Universidad Yacambú
Maestría en Gerencia de las Finanzas y de los Negocios
Asignatura: Gerencia
Gustavo
Díaz-Bandres
Descripción de la actividad de
las que soy co-dueño
1.- ¿En qué consiste esa actividad?
La oficina
donde laboro es
En
cuanto a información esta dependencia se ocupa de dar cobertura periodística a
las actividades y eventos en donde el MPC o sus organismos adscritos tengan
participación. Así como la elaboración de videos y cuñas de radio-televisión
institucionales, al igual que todo lo relacionado con encartes y avisos de
prensa, además de publicidad en general.
También
se elabora diariamente un resumen de prensa y un resumen ministerial, que es un
compendio de las actividades sobre las actividades y eventos diarios de los
ministerios de
Esta
dependencia es la responsable además de canalizar las solicitudes de
entrevistas al ministro y viceministros en los canales de televisión y
periódicos del país. Así como gestionar y canalizar la publicidad del
ministerio.
Mientras
que en el área de relaciones públicas esta dependencia organiza eventos de todo
tipo entre los que se pueden mencionar entrega de créditos, firmas de
convenios, etc con la presencia del ministro o del presidente de
2.-
Estructura:
3.- Tecnología:
El
ministerio ha provisto a la dirección con todos los equipos necesarios para
cumplir con su labor, entre ellos: Cámaras de video y de fotografía,
computadoras, fax, teléfonos, televisores, vhs, stands de publicidad, etc.
4.- La gente:
La
dirección está compuesta en su mayoría por comunicadores sociales. Sin embargo
la distribución es la siguiente:
Periodistas (Incluyendo al
director y jefes) = 9
Diseñadores Gráficos = 2
Secretarias = 3
Mensajero interno y externo = 2
Ingeniero de Sistemas = 1
Protocolo = 4
5.- Los procesos:
a.- Se revisan a primera hora de
la mañana la agenda del ministro y de los viceministros en busca de actividades
o reuniones que requieran el apoyo periodístico o protocolar.
b.- Se elabora un resumen de
prensa y un resumen ministerial.
c.- Se cubren periodísticamente
las actividades acompañado de un fotógrafo o camarógrafo según lo solicitado.
d.- Se envía la información a
los medios de comunicación social.
* El apoyo protocolar al igual
que la organización de eventos se realiza previa solicitud.
6.- Impulsos:
Lo
único que puede hacer posible los cambios es la disposición del personal. De lo
contrario, las imposiciones tienen poca receptividad y durabilidad.
7.- Frenos:
En
ocasiones se han querido realizar cambios en beneficio de la organización y de
la dirección. Sin embargo, muchos de ellos no son aceptados porque requieren
pasar a la potestad de la dirección y de todos los que están por encima y
finalmente, nada se logra. Y en eso, tiene mucho que ver el chisme y la envidia
que nunca dejan de faltar.
8.- Intimidades:
Este ministerio, como toda
organización gubernamental, forma parte de una gran burocracia. Los puntos
vacantes son ocupados muy a menudo por amistades o familiares. En tal razón,
9.- Factores externos:
Hay
varios aspectos que podrían reformularse para mejorar el funcionamiento de la
dirección:
a.- Que el despacho del ministro
y de los viceministros notificaran con anterioridad las reuniones que requieren
de prensa, fotógrafo o camarógrafo, para que de esta manera, los periodistas no
tengan que estar llamando insistentemente para chequear si se requiere de su
presencia, puesto que en ocasiones los periodistas son vistos como “metidos” o
“fastidiosos”.
b.- En la mayoría de las
reuniones se invita al personal de protocolo y no a la prensa. Lo que ha sido
motivo de innumerables discusiones porque el personal de protocolo al manejar
la información se ha dedicado a pautar a los periodistas, es decir, indicarle a
que reuniones acudir y a cuales no pasando por encima del jefe de prensa, que
no tiene otra alternativa que ratificar las pautas enviadas por las chicas de
protocolo.
10.- Motor de cambio:
El conjunto de estrategias recomendadas para
gestionar el cambio en el procesos:
Aplicación
de metodologías como son lluvia de ideas, dinámicas grupales y papel café, para realizar el análisis
de los procesos, asegurando la
participación del personal en la elaboración de las propuestas.
11.- Análisis de
artículos en Internet
Gestión de los procesos
Este artículo sobre Gestión por Proceso,
describe el qué y para qué de la gestión por procesos. Además hace referencia a
los requisitos básicos y los métodos estructurado y creativo a través de los
cuales se pueden identificar los procesos. En esta página web se enumeran
algunas ventajas de cada uno de los métodos. Es artículo de gran utilidad.
Link:
http://web.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm
Visio 2000
Es
un artículo verdaderamente interesante en el que Microsoft describe cómo
documentar y analizar un proceso, ajustar un diagrama de flujo y su puesta en
marcha.
Link:
http://office.microsoft.com/spain/assistance/2002/articles/