GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

ERICK J. ESTRADA O.

TRABAJO #2

DISEÑO Y ANÁLISIS DE PUESTOS

Cada puesto de trabajo necesita diferentes conocimientos, cualidades y niveles de habilidad, es necesaria una planeación efectiva de recursos humanos que tome en cuenta estos requerimientos para los puestos. Para ello, los directivos de hoy en día deben invertir más de su tiempo preparando equipos de trabajo responsables del diseño de puestos claves en la empresa.

El diseño de puestos de trabajo es un proceso de organización del trabajo que tiene como objetivo estructurar los elementos, deberes y tareas de los puestos de una organización, atendiendo el contenido, requisitos, responsabilidades, condiciones, calificaciones y recompensas de los ocupantes, para lograr que el desempeño de los puestos ocupe un lugar en la oferta de valor que se desea brindar al cliente.

Antes de la creación de un departamento de personal, los gerentes de cada área suelen tener a su cargo todos los aspectos relativos al personal. Debido a su familiaridad con las funciones de las personas que están a su cargo, los gerentes de áreas específicas no requieren, por lo común, sistemas de información, al menos durante las primeras etapas de la actividad de una empresa.

A medida que aumenta el grado de complejidad de una organización, más funciones se delegan en el departamento de personal, el cual, no suele poseer información detallada sobre los puestos de otros departamentos; esa información se debe obtener mediante el análisis de puestos, que consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una organización. Esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan.

Para analizar cada puesto, los analistas estudian la organización, sus objetivos, sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los productos o servicios que brinda a la comunidad. Estudian también los informes que generan varias fuentes como: la misma empresa, otras entidades del ramo, informes oficiales.

Luego de tener entonces un panorama general sobre la organización y su desempeño, para obtener información sobre el análisis de puesto se debe seguir el siguiente procedimiento:

Ø Identificación de Puestos: es una tarea sencilla en una organización pequeña. En una empresa grande, es posible que se deba recurrir a la nómina y a los organigramas vigentes, o a una investigación directa con los empleados, supervisores y gerentes. Aunque no sea vigente, un análisis de puestos anterior resulta de mucha utilidad.

Ø Desarrollo del Cuestionario: tiene como objetivo la identificación de labores, responsabilidades, conocimientos, habilidades y niveles de desempeño necesarios en un puesto específico.

v Identificación y Actualización: se procede primero a identificar el puesto que se describirá más adelante, así como la fecha en que se elaboró la última descripción. Es preciso verificar esta información para no utilizar datos atrasados y no aplicar la información a otro puesto.

v Deberes y Responsabilidades: muchos formatos especifican el propósito del puesto y la manera en que se lleva a cabo. Esto proporciona una rápida descripción de las labores. Los deberes y responsabilidades específicos permiten conocer a fondo las labores desempeñadas.

v Aptitudes Humanas y Condiciones de Trabajo: describe los conocimientos, habilidades, requisitos académicos, experiencia y otros factores necesarios para la persona que desempeñará el puesto. Es vital para proceder a llenar una vacante o efectuar una promoción. Asimismo, permite la planeación de programas de capacitación específica.

v Niveles de Desempeño: en el caso de muchas funciones industriales, suelen fijarse niveles mínimos normales y máximos de rendimiento. Se deberá recurrir en muchas ocasiones a la ayuda de los supervisores o los ingenieros industriales que resulte procedente para determinar dichos niveles.

Ø Obtención de Datos: el analista debe determinar la combinación más adecuada de técnicas, manteniendo en todos los casos la máxima flexibilidad.

v Entrevistas: el analista visita personalmente al sujeto que puede proporcionarle información relevante sobre algún puesto. Puede basarse en un cuestionario general, al cual pueden agregársele preguntas que abarquen las variantes concretas que presente el puesto. Este sistema ofrece máxima confiabilidad, pero tiene un alto costo: suele entrevistarse tanto a personas que desempeñan el puesto como a sus supervisores (que se entrevistan después. A fin de verificar la información proporcionada por el empleado).

v Comités de Expertos: aunque igualmente costoso y lento, el método de recabar la opinión de un grupo de expertos reunidos ex profeso para analizar un puesto permite un alto grado de confiabilidad. Es especialmente útil cuando el puesto evaluado es de importancia vital y es desempeñado por numerosas personas.

v Bitácora del Empleado: una verificación del registro de las actividades diarias del empleado, según las consigna él mismo en un cuaderno, ficha o bitácora de actividades diaria, constituye otra alternativa para la obtención de información. La verificación de estas bitácoras no es una alternativa común para obtener información sobre un puesto, porque significan una inversión en términos considerables de tiempo.

v Observación Directa: este método resulta lento, costoso y más susceptible de conducir a errores. Es aconsejable dejar este campo al ingeniero de tiempos y movimientos. Salvo casos excepcionales, no es recomendable para el análisis de ningún puesto.

Es indispensable contar con el análisis de cada uno de los puestos, esto permitiría la posibilidad de obtener todas las características e información relativa a cada uno de los cargos. Además el uso de esta información permitirá establecer la descripción y especificación de cada puesto, y a su vez proporcionará la base para unificar los subsistemas que conforman la gestión de los recursos humanos.

DISCUSIÓN

Como se mencionó anteriormente, en una organización grande, la existencia de un departamento encargado de la gerencia de los recursos humanos se hace necesaria.

Analizando el caso de una empresa que se encarga de la reducción del aluminio, a la hora de la contratación de un personal, se pueden dar dos opciones: que se esté requiriendo un personal con un perfil ya definido, o bien, que se genere un cargo a partir de una nueva necesidad.

Para el primer caso, el departamento solicitante informa el requerimiento a RRHH, indicando claramente las características y los deberes que tendrá dicho personal. Este perfil se obtiene a partir del análisis del cargo. De allí, RRHH se encarga de juntar una serie de candidatos a ser entrevistados; obteniendo entonces una pre-selección con un grupo más reducido que el anterior. Éste grupo, es evaluado psicológicamente y nuevamente entrevistado más a fondo. Finalmente, se elige el candidato más cercano al perfil solicitado y es contratado.

Por otra parte, para el caso de creación de nuevos cargos, es necesario entonces aplicar los conceptos afines al diseño de puestos de trabajo. Por ejemplo, para casos de ampliación de la empresa, o bien, generación de un cargo nuevo; se realiza un estudio del perfil que se necesita; funciones, deberes, conocimientos requeridos, experiencia, especializaciones, etc. Se definen entonces las cualidades del personal requerido; a diferencia del caso anterior, donde al generarse una vacante de un cargo ya creado, RRHH analiza el puesto de trabajo, sin entrar en detalles de diseñarlo.

Como se puede observar, una organización que maneje números de personal grandes y organigramas con estructuras más importantes, requieren necesariamente de un departamento encargado del manejo de los recursos humanos. El correcto manejo de dicho recurso, llevará a la organización al éxito. Los organigramas deben definirse claramente, así como el perfil de cada puesto; un error en la ubicación de un recurso humano puede reflejar pérdidas de tiempo y dinero para la empresa.

Finalmente, es importante recordar, que una gerencia de recursos humanos no sólo debe analizar y diseñar puestos de trabajo. Constantemente debe realizar campañas de entrenamiento y capacitación del personal, todo esto en vías de una mejora continua. El recurso humano debe identificarse con la empresa, con sus objetivos, con sus intereses, con las metas a las que quiere llegar. Por esto, RRHH debe inculcar las políticas de la empresa, misión, visión, valores, etc. Un recurso humano capacitado, orientado a las metas de la empresa y claramente bien seleccionado y ubicado, hará que la organización llegue a cumplir con sus objetivos, generando entonces el éxito con los aumentos de productividad.

INFOGRAFÍA

1. http://www.monografias.com/trabajos7/andi/andi.shtml

2. http://www.gestiopolis.com/canales6/rrhh/crear-puestos-de-trabajo.htm

3. http://www.uv.es/revuelto/PresetDGP/Present4DGP.pdf