1. Introducción
El ingreso a la nueva era de
e-business ha traído consigo cambios significantes en la forma
de trabajar e interactuar entre personas y compañías. El surgimiento
de
nuevas tecnologías repletas de nuevos términos y conceptos, hace
que estar actualizado sea un verdadero reto para cualquier
profesional de hoy en día.
En el medio de las tecnologías de
información se habla de una nueva clase de
software llamado GroupWare. El GroupWare permite a una
organización concretar el potencial total de sus
redes y su
personal. Con GroupWare los
grupos de trabajo pueden colaborar en una manera más
inteligente, más rápida, más productiva, logran, a través del
GroupWare, hacer más con menos
recursos.
Hasta ahora la
tecnología de cómputo ha servido principalmente para automatizar
las aplicaciones, basadas en transacciones, de la operación de las
empresas. En otros casos, las tecnologías de cómputo se han
enfocado a incrementar la
productividad. Las
herramientas necesarias para administrar la rica variedad de
información basada en
documentos, la cual es la esencia misma de muchos de los
procesos de
negocios, simplemente no existían.
Las limitaciones de la tecnología obstaculizaba
el trabajo en
grupo en vez de fomentarlo. GroupWare resuelve estos dilemas.
2. ¿Que es GroupWare?
Así que, ¿qué es GroupWare? "El Groupware" o también llamado
"Trabajo Colaborativo" es un
software que en particular permite a las
organizaciones comunicar, colaborar y coordinar
procesos clave de
negocios. El GroupWare es tan atractivo porque permite a las
empresas crear un acervo del
conocimiento experto y una
memoria de
la organización para luego compartir este
conocimiento y experiencia.
El
concepto "Groupware" es la convergencia de lo que en años
anteriores se consideraban tecnologías independientes: como la
mensajería, la
conferencia y los flujos de información dentro de una
organización o entre diferentes
organizaciones. Poniendo el
concepto en tres planos diferentes:
la comunicación, la
coordinación y la colaboración, podemos decir que Groupware es
una herramienta que ayuda a los individuos a trabajar juntos en un
modo cualitativamente mejor que el planteado por los esquemas de
organización tradicionales, proporcionando:
•
Comunicación con colegas a través de
correo electrónico.
• Colaboración en
grupos de trabajo a través de un espacio de trabajo virtual.
•
Coordinación de procesos estratégicos rediseñando la
estructura del
proceso de negocios para comunicar y crear mecanismos de
colaboración así como implementar
políticas bien definidas en
la empresa.
¿Cómo aplicar el GroupWare?
Sistemas Estratégicos
GroupWare es una plataforma poderosa para desarrollar
sistemas estratégicos. Un
sistema estratégico ayuda a coordinar las actividades de una
organización para lograr sus metas de negocio. Permite a las
empresas ser proactivas, compartir
el conocimiento y trabajar en
grupo en formas que las hagan más competitivas.
Los sistemas estratégicos de GroupWare son aplicaciones adelantadas
que ayudan a tomar decisiones y a cumplir las metas
organizacionales. Por ejemplo, un
sistema estratégico permite al usuario dar seguimiento a las
actividades de la
competencia, tener acceso a la información de
productos y supervisar el avance del ciclo de
ventas con sus
clientes.
Rediseño de los procesos de negocios
La
competencia globalizada obliga a las organizaciones a cambiar
constantemente sus
estructuras y prácticas para adaptarse al entorno cambiante. "Reingeniería"
es el término popular que describe hoy estos esfuerzos para adecuar
la organización y
poder enfrentar los nuevos retos.
El trabajo de
reingeniería corporativa comienza por las metas del negocio,
continúa por los procesos en uso para lograr dichos
objetivos y se detiene a cada paso para preguntarse el por qué
de cada uno de ellos.
Si las respuestas a estas preguntas no están específicamente ligadas
al logro de las metas del negocio, el
proceso se rediseña, el trabajo se redefine o el departamento
completo puede reestructurarse, consolidarse o, incluso, eliminarse.
¿Cómo son posibles estas transformaciones tan dramáticas?
Una clave para lograr
proyectos de reingeniería exitosos es la aplicación de la
tecnología de cómputo a los procesos de negocios. Las
funciones básicas de
oficina, de
contabilidad y de
bases de datos fueron los
objetivos iniciales de la computarización. Más tarde las
compañías buscaron la ventaja competitiva a través de las
soluciones de cómputo para el trabajo en grupo o GroupWare.
Las
imágenes digitalizadas de
documentos en un
ambiente de grupo de trabajo
Las
imágenes digitalizadas de documentos y los documentos
electrónicos constituyen una de las
herramientas más poderosas con que la
empresa cuenta para hacer avanzar el proceso de reingeniería. Un
sistema de manejo de imágenes de documentos permite almacenar,
distribuir y consultar documentos a través de la
red. El manejo de imágenes de documentos no es una ruta a la
"mítica
oficina sin
papel", más bien se trata de una manera sencilla de incrementar
la
productividad al evitar que los empleados con mayores
conocimientos y experiencia desperdicien
tiempo en labores más simples.
El Groupware responde a los principales Retos que un negocio
requiere hoy en día.
Es así como por medio del uso de esta tecnología cada
persona o
empresa logra:
1. Hacer que la tecnología mantenga comunicados a todos los
integrantes de una corporación, sin importar barreras geográficas o
de
tiempo.
2. Hacer que la tecnología provea una manera efectiva de diseñar y
de evolucionar las prácticas de acción productivas para la
corporación (Políticas
y
Procedimientos).
3. Estas prácticas constituyen la
fuerza motriz de una organización y se pueden referir a la
operación y
administración o al proceso mismo del negocio.
4. Hacer que la tecnología permita a la organización capitalizar
conocimientos, experiencias,
creatividad e iniciativa de los individuos.
5. Hacer que esta tecnología promueva una
cultura de compromiso a través de los procesos de la
corporación.
6. Permitir generar diagnósticos de los procesos para apoyar
acciones efectivas que ofrezcan un
valor agregado a la corporación.
De esta manera cada corporación logra capitalizar esta
evolución mediante diversos mecanismos:
• Recolectando la Información que generan.
• Almacenándola.
• Generando diagnósticos.
• Administrándola.
• Armando planes de acción alrededor de esta información.
• Implantando los planes de acción.
• Dando un seguimiento detallado de cada instancia.
• Recolectando de nuevo la información.
• Retroalimentando los procesos.
Los Elementos Fundamentales del GroupWare
El GroupWare combina tres elementos fundamentales:
1. Una
base de datos de documentos distribuida, confiable y escalable.
Este
modelo centrado en la base de
datos da a los
usuarios la habilidad de conjuntar, compartir y administrar una gran
variedad de documentos vitales para llevar a cabo la operación del
negocio.
2. Un sistema integrado de mensajería para enviar y recibir
correo electrónico y para mover documentos a través de un flujo
de trabajo o workflow.
3. Un
ambiente de
desarrollo para crear rápidamente aplicaciones estratégicas
portables y escalables, las cuales extienden la información basada
en documentos y la información estructurada.
3. Las
Bases de Datos y el Groupware
La tecnología de Groupware permite el manejo de Bases de
Datos Documentales y su interrelación con Bases de Datos
Relaciónales, así como el
desarrollo de
páginas WEB que permiten interrelacionar con BDs relacionales,
objetos ligados o incrustados, imágenes, voz/
sonido y
video. Además, permite también el
Control de versiones, el Monitoreo de cambios a un documento por
diferentes usuarios y la Ligas a otros documentos.
Replicación
La tecnología de Groupware permite la replicación de información
entre grupos de trabajo ayudando a mantenerla sincronizada a lo
largo de sitios dispersos geográficamente. La replicación puede ser:
• Bidireccional
Sincroniza los cambios hechos en todos los sitios.
• Eficiente
Se maneja a nivel campo replicando sólo aquellos campos que se
modificaron.
• Selectiva
Es posible replicar sólo un subconjunto de una BD basándonos en
políticas de acceso a las BD.
• Replicación a nivel
cliente
Permite el mismo nivel de acceso a la información a usuarios móviles
o conectados remotamente.
• Vía Background
Permite al usuario continuar con otras tareas mientras ésta se lleva
a cabo.
Seguridad
La
seguridad es un punto de suma importancia en el manejo de
información, especialmente cuando se maneja información confidencial
de la corporación. La tecnología de Groupware provee diferentes
tipos y niveles de
seguridad:
• Autenticación de usuarios.
•
Control de Acceso por roles a sitios, aplicaciones e inclusive a
documentos y campos.
• Encriptación de información.
• Manejo de firmas electrónicas.
Mensajería
La mensajería es otra de las bondades de Groupware y provee a los
usuarios con las siguientes ventajas:
• Flujo de información entre diferentes
clientes de correo.
• Flujo de correo sobre
Internet.
• Consulta de correo usando browsers (Internet
Explorer, Netscape, Spin, etc.).
• Colaboración entre Grupos de Trabajo.
• Las aplicaciones pueden habilitarse para envío electrónico de los
documentos que estas contienen.
• En los documentos enviados se pueden manejar ligas a otros
documentos o a aplicaciones relacionadas.
• Notificación de
eventos y recordatorios vía correo a las personas involucradas
en los procesos.
4. Desarrollo de Aplicaciones
Con tecnología Groupware es posible desarrollar una gran variedad
de
soluciones de negocios combinando las siguientes categorías
básicas:
Difusion
Es crítico que la información esté disponible para todos con
oportunidad.
Características:
Información
Estática
Ejemplos:
• Noticias de la industria
• Boletines
• Juntas: agendas y minutas
• Conocimiento
Referencia
Características:
La información se utiliza como referencia de consulta.
Ejemplos:
• Políticas y Procedimientos
•
Investigación de Mercados
• Librerías de
Código de Software
Seguimiento
Características:
• Información que se actualiza constantemente.
• Aplicaciones interactivas con muchos usuarios que aportan a la
captura de información.
Ejemplos:
• Seguimiento de
Ventas • Reportes de
estado de proyectos
• Seguimiento de Empleados • Seguimiento de
Servicios
Discusion
Características:
•
Comunicación entre miembros de uno o más grupos.
•
La comunicación es del tipo "estructurada" y/o
"no-estructurada".
• Foros para el
diálogo.}
Ejemplos:
• Brainstorming
•
Retroalimentación / Opiniones
• Soporte y
Servicio a Clientes
Workflow
Características:
Automatización de tareas rutinarias:
• Circular formatos
• Enviar Recordatorios
• Actualizaciones periódicas automáticas
• Involucrar a miembros de distintos grupos
Ejemplos:
•
Compras • Control de Gastos
• Procesamiento de
Crédito •
Gastos de viaje
• Aviso de vacaciones • Solicitud de
Inversiones
Una o más de las categorías anteriores ofrecen soluciones para:
•
Recursos Humanos • Hospitales
•
Educación • Gobierno
•
Industria • Comercial
• Ventas • Legal
• Agencias de Viaje •
Manufactura
•
Banca y
Seguros •
Operaciones
•
Logística • Finanzas
•
Administración • Planeación
•
Control de Calidad •
ISO 9000
GroupWare y la
red mundial (World Wide
Web)
La tecnología groupware como el caso de Domino, provee un ambiente
abierto con los estándares propios de
Internet y a la vez con las ventajas de Notes para desarrollar
aplicaciones de negocios que corren en Intranets, extranets e
Internet.
Domino es una tecnología que transforma el
servidor de Lotus Notes en uno más de aplicaciones para
Internet, permitiendo a cualquier
cliente
WEB participar en forma segura en las aplicaciones Notes.
Todas las ventajas de las aplicaciones Notes mencionadas
anteriormente están disponibles en Internet (seguridad,
organización, facilidad de uso,
integración RDMS entre otras más).
El impacto del GroupWare en la red mundial radica en la facilidad
con que las aplicaciones del Web incorporan el manejo de bases de
datos de documentos, aprovechan la infraestructura de mensajería
para enviar y recibir correo electrónico y para distribuir
documentos en un flujo de trabajo sin fronteras, habilitan el manejo
de formas, soportan la ejecución de aplicaciones remotas (tales como
scripts o
macros en el front-end y en el
servidor) y logran la
integración con los sistemas manejadores de bases de datos
relacionales (RDBMS) y con los sistemas de proceso de transacciones.
Los usuarios de WEB pueden:
• Acceder a sus datos en forma segura.
• Modificar, agregar y eliminar información en sus aplicaciones
desde un browser.
• Usar las características de navegación propias de Notes.
Soporte Multiplataforma
Otro factor muy importante en cuanto a estas tecnologías es la
versatilidad y portabilidad que tiene de convivir en ambientes
multi-plataformas tanto al nivel de
Hardware como de
Sistemas Operativos (Windows
NT,
Unix, OS/400, OS/390), Macintosh, WEB Browser.
Computación Móvil
Adicionalmente, también es factible beneficiar a los usuarios
remotos de la compañía para
poder incrementar su productividad y poder interactuar con el
negocio desde cualquier punto:
• Acceso a
servidores desde notebooks vía módem así como desde palm pilots.
• Replicación bidireccional vía módem.
• Consulta a bases de datos en línea vía módem.
• Consulta a bases de datos vía browser.
5. Conclusiones
GroupWare ya superó la etapa de la curiosidad explosiva de una
moda pasajera. Al combinar conceptos de administración de grupos
de trabajo con tecnologías de cómputo en ambientes cliente/servidor,
el GroupWare automatiza todas aquellas tareas rutinarias que son
práctica recurrente en todas las organizaciones.
El conocimiento experto, entendido como aquel que se genera como
resultado del trabajo realizado por una
persona o grupo de personas en una organización, es el activo
más valioso de ésta. Hasta ahora este conocimiento experto se perdía
cuando estas personas cambiaban de organización. En la actualidad el
GroupWare fomenta la creación del acervo de conocimiento de la
organización capitalizando la experiencia acumulada para
compartirla.
La frase para reflexionar:
Los
problemas significativos que enfrentamos no pueden resolverse
con el mismo nivel de
pensamiento que teníamos cuando los creamos.
Albert Einstein.