de información , estos por sus ocupaciones no pueden disponer de un tiempo prolongado, lo cual retardo el desarrollo de la investigación.