1.- Planificación
2.- Organización
3.- Dirección
4.- La Comunicación
5.- Barreras de Comunicación
6.- Proceso de Comunicación
7.- Lenguaje Oral y Escrito
1.- Planificación:
a.- Concepto: Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas (Fernández, 1991).
b.- Elementos característicos de la planificación:
I.- Fines u objetivos: La existencia de un fin o fines que nos proponemos seguir.
II.- Medios: Las disposiciones o medidas necesarias para alcanzar este fin o fines; es decir los medios.
III.- Cursos alternos de acción: Al planear es necesario determinar diversos caminos; formas de acción y estrategias para conseguir los objetivos.
IV.- Elección: La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada.
V.- Futuro: La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
c.- Principios de la planificación:
Los principios de la planificación son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la función administrativa. Siendo los siguientes:
Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.
Objetividad Y cuantificación: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbritarios. Este principio establece la necesidad de utilizar datos objetivos como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, etc. La planificación será mas confiable en tanto pueda ser cuantificada, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones (porcentajes, unidades, volumen, etc.)
Flexibilidad: Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.
Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque y armónico en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos.
Intercambio de estrategias: Cuando un plan se extiende con relación al tiempo, será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de hachón (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos.
d.- El proceso de la planificación:
Según Koontz & O´Donnell (1967), se divide en:
o Conocimiento de la oportunidad.
o Establecimiento de objetivos.
o Establecimiento de premisas.
o Determinación de líneas alternativas.
o Evaluación de líneas alternativas.
o Selección de una línea de acción.
o Formulación de planes derivados.
Según Eckles et at (1982), se divide en:
o Definir el objetivo.
o Establecer premisas y restricciones.
o Analizar la información.
o Desarrollar planes alternativos.
o Elegir el mejor plan.
o Desarrollar planes derivados.
o Atender la ejecución.
Según Gorostegui (1989), se divide en:
o Reconocimiento de las oportunidades existentes.
o Selección de los objetivos del plan.
o Identificación y creación de alternativas.
o Evaluación de las alternativas.
o Selección de las alternativas.
o Seguimiento del plan.
Según Stoner (1995)
o Formulación de metas.
o Identificación de los actuales objetivos y estrategias.
o Análisis ambiental.
o Análisis de los recursos.
o Identificación de oportunidades estratégicas y riesgos.
o Determinación del grado de cambio estratégico requerido.
o Toma de decisiones estratégicas.
o Medición y control del progreso.
Se puede mencionar, luego de observar las diversas divisiones hechas por los autores antes mencionados, que este proceso es simplemente un enfoque racional hacia el futuro.
También se puede destacar que lo fundamental es conocer las oportunidades futuras que posee la empresa.
e.- Tipos de planes:
- Según su duración:
Planes a corto plazo.
Planes a mediano plazo.
Planes a largo plazo.
- Según su función:
Se pueden relacionar con las funciones primarias de producción, mercadeo y finanzas.
Se pueden relacionar con las funciones complementarias de contratación del personal, compras, mantenimiento, investigación y desarrollo, ingeniería, etc.
- según su alcance
Departamental.
Interdepartamental.
Generales.
f.- Etapas de planeación:
- Propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente a un grupo social.
- Investigación: Es un proceso que mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.
- Premisas: Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan. Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:
1.- Internas: Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos.
2.- Externas: Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades. Estas premisas externas pueden ser, de carácter político, legal, económicas, sociales, técnicas, etc.
- Objetivos: Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico.
- Estrategias: Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones mas ventajosas.
Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:
1.- Determinación de los cursos o alternativas; consiste en buscar el mayor numero de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
2.- Evaluación; analizar y evaluar cada una de las alternativas tomando en consideración las ventajas de cada una de ellas.
3.- Selección de alternativas; considerar las alternativas mas idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas.
g.- Importancia de la planificación:
Neutralización de la incertidumbre y el cambio.
Concentración de la atención en los objetivos.
Obtención de una operación económica.
Facilitación del control.
2.- Organización:
a.- Concepto: Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
b.- Elementos que involucra:
Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá el grupo social, que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.
Sistematización: Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupación y asignación de actividades y responsables: En la organización surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar y funciones a fin de promover la especialización.
Jerárquica: La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
c.- Importancia:
Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
Suministrar los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, rediciendo los costos e incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
3.- Dirección:
a.- Concepto: Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa.
b.- Elementos que involucra:
Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
Motivación.
Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
Comunicación.
Supervisión.
Alcanzar las metas del la organización.
c.- Importancia:
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
d.- Principios:
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses.
Impersonalidad de mando.
De la supervisión directa.
De la vía jerárquica.
De la resolución del conflicto.
Aprovechamiento del conflicto.
e.- Etapas:
I.- Integración: Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se junta, de los recursos para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.
II.- Reglas:
i.- El hombre adecuado para el puesto adecuado: Los hombres deben poseer las características que las empresas establezcan para desempeñar un puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a las características de la organización y no esta a los recursos humanos.
ii.- De la provisión de elementos necesarios: A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.
4.- La Comunicación:
a.- Concepto: Es la relación comunitaria humana consistente en la emisión-recepción de mensajes entre interlocutores en estado de total reciprocidad, siendo por ello un factor esencial de convivencia y un elemento determinante de las formas que asume la socialibilidad del hombre.
b.- Tipos de comunicación:
- Comunicación Intrapersonal – Unidimensional (Consigo mismo).
- Comunicación Interpersonal – Bidimensional (Con los otros).
- Comunicación Masiva – Tridimensional (Yo con los otros, el contexto y el medio).
5.- Barreras de Comunicación:
Las barreras que impiden la comunicación pueden registrarse a nivel:
- Semántico.
- Físico.
- Fisiológico.
- Psicológico.
- Administrativo.
6.- Proceso de Comunicación:
Emisor – Mensaje – Receptor.
a.- Emisor: Es el agente que genera la salida del mensaje, el hacedor de las formas expresivas, puede ser una persona, grupo, institución u organización. Es el que establece la relación, al compartir una serie de informaciones.
b.- Receptor: Es el agente, grupo, organismo o institución que es capaz de percibir el mensaje, descodificarlo y asignarle significación mediante un proceso similar al del emisor, pero a la inversa.
c.- Mensaje: Es lo que se quiere expresar, al contenido, al objeto de la comunicación. Es todo aquello que el emisor practica al receptor. Este producto físico creado por el emisor puede manifestarse a través de múltiples formas: discurso oral, escrito, gesto, foto, cuadro, escultura, etc.
7.- Lenguaje Oral y Escrito:
El lenguaje es la facultad que posee el hombre de comunicarse con los demás hombres mediante sonidos articulados. También se puede definir como: El conjunto de señales que dan a entender algo, el lenguaje de los ojos, de las flores, de los animales, de signos.
Teoría del lenguaje: El lenguaje es la capacidad básicamente humana de asociar significado a determinados sonidos, con los cuales el hombre elabora, expresa y comunica sus pensamientos.
Estudios sobre el lenguaje:
El lenguaje como facultad humana.
El lenguaje en si mismo.
El lenguaje como simbolismo.
Es una técnica para determinar en forma sistemática la provisión y demanda de empleados que serian necesarios, el departamento de personal puede planear sus labores de reclutamiento, selección, capacitación, entre otras.
Deben llevarse a cabo de manera que al determinar la calidad y el numero de personas necesarias para desarrollar el plan y el momento en que deben reclutarse, pueda determinarse también el incremento en los ingresos que se obtendrán al contratar a cada nuevo empleado y desde luego, el efecto que este reclutamiento tendrá en los costos.
Todas las organizaciones deberían identificar sus necesidades de personal a corto y largo plazos. A corto plazo se determinan las necesidades de personal a 1 año; a largo plazo se estiman las condiciones del personal en lapsos de por lo menos 5 años.
Mejorar la utilización de los recursos humanos.
Permitir la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los objetivos globales de la organización.
Economizar en las contrataciones.
Expandir la base de datos del personal, para apoyar otros campos.
Coadyuvar a la implementación de programas de productividad, mediante la aportación de personal mas capacitado.
La demanda a futuro que experimenta una organización en el campo de los recursos humanos es esencial para la planeación de políticas de empleo, debido a que la oferta de personal tiene límites muy precisos.
- Desafíos externos:
o Económicos: si el país comienza a exportar, también la inflación, el desempleo, las tasas de interés.
o Desafíos sociales, políticos y legales: Son de más sencilla predicción.
o Tecnología: Son de mas difícil predicción. Con frecuencia, la planeación de los recursos humanos se modifica debido a la introducción de nueva tecnología. En algunos casos, puede significar la eliminación de varios puestos, o puede implicar la creación de otros nuevos.
o Competencia.
- Decisiones de la organización: Las principales decisiones de la organización inciden en la demanda de recursos humanos. El plan estratégico de la organización constituye la decisión mas significativa, por medio de el, toda la empresa se fija objetivos a largo plazo (tasas de crecimiento, desarrollo de nuevos productos, mercados o servicios). Estos objetivos determinan el número de empleados que serán necesarios en el futuro, así como sus características.
Técnicas para pronosticar.
o Técnicas de pronóstico basadas en la experiencia.
Se apoyan principalmente en le juicio de las personas con conocimientos y visión amplios sobre las futuras necesidades de recursos humanos.
Cuando se utiliza la técnica Delfos, se solicitan cálculos de un grupo de expertos, gerentes de línea por lo general. El departamento de personal actúa como intermediario, resume las respuestas y expone sus resultados a los gerentes, para inquirir nuevamente sobre sus cálculos y obtener retroalimentación.
o Pronósticos basados en tendencias.
Extrapolación: Se prolongan las tendencias del pasado.
Indexación: Es un método útil para el calculo de las necesidades futuras de empleo, haciendo que coincida la tasa de crecimiento o descenso en el empleo con un índice determinado.
o Análisis de presupuestos y planeación.
Las organizaciones que necesitan planeación de recursos humanos por lo general elaboran presupuestos detallados y planes a largo plazo.
o Análisis de nuevas operaciones.
Requiere que se calculen las necesidades de recursos humanos en comparación con otras compañías que llevan a cabo operaciones similares.
o Modelos de computadora.
Son una serie de formulaciones matemáticas que emplean de manera simultánea la extrapolación, la indexación, los resultados de sondeos y encuestas y los cálculos de cambio en las fuerzas de trabajo.
Requerimientos de recursos humanos.
Los pronósticos traducen las causas de la demanda a cálculos específicos, a corto y largo plazos. Los planes a largo plazo son por necesidad cálculos de necesidades probables. Los planes a corto plazo son mas específicos y pueden asumir la forma de un cuadro de contrataciones (es una lista de necesidades de contratación a corto plazo, es decir, no mas de un año).
Fuentes de reclutamiento de recursos humanos.
Existen dos fuentes de suministro de personal, la interna y la externa.
El suministro interno se compone de los empleados actuales que pueden ser promovidos o transferidos o que pueden absorber las funciones que se requieren llenar.
El suministro externo se compone de la oferta de la mano de obra exterior a la organización.
Pronósticos sobre la oferta de recursos humanos.
No es posible llenar todas las vacantes mediante promociones internas, entonces es necesario recurrir a fuentes externas de provisión.
- Necesidades externas: El crecimiento de la organización y la eficiencia del departamento de personal demandan en gran medida la necesidad de recurrir a fuentes externas. El crecimiento de la organización constituye el factor principal en la creación de puestos de nivel básico.
- Análisis del mercado de trabajo: El éxito en la localización de nuevos empleados depende del mercado de trabajo, pero también de la habilidad de los especialistas en personal. Las necesidades del personal pueden satisfacerse atrayendo a la organización a los empleados de otras compañías.
- Factores demográficos: Son otro elemento a largo plazo que afecta la oferta de trabajo.
Análisis sobre las analogías posibles entre la función planeadora del proceso administrativo y la planificación de recursos humanos
Los conceptos de planeación de organización y planeación de recursos humanos están interrelacionados. Debido a que el trabajo humano es el insumo institucional más crucial, la planeación de la organización debe ser, en efecto, planeación de la fuerza de trabajo. Están tan relacionados, que el buen desenvolvimiento de la planeación administrativa esta supeditado a que la empresa cuente con el personal necesario y capacitado para realizar las funciones que de ellos se esperan.
Interrelación en diversas fases:
- Reclutamiento – Selección.
Los programas especiales de reclutamiento y selección con frecuencia son el resultado final de auditoria y predicción de los recursos humanos.
Dichos programas se elaboran para contratar los tipos de empleados cuyas aptitudes tendrán mayor demanda y menos oferta en el futuro.
Las acciones que podrían estar incluidas son viajes a instalaciones universitarias, promoción de puestos disponibles, procesos simplificados de selección, etc.
- Capacitación de empleados.
A menudo, el resultado de los esfuerzos de la planeación de los recursos humanos son programas especiales de capacitación de personal. Este proceso se define mejor como reentrenamiento, en vez de esfuerzo de capacitación, puesto que se van a enseñar nuevas aptitudes a los trabajadores actuales que poseen aptitudes y experiencias en áreas de menor demanda en el futuro.
- Desarrollo Gerencial.
Cuando la capacitación de empleados se presenta en el nivel de supervisión o ejecutivo de una organización, por lo común se denomina desarrollo gerencial.
En casi todas las organizaciones se requiere mas y mas experiencia administrativa, debido a que la tecnología de maquinaria va reemplazando gradualmente a la necesidad de esfuerzo físico, con frecuencia se requieren mas aptitudes mentales que físicas.
Los programas de acción en el área de desarrollo administrativo se encuentran en todas las organizaciones que pretenden planear, registrar y predecir los recursos humanos, sistemáticamente y en una base continua.
La importancia de la planeación de los recursos humanos radica en que mejora la utilización de los recursos humanos, además de responder a las necesidades futuras de mano de obra o tener que recurrir a despidos. Cuando se planean los recursos humanos se debe tomar en cuenta la planeación de la organización, la cual permite efectuar un cambio positivo de crecimiento.
Tanto la planeación de la organización y la planeación de recursos humanos son conceptos que consideran el trabajo humano como el insumo mas crucial de cualquier organización
La planeación de la organización esta orientada a definir la misión de la empresa, y planeación de los recursos humanos va orientar la visión de la empresa.
Conclusiones
En la planeación estratégica los administradores hacen coincidir los recursos de la organización con sus oportunidades de mercado a un largo plazo.
La planeación estratégica permite que la organización tome parte activa en la configuración de su futuro.
La planeación estratégica sienta las bases para que todos los gerentes y empleados de la empresa puedan identificar y racionalizar la necesidad de cambio, es decir, les ayuda a ver el cambio como una oportunidad y no como una amenaza.
La planeación estratégica impone disciplina y formalidad a la administración de un negocio.
La planificación de recursos humanos permite ajustar la oferta de personal interna y externa de una empresa, a las vacantes que espera tener en un momento dado.
La planificación de recursos humanos permite desarrollar, formar y promocionar al personal actual de una organización, de acuerdo con las necesidades futuras de una empresa.
La retroalimentación sobre la administración de los recursos humanos proporciona información necesaria para el mantenimiento de la planeación de los recursos humanos y su buen desempeño.
La planeación de recursos humanos es vital para las organizaciones, debido a que al prever sus necesidades de personal permite la adecuada formulación del presupuesto asignado a los recursos humanos, evitando así gastos innecesarios.