UNIVERSIDAD YACAMBÚ

GESTIÓN DEL CAMBIO

EL CAMBIO Y SU GESTIÓN

TRABAJO NÚMERO 2

 1.-¿ En que consiste la actividad?

Es la jefatura de División de Servicios Generales en la sede administrativa del Instituto de Previsión Social del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes.

 BREVE DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN:

De manera general el IPAS-ME es un instituto autónomo que mantiene 63 Unidades Medico Odontológicas ( UMO.) en toda la geografía nacional donde se le brinda atención medica  a los afiliados que son los miembros del magisterio Venezolano y los propios empleados del instituto, también brinda soporte en el área socio económica con la otorgacion de prestamos para adquisición de viviendas hasta por un monto de 20 millones de bolívares y prestamos personales hasta por el monto que tenga ahorrado el afiliado. Cuenta además con dos centros de turismo y recreación: EL CLUB IPAS-MAR, club playero ubicado en Río Chico Estado Miranda y con el Club de Montaña Valle Grande en la ciudad de Mérida, Estado Mérida. En general tiene 4500 trabajadores de los cuales el 80% es personal medico y cuenta con unos 9800 afiliados.

BREVE DESCRIPCIÓN DE LA SEDE CENTRAL:  

En la sede central se realizan los tramites para mantener toda la estructura del Ipasme en el ámbito nacional, desde el pago centralizado de nominas hasta la dotación de equipos e insumos necesarios para el normal funcionamiento de todas las instalaciones. Cuenta con las siguientes Direcciones:

-Asistencial

-Medica

-Odontológica

-Créditos

-Administración

-Ínter convenio

-Relaciones Publicas

-Personal

-Sistemas

-Obras y Servicios

-Finanzas

Además están presente:

-Consultaría Jurídica y,

-Contraloría Interna.

Todas estas Direcciones coordinadas por una Junta Administradora colegiada conformada por tres miembros: Presidente, Vice-Presidente y Secretario.

 UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES:

 La División de servicios generales esta adscrita a la Dirección de Administración y se encarga de:

Cumplir con funciones temporales y permanentes, las cuales sirven de apoyo a todas las direcciones y divisiones del organismo en equipamiento de oficinas, reproducción, mensajería, limpieza y transporte entre otras. 

2.-Estructura. Organigrama

 3.-Tecnologia.

Se disponen de dos computadoras pentium 4 y tres pentium 3, dos maquinas de escribir, 7 maquinas calculadoras, dos fotocopiadoras de alta velocidad y Risograf ( maquina para reproducción de grandes volúmenes de un original )

 4.-La gente.

Se encontró que la DSG contaba con una fuerza laboral de 248 personas; 7 empleados, 3 administradores, 3 secretarias,  1 jefe de fotocopiado y 229 obreros, los cuales reportaban a un supervisor general, el cual les asignaba todas las labores.  No se llevaba control de correspondencia, ni registro alguno de archivo; no se realizan informes de gestión y no existían diagramas e proceso, la producción de la DSG era de 20 solicitudes de servicios por mes en promedio. 

En general todos son personas que se encuentran con un alto grado de desmotivación y trabajan tratando de hacer el minimo esfuerzo posible, esto motivado a que durante años no han recibido recompensas por sus esfuerzos y logros. Tienden mucho a faltar o llegar tarde, y en forma general expresan sus sentimientos laborales como: “ hemos estado aquí muchos años, hemos visto pasar mucha gente con muy buenos proyectos e ideas y todas y cada una de las veces nos hemos quedado con las manos vacias sin recibir ninguna compensación por nuestros esfuerzos extras “

5.-Los Procesos. 

Los 7 empleados  cumplían órdenes de un jefe de división, en cuanto a ordenamiento de pagos referentes a horas extras y pago de trabajos contratados como reparación de vehículos y fotocopiadoras; por otro lado 240 obreros realizaban labores de aseo, correspondencia, auxiliares de oficina, tabiqueros, pintores, porteros, electricistas y mecánicos, bajo el mando de un supervisor. 

Se designaron 16 supervisores cada uno ocupándose de un area en particular dentro de las actividades de la División, los cuales reportan al Asistente al Jefe de División.

6.-Impulsos.

Durante la permanencia en este sitio de trabajo la bandera de la gestion ha sido la sinceridad, no crearle bajo ningun concepto falsas expectativas prometiéndoles cosas que no se podran realizar, se les informa en la medida de lo posible lo que se esta haciendo, cual es su propósito y que se espera alcanzar como objetivo.

 También se les ha explicado que en difícil marco situacional por el cual atraviesa el país, el tener un trabajo estable es una ventaja y que a pesar de las injusticias pasadas la mejor alternativa es tratar de pasarla de la mejor manera posible, tratando de disfrutar lo que se hace, con quien se hace, el como se hace y satisfacer el sentimiento de responsabilidad personal al estar consciente de que se ejecuta lo que debe hacerse. 

La puerta de la oficina del Jefe de División siempre esta abierta para recibirlos y escuchar lo que tienen que decir, incluso pasados los tres primeros meses algunos de ellos empezaron a proponer ideas para mejorar la forma de trabajar.

 7.-Frenos

La situación de desanimo y el no creer en la posibilidad real de mejoras salariales o de entrenamiento.

La incapacidad de poder aplicar técnicas de incentivos por parte de los niveles supervisorios.

El estado de incertidumbre que se presenta con la ameza constante de que los Jefes serán cambiados ( Trabajadores grado 99 ) y perder, como relatan que les ha ocurrido en el pasado, la nueva forma de laborar propuesta.  

8.-Intimidades. 

Básicamente se presentan dos situaciones que pueden afectar el buen funcionamiento de la división: 

1.-A través del tiempo han ingresado grupos de personas que pertenecen a una misma familia, entonces al tomar acciones disciplinarias con uno se molestan y bajan el rendimiento todos los miembros de ese clan y los de los calanes amigos. 

2.-Hay personas que han sido ingresadas por ordenes superiores, los cuales son prácticamente intocables y que distorsionan el ambiente laboral al no comportarse con la ética requerida.

 9.-Factores Externos. 

Básicamente el factor que mas afecta el poder liderizar un proceso tendente a la mejora de la eficiencia es el hecho de que no hay discrecionalidad en el manejo del recurso humano, es muy difícil aplicar compensaciones como aumentos de sueldo, promoción a cargos superiores, envio de personal a cursos, etc. 

10.-Motor de Cambio. 

Los unicos motores de cambio de actitud hacia el trabajo que han funcionado es la sinceridad de la información transmitida, la evocación a la responsabilidad personal y brindarles un trato en el que todos y cada uno, desde el mas humilde hasta el de mas rango se sientan tratados como seres humanos, como personas y como ciudadanos dignos.

11.-Artículos:

 -Interesante artículo sobre lo que  es y lo que debería ser un Líder en la administración Pública. Presenta los aspectos desagradables de la función gerencial en este campo.

http://www.monografias.com/trabajos11/conlider/conlider.shtml

-Artículo que presenta la planificación, planteamiento de objetivos, seguimiento y control de un proceso de cambio.

http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no%202/control%20de%20gestion.htm