1.- Introducción
2.- Antecedentes del Análisis y Descripción de los Puestos de Trabajos
3.- Análisis de la Información Sobre Puesto: Perspectiva General
4.- Obtención de Información para el Análisis de Puesto
5.- Aplicaciones de la Información Sobre Análisis de Puestos
6.- El sistema de Información Sobre los Recursos Humanos
7.- Bibliografía
1.- Introducción:
Los constante cambios y transformaciones en las que se ven envueltas las organizaciones actuales, a con llevado a adaptar las estructuras anticuadas y rígidas a sistemas avanzados y flexible. La gestión de recursos humanos ha pasado a ser una función eminentemente estratégica y dinámica que proyecta en el factor humano su principal clave de éxito. Para que el profesional pueda actuar de manera proactiva necesita información sobre los recursos humanos y las necesidades de su organización.
Todo esto, ha obligado a los directores de las organizaciones, ha establecer sistemas y procesos adaptativos a las nuevas estructuras, necesitando de técnicas que le permitan afrontar y vencer los retos a los que se ven sometidas las organizaciones, lo que ha traído consigo una elevada flexibilidad en el campo de los recursos humanos.
2.- Antecedentes del Análisis y Descripción de los Puestos de Trabajos:
Desde la época primitiva cuando los hombres comenzaron a formar grupos para alcanzar sus objetivos que resultaban inalcanzable de modo individual, la administración a sido fundamental para lograr la coordinación del que hacer humano.
La forma de enfocar la gestión de los recursos humanos a cambiado en correspondencia con la dinámica del desarrollo social, influenciado por sucesos y filosofía como la revolución industrial, la administración científica y la psicología industrial.
Los estudios preliminares en el análisis y descripción de puesto de trabajo “ADPT” coinciden con la revolución industrial en Europa y Estados Unidos; la revolución industrial estuvo caracterizada por el desarrollo rápido de la tecnología de producción, la división y la especialización del trabajo, la producción en masa, así como la reducción del trabajo físico pesado.
Como uno de los resultados de la revolución industrial, los empleados comenzaron a discutir colectivamente temas de mutuo interés y surgen los sindicatos que influyeron notablemente en las relaciones entre empleados y patrones.
De forma paralela a la revolución industrial surgió la administración científica que fue un intento por investigar método de producción y montaje y establecer la manera mas eficiente para realizar un trabajo.
La administración científica contribuyo a la profesionalización de la GRH. Algunos años después se hizo evidente que muchos de los problemas administrativos existente eran el resultados de fenómenos humanos en vez de mecánicos. Este reconocimiento impulso la intervención del Psicólogo industrial en el mundo de trabajo.
Las tendencias actuales de la gestión de recursos humanos se dirigen hacia enfoques sistemáticos prácticos, multidisciplinario y participativos que consideran el Análisis y Descripción de los Puestos de Trabajos “ADPT” como una herramienta básica para el establecimiento de toda política de recursos humanos.
Análisis de la información sobre puesto: Perspectiva General:
Las principales actividades gerenciales vinculadas con la información sobre el análisis de puestos son:
4.- Obtención de Información para el Análisis de Puesto
Antes de estudiar cada puesto, los analistas estudian la organización, sus objetivos, sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los productos o servicios que brinda a la comunidad. Estudian también los informes que generan varias fuentes como: la misma empresa, otras entidades del ramo, informes oficiales. Provistos de un panorama general sobre la organización y su desempeño, se realizan los siguientes pasos:
Identificación de puestos. Es una tarea sencilla en una organización pequeña. En una empresa grande, es posible que se deba recurrir a la nómina y a los organigramas vigentes, o a una investigación directa con los empleados, supervisores y gerentes. Aunque no sea vigente, un análisis de puestos anterior resulta de mucha utilidad.
Desarrollo del cuestionario. Tiene como objetivo la identificación de labores, responsabilidades, conocimientos, habilidades y niveles de desempeño necesarios en un puesto específico.
Obtención de datos. El analista debe determinar la combinación más adecuada de técnicas, manteniendo en todos los casos la máxima flexibilidad.
5.- Aplicaciones de la Información Sobre Análisis de Puestos.
La información sobre los diversos puestos puede emplearse en la descripción de puestos, para las especificaciones de una vacante y para establecer los niveles de desempeño necesarios para una función determinada.
Descripción de puestos: Es una explicación escrita de los deberes, condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes de un puesto específico. Todas las formas para la descripción de puestos deben tener un formato igual dentro de la compañía, para preservar la comparabilidad de los datos.
Datos básicos: una descripción de puestos puede incluir información como el código que se haya asignado al puesto (clave del departamento, si el puesto está sindicalizado o no, el número de personas que lo desempeñan):
Fecha, para determinar si la descripción se encuentra actualizada o no.
Datos de la persona que describió el puesto, para que el departamento de personal verifique la calidad de su desempeño y pueda proporcionar retroalimentación a sus analistas.
Localización: departamento, división, turno (del puesto). Jerarquía, para establecer niveles de compensación.
Supervisor, es la persona que ejerce autoridad directa sobre el puesto y está vinculada de muchas maneras con el desempeño que se logre.
Características especiales: régimen de pagos por tiempo extra, si se pueden pedir cambios de horario, si debe existir disponibilidad para viajar, etc.
Resumen del puesto: después de la sección de identificación, suele continuarse con un resumen de las actividades que se deben desempeñar. Es ideal que el resumen conste de pocas frases, precisas y objetivas. Cada responsabilidad se describe en términos de las acciones esperadas y se destaca el desempeño.
Condiciones de trabajo: no sólo las condiciones físicas del entorno en que debe desempeñarse la labor, sino también las horas de trabajo, los riesgos profesionales, la necesidad de viajar y otras características.
Aprobaciones: las descripciones de puestos influyen en las decisiones sobre personal. Es preciso verificar su precisión. Esa verificación la puede realizar el supervisor del analista, el gerente de departamento en que se ubica el puesto y el gerente de personal.
Especificaciones del puesto: La diferencia entre una descripción de puesto y una especificación de puesto estriba en la perspectiva que se adopte. La descripción define qué es el puesto. La especificación describe qué tipo de demandas se hacen al empleado y las habilidades que debe poseer la persona que desempeña el puesto.
No es frecuente separar enteramente la descripción de la especificación, resulta más práctico combinar ambos aspectos.
Niveles de desempeño: El análisis del puesto permite también fijar los niveles de desempeño del puesto, con ello se consigue ofrecer a los empleados pautas objetivas que deben intentar alcanzar y permitir a los supervisores un instrumento imparcial de medición de resultados. Los sistemas de control de puestos poseen cuatro características: niveles, medidas, corrección y retroalimentación.
Los niveles de desempeño en un puesto se desarrollan a partir de la información que genera el análisis del puesto. Cuando se advierten niveles bajos de desempeño, se toman medidas correctivas. Las toma el supervisor, aunque en algunos casos interviene el gerente. La acción correctiva sirve al empleado como retroalimentación. En algunos casos, no es la conducta del empleado la que debe corregirse, sino la estructura misma del puesto. Cuando los niveles especificados no son adecuados, constituyen un aviso para que el personal adecuado proceda a tomar medidas correctivas.
6.- El sistema de Información Sobre los Recursos Humanos
Las descripciones de puesto, las especificaciones y los niveles de desempeño integran la base mínima de datos que necesitan los departamentos de personal y permiten la toma de decisiones.
Organización de la base de datos: Disponer la información para su ingreso en archivos magnéticos o en papel requiere en muchos casos el trabajo coordinado del departamento de personal con el de cómputo. La base de datos se organiza con el postulado de que los puestos constituyen una unidad básica. Cada vez más, los puestos se organizan en grupos laborales. Los grupos laborales son conjuntos de puestos similares, llamados puestos tipo o típico.
Diseño de puestos. Los puestos constituyen el vínculo entre los individuos y la organización. Dado que la función de los departamentos de personal es ayudar a la organización a obtener y mantener una fuerza de trabajo idónea, los especialistas en personal deben poseer una comprensión profunda de los diseños de puestos.
El diseño de un puesto muestra los requerimientos organizativos, ambientales y conductuales que se han especificado en cada caso. La productividad del empleado, su satisfacción con la labor que lleva a cabo y las dificultades en su labor diaria proporcionarán una guía de lo bien diseñado que se encuentre el puesto. Cuando una ocupación determinada presenta deficiencias serias en su diseño, con frecuencia se presentan fenómenos como alta rotación del personal, ausentismo, quejas, protestas sindicales, sabotajes. Sin embargo, no todos los puestos conducen al mismo grado de satisfacción personal. Asimismo, no en todos los casos puede culparse al diseño por la conducta negativa de las personas que tienen determinada función.
Elementos organizativos del diseño de puestos: Estos elementos se relacionan con la eficiencia. Los puestos adecuadamente diseñados permiten conseguir una motivación óptima del empleado y conducen al logro de resultados óptimos.
La especialización constituye un elemento esencial en el diseño de puestos. Cuando los trabajadores se limitan a efectuar unas pocas tareas repetitivas la producción suele ser más alta. Éste es un enfoque mecanicista, que procura identificar todas las tareas de un puesto, para que estas tareas puedan disponerse de manera que se reduzcan al mínimo de tiempo y esfuerzo de los trabajadores. Una vez determinada la identificación de las tareas, se agrupa un número limitado de tareas y se integra un puesto. El resultado es una especialización en determinadas tareas. Los puestos especializados conducen a ciclos cortos en el puesto.
El enfoque mecanicista destaca la eficiencia en el esfuerzo, en el tiempo, en el costo de los salarios, capacitación y tiempo de aprendizaje que requiere el obrero o el empleado. Esta técnica se utiliza mucho en operaciones de ensamblado. Resulta especialmente efectiva cuando se emplea a trabajadores sin calificación o sin experiencia en trabajos industriales. Este enfoque ha cedido el paso a diseños de puestos elaborados bajo la óptica del flujo de trabajo y de las prácticas laborales.
Flujo de trabajo. Cuando se estudia la naturaleza del producto o servicio que se va a procesar, se puede determinar la línea ideal de flujo para que el trabajo se efectúe con eficiencia.
Prácticas laborales. Son los procedimientos adoptados para el desempeño del trabajo. Pueden originarse en los hábitos del pasado, en las demandas colectivas, en los lineamientos de la persona que dirige la empresa, etc.
Elementos del entorno en el diseño de puestos: Al diseñar puestos es necesario tener en cuenta tanto la habilidad como la disponibilidad de los empleados en potencia. Asimismo, es necesario tener en cuenta el entorno social.
Habilidad y disponibilidad de los empleados. Las demandas de eficiencia deben balancearse con la habilidad y disponibilidad reales de los empleados que puede proveer el mercado. Demandas del entorno social. El grado de aceptación de un empleo es también influido por las demandas y expectativas del entorno social. Un diseñador hábil dará a los puestos que diseña características que lo hagan deseable.
Elementos conductuales en el diseño de puestos: Los puestos no pueden diseñarse utilizando solamente los elementos que mejoren la eficiencia. Los diseñadores de puestos se apoyan mucho en investigaciones conductuales con el fin de procurar un ambiente de trabajo que satisfaga las necesidades individuales. Las personas con deseos de satisfacer necesidades de carácter superior se desempeñan mejor cuando se les ubica en puestos con calificaciones altas en determinados ámbitos. Estos ámbitos son:
Como se observa en la figura uno (1), la empresa Insumos Veterinarios C.A. ubicada en Maracay Estado Aragua, dedicada al ramo agropecuaria no cuenta con el departamento de Recursos Humanos. La contratación del personal nuevo se hace cuando alguien deja un puesto vacante, ósea, se hace por la necesidad inmediata, no obstante, la empresa esta creciendo y los dueños han decidido contratar una empresa especializada en Análisis y Diseño de Puesto. Donde la primera recomendación hecha a simple vista ha sido la creación del departamento de Recursos Humanos.
A partir de la revisión teórico sobre el proceso de diseño y análisis de puesto y su posterior discusión sobre la empresa Insumos Veterinarios C.A., se puede notar que el departamento de recurso humanos es de vital importancia, puesto que va a determinar y evaluar la eficiencia de las personas en los diversos cargos así como las necesidades futura de personal de puestos necesarios para el adecuado desarrollo y producción de dicha empresa.
7.- Bibliografía: