El Outsourcing es un tema de actualidad en el que el objetivo principal de laempresa es la reducción de gastos directos, basados en la subcontratacion deservicios que no afectan la actividad principal de la empresa.

En este tema desarrollaremos aspectos muy importantes comoalgunas razones para adoptar el Outsourcing así como también las razonesestratégicas mas importantes.

Se hizo un estudio basado en sistemas de Outsourcing desuministros de quipos de oficina, muebles y enseres. Destacándose las ventajasobtenidas, beneficios adquiridos.

Finalmente se incluye una entrevista con una administradoraen la cual se hace una serie de preguntas directas sobre los beneficios,alcances, servicios y beneficios que ve al utilizar el Outsourcing, sin dejarpor un lado los riegos que ello conlleva.

En fin es un tema sumamente interesante que si es bienaplicado puede reducir escandalosamente los costos directos de una empresa.

Outsourcing es una megatendencia que se está imponiendo enla comunidad empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en lacontratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedicaexclusivamente a la razón de su negocio.

El Outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplementecomo un medio para reducir significativamente los costos; sin embargo en los últimosaños ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de lasempresas.

 

• Reducir o controlar el gasto de operación. En un estudio realizado por el Outsourcing Institute se encontró que las compañías redujeron costos en un 90 %.
• Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con al razón de ser de la compañía.
• Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.
• Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema.

   

 

• Enfocar mejor la empresa. Permite a la compañía enfocarse en asuntos empresariales más ampliamente.

   

• Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes.

   

• Acelerar los beneficios de reingeniería.

   

• Compartir riesgos.

   

• Destinar recursos para otros propósitos.

El Outsourcing es aplicable a diferentes áreas de laorganización, como por ejemplo, personal, compras, mercadeo etc.

Según estudios realizados por Booz Allen en el año 1994determinó una serie de situaciones como las siguientes.

El costo de comprar en las empresas fluctúa él entre un 15%y un 30% del costo total de las compras y que están compuestas por lossiguientes costos.

1. Costos del departamento de compras: El proceso de elaboración de ordenes de compra, atender vendedores, solicitar cotizaciones, realizar y coordinar el comité de compras, atender o solucionar problemas en cuanto a calidad o tiempos de entrega de los productos, escogencia de proveedores.
2. Costos de distribución: Recepción de los requerimientos por área, separación, empaque y distribución de los artículos, actualización de las tarjetas de inventarios y el generado por el transporte y manejo de las transportadoras tanto a nivel urbano como nacional.
3. Costo de almacenamiento: Valor del arriendo del área asignada, el personal que labora en el almacén y todos los procesos que se tienen que llevar a cabo para almacenar y despachar la mercancía.
4. Costo de contabilización y pagos: El que se genera en el departamento de Contabilidad al tener que revisar, archivar, generar cheques para las facturas para cada uno de los proveedores.
5. Costo financiero: Costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario.

 

• Rebaja en los costos totales de los bienes y servicios adquiridos.

   

   

• Una mejora en la calidad del servicio obtenido, comparado con el que existía antes.

   

   

• Los trabajadores de la compañía pueden dedicar su tiempo al verdadero objeto de su negocio.

   

   

• Atención especializada, permitiendo un trabajo en equipo con el departamento de organización y métodos para mejoramiento o eliminación de procesos.

   

   

• Suministrar al sitio que el cliente le indique.

   

   

• Un solo estado de cuenta total indicando los consumos por cada centro de costo o puesto de trabajo esto solo se hace posible mediante la implantación del EDI, intercambio electrónico gracias a la conexión en red que posee.

   

   

• Alianzas estratégicas.

   

   

• Reducción de espacio.

   

 

• Seguridad y confianza: Seguridad de contar con un proveedor integral quemantendrá un inventario, para realizar suministros de más de 6000 referenciaspara aseo, cafetería equipos y muebles de oficina de las marcas más preferidasen el mercado.

   

   

• Reducción de costos: Disminuyendo de una manera significativa el costode comprar entre estos se tienen los siguientes:

   

Costo de Almacenamiento, costo de distribución, decontabilizacion y pagos, así como el costo financiero.

Es contratar y delegar a largo plazo uno o más procesos nocríticos para nuestro negocio, a un proveedor más especializado que nosotrospara conseguir una mayor efectividad que nos permita orientar nuestros mejoresesfuerzos a las necesidades neurálgicas para el cumplimiento de una misión.

Un servicio de estos busca resolver problemas funcionales y/ofinancieros a través de un enfoque que combina infraestructura, tecnológica yfísica, recursos humanos y estructura financiera en un contrato definido alargo plazo.

La subcontratación tiende a usarse para proyectos ocomponentes de proyectos específicos, normalmente para ser ejecutados en cortoplazo los convenios de Outsourcing tiene mayor alcance puestos que son lasdelegación de la administración de actividades que tienden a firmarse porperiodos entre 3 y 10 años; no se orientan solo a labores de bajo nivel,eventualmente entregan actividades no esenciales y repetitivas, pero tambiénpueden llegar a ser una asociación donde se comparte el riego y utilidades.

La compañía contratante logrará en términos generales,una "Funcionalidad mayor" a la que tenia internamente con "CostosInferiores" en la mayoría de los casos, en virtud de la economía deescala que obtienen las compañías con su contratista.

Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos,personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista.

Outsourcing parcial: Solo se transfiere algunos de loselementos anteriores.

Infraestructura computacional.

Operación de telecomunicaciones.

Diseño.

Implantación y administración de redes.

Administración y atención de contingencias de centros decomputo. Administración de datos y bases de datos.

Recursos humanos.

• Aplicaciones.

   

   

• consultoría.

   

PORQUE UTILIZAR OUTSOURCING INFORMATICO ?

Actualización tecnológica: La empresa prestataria delservicio asumirá los costos y continuos cambios tecnológicos.

Soporte: La empresa prestataria del servicio se encargará decontar con personal especialista y calificado en el área de sistemas.

La empresa usuario de servicio: Se dedicará a especializarsus actividades de negocio.

QUE BENEFICIOS TIENE OUTSOURCING ?

La empresa se preocupa exclusivamente por definir lafuncionalidad de las diferentes áreas de su organización, dejando que laempresa de Outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnológicos, manejo deproyecto, implantación, administración y operación de la infraestructura.

Poseer lo mejor de la tecnología sin enganchar y entrenarpersonal de la organización para manejarla.

Disponer de servicios de información en forma rápidaconsiderando las presiones competitivas.

A través de soluciones de Outsourcing se logra la contrataciónde servicios con idéntica funcionalidad y disminución de costos.

Aplicar el talento y los recursos de la organización a lasáreas claves.

Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.

QUE RIESGOS PRESENTA EL OUTSOURCING ?

• No negociar el contrato adecuado.

   

   

• Elección del contratista.

   

   

• Puede quedar la empresa en mitad de camino si falla el contratista.

   

   

• Incrementa el nivel de dependencia de entes externos.

   

   

• Incrementa en el costo de la negociación y monitoreo del contrato.

   

   

• Inexistente control sobre el personal del contratista.

   

Podemos finalizar considerando que en la actualidad uno delos objetivos mas buscados por todas las empresas es la mayor eficiencia almenor costo, sin dejar por un lado los estándares de calidad y servicio alcliente.

También podemos concluir que debido a los diferentesposibilidades de Outsourcing de servicios o productos, las empresas deben elegirla que mas se acomode de acuerdo a sus recursos y necesidades.

Ofiexpress, Empresa dedicada a sistemas Outsourcing desuministros de equipos de oficina, muebles y enseres.

Artículos de Internet

http://sedesur.uanarino.edu.co/~accesod/outsour.html

Trabajo enviado por:

Gustavo Morales

Gerente de Proyectos

Cargo Expreso, S.A.

Guatemala, C.A.