LA TOMA DE DECISIONES Y LA GESTIÓN DE ADQUISICIÓN

Autor: Víctor Hernández

Toda empresa requiere adquirir recursos materiales(bienes) y servicios para poder cumplir con sus objetivos, esto, en el lenguaje más sencillo, requiere comprar materiales y los servicios con los cuales alimentar sus procesos. El proceso básico del flujo de materiales se presenta según el siguiente esquema:

PROVEEDOR—FABRICANTE—MAYORISTA—MINORISTA—CONSUMIDOR

La relación que nos ocupa es la de proveedor/fabricante(empresario en nuestro caso) conocida como ADQUISICIÓN o flujo de entrada de materiales, que debe cumplir con los requisitos mínimos impuestos por la empresa, y el encargado de las compras o adquisiciones debe estar plenamente enterado de los requerimientos de la empresa en cuanto a calidad, cantidad, condiciones de pago y saber hasta que punto la empresa esta dispuesta a establecer relaciones estratégicas con sus proveedores, entre esos requisitos tenemos:

-Costo(Cantidad de dinero que la empresa esta dispuesta a pagar por el material requerido)

-Calidad(El material adquirido debe cumplir con las características mínimas de calidad requerido para cumplir con las especificaciones definidas para el producto final)

-Confiabilidad de las entregas(El proveedor garantizar las entregas en el tiempo y en las condiciones requeridas)

-Confiabilidad temporal(El material adquirido debe estar disponible durante el tiempo que lo requiera la empresa)

-Condiciones de pago(Se deben obtener las condiciones de pago en cuanto a plazos e intereses que más favorezcan a la empresa)

Se puede resumir las características anteriores diciendo que los proveedores deben ser Eficaces y Eficientes.

El equipo encargado de las adquisiciones, en el sistema clásico, debe tomar en cuenta las características listadas supra, que también se llaman las 5C de las compras, para buscar y escoger los proveedores que más beneficien a la empresa.

En el mundo globalizado actual también debe tomarse en cuenta otra función que ahora esta disponible para las empresas, esto es el “outsourcing”, o proveedores externos, estas son empresas que se especializan en proveer bienes y servicios además de encargarse de parte de la logística del flujo de entrada de materiales, como lo es planificación de entregas, manejo de inventarios y programación de los tipos de transporte.

Para decidir si algún bien o servicio será producido internamente o será adquirido bajo el esquema de “outsourcing” se deben tomar en cuenta algunos factores y responder algunas preguntas claves: ¿Qué producir? Versus ¿Qué comprar?, ¿Qué ventaja estrategica o financiera obtendrá la empresa con el “Outsourcing”?

Entre los factores que se deben tomar en cuenta tenemos:

-Importancia estratégica de producir los artículos en la planta.( No es lo mismo producir bolsas plásticas que producir un

microchip cuya elaboración debe ser secreta por razones estratégicas)

-Naturaleza de la demanda del articulo.( El articulo es de distribución masiva o para clientes de un target especifico o

exclusivo para un cliente)

-Experiencia técnica de la empresa versus experiencia técnica de los proveedores externos.( Se producirá un articulo en

cual la empresa es líder en destrezas de producción o se comenzará a aprender a producir algo que ya otra empresa lo

realiza con excelencia)

-Contribución potencial de los proveedores posibles para producir los artículos cuando se necesitan y en la cantidad

requerida.( ¿Tienen los proveedores la capacidad de responder a cambios abruptos en la demanda?)

-Contribución potencial de los proveedores a los esfuerzos de desarrollo y mejoramiento de los productos de la compañía.( Serán pro activos los proveedores respecto a sus productos y hacia nuestra empresa o son del tipo que se

conforman con producir siempre lo mismo de la misma manera)

-Calidad de los bienes producidos internamente versus los comprados.( A costos parecidos quién produce con mejor

calidad, nosotros o los proveedores externos)

-Costo de producir los bienes o servicios en la planta versus el costo de comprarlo, y tendencias futuras de precios.( Quién puede producir más barato, requerirá la empresa de grandes inversiones para mantenerse competitiva en cuanto a ese articulo en especial)

Resumiendo se puede decir que el equipo o persona encargada de las adquisiciones para una empresa debe reunir

varias condiciones esenciales, entre las cuales vale la pena destacar:

-Ser un profundo conocedor de la empresa, para poder decidir en base a sus posibilidades y alcances.

-Tener la capacidad de mantener una comunicación efectiva, eficaz y fluida con los demás departamentos de la empresa para conocer sus necesidades y planes futuros en profundidad, así como para poder sugerir soluciones oportunas a los cambios que se pudieran suscitar.

-Ser un observador acucioso del entorno, para detectar cambios que pudieran permitir establecer relaciones para fortalecer a su empresa y evitar aquellas que pudieran afectarla negativamente.

-Tener una gran dosis de sentido común para apreciar la realidad en plena consciencia y tomar sus decisiones con apego a las condiciones del entorno.

-Tener la capacidad de ser reflexivo, esto es tener la habilidad de vislumbrar las consecuencias futuras de las acciones emprendidas en el presente.

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

Juran, J.M.(1995). Managerial Breakthough. McGraw-Hill, Inc. New York

Montgomery, C. & Porter, M.(1991) Strategy. Harvard Business Review. Masachusett. USA.

Schuyler, J. (2001). Risk and Decision Analysis. Project Management Institute. Pennsylvania. USA.