GERENCIA DEL
CONOCIMIENTO
Lic. FANNY
RAMIREZ
El conocimiento está siendo reconocido como el más
importante activo de la empresa, como el "único recurso
económico significativo y por tanto las empresas están comenzando
a darse cuenta de la importancia de "saber qué es lo que
saben" y de hacer el mejor uso de este. El conocimiento consiste en
verdades y creencias, perspectivas y conceptos, juicios y expectativas,
metodologías y 'know-how'".
Si bien el mundo, desde el siglo XV, en la época del
descubrimiento de América, ha venido sufriendo un proceso de
globalización, en la actualidad, con el surgimiento de las
tecnologías de la información y la comunicación (TIC), el
proceso se ha tornado muy interesante y ha traído consecuencias no menos
interesantes. Una de estas consecuencias ha sido el aumento considerable de la
información difundida a través de los medios tales como
páginas web, correos electrónicos, televisión y radio.
La información está compuesta de datos y
hechos organizados; los hechos conocidos son los datos. Los datos no tienen un
significado intrínseco. Deben ser ordenados, agrupados, analizados e
interpretados. Cuando los datos son procesados de esta manera, se convierten en
información. “La información tiene una esencia y un
propósito. Cuando la información es utilizada y puesta en el
contexto o marco de referencia de una persona, se transforma en conocimiento.
El conocimiento es la combinación de información, contexto y
experiencia."
La gerencia en la actualidad es un proceso complejo que incorpora
el uso de conocimientos, creatividad, innovación y enfoques proactivos.
Estas exigencias requieren que las empresas desarrollen capacidades de
aprendizaje. Así mismo, la realización de innovaciones en
productos y procesos organizacionales requiere conocimientos sobre las necesidades
de los consumidores, competidores, avances científicos y
tecnológicos. Por tal motivo, es importante que las empresas
identifiquen y analicen el conocimiento disponible y requerido, y planifiquen y
controlen las acciones para generar activos de conocimientos que permitan
alcanzar objetivos organizacionales. Esto implica que administrar un activo
intangible como el conocimiento, es un reto que plantea la posibilidad de
enfrentar los siguientes problemas:
Existen varias formas de concebir lo que se conoce como
Gerencia del Conocimiento, según un estudio realizado por los
investigadores Paul Quintas, Paul Lefrere y Geoff Jones y presentado en el
artículo "Knowledge Management: a Strategic Agenda" se revela que
entre los aspectos más relevante de
No obstante,
"...es el proceso de administrar continuamente conocimiento
de todo tipo para satisfacer necesidades presentes y futuras, para identificar
y explotar recursos de conocimiento tanto existentes como adquiridos y para
desarrollar nuevas oportunidades."
Según Ann Macintosh propone como definición la
siguiente:
"
Las dos definiciones anteriores reconocen en el conocimiento un
recurso importante que debe adquirirse, clasificarse, conservarse y explotarse
para lograr los objetivos de la organización y hallar nuevas
oportunidades. También coinciden en que
Principios de Gerencia del
Conocimiento
·
Gerenciar el conocimiento es costoso: El
conocimiento es un activo, pero su administración efectiva requiere
inversiones en
otros activos, tales como: Captura del conocimiento, Adicionar valor, Desarrollar
formas de categorización del conocimiento, Desarrollar infraestructura y
aplicaciones de tecnología de información para la
distribución y educar a los empleados en la creación, uso y
formas de compartir el conocimiento
·
La
gerencia efectiva del conocimiento requiere soluciones híbridas de gente
y tecnología: Los hechos demuestran que las
organizaciones que desean una efectiva gerencia de su conocimiento, requieren
una alta dosis de esfuerzo humano. Los humanos son muy buenos para ciertos
tipos de actividades, los computadores lo son para otras.
·
La
gerencia del conocimiento es altamente política: "el conocimiento es poder" y, por lo tanto, no
sorprende que la gerencia del conocimiento tenga un trasfondo altamente
político.
·
La
gerencia del conocimiento requiere gerentes del conocimiento:: El conocimiento
no puede ser bien gerenciado hasta que algún grupo en la empresa tengan
la clara responsabilidad de hacer ese trabajo.
·
La
gerencia del conocimiento brinda mas beneficios a partir de mapas que a partir
de modelos –más de
mercados que a partir de jerarquías: Existe la tentación en la
gerencia del conocimiento de crear un modelo jerárquico, aunque la
mayoría de las organizaciones han tenido mejores resultados dejando que
el "mercado" del conocimiento actúe mediante sencillamente
proveer y ubicar el conocimiento que sus clientes parecen querer.
·
Compartir
y utilizar el conocimiento con frecuencia son acciones no naturales: Un gerente
del conocimiento está consciente del principio que vislumbra que el
conocimiento se debe compartir pero para ello se debe estar consciente que al
compartir el conocimiento y la información, tiene que ser una
acción motivada a través de premios, evaluación de
desempeño, compensación, etc.
·
La
gerencia del conocimiento significa mejorar los procesos del negocio que se
basan en conocimiento: Es importante direccionar y mejorar el proceso
genérico de la gerencia del conocimiento, pero donde el conocimiento es
generado, utilizado y compartido intensivamente es en unos pocos y
específicos procesos del negocio que se basan en conocimiento.
·
El
acceso al conocimiento es sólo el principio: El acceso es importante,
pero la gerencia exitosa del conocimiento también requiere
atención y compromiso. Se dice que la atención es el dinero
efectivo de la era de la información.
·
La gerencia del
conocimiento nunca termina: Los gerentes del conocimiento pueden sentir que si
pudieran poner el conocimiento de su organización bajo control, su
trabajo estaría hecho. Sin embargo, las tareas de la gerencia del
conocimiento son de nunca acabar. Tal como ocurre con la gerencia de personal o
financiera, nunca llega el momento en que se pueda decir que el conocimiento
está completamente administrado o gerenciado.
·
La gerencia del
conocimiento requiere un contrato de conocimiento.: Muchas organizaciones han
retenido el conocimiento de sus empleados (al menos el que han desarrollado
entre los 5 y 9 años) como propiedad de la corporación. Si
embargo, los empleados cambian, la
distinción entre la vida del trabajo y la vida del hogar es menos
acentuada, hay más trabajadores de "contingencia".
Objetivos de
Según Salazar (2000), los objetivos son los
siguientes:
·
Formular una estrategia
de alcance organizacional, para el desarrollo, adquisición y
aplicación del conocimiento.
·
Formular e implantar
estrategias relacionadas con el conocimiento.
·
Promover la mejora
continua de los procesos de negociación, haciendo énfasis en la
generación y empleo del conocimiento.
·
Monitorear y evaluar los
loros obtenidos como consecuencia de la aplicación del conocimiento.
·
Reducir los tiempos
necesarios para el desarrollo de nuevos productos, mejoras de los ya existentes
y del tiempo necesario para la solución de problemas.
·
Reducir los costos relacionados
con la repetición de errores.
El Proceso de
Detección: En
esta etapa se localizan modelos cognitivos y activos de valor para la
organización, el cual radica en las personas. Es el recurso humano de la
organización quien determina las nuevas fuentes de conocimiento de
acción.
Selección: En
esta etapa se evalúa y selecciona el modelo entorno a un criterio de
interés. Dichos criterios pueden estar basados en otros criterios
organizacionales, comunales o individuales, los cuales deberán estar
divididos, a su vez, en tres grupos: Interés, Práctica y
Acción.
Organización: Esta etapa
consiste en el almacenamiento de forma estructurada de la representación
explícita del modelo, y se divide a su vez en las siguientes subetapas:
·
Generación: Es la
creación de nuevas ideas, el reconocimiento de nuevos patrones, la
síntesis de disciplinas separadas, y el desarrollo de nuevos procesos.
·
Codificación:
Consiste en la representación del conocimiento de tal forma que pueda
ser accedido y transferido por cualquier miembro de la organización a
través de un lenguaje de representación que se adapte de una
forma adecuada a los requerimientos de la organización.
·
Transferencia: Consiste
en establecer la forma de almacenamiento y la apertura que tendrá el
conocimiento, ayudado por interfaces de acceso masivo, por ejemplo
Filtración: El
objetivo de esta etapa es disminuir el ruido en las consultas en los motores de
búsquedas mediante el empleo de estructuras de acceso simple y complejo
tales como mapas de conocimiento, portales o agentes inteligentes.
Presentación: En el
caso de que la presentación esté dirigida a las personas, las
interfaces deberán estar concebidas para abarcar el amplio rango de
compresión humana y en el caso de que la comunicación se desarrolle
entre máquinas, las interfaces deberán cumplir todas las
condiciones pertinentes.
Uso: Esta
etapa consiste en la aplicación del conocimiento obtenido en los
problemas que se propongan resolver los usuarios del sistema.
Los Proyectos de
Gestión del Conocimiento
Hay cuatro componentes
claves del esqueleto del conocimiento organizacional:
·
Organización
del conocimiento usando una taxonomía normalizada que realce los
objetivos de la organización.
·
Disponibilidad
de la información y el conocimiento cuando y donde sea necesitado a
través de acceso inteligente con fines u objetivos elevados.
·
Habilidad
de conectar el conocimiento con la gente que lo ha creado ( apareamiento del
conocimiento con los expertos ).
·
Publicar
el conocimiento para que el mismo pueda ser re-usado y, a posteriori,
compartido.
Para tener éxito cualquier programa de
gerencia del conocimiento, tiene que existir un medio ambiente de
colaboración. La importancia de la cultura de compartir el conocimiento
en las organizaciones está bien establecida. Sin embargo, las culturas
corporativas son tan diferentes como las organizaciones de las que provienen.
Indiferentemente de la cultura corporativa existente, no obstante, los
infomediadores deben jugar un rol clave en la promoción y fomento de un
medio ambiente de colaboración.
Hasta el momento la gerencia del conocimiento
ha sido aplicada en empresas con suficiente tamaño y poder como para
implantar costosos proyectos dirigidos a sacarle el valor agregado al
conocimiento del recurso humano. Sin embargo se plantea el problema de las PYME
que, aún cuando no tienen el mismo poder que las grandes empresas, deben
competir en el mismo mercado que las primeras.
Considerando esta limitación se considera
recomendable que la PYME cree lo que se denomina una Unidad de Gerencia del
Conocimiento, que, es un espacio académico que puede funcionar dentro de
una empresa o universidad u otro tipo de institución de escolaridad
superior cuyo objetivo es el de servir como observatorio del saber según
los objetivos y fines específicos de la institución de que trate,
así como participar activamente en el entrenamiento de personal de
acuerdo con las estrategias de la institución.
Condiciones que Debe Tener la Unidad
de Gerencia del Conocimiento para la PYME
·
Debe ser Económica: Debido a que la PYME
carece de poder económico para adquirir y mantener la infraestructura
necesaria que tienen las grandes empresas, la unidad de gerencia del
conocimiento debe hacer lo más y mejor que se pueda su trabajo con lo
menores recursos posibles.
·
Debe Ser Simple: Al igual que la PYME a la cual
pertenece, la unidad de gerencia del conocimiento debe tener una estructura
simple. De igual forma, sus procesos deben ser lo más simple posible sin
sacrificar la eficacia y eficiencia.
·
Debe Ser Flexible:
·
Debe Ser Dinámica: Es necesario que la
unidad de gerencia del conocimiento sea tan dinámica como lo es la PYME
a la cual pertenece.
·
Debe Ser Maleable: Considerando que la PYME se
puede expandir o contraer en tamaño, la unidad de gerencia del
conocimiento debe ser capaz de expandirse o contraerse (según lo haga la
empresa) sin disminuir la calidad de su trabajo ya que se considera fundamental
en los momentos de contracción económica el sacarle el valor
agregado al capital intelectual de la organización.