Organizaciones Virtuales
Este trabajo trata sobre las Organizaciones
Virtuales. El porque se dan este nuevo tipo de organizaciones, que son y como
funcionan. Los factores que las diferencian y como están compuestas. También
trataremos las herramientas que las facilitan y las hacen posibles.
Palabras Clave: organización virutal, core
competences, freelance, e-lance, equipos virutales, teletrabajo, oficina
virtual, groupware.
La revolución de la información y el Internet han
permitido que se lleven cambios en la forma en que las organizaciones e
individuos se relacionan. Sin embargo muchas veces los medios o las herramientas
se confunden con los objetivos. El Internet y todas la tecnología de la
información son herramientas no son el objetivo en si. Mucha gente envuelta en
la fiebre de la Internet a perdido vista de los cambios mas grandes que están
sucediendo a nuestro alrededor. La forma en que los individuos y las
organizaciones se relacionan esta cambiando. Esto cambios son forzados por
fenómenos como la globalización, le economía del conocimiento y la competencia.
A estos factores les llamaremos fenómenos estructurales. Los individuos y las
organizaciones responden a estos fenómenos estructurales implementando
estrategias que les permitan competir en el nuevo entorno. Las estrategias que
se pueden implementar están limitadas a la tecnología disponible. Aquí es donde
entra la tecnología de la información. Todas estas tecnologías nos permiten
comunicarnos y relacionarnos de manera distinta lo que potencialisa nuevas
estrategias.
En este articulo trataremos el nuevo tipo de
organización que esta surgiendo debido a los fenómenos estructurales y
potencializada por la tecnología de la información, la Organización Virtual.
Organizaciones Virtuales
Las organizaciones de negocios son básicamente en esencia mecanismos para la coordinación. Existen para guiar el flujo del trabajo, materiales, ideas y dinero. La forma en que se organizan esta determinada en gran parte por las tecnologías de coordinación disponibles. Cuando es mas barato realizar transacciones internamente dentro de las fronteras de la organización, las organizaciones crecen pero cuando es mas barato realizar estas transacciones externamente en el mercado, con organizaciones independientes, entonces las organizaciones permanecen pequeñas o reducen su tamaño.
Las tecnologías de coordinación de la era industrial el tren, el telégrafo, el carro, el teléfono, la computadora tipo mainframe, la fotocopiadora y el fax hacían que las transacciones internas fueran posibles y ventajosas. Las compañías eran capaces de administrar grandes organizaciones centralmente, logrando economías de escala en la manufactura, mercadeo, distribución y administración. En esta situación era lógico y aconsejable controlar gran cantidad de funciones y operaciones directamente. Las empresas centralizaban la mayoría de las operaciones realizaban el mayor numero de tareas posibles y contrataban a grandes cantidades de gente para realizarlas. Ser grande es bueno.
La llegada de poderosas computadoras personales,
amplias redes electrónicas y nuevas aplicaciones de software son las nuevas
tecnologías de coordinación. Esto cambia el paradigma de las organizaciones.
Debido a que la información puede ser compartida instantáneamente a un bajo
costo por mucha gente en ubicaciones distantes el valor de la centralización y
la burocracia disminuye. Los individuos se pueden administrar a si mismos,
coordinando su trabajo por medios electrónicos con otros individuos. Ahora se
pequeño es bueno.
Las tecnologías de coordinación permiten de una
forma regresar a las organizaciones previas a la era industrial. Organizaciones
pequeñas autónomas realizando transacciones con otras organizaciones pequeñas en
el mercado. Pero hay un diferencia crucial entre, ahora gracias a las rede
electrónicas las micro organizaciones pueden conectarse a grandes bancos de
información, tecnología y mercados financieros antes solo disponibles para las
grandes organizaciones. Las organizaciones pequeñas gozan de muchos de los
beneficios de las grandes sin perder la flexibilidad, enfoque y creatividad.
Esto le puede parecer una historia de ciencia ficción o fantasía pero el mundo de los negocios nos muestra varios ejemplos donde se ve que esta tendencia ya esta aquí y llego para quedarse. Durante los años 1920´s y 1940´s la industria del cine era controlada por grandes estudios como MGM y Columbia. Estos estudios empleaban actores , directores , escritores, publicistas e infinidad de otro personal. Los estudios cinematográficos eran el modelo de la gran organización industrial.
Pero para los años 1950´s el este modelo se empezó a desintegrar y el poder cambio gradualmente de los grandes estudios a los individuos. Actores, directores y escritores se volvieron independientes “freelancers”, ellos decidían en que proyecto trabajar, la duración del proyecto y su remuneración. En la actualidad productores independientes inician proyectos cinematográficos, contratan, financian y forman equipos de “freelancers” para trabajar juntos temporalmente. Una ves el proyecto se finaliza la organización desaparece, pero sus miembros se vuelven a unir en otros proyectos. El cambio en la industria del cine de organizaciones grande y permanentes a organizaciones pequeñas y temporales demuestra como toda una industria puede cambiar de un paradigma de organizaciones jerárquicas, grandes y centralizadas a uno de redes, pequeñas y ágiles. Estos cambios no se limitan a Hollywood, grandes organizaciones manufactureras están implementando estrategias radicales de “outsourcing” y dejando que agentes externos realicen muchas de sus actividades tradicionales. (Zillur Arman, S K Bhattachryya, Singapore Managment Review, 2002).
Un ejemplo extremo de esta tendencia es la empresa Topsy Tail que fabrica accesorios para la industria de la moda. Esta empresa actualmente genera ingresos por US$ 80 millones pero solo cuenta con tres empleados y nunca toca el producto en todo el proceso de manufactura o distribución. La empresa contrata a empresas manufactureras para que fabriquen sus productos, agencias de diseño para que diseñen los productos y empaques y una red independiente de almacenadotas, distribuidores y representantes de ventas se encargan de distribuir y vender. (Zillur Arman, S K Bhattachryya, Singapore Managment Review, 2002).
El entorno competitivo esta
forzando a que cada día mas empresas dejen atrás el viejo paradigma de tratar de
dominar todas las disciplinas necesarias para producir y mercadear bienes y
servicios, en su lugar están contratando agentes externos que pueden realizar
estas tareas de una manera mejor. Administrar esta intrincada red de socios,
contratistas y “freelancers” se esta volviendo tan importante como administrar
las operaciones internas. El viejo modelo de negocio que se apoyaba en activos
fijos, capital financiero y economías de escala es vulnerable a organizaciones
mas pequeñas que utilizan nuevas tecnologías de coordinación para ser mas
ágiles, reducir costos y ser expertos en sus “core competences”.
A este nuevo modelo de negocio,
la organización del nuevo siglo se le llama Organización Virtual. Virtual se
define como algo que no existe en la realidad. Así que una definición típica de
organización virtual es “una red temporal de agentes independientes enlazados
por tecnología para compartir conocimientos, costos y acceso a los mercados”.
Otras definiciones se enfocan hacia organizaciones que no posee un lugar físico
fijo “una organización distribuida geográficamente y cuyo trabajo es coordinado
por medio de comunicación electrónica.
Características de una Organizaciones Virtual
Los individuos tienen una
visión o meta compartida y un protocolo para la colaboración.
Agrupan actividades de
acuerdo a sus “core competences”.
Trabajan juntos en equipos
con el fin de aportar sus “core competences” a la cadena de valor.
Procesan y distribuyen la
información en tiempo real a través de toda la red. Lo que les permite tomar
decisiones y coordinar acciones de manera rápida.
Se agregan miembros a la
red, según sean necesarias nuevas “core competences”.
Beneficios de las
Organizaciones Virtuales
Los principales beneficiados de
esta nueva tendencia son los individuos y organizaciones que se enfoquen en ser
sobresalientes en sus áreas de conocimiento o “core competence”. Las
organizaciones o individuos que no se pueden distinguir o posean habilidades
sobresalientes serán los mayores perjudicados.
Estas nuevas tendencias
impulsara a las empresas a buscar nichos de mercado donde puedan sobresalir,
concentraran su esfuerzos en explotar sus mejores habilidades y se
especializaran en algunas de las actividades del proceso productivo. Las
empresas que mayores beneficios económicos obtendrán serán aquellas que puedan
crear marcas, las demás actividades como manufactura, control de calidad y
distribución será delegada a agentes externos. Como ejemplo de lo anterior
tenemos a la unidad de negocio de pantallas para PC de la empresa Nokia. Myyar
Moragjhi logro desarrollar esta nueva unidad de negocio contra fuerte
competencia de empresas de USA. En 1992 Moragihi invirtió los US$ 100,000 con
los que contaba en mercadeo y brochures de información. En la actualidad la
empresa tiene el 6% del mercado de pantallas de 17 pulgadas en USA con ventas de
US$ 160 millones. Todo esto con un personal de cinco personas. Moraihi y un
asistente controlan la marca y las actividades de mercadeo mientras Moraihi y
dos especialistas financieros administran los asuntos financieros. Socios
locales con amplio conocimiento del mercado se encargan de atender a los
clientes en USA, servicio al cliente es realizado por técnicos independientes en
Raleigh, Carolina del Norte, la logística la realiza una empresa subcontratada
en Charleston, Carolina del Sur, la promoción y publicidad son llevadas a cabo
por otra empresa en Montanview, California y la manufactura se lleva a cabo en
Salo, Finlandia (Fulk, J and DeSanctics, G, Electronic groups at work,
Organizational Science, 1995).
El proceso de ser una
organización multinacional consistía en establecer oficinas con personal de la
empresa en distintos países. Esto usualmente requería trabajo legal, supervisión
financiera y movilización de personal. Para poder administrar estas operaciones
era necesario coordinar y consolidar información lo cual requería de personal
calificado en las oficinas centrales y usualmente llevaba tiempo. Este costo
representaba una barrera de entrada para nuevos participantes. El Internet y la
comunicación electrónica permite tener acceso a comunicaciones a bajo costo. Una
portal de Internet puede recibir visitas de personas de todo el mundo y tomar
pedidos directamente del consumidor. Se pueden hacer contactos globales y ser
multinacional en pocas semanas. Las tecnologías emergentes de comercio
electrónico están democratizando las oportunidades de negocio. Individuos y
pequeñas organizaciones pueden operar internacionalmente por medio de una
computadora personal desde su propia casa.
Esta nueva de estructura
de negocio y nueva manera de interacción y coordinación llamada Organización
Virtual requiere de cambios por parte de los empleados y administradores. La
tecnología con todos sus avances no puede remplazar la necesidad básica de tener
metas claras, un liderazgo efectivo y relacione humanas adecuadas. La tecnología
es una herramienta un facilitador que nos permite realizar actividades de manera
distinta y mas rápidamente, pero el contenido y la dirección, los que hacen la
diferencia entre el éxito y el fracaso, todavía esta determinado por los seres
humanos. Por esta razón son necesarias ciertas actitudes y comportamientos para
garantizar el éxito de las organizaciones virtuales.
Zillur Arman, S K Bhattachryya, Singapore
Managment Review, 2002).
La confianza es esencial para lograr un trabajo
coolaborativo y cooperativo. También son necesarios un espíritu emprendedor y
tolerancia al riesgo y un compromiso con la excelencia.
Otros temas que se deben
abordar por las Oganizaciones Virtuales son: identificar las “core competences”
actuales de la empresa y las “core competences” deseadas, proveer de la
infraestructura tecnológica que permita la colaboración y comunicación de
equipos geográficamente dispersos, medir las mejoras del servicio al cliente,
estimular el aprendizaje, cambiar el antiguo sistema de remuneración basado en
el tiempo de la era industrial a un nuevo sistema de remuneración basado en
desempeño acorde a la era de la información.
El concepto de Organización
Virtual esta estrechamente relacionado con otros cuatro conceptos: groupware,
equipos virtuales, teletrabajo y oficina virtual. A continuación exploraremos
cada uno de ellos.
Groupware se utiliza para
englobar la tecnología electrónica, tecnología de información y procesos de
grupos que soportan a las organizaciones y equipos (O´hara Devereaux and
Johansen, 1994, p.78). Se pueden subdividir en tres rubros: cara a cara,
convencionales y basados en Internet. Aunque la comunicación cara a cara no sea
a través de un medio electrónico, los expertos citan que es la manera mas
eficiente de establecer relaciones personales las cuales son esenciales para el
trabajo de equipos virtuales. Según los expertos la comunicación cara a cara da
la oportunidad de comprender las motivaciones y estilos de comunicación del
individuo haciendo mas fácil posteriormente la comunicación electrónica. Por lo
tanto se le considera parte del groupware. Los medios convencionales de
groupware son el fax, el teléfono o la carta. Los expertos resaltan el uso del
teléfono como un medio para facilitar las relaciones personales. Usualmente las
llamadas telefónicas se utilizan cuando se forman los equipos para conocer a los
demás participantes o “romper el hielo”. Algunas personas argumentan que el alto
costo de las llamadas hacen del teléfono un medio de comunicación obsoleto. Sin
embargo la experiencia señala que el alto costo inicial de establecer relaciones
personales evita malos entendidos posteriormente que pueden ser mucho mas caros.
El groupware basado en Internet es: el correo electrónico, el mensaje
instantáneo o chat, los grupos de discusión, portales de Internet y la tele
conferencia. Los estudios han demostrado que el correo electrónico es el canal
de comunicación virtual mas usado. En algunos casos debido a limitaciones
financieras es el unico medio disponible. Sus ventajas incluyen la velocidad,
bajo costo, accesibilidad y la facilidad te mandar archivos attachments. Para
asegurar una buena comunicación a través del email es necesario establecer un
protocolo de comunicación. Este protocolo debe establecer reglas claras como
tiempo de respuesta, un titulo por email, un mensaje por email, una idea por
email, El software de mensajes instantáneos facilita la comunicación informal y
la creación de relaciones mas estrechas. Anteriormente las video conferencias
estaban limitadas debido a su alto costo. El Internet a hecho posible que mas
personas puedan acceder a este servicio a un menor costo.
Los equipos virtuales son un
fenómeno relativamente nuevo. Usualmente se definen como equipos de trabajo
temporales, con diversidad cultural, dispersos geográficamente que se comunican
electrónicamente (Jarvenpaa and Leidner 1999). Los equipos virtuales se pueden
comunicar sincrónicamente o asincrónicamente por medio de tecnologías como el
email, grupos de discusión, conferencias de audio/video/data, votación
electrónica y trabajo colaborativo. Algunos de los beneficios de los equipos
virtuales es que facilitan el compartir información y conocimientos sin el costo
de tener que viajar. Según el Departamento del Trabajo del Gobierno de
los Estados Unidos de Norte America entre 13 y 19 millones de personas trabajan
actualmente desde lugares alejados de su oficina.
El teletrabajo es la actividad profesional
desarrollada por personas - teletrabajadores-, que no están presentes
físicamente en la empresa para la que trabajan.
Esto exige además de una calificación profesional, un dominio nuevas tecnologías
(computadoras, módem, fax, teléfono, Internet y todo el software que apoya el
funcionamiento de estos) ya que éstas serán sus herramientas de trabajo.
Las ventajas del teletrbajo son. Autonomía, ser uno "su propio jefe", los
teletrabajadores desempeñarán sus funciones sin moverse de casa disponiendo y
organizando su tiempo, con lo que podrán realizarse en otros campos (familiar,
aficiones, relaciones). También es posible el desarrollo de la actividad
profesional en otros lugares, no necesariamente el hogar. Las empresas
consideran que este sistema conlleva un ahorro de costes y espacio. Ahorro de
tiempo y dinero en desplazamientos. Menor contaminación ambiental.
Por otro lado están las desventajas: Necesidad de
grandes dosis de autodisciplina, el teletrabajador deberá orientar su actividad
hacia la prestación efectiva de servicios, por los que aquellos que carezcan de
poder de autoorganización o autodisciplina tendrán una gran desventaja
competitiva. Problemas de tipo psicológico o relacional, ya que puede producir
sensación de aislamiento en el teletrabajador. Dificultad para motivar a los
trabajadores a distancia y hacerles partícipes de los objetivos de la compañía
lo que puede llevar a que ésta pierda parte de su fuerza corporativa. En la
mayor parte de países, especialmente las naciones en desarrollo, no hay un marco
legal que regule el teletrabajo. La empresas deben poner especial énfasis en la
seguridad de la información, tanto a nivel físico como a nivel de redes.
La oficina virtual es esencialmente el
“outsourcing” de los servicios de secretariales. Esto incluye usualmente
recepción de mensajes, contestar el teléfono, preparar correo pero también puede
incluir otros servicios como llevar los libros contables, coordinar la agenda,
preparar itinerarios y reservaciones de viaje. Todos estos servicios pueden ser
mercadeados bajo infinidad de nombres, últimamente los nombres teletrabajo y
asistentes virtuales parecen ser los mas de moda. La ventaja de estos servicios
es el ahorro en costos fijos. Se estima que en los Estados Unidos de Norte
América se obtienen ahorros por cada trabajador que trabaja desde su casa de US$
5,000 anuales solo por concepto de rentas y los aumentos en productividad y
disminución de ausentismo logran ahorros por otros US$ 10,000 anuales por
trabajador.
La tecnología de información esta transformando la
manera en que nos relacionamos y trabajamos. Ya no es necesario un centro de
reunión donde se concentren las personas y la información de las empresas. Las
personas y organizaciones pueden colaborar y compartir información desde puntos
distantes. El reto para la empresas es transformar esta nueva herramienta en
algo que agregué valor a su producto o servicio y maximizar los beneficios de
esta nueva posibilidad.
Las nuevas organizaciones o Organizaciones
Virtuales serán redes de individuos que se reúnan a realizar actividades con
objetivos muy específicos y se comunicaran a través de medios electrónicos.
Estas organizaciones se dedicaran a actividades especificas en las que su grado
de conocimiento les permita diferenciarse de la competencia. Muy pocas
organizaciones trataran de administrar toda la cadena productiva. Las
organizaciones se concentraran en aquellas actividades donde puedan agregar el
mayor valor al proceso y dejaran las demás actividades a otros expertos.
Estas organizaciones virtuales estarán formadas por individuos altamente móviles con relaciones laborales muy flexibles. Que trabajaran usualmente en grupos virtuales. Este nuevo modo de trabajo será posible por herramientas de groupware.