PLANIFICACIÓN
ERICK
J. ESTRADA O.
TRABAJO
#1
La planeación implica tener
uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para
concluirse exitosamente. El proceso de planeación, que en muchos países se
utiliza como sinónimo de planificación, consiste básicamente en tomar
decisiones por adelantado.
Planificar significa que los
ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus
actos con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de
la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además,
los planes son la guía para que la organización obtenga y aplique los recursos
para lograr los objetivos; los miembros de la organización desempeñen
actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos
escogidos; y pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales.
Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de
la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo,
entre otros aspectos. Por otro lado,
existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los
eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio, la existencia de
insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los
métodos de planificación, los elevados gastos que implica, etc.
Pasos del Proceso de Planificación.
El proceso de planeación
incluye cinco pasos principales (Cortés, 1998):
Ø
Definición
de los objetivos organizacionales.
Ø
Determinar
donde se está en relación a los objetivos.
Ø
Desarrollar
premisas considerando situaciones futuras.
Ø
Identificar
y escoger entre cursos alternativos de acción.
Ø
Puesta
en marcha de los planes y evaluar los resultados.
Etapas de
La planeación puede tratarse
como un proceso de toma de decisiones, por ello, es posible distinguir varias
etapas que la conforman:
Ø
Identificación
del problema
Ø
Desarrollo
de alternativas
Ø
Elección
de la alternativa más conveniente
Ø
Ejecución
del plan
Evaluar toda la información
relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de
acción recomendado: un plan.
Características de
Entre las características
más importantes de la planificación se encuentran las siguientes:
Ø
Es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino
que se realiza continuamente en la empresa.
Ø
Está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la
previsión.
Ø
Busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el
futuro; la planificación funciona como un medio orientador del proceso
decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente
en cualquier toma de decisión.
Ø
Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planificación constituye un
curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.
Ø
Es sistemática:
la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo
conforman; debe abarcar la organización como totalidad.
Ø
Es repetitiva:
incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro
mayor: el proceso administrativo.
Ø
Es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el
dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la
empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.
Ø
Es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A
medida que va ejecutándose, la planificación permite condiciones de evaluación
y medición para establecer una nueva planificación con información y
perspectivas más seguras y correctas.
Ø
Es una función administrativa que interactúa con las demás: está estrechamente ligada a las
demás funciones (organización, dirección y control) sobre las que influye y de
las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la
organización.
Ø
Es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de
varias actividades para conseguir los objetivos previstos.
Ø
Es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras
deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y
seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro.
Ventajas y Desventajas de
Entre las principales
ventajas de la planificación, se encuentran:
Ø
Requiere
actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las actividades hacia los
resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.
Ø
Señala
la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al gerente a visualizar
las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible
participación.
Ø
Contesta
a las preguntas como ¿qué pasa si…?. Tales preguntas permiten al que hace la
planificación, a través de una complejidad de variables, ver e intuir los
posibles planes de contingencia.
Ø
Proporciona
una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificación
esta dando los resultados buscados.
Ø
Estimula
la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan
proporciona al que hace los planes la orientación y el impulso de realizar y
lograr los objetivos.
Ø
Obliga
a la visualización del conjunto. Esta comprensión general es valiosa, pues capacita
al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento más
pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades
administrativas.
Ø
Aumenta
y equilibra la utilización de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que
se dispone.
Ø
Ayuda
al gerente obtener status. La planificación adecuada ayuda al gerente a
proporcionar una dirección confiada y agresiva.
Ahora bien, existen también desventajas
o limitaciones del uso de la planificación, entre ellas se encuentran:
Ø
Limitación
por la exactitud de la información y de los hechos futuros. La utilidad de un
plan está afectada por la corrección de las premisas utilizadas como subsecuentes.
Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma
significativa, puede perderse gran parte del valor del plan.
Ø
Es
costosa. Algunos argumentan que el costo de la planificación excede a su
contribución real. Creen que seria mejor gastar el dinero en ejecutar el
trabajo físico que deba hacerse.
Ø
Tiene
barreras psicológicas. Una barrera usual es que las personas tienen más en
cuenta el presente que el futuro.
Ø
Ahoga
la iniciativa. Algunos creen que la planificación obliga a los gerentes a una
forma rígida de ejecutar su trabajo.
Ø
Demora
las acciones. Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones desusadas
demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar el tiempo valioso
reflexionando sobre la situación y diseñando un plan.
Ø
Es
exagerada por los planificadores. Algunos críticos afirman que quienes hacen la
planificación tienden a exagerar su contribución.
Ø
Tiene
un limitado valor práctico.
Tipos de Planificación
Existen diversas
clasificaciones de la planificación. Según Stoner,
los gerentes usan dos tipos básicos de planificación. La planificación
estratégica y la planificación operativa. La planificación estratégica está
diseñada para satisfacer las metas generales de la organización, mientras la
planificación operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos
en el quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes operativos están
vinculados a la definición de la misión de una organización, la meta general
que justifica la existencia de una organización. Los planes estratégicos
difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y
grado de detalle.
Una buena estrategia debe:
Ø
Ser
capaz de alcanzar el objetivo deseado.
Ø
Realizar
una buena conexión entre el entorno y los recursos de una organización y
competencia; debe ser factible y apropiada.
Ø
Ser
capaz de proporcionar a la organización una ventaja competitiva; debería ser
única y mantenible en el tiempo.
Ø
Ser
dinámica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes.
Ø
Ser
suficiente por sí misma.
En la planeación estratégica
se consideran cuatro puntos de vista, los cuales son:
Ø
El Porvenir De Las Decisiones Actuales: la planeación trata con el porvenir de las
decisiones actuales. Esto significa que la planeación estratégica observa la
cadena de consecuencias de causas y efectos durante un tiempo, relacionada con
una decisión real o intencionada que tomará el director. La esencia de la
planeación estratégica consiste en la identificación sistemática de las
oportunidades y peligros que surgen en el futuro, los cuales combinados con
otros datos importantes proporcionan la base para qué una empresa tome mejores
decisiones en el presente para explotar las oportunidades y evitar los
peligros. Planear significa diseñar un futuro deseado e identificar las formas
para lograrlo.
Ø
Proceso: la
planeación estratégica es un proceso que se inicia con el establecimiento de
metas organizacionales, define estrategias y políticas para lograr estas metas,
y desarrolla planes detallados para asegurar la implantación de las estrategias
y así obtener los fines buscados. También es un proceso para decidir de
antemano qué tipo de esfuerzos de planeación debe hacerse, cuándo y cómo debe
realizarse, quién lo llevará a cabo, y qué se hará con los resultados. La
planeación estratégica es sistemática en el sentido de que es organizada y conducida
con base en una realidad entendida.
Para la mayoría de las
empresas, la planeación estratégica representa una serie de planes producidos
después de un periodo de tiempo específico, durante el cual se elaboraron los
planes. También debería entenderse como un proceso continuo, especialmente en
cuanto a la formulación de estrategias, ya que los cambios en el ambiente del
negocio son continuos. La idea no es que los planes deberían cambiarse a
diario, sino que la planeación debe efectuarse en forma continua y ser apoyada
por acciones apropiadas cuando sea necesario.
Ø
Filosofía: la
planeación estratégica es una actitud, una forma de vida; requiere de
dedicación para actuar con base en la observación del futuro, y una
determinación para planear constante y sistemáticamente como una parte integral
de la dirección. Además, representa un proceso mental, un ejercicio
intelectual, más que una serie de procesos, procedimientos, estructuras o
técnicas prescritos.
Ø
Estructura:
un sistema de planeación estratégica formal une tres tipos de planes
fundamentales, que son: planes estratégicos, programas a mediano plazo,
presupuestos a corto plazo y planes operativos. La planeación estratégica es el
esfuerzo sistemático y más o menos formal de una compañía para establecer sus
propósitos, objetivos, políticas y estrategias básicas, para desarrollar planes
detallados con el fin de poner en práctica las políticas y estrategias y así
lograr los objetivos y propósitos básicos de la compañía.
Por otra parte, la
planificación operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de
relieve las diversas partes de la organización. Se utiliza para describir lo
que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa
tenga éxito a corto plazo. Según Wilburg Jiménez Castro, la planificación puede
clasificarse, según sus propósitos en tres tipos fundamentales, que son:
Ø
Planificación Operativa o Administrativa: se ha definido como el diseño de un estado
futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo (R. Ackoff, 1970).
Ø
Planificación Económica y Social: puede definirse como el inventario de
recursos y necesidades, y la determinación de metas y de programas que han de
ordenar esos recursos para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo
económico y al mejoramiento social del país.
Ø
Planificación Física o Territorial: podría ser definida como la adopción de
programas y normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales,
dentro de los cuales se incluyen los agropecuarios, minerales y la energía
eléctrica, etc., y además para el crecimiento de ciudades y colonizaciones o
desarrollo regional rural.
Además, según el período que
abarquen pueden ser:
Ø
De
corto plazo.
Ø
De
mediano plazo.
Ø
De
largo plazo.
Administración y Planificación
Muchos autores defienden la
aplicación de principios universales que deben ser el norte de la
planificación, dichos principios se refieren a la mejor manera de realizar la
planificación. Entre los innumerables principios señalados se destacan dos:
Ø
Principio de la definición del objetivo: la planificación que comienza luego de
determinar la idea de lo que pretende realizar, o de la fijación del objetivo
que se pretende alcanzar, se basa en esa idea u objetivo. La finalidad de la
planificación es determinar quien, cuando y como se alcanzara la idea o el
objetivo.
Ø
Principio de la flexibilidad de planificación: la planificación no termina con el
comienzo de la actividad que se pretende llevar a cabo, sino que es permanente
y aplicable a las actividades que no están en funcionamiento como a las que si
lo están. Debe tener cierta flexibilidad, puesto que su ejecución puede mostrar
ciertos defectos o fallas no previstas que pueden corregirse durante el
desarrollo.
Los principios en el proceso
administrativo son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos
que lo forman. Un principio es una proposición que se formula para que sirva de
guía a la acción (Mercado, 1995).
Los principios de la
planeación son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como
guías de conducta a observarse en la acción administrativa. Siendo los
siguientes.
Ø
Factibilidad:
lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado
ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe
adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio
ambiente.
Ø
Objetividad y cuantificación: cuando se planea es necesario basarse en
datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas,
especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio establece la necesidad de
utilizar datos objetivos como estadísticas, estudios de mercado, estudios de
factibilidad, cálculos probabilísticos, etc. La planeación será más confiable
en tanto pueda ser cuantificada, expresada en tiempo, dinero, cantidades y
especificaciones (porcentajes, unidades, volumen, etc.).
Ø
Flexibilidad:
al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan
afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción que
se ajusten fácilmente a las condiciones.
Ø
Unidad: todos
los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y
dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que
sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónico en cuanto al equilibrio e
interrelación que debe existir entre éstos.
Ø
Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende con relación al tiempo, será necesario
rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos,
sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y
consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos.
Existen diversos tipos de
planes, entre los que se tienen:
Ø
Misión: es
la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor, el encargo o
servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo.
Ø
Visión: es
la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dónde
deseamos estar de aquí a cinco años.
Ø
Objetivos:
son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los
esfuerzos conjuntos.
Ø
Metas: los
diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas
son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa.
Ø
Políticas:
son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del
cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y
buen juicio.
Ø
Reglas: son
normas precisas que regulan una situación en particular. Acá se exponen
acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción.
Ø
Estrategias:
la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo,
y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó. Se
puede decir entonces que estrategias son los cursos de acción, preparados para
enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de
alcanzar sus objetivos.
Ø
Programas:
son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos,
reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de
cada una de las etapas de operación.
Ø
Presupuestos:
es un plan que representa las expectativas para un período futuro, expresados
en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades
producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operación (ventas, producción, inventarios,
etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma,
etc.).
Ø
Procedimientos:
son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse
de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos
preestablecidos.
Importancia de
En los momentos actuales, la
mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia de la planificación
para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si los
gerentes definen eficientemente la misión de su organización estarán en mejores
condiciones de dar dirección y orientación a sus actividades. Las
organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan más sensibles ante un
ambiente de constante cambio.
La planificación supone un
marco temporal de tiempo más largo que otros tipos de planificación. Ayuda a
orientar las energías y recursos hacia las características de alta prioridad. Es
una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar
activamente ya que ella desde su punto de vista más amplio, tiene la visión
necesaria para considerar todos los aspectos de la organización. Además se
requiere adhesión de la alta dirección para obtener y apoyar la aceptación en
niveles más bajos.
Propicia el desarrollo de la
empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. Reduce
los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los
elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se
presenten, con las mayores garantías de éxito. Mantiene una mentalidad futurista
teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Promueve
la eficiencia al eliminar la improvisación. Minimiza el trabajo no productivo y
se obtiene una identificación constructiva de los problemas y las
potencialidades de la empresa.
Por ultimo, la planificación
es la primera función del proceso administrativo, por tanto, realizar una buena
planificación conlleva a tener una buena organización, dirección y control de
la empresa lo cual se traduce en una administración cien por ciento efectiva.
Conclusiones
Finalmente, la planificación
de un proyecto debe afrontarse de manera adecuada para que al final del mismo
se pueda hablar de éxito. No se trata de una etapa independiente abordable en
un momento concreto del ciclo del proyecto. Es decir, no se puede hablar de un
antes y un después al proceso de planificación puesto que según avance el
proyecto será necesario modificar tareas, reasignar recursos, etc. Se debe
tener claro que si bien sí podemos hablar de una "etapa de
planificación", llamada así porque aglutina la mayor parte de los
esfuerzos para planificar todas las variables que se darán cita, cada vez que
se intenta prever un comportamiento futuro y se toman las medidas necesarias se
está planificando.
Se encuentran dos grandes
fases en las que la planificación cobra el máximo protagonismo. La primera es
necesaria para estudiar y establecer la viabilidad de un proyecto, ya sea
interno o externo a la organización. Hay que hacer los correspondientes
estudios técnicos, de mercado, financieros, de rentabilidad... así como una
estimación de los recursos necesarios y los costes generados. Todo ello
constituye el elemento fundamental en el que se apoya el cliente (que puede ser
la propia organización en el caso de proyectos internos) para decidir sobre la
realización o no del proyecto.
La segunda fase importante
de planificación tiene lugar una vez se ha decidido ejecutar el proyecto. Ahora
es el momento de realizar una planificación detallada punto por punto. Uno de
los errores más importantes y graves en gestión de proyectos es querer arrancar
con excesiva premura la obra, sin haber prestado la atención debida a una serie
de tareas previas de preparación, organización y planificación que son
imprescindibles para garantizar la calidad de la gestión y el éxito posterior.
Infografía
1.- “Planeación Estratégica”
Conceptos básicos; evolución;
análisis de las fortalezas y limitaciones de una empresa; el proceso de la
planeación estratégica; procesos para establecer objetivos; programación
funcional a mediano plazo.
http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml
2.- “
Definición; clases de
planificación y características; pasos del proceso de planificación;
planificación a niveles gerenciales; planificación y control.
http://www.oocities.org/WallStreet/District/7921/Planification.html
3.- “Planificación Estratégica”
http://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n_estrat%C3%A9gica
4.- “Planificación”
http://www.getec.etsit.upm.es/docencia/gproyectos/planificacion/planificacion.htm
5.- “
Definición; características
de la planificación; ventajas y desventajas; principios de la planificación; principios
de la administración aplicados en la planificación; importancia; tipos de
planes.
http://www.monografias.com/trabajos35/la-planificacion/la-planificacion.shtml
6.- “Evolución e Importancia de
La planificación en el
proceso de la administración; conceptualización de la planeación; principios;
proceso de planificación; tipos de planes; importancia.
7.- “Planificación en Administración
de Empresas”
8.- “Nociones Básicas de
Planificación Empresarial”
http://www.coninpyme.org/pdf/PlanificacionEstrategica-Nocionesbasicas.pdf
9.- “El Concepto de Planificación”
http://www.inta.gov.ar/bariloche/desarrollo/gesrural/trabajos/planificacion/Archivos/documento20.pdf
10.- “Planificación”
http://es.wikipedia.org/wiki/Planeaci%C3%B3n