Universidad Yacambú

Maestria En Gerencia De Finanzas Y De Los Negoscio

Seminario Trabajo De Grado

Facilitadora: Jacqueline Hurtado

Participante: Fanny Ramirez

Mayo 2007

Estrategias a Banfoandes Banco Universal C.A., para el Presupuesto Operativo Anual.

Planteamiento Del Problema

En épocas de cambios gerenciales, de toma de decisiones precisas y rápidas; el factor predicción. El enfoque moderno de la planificación y control de recursos obliga a orientar las riendas de la organización dentro de un plano económico que vaya a tono con las necesidades del mundo empresarial del nuevo siglo.

Tanto empresas públicas como privadas deben predecir su futuro y la planificación como instrumento de ordenación anticipada de actividades para lograr objetivos planteados, determinando las necesidades reales y que deben ser atendidas a priori, es el enlace fundamental entre supuestos y hechos.

La complejidad de toda empresa y el manejo de estas, para cumpliendo con actividades cotidianas, asumir obligaciones, resolver compromisos y obtener ganancias con un trabajo coherente, no elude la responsabilidad en el ámbito gubernamental, pues el sector público debe tratar de conseguir la mejor forma de administrar y distribuir los recursos monetarios provenientes de la nación, cumpliendo a cabalidad con las actividades, rendir de forma eficiente y priorizar programas que sean de más importancia para el pueblo en general.

En Venezuela la modernización del Estado exige formas eficientes de planificación y preparación de presupuestos eficaces, basadas en leyes y aplicadas por todos los entes oficiales; el Poder Ejecutivo tiene la facultad de elaborar los presupuestos y el Poder Legislativo la soberanía de aprobarlos y sancionarlos. Antiguamente la Ley de Presupuesto era presentada en forma tradicional como una relación de gastos; los cambios del mundo contemporáneo y la Administración Pública exigieron formas modernas y actuales de programación y presupuesto, pues el país desarrolla distintas actividades económicas con metas puntuales, es de esta premisa donde parte la concepción del Presupuesto por Programas para lograr atender objetivos, metas, tareas, actividades específicas; siguiendo las orientaciones del Plan Operativo Anual, que no es otra cosa que las bases preliminares referidas a los gasto supuestos en los que incurrirá cada organismo en el siguiente ejercicio económico, a las cuales deben ajustarse todas las instituciones del sector público, por ley toda la política presupuestaria, debe ser única para el sector público, dando pie a que cada institución elabore su propia política presupuestaria.

El movimiento financiero de las instituciones bancarias, causado por el auge que en la actualidad proporciona el interés del colectivo por la planificación monetaria, la preparación hacia el futuro para actividades diversas, entre otros; da origen a que la banca tanto privada como pública descanse en la planificación para consolidar sus esferas económicas. Banfoandes Banco Universal, es una institución financiera y económica apoyada por el Estado, cuya misión es: “Como banco del Estado Venezolano, apoyar a los sectores productivos mediante un servicio financiero eficaz, para satisfacción de clientes, empleados, comunidad”, aunado al progreso de la patria en general. Se rige de acuerdo a los lineamientos de la Ley General de Bancos y otros institutos financieros, así como las disposiciones de la Superintendencia de Bancos y el Banco Central de Venezuela. Proyectándose como líder nacional en el año 2010, para el apoyo financiero eficaz a los sectores productivos como visión a perseguir; cumpliendo con objetivos estratégicos tales como: Expansión y consolidación, Modernización tecnológica, Desarrollo del recurso humano y Capitalización. Para lograr todo esto cada Vicepresidencia, Departamento, Unidad, prepara sus presupuestos enmarcados dentro de Proyectos de tipo institucional, orientados a la consecución de los objetivos de la organización, basados en los programas que guían a cada uno y en función de los cuatro (04) proyectos macro del ente como son : Financiamiento a los sectores económicos del país, Financiamiento para la construcción y adquisición de inmuebles, Plan de Expansión, Consolidación de Canales de Distribución; sin dejar de lado las Acciones Centralizadas tales como: Dirección y Coordinación de los Gastos de los Trabajadores, Previsión y Protección Social, Gestión Administrativa.

La Unidad de Mercadeo constituye una Unidad de Staff, que apoya a la organización en todo lo concerniente a relaciones institucionales, publicidad, atracción de clientes, penetración a otras regiones del país, descubrir - determinar gustos y expectativas de clientes actuales y potenciales, dar a conocer todas las actividades que realiza el banco a nivel nacional, diseñar e instalar la señalización interna y externa que estreche los vínculos entre cliente y organismo; para dar fiel cumplimiento a estas actividades Mercadeo debe planificar presupuestos en base a los proyectos que vayan en función con las metas del banco.

Este departamento es relativamente joven, por lo general la elaboración del presupuesto por proyectos se ha basado en la experiencia de sus funcionarios, acoplando los datos históricos a las previsiones futuras.

El crear todo un plan basado sólo en experiencia, supone escenarios poco confiables, estimando únicamente información de los ejercicios pasados para luego convertirla en la base fidedigna para presupuestar y planificar el futuro. De esta incertidumbre se despliega el siguiente cuestionamiento ¿qué estrategias de planificación por área permitirían el desarrollo eficiente de los planes operativos anuales en la Unidad de Mercadeo, en Banfoandes Banco Universal C.A.?

Para dar respuesta a esta interrogante se formulación de estrategias de planficación que sean llevados por cada área integrante de la Unidad de Mercadeo; en donde se muestran las actividades ejecutadas en un mes determinado y la proyección para el siguiente, estos datos permitirán evaluar mensualmente las estimaciones previstas por cada dependencia con relación a los trabajos desarrollados realmente. Pues bien la planificación por ser un supuesto no es del todo certera; sin embargo, debe buscar márgenes ínfimos de error, tal aseveración puede conseguirse al ir corrigiendo constantemente las predicciones, lo cual acercará la información de la mejor forma a la realidad.

Objetivo General

Formular estrategias que guíen el proceso de planificación por área dentro de la Unidad de Mercadeo de Banfoandes Banco Universal C.A. y que sirvan de base para la preparación del Presupuesto Operativo Anual.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Describir las estrategias actuales de planificación, que se utilizan en la Unidad de Mercadeo

- Identificar de qué forma se formulan los Planes Operativos Anuales (POA)

- Determinar la influencia de la planificación en la formulación de los Planes Operativos Anuales de la Unidad de Mercadeo

- Diseñar estrategias de planificación para cada área de la Unidad de Mercadeo.

JUSTIFICACIÓN

Cuando se habla de Presupuesto Nacional es necesario puntualizar que estos son elaborados económicamente con el dinero del pueblo y deben ser ideados en pro de las necesidades de este, de allí parte la idea fundamental de instituir mecanismos que permitan reducir el tiempo, para evaluar ejecutado con planificado; está hipótesis supone el aumentar la experiencia de cada ente, evaluando sus previsiones y acercándose más a un escenario real, aunque la planificación es concebida con la previsión al futuro y este a su vez contempla factores que pueden ser controlables y otros que no lo son, hace que los supuestos establecidos puedan ser modificados por agentes que no se habían pronosticado. Sin embargo, el evaluar de forma continua las actividades, permitirá que el área conozca a profundidad las variables que la afectan y considerar acciones que ofrezcan soluciones rápidas y oportunas que se aproximen mejor a la realidad, con el fin único de elaborar planes que conlleven al presupuesto anual, que disminuyan los sobrantes (economías o ahorros en las partidas asignadas al área) por mala planificación o por el contrario que surjan déficit que ameriten las modificaciones presupuestarias entre partidas, lo cual puede conllevar a escenarios de crisis presupuestaria dentro del área; casos extremos para dar cumplimiento a los compromisos adquiridos, como la necesidad de hacer aumentos en el presupuesto, lo cual desequilibrará las previsiones de los demás departamentos de la organización, debido a que el Plan Operativo Anual es designado en un monto calculado sobre la base de las estimaciones de cada división que componen al ente, para ser administrado por la institución y destinado en los proyectos presentados ante el Estado.

Se supone que la elaboración de formatos que recojan la información relacionado con las actividades ejecutadas por cada área de la Unidad de Mercadeo de Banfoandes Banco Universal C.A. y al mismo tiempo recolecte las proyecciones que estos departamentos estiman se presentarán para el siguiente mes; reducirán en gran medida situaciones como sobrestimación o subestimación del presupuesto y permitirán una planificación monetaria más justa y dentro de los límites económicos razonables, evitando errores y la presencia de cálculos mal fundamentados; pues la base primordial de las actividades estará basada en la evaluación constante.

ALCANCE

Las empresas trabajan como entes engranados y lo que para un eslabón da óptimos resultados al aplicar un parámetro, para otro ajustándolo a las necesidades particulares mejorará innegablemente.

El objetivo de toda empresa Pública es dar fiel cumplimiento a sus actividades planificadas, lo cual incluye poder administrar y distribuir sus recursos asignados de tal manera de colaborar con la dirección del Estado venezolano este proyecto nace en una unidad de staff especifica como lo es la Unidad de Mercadeo la cual es relativamente joven, sin embargo, se estima pueda ser base para la aplicación en otras dependencias dentro de la institución u otros entes que manejan el mismo sistema (públicos) y adaptarse a los organismos privados que aunque con más flexibilidad y sencillez en sus procesos presupuestarios, de igual forma deben planificar y proyectar sus actividades para dar fiel cumplimiento a sus objetivos, lograr su crecimiento y consolidarse como empresas.

Este proyecto comienza como una propuesta que puede convertirse en un plan de trabajo que facilite el agrupamiento de actividades, que evalúe ejecuciones, que racionalice proyecciones de forma permanente y en cortos periodos de tiempo, logrando detectar errores y ubicar correctivos en el corto plazo.