A manera general, en la mayoría de las empresas de nuestro país se lleva una “planificación” muy escueta, sobretodo improvisada y llevada al día a día, solamente subsistiendo o sobreviviendo en el mercado. Esto es marcado por el hecho de que pocas personas se comprometen con el trabajo de la planificación en dichas empresas y peor aún muy pocos cumplen la misma. No obstante, una planificación supone un proceso muy complejo que puede adquirir muy distintas formas. Existen diferentes tipos de planificación y diferentes modos de llevarla a cabo, al igual que muchas herramientas de planificación. El conocimiento del tipo de planificación necesaria para cada situación específica es una destreza en sí misma. De este modo, Shapiro, a través del manual Descripción General de la Planificación identifica los diferentes aspectos que implica la planificación de una organización o proyecto, haciendo una notable distinción entre la planificación estratégica y la planificación de acción. Asimismo, aporta ideas sobre herramientas, seguimiento y evaluación de una planificación.
En este sentido, la planificación puede ser de dos tipos principalmente, la planificación estratégica y la planificación empresarial, funcional y de acción. La primera no es más que el marco estratégico que toda organización debe desarrollar para determinar prioridades y estrategias que podrían ayudar a la consecución de la visión de futuro de la empresa.
Como bien menciona la autora “Una estrategia engloba tanto un enfoque general, que se fundamenta en la comprensión del amplio contexto funcional, como tus propias fuerzas y debilidades y los problemas a los que intentas enfrentarte. Una estrategia te ofrece un marco en el que trabajar, te aclara aquello que intentas alcanzar y el enfoque que pretendes usar. No explica en detalle actividades específicas”
Una estrategia es un enfoque global y un plan. Por eso, la planificación estratégica es la planificación global que permite la buena administración de un proceso. Además, proporciona un esquema de lo que se está llevando a cabo y hacia donde se quiere llegar (direccionalidad). La planificación estratégica proporciona claridad sobre lo que se quiere lograr y cómo se va a conseguir.
La planificación estratégica permite responder a las siguientes preguntas:
En cambio, la planificación empresarial, funcional y de acción, como su nombre lo dice es aquella herramienta que convierte a las estrategias en una puesta en práctica. La planificación de acción es la guía del trabajo diario. Sin un marco estratégico no se sabe a dónde se va ni por qué. Pero sin un plan de acción lo más probable es que el plan estratégico se quede en un sueño y nunca llegue a realizarse.
La planificación de acción conduce al usuario a través de un formato básico de planificación enfocada en la acción, paso por paso, cubriendo todos los elementos básicos.
El plan de acción responde a las siguientes preguntas:
Es en este sentido, Janet Shapiro, propone pasos para el desarrollo de toda la planificación de un proyecto u organización fundamentados en un trabajo de base, tales pasos del proceso de planificación son:
Para el desarrollo de cada uno de esos pasos, Shapiro, sugiere herramientas para la planificación. Las cuales son:
Por ultimo, Shapiro hace énfasis en que toda planificación debe desarrollar un plan de seguimiento, ya que permite recopilar datos para evaluar el proceso, y así realizar cambios y ajustes donde sea conveniente. Esta recopilación de la información resulta de gran utilidad para la evaluación posterior, la cual consiste en una valoración sistemática y objetiva de una organización o trabajo de desarrollo, que tiene como objetivo la definición de la eficiencia, eficacia e impacto de un trabajo.
Es importante destacar que la Descripción General de Planificación presentada por Janet Shapiro es una herramienta útil cuando haya que planear un proyecto o se esté liderizando una organización o departamento, cuando se tenga que diseñar un proceso de planificación, cuando se requieran técnicas de planificación, evaluación y seguimiento. El manual es útil para toda persona que tenga o no conocimientos sobre planificación.
Tu proceso de planificación debería indicarte el tipo de información que necesitas recopilar, de modo que el seguimiento y la evaluación tengan lugar. También debería aportarte indicadores o señales que se conviertan en los puntos de enfoque para el seguimiento y la evaluación.
El proceso de la planificación es en si complejo, no obstante esto no significa que su aplicación será muy difícil de implementar, sino que planificar empieza antes de la puesta en marcha de una organización y nunca termina, o sea que se mantiene en constante desarrollo y renovación, por supuesto basado en el seguimiento y evaluación de los resultados que esta presentando la organización.
La planificación amerita un cuidado y una atención especial, pues a partir de ella es que se van a lograr los mayores y mejores resultados, siempre la planificación este hecha sobre supuestos reales y sea evaluada concienzudamente, y siempre se trabaje en la obtención de mejores resultados.
La planificación y su entorno aparentan ser netamente globales, pero una buena planificación es la que logra involucrar a todos los estratos de una organización, desde los más bajos hasta los más altos cargos de la misma, además de estar conceptualizada a nivel global.
La importancia de la planificación viene dada por el éxito o fracaso de una organización o proyecto y en algunos casos, se puede referir a lograr mejores resultados de los que esta teniendo una empresa u organización con planificaciones hechas con el transcurrir de los días o eventos.
Infografía: