Computo para Grupos de Trabajo

José Camilo Daccach T. - Septiembre 1998

La orientación hacia los procesos hace imperante la relación entre diferentes componentes de la organización, requiriendo un trabajo coordinado entre grupos de personas.

Uno de los cambios de paradigmas impulsado por la tendencia de la reestructuración de las compañías es el énfasis los procesos más que en la organización como tal. La orientación hacia los procesos hace imperante la relación entre diferentes componentes de la organización, requiriendo un trabajo coordinado entre grupos de personas que anteriormente no intervenían en conjunto para ninguna actividad.

Se trabaja entonces bajo la premisa que cada componente de este grupo de trabajo debe aportar su conocimiento y habilidad a cada uno de los procesos donde intervenga. Adicionado con el aplanamiento de las estructuras jerárquicas, hace que la responsabilidad sobre el grupo de trabajo sea cada vez mayor en el logro de los objetivos corporativos.

El cómputo para grupos de trabajo, (comúnmente llamado Work-Group Computing, computer supported cooperative work, computer supported groups) es una de las herramientas que permite la creación de grupos de trabajo de alto rendimiento.

El cómputo para grupos de trabajo consta de dos elementos particulares: la tecnología, consistente en estaciones de trabajo de múltiples funciones provistas en su mayoría por unos programas de computo (software); y el rediseño del trabajo, que incluye el trabajo en sí, procesos de trabajo, y estructuras organizacionales.

Los objetivos principales del computo para grupos de trabajo se pueden establecer así:

1. Optimizar los procesos de comunicación del negocio

    

2. Eliminar actividades improductivas en el proceso del negocio

    

3. Mejorar la cooperación en la creación de productos del trabajo como documentos, especificaciones, diseños, entre otros.

    

4. Ejercer una mejor división del trabajo y una contribución a tiempo al proceso

    

5. Fortalecer las tormentas de ideas y obtener sinergia

    

6. Alertar a los miembros del grupo de trabajo sobre eventos importantes y cambios

    

7. Mejorar la toma de decisiones.

Los detractores del Groupware lo definen como una aplicación más poderosa que el simple correo electrónico, pero con menos utilidad. Sus proponentes lo describen como un software que trabaja como un director de orquesta; aunque el director de orquesta no toca ningún instrumento ni crea música, hace que todos los músicos suenen mejor en conjunto, ayudándolos a mantener la armonía y el ritmo. De la misma manera, los miembros de grupos de trabajo son más productivos cuando colaboran y comparten ideas.

Las soluciones de software para trabajo en grupo son variadas en las funciones que ofrecen. La mayoría incluye una base de datos compartida donde los miembros del grupo pueden trabajar sobre documentos y permite el desarrollo de discusiones. Algunos incluyen manejadores de agendas de grupo, calendarios y/o correo electrónico. Otros se enfocan en el soporte a reuniones en tiempo real. En combinación, estas piezas permiten que los miembros del grupo trabajen sobre un documento único, discutan ideas en línea, mantengan los registros, y asignen fechas y prioridades a las reuniones y al trabajo a efectuar.

Bajo esta definición, los ejemplos de software de este estilo incluyen Lotus Notes, de Lotus Development Corp.; Exchange de Microsoft, GroupWise de Novell Inc., entre otros. Algunas empresas de software están tratando de empaquetar sus aplicaciones de correo para definirlo como manejadores de documentos.

La tecnología existe para la implementación de Groupware, y no es la intención de este artículo entrar a dirimir cuál de los aplicativos existentes pueden ser mejor o no en una situación determinada. Sin embargo, el mayor inconveniente en la utilización de esta tecnología, es la necesidad del cambio en las reglas del negocio para que tenga sentido su implementación. La definición de los procedimientos para el manejo de la nueva empresa con procesos interdepartamentales es el verdadero cuello de botella para la implementación de la tecnología. Adicionado a esto la madurez o inmadurez de la empresa con el manejo de la tecnología, hacen casi que impensable el montaje de un sistema para trabajo en grupo en empresas que aún no hayan logrado la madurez suficiente en el manejo de la tecnología.

Si las secretarias de los ejecutivos son las que revisan, imprimen y contestan el correo de sus jefes; si de todas maneras se requiere de reuniones para dirimir conflictos entre los procesos anteriores y los nuevos, y si la forma antigua de hacer los negocios es la que predomina por la misma reacción al cambio, es mejor no embarcarse en un proyecto para implementar esta tecnología. Quedaría como sus detractores, con un sistema de correo con muchas funciones sin usarse.

Si por el contrario, la madurez de su empresa es tal que permita la asimilación del cambio, el Groupware permitirá que obtenga beneficios de sinergia y productividad aumentada en muy corto tiempo.