Gestionar Equipos Virtuales

La Nueva Economía trae consigo la existencia, cada vez más extendida, de equipos de trabajo virtuales. Gestionar personas, que aunque con un objetivo común se encuentran físicamente en lugares diferentes, tiene sus ventajas y sus inconvenientes.

Un equipo virtual de trabajo es generalmente un grupo de profesionales multifuncionales, geográficamente dispersos, que trabajan en la consecución de un objetivo común. Generalmente cuentan con algún tipo de limitación de espacio, tiempo u organización, y se relacionan a través de las tecnologías de la información y la comunicación.

Por estas características, su gestión resulta un tanto diferenciada de la de un equipo de trabajo tradicional. Numerosos expertos han estudiado sus ventajas y sus inconvenientes.

Obstáculos a superar

Entre la mayoría de profesionales reina la idea de que la deslocalización de los miembros de un equipo de trabajo tiene más inconvenientes que ventajas. Sin embargo, casi todos los problemas se centran en la relación humana entre los trabajadores que forman el equipo.

• El principal impedimento se centra en la mayor dificultad para conseguir la motivación del trabajador y en hacerle sentir que pertenece a un grupo.
• Los miembros de un equipo virtual carecen de todos los datos que la comunicación no verbal transmite en un equipo 'cara a cara'.
• Es más difícil generar un sentimiento de confianza entre los profesionales. Un caso común es cuando uno de los trabajadores no recibe respuesta de otros compañeros al plantearles una duda. Surgen preguntas como: ¿No contestan?, ¿porque no han leído mi e-mail?, ¿no lo han recibido?, ¿no saben qué contestar?.

Si se logran establecer las vías de comunicación correctas, estos obstáculos pueden superarse e incluso sacar partido de la virtualidad. ¿Cuál es el proceso?

Establecer equipos virtuales

• 1. Identidad y misión: El equipo necesita una identidad desde un comienzo y una misión común compartida. Redactar desde un principio un documento claro y conciso con estas premisas ayuda a establecer un sentimiento de grupo en el equipo. Es necesario revisar la misión frecuentemente y adaptarla según sea el curso del proyecto, siempre contando con la opinión de todos los miembros del equipo.
• 2. Calendario: Al igual que se hace en los equipos de trabajo tradicionales, hay que establecer un calendario de tareas y un ?deadline? para las diferentes fases del proyecto.
• 3. Roles y metas: Es imprescindible fijar los roles de cada uno de los miembros evitando siempre que sea posible la superposición de tareas. En los equipos virtuales se corre el riesgo de cada uno quiera ocuparse de todo; es una idea errónea que resulta poco productiva. Cada trabajador debe tener unas funciones concisas y orientarse a unos resultados concretos.
• 4. Comunicación: Cuantas más vías de comunicación haya entre los miembros del equipo mejor, aunque principalmente deben existir reuniones presenciales y virtuales en las que participen todos los trabajadores y contactos a través de e-mail, fax, teléfono. Sobre todo hay que sacar partido de las facilidades que dan los medios digitales, como los chats, intranets, bases de datos, videoconferencias, etc.

Son precisamente estas nuevas formas de comunicación las que ofrecen las ventajas de los equipos virtuales.

Nuevas posibilidades

Con las nuevas tecnologías se abre un abanico de posibilidades:

• Un equipo virtual puede comunicarse frecuentemente tanto formal como informalmente.
• Al trabajar en red, todos los datos pueden ser grabados y permitir el acceso a todo el equipo de manera sencilla y regular. Esto algo muy útil sobre todo en las reuniones virtuales.
• El desarrollo del proyecto puede llegar a ser un proceso de veinticuatro horas en el que siempre haya alguien trabajando en algun lugar.

Hacia el éxito

El éxito en la gestión de un equipo virtual depende de si el líder o los líderes son capaces de adaptar la manera de funcionar tradicional a la que imponen las nuevas tecnologías.

• Antes del desarrollo del proyecto:
- Establecer un plan de comunicación especcífico que permita la interacción entre los miembros y el desarrollo de confianza entre ellos.
- Impartir formación tecnológica específicca para aquellos miembros que no sepan utilizar las herramientas técnicas a su alcance.
• Durante el desarrollo:
- Seguir un plan de control y disciplina ddiferente al que se aplica en equipos tradicionales, quizás más estricto.
A pesar de la peculiaridad de los equipos virtuales, algunos autores coinciden en que la mayoría se enfrentan a problemas similares que con los que tienen que lidiar los equipos tradicionales: poco compromiso de los trabajadores, sobrecarga de trabajo, roles ambiguos y ausentismo.