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Las intranets
son redes privadas que se han creado utilizando las
normas y protocolos de Internet. Aportan la interfaz de
exploración intuitiva del World Wide Web a la
información y servicios almacenados en una red de área
local (LAN) corporativa. Las intranets son atractivas
porque disminuyen el costo de mantenimiento de una red
interna y, al mismo tiempo, aumentan la productividad,
ya que ofrecen a los usuarios un acceso más eficaz a la
información y a los servicios que necesitan.
Aunque el
atractivo de las intranets es evidente, el proceso de
instalación no lo es tanto. Algunas organizaciones
adoptan el mismo sistema para crear su Web interno que
el utilizado para crear el sitio de Internet externo.
Contratan proveedores y diseñadores externos que
normalmente se centran en los gráficos, los valores de
producción y las últimas tecnologías más populares. Este
método puede costar mucho dinero, pero no produce
necesariamente una red que se ajuste a las necesidades
de una organización.
Un modo
rápido y sencillo de empezar
Una
alternativa es comenzar con algo pequeño, con Web
locales creadas y mantenidas por equipos y
departamentos. Estas sencillas intranets ofrecen un
valor real mejorando la información compartida con
costos de configuración y administración relativamente
bajos.
Una intranet
sencilla permite a los equipos o departamentos
aprovechar el método de exploración intuitivo del Web
para buscar y compartir información de forma más eficaz.
A diferencia de las soluciones de intranet más
sofisticadas, las intranets sencillas son muy
específicas en su propósito e instalación.
Una intranet
sencilla permite a las organizaciones aprovechar las
ventajas de las intranets a nivel de equipo o de
departamento, utilizando tecnologías actuales o fáciles
de adquirir. Estas intranets populares ofrecen sus
propias ventajas y son el primer paso para desarrollar
una intranet más completa.
Compartir
mejor la información
La principal
ventaja de una intranet es que permite compartir mejor
la información. En una organización moderna, el acceso a
la información es crucial. Una intranet proporciona una
administración más intuitiva de la información.
El método Web
ofrece algunas mejoras respecto a modelos anteriores de
administración de la información:
- Vinculación entre documentos
- Búsqueda fácil
- Punto de entrada común a toda la
información
Poca
inversión inicial
Sin una
planificación cuidadosa, las ventajas de una intranet
pueden verse ensombrecidas por su costo. Una intranet
sencilla permite a un equipo o departamento aprovechar
las ventajas de compartir mejor la información que
ofrece el método Web con una inversión gradual
relativamente baja, utilizando el hardware y el software
existente. Las organizaciones que dispongan de una red
LAN y utilicen Office 97, pueden crear una intranet
sencilla con un costo gradual muy pequeño.
Debido a que
las intranets están limitadas en tamaño y en ámbito por
definición, no se producen muchos de los problemas
asociados a soluciones de intranet más sofisticadas:
servidores de seguridad, desarrollo de aplicación
personalizada, integración de sistemas de herencia. Esto
ayuda a mantener un bajo costo de inversión inicial, así
como de administración y soporte técnico.
Primer
paso al futuro
Muchas
organizaciones configuran intranets sencillas como
primer paso hacia el desarrollo de intranets más
sofisticadas. Una intranet local de un departamento
determinado puede ampliarse y mejorarse para crear una
intranet centralizada para toda una organización.
Opcionalmente, varios Web departamentales pueden
administrarse de forma centralizada para crear un Web
mayor.
Las
organizaciones también se benefician del aprendizaje que
se realiza cuando un grupo comienza a utilizar una
intranet sencilla. Los colaboradores se acostumbran a
utilizar la intranet para compartir información sencilla
e incorporarla a su trabajo diario. La utilización de
intranets sencillas permite a las organizaciones obtener
una información que aumenta la eficacia de las
soluciones de mayor nivel.
Ventajas
de la solución de Microsoft
Debido a que
las intranets sencillas las crean y las administran los
grupos que las utilizan, requieren herramientas que
permitan a todos los usuarios colaborar en el contenido
de forma sencilla, así como herramientas que permitan la
administración local del Web. Office 97 y FrontPage son
las herramientas indicadas para crear y administrar
intranets.
Office 97
ofrece un amplio conjunto de herramientas para que los
usuarios finales creen contenido en formato HTML o en
formato nativo de Office optimizado para la utilización
en pantalla. FrontPage ofrece un entorno de creación
WYSIWYG, para crear HTML más sofisticado, y herramientas
intuitivas para administrar un sitio Web. Los usuarios
que han creado Web sencillos en sus organizaciones son
quienes han identificado los requisitos clave de las
herramientas que utilizan, entre otros:
- Sencillez de uso.- Office 97 amplía las
herramientas de escritorio familiares a la intranet,
con funciones de Microsoft Word como el Asistente para
páginas Web y la posibilidad de guardar
automáticamente como HTML cualquier documento.
FrontPage 98 permite a los usuarios finales
administrar un sitio Web con poca o ninguna ayuda de
profesionales de las tecnologías Internet. La interfaz
intuitiva del Explorador de FrontPage, las
herramientas que automatizan tareas administrativas,
como la actualización de hipervínculos, y la
integración del método arrastrar y colocar con Office
97, hacen de FrontPage una herramienta adecuada para
intranets administradas de forma local.
- Creación de contenido enriquecido.- La
tecnología de Active Documents permite a los usuarios
ver los documentos de Office 97 dentro de Microsoft
Internet Explorer o en otro explorador compatible. Se
han mejorado los formatos de archivo de Office 97 para
su utilización en línea, con funciones como Mapa del
documento, en Word, para facilitar la vista y los
comentarios en pantalla y las herramientas de revisión
en Word y Microsoft Excel para la creación en
colaboración. Además del conjunto completo de
herramientas de creación HTML, FrontPage incorpora
herramientas de programación sencillas que ayudan a
quienes no son programadores a crear intranets
enriquecidas y más útiles. Los componentes de
FrontPage (antes Componentes WebBot®) son programas
integrados que incorporan funciones como búsqueda,
tablas de contenido y formato de páginas
- Posibilidades de ampliación .- Una
intranet sencilla es el primer paso adecuado hacia una
solución de intranet más sofisticada. Al crear una
intranet centralizada para la organización, no sólo se
puede aprovechar el aprendizaje y experiencia del
grupo, sino también los propios Web. Por lo tanto, es
importante que las herramientas utilizadas para crear
una intranet sencilla ofrezca una ruta de acceso para
la ampliación a una solución más completa. Microsoft
Office 97 y FrontPage 98 forman parte de una solución
de intranet completa e integrada creada alrededor de
la plataforma Active Server de Microsoft. Las
intranets creadas utilizando Office 97 y FrontPage 98
pueden integrarse o ampliarse a Web más sofisticados
creados en la plataforma Active Server.
Concepto |
Una
intranet – en su concepción básica - es un
conjunto de archivos almacenados en un servidor.
En la parte superior de este conjunto de contenido
se sitúa un nivel de exploración que ofrece
estructura, organización y funciones de búsqueda.
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Nivel de contenido |
Los
miembros del equipo o del departamento crean el
contenido utilizando Office 97. Los documentos
pueden ser documentos HTML, archivos de Word,
hojas de cálculo de Excel u otros archivos de
Office 97. La combinación de Office 97 y Microsoft
Internet Explorer permite a los usuarios incluir
diferentes tipos de contenido enriquecido en la
intranet. |
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Nivel de exploración |
Páginas
HTML que proporcionan categorías de información y
el servicio de búsqueda de la intranet. La persona
elegida del grupo crea y mantiene este nivel
utilizando FrontPage 98. No es necesario que esta
persona sea un profesional de la tecnología
Internet; cualquier usuario avanzado puede
administrar un sitio Web utilizando las
herramientas intuitivas de FrontPage.
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Publicación |
El
valor de una intranet depende de que el contenido
esté actualizado y sea relevante. Los usuarios
necesitan un medio de publicar el contenido en el
Web y de obtener acceso a la información una vez
publicada. Dado que una intranet es esencialmente
un conjunto de archivos almacenado en un servidor,
publicar el contenido es guardar un documento en
el servidor. Cada usuario debe disponer de una
carpeta designada para guardar documentos.
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Búsqueda |
El
administrador de la intranet proporciona el nivel
de exploración que ayuda a los demás a encontrar
la información que necesitan, creando
hipervínculos a documentos de prioridad alta o
agrupando conjuntos de documentos de una de las
siguientes formas:
·
Por persona
·
Por asunto
·
Por
búsqueda |
La facilidad
de ampliar cuando es necesario
Una intranet
sencilla es el primer paso para crear soluciones
intranet mayores y más sofisticadas. Las intranets
sencillas son adecuadas para equipos o departamentos
pequeños pero, a medida que crece el número de personas
que utilizan la intranet y el volumen de contenido, se
necesitan herramientas más sofisticadas. Por ejemplo,
los usuarios que eligen un software de servidor Web
descubren que Microsoft Personal Web Server, incluido en
Office 97 y FrontPage 98, puede ser una herramienta
eficaz para dirigir una intranet inicial para un grupo
pequeño.
Sin embargo,
a medida que la intranet crece, los usuarios necesitan
las funciones y el rendimiento más eficaz de Microsoft
Internet Information Server (IIS) que se ejecuta en el
sistema operativo Microsoft Windows NT®. Las extensiones
del servidor de FrontPage 98 facilitan el cambio de un
Web desde Personal Web Server a Internet Information
Server.
Además, es
posible que las organizaciones deseen integrar sus Web
en otros servicios de red para obtener funciones más
sofisticadas. Por ejemplo, las organizaciones pueden
utilizar la combinación del administrador de información
de escritorio de Microsoft Outlook™ 97 y Microsoft
Exchange Server para crear soluciones de grupo eficaces
para sus intranets.
Las
organizaciones también pueden utilizar Excel 97 como
cliente para los datos obtenidos de un servidor de
Microsoft SQL o aprovechar las ventajas de la
integración entre Microsoft Access 97 e Internet
Information Server para crear soluciones de bases de
datos dinámicas basadas en Web. Microsoft ofrece un
amplio conjunto de tecnologías integradas para ayudar a
los usuarios a aumentar la utilidad y sofisticación de
su intranet. | 
