TRABAJO FINAL

PLAN DE INSPECCIÓN EN LA COORDINACIÓN DE

INSPECCIÓN DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS MUNICIPALES

DEL MUNICIPIO GUAICAIPURO DEL ESTADO MIRANDA

AUTOR: VÍCTOR A. HERNÁNDEZ

FACILITADORA: PROFESORA LEONOR DILLON

PLANTEAMIENTO GENERAL

Basándose en el modelo básico de Planeación Estratégica de Michael Porter el presente trabajo esta enfocado a solucionar las siguiente situaciones:

1.-Existe una deficiencia en cuanto a la realización de controles perceptivos tanto de ingresos de bienes y servicios como de los egresos, básicamente debido a:

-El horario de trabajo de la Coordinación de Inspección y Fiscalización tiene un horario laboral (8:00 a.m. a 12:00 m. Y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m.) diferente a el de la dependencia que controla, es decir, la División de los Servicios Públicos Municipales (DSPM) (7:00 a.m. a 3:00 p.m.).

2.-El déficit en recurso humano, inspectores, y en recursos materiales: vehículos, dificulta la inspección de los trabajos realizados bajo la responsabilidad de la DSPM y que deben ser supervisados por la CIyF.

SISTEMA DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA

1.-Misión

Garantizar la prontitud y legalidad de las operaciones realizadas por la División de los Servicios Públicos Municipales del Municipio (DSPM) Guaicaipuro del Estado Miranda.

2.-Análisis del entorno

2.1.-Entorno Externo

El entorno externo de la Coordinación de Inspección y Fiscalización (CIyF) de la DSPM de la Contraloría Municipal es en primer lugar la DSPM y los procesos administrativos y de gestión que ella realiza, en segundo termino el Municipio Guaicaipuro, el cual consta de siete Parroquias, en donde son realizadas las operaciones de la DSPM.

2.2.-Entorno Interno

La CIyF cuenta con:

Recursos Materiales:

-Un vehículo Jeep, año 1993 en buen estado.

-Una computadora P-IV

-Cinco escritorios

-Tres archivos de 4 gavetas cada uno

-Calculadoras (02)

-Diez sillas secretariales

-Oficina de 30 metros cuadrados.

Recursos Humanos:

-Un Coordinador

-Una secretaria

-Tres Inspectores auxiliares

-Un archivista

-Un vigilante

-Dos chóferes

Recursos Financieros:

Los materiales de trabajo requeridos por la Coordinación son proveídos por la Contraloría Municipal, contra requisición. Cualquier gasto monetario en el que se incurra (combustible, peajes, etc.) son reembolsado contra presentación de factura.

3.-Metas

El lapso temporal para ejecutar el plan se establece en un trimestre, que abarca los meses de Junio, Julio y Agosto del año 2004.

Las metas serán:

3.1.-Adaptar el horario de trabajo de la CIyF al de la DSPM, para garantizar que en el horario de operaciones de la DSPM se encuentre presente personal de la CIyF que certifique la veracidad y legalidad de los movimientos de bienes y servicios y deje constancia escrita de cualquier novedad que se presente durante las operaciones de la DSPM.

3.2.-Implementar un modelo de inspecciones aleatorias a los trabajos realizados por la DSPM en áreas externas a su ubicación física , esto es inspeccionar los trabajos que realiza la DSPM en los diferentes localidades del Municipio.

4.-Estrategias

4.1.-Establecer un programa de guardias para que haya un Inspector auxiliar siempre presente en el horario de trabajo de la DSPM.

4.2.-Establecer como meta la realización de al menos 4 inspecciones semanales a los trabajos externos por la DSPM, con la respectiva redacción del acta de inspección para dejar constancia de que fue inspeccionada, del estado en que se encuentra y de las recomendaciones a que hubiere lugar.

4.3.-Solicitar a la DSPM que remita su programación de trabajo mensual, semanal y diario, con el fin de escoger las cuatro inspecciones que se harán en la semana, esto se hará en reunión entre el Coordinador de la CIyF y Los Inspectores auxiliares.

5.-Programas

5.1.-Establecer dos horarios de guardias de trabajo, la primera que llamaremos guardia tipo “E” consta de un inspector auxiliar que trabajara en horario corrido de 7:00 a.m. a 3:00 p.m. de Lunes a Viernes y el Sábado de 8:00 a.m. a 12 m. la segunda que llamaremos guardia tipo “N” se mantiene con dos inspectores de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m.

NOTA: El inspector que cumpla la guardia tipo “E” no trabajará el lunes en la mañana, como compensación de la guardia realizada el día Sábado.

5.2.-Establecer cuatro inspecciones externas semanales, como mínimo, preferiblemente a realizar los días Martes y Jueves.

5.3.-Fijar como día de reunión los Viernes a las 3:30 p.m.

6.-Instrumentación

6.1.-Sistema de guardias

6.1.1.-Identificar a los tres Inspectores Auxiliares como: IA-1, IA-2 e IA-3.

6.1.2.-Identificar las semanas de trabajo desde el 28 de Junio, hasta el 27 de Septiembre de 2004 como semanas 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 y 13.

6.1.3.-Hacer el cuadro de asignación de guardia tipo “E”:

-Inspector IA-1: Semanas 1, 4, 7, 10 y 13.

-Inspector IA-2: Semanas 2, 5, 8 y 11.

-Inspector IA-3: Semanas 3, 6, 9 y 12.

6.1.4.-Notificar mediante Memorando a cada Inspector que Semanas le toca la guardia tipo “E”, copiando el contenido a las Direcciones de Control Previo y Recursos Humanos, así como al Despacho del Contralor Municipal y al Jefe de la DSPM.

6.2.-Sistema de Inspecciones

6.2.1.-Con la asignación de identificación de los Inspectores y de las semanas del trimestre se procede a elaborar la asignación de los inspectores que saldrán a realizar inspecciones externas:

-Inspector IA-1: Semanas 2, 5, 8 y 11.

-Inspector IA-2: Semanas 3, 6, 9 y 12.

-Inspector IA-3: Semanas 1, 4, 7, 10 y 13.

6.2.2.- Notificar mediante Memorando a cada Inspector que Semanas le toca le corresponden las Inspecciones Externas, copiando el contenido a las Direcciones de Control Previo y Recursos Humanos, así como al Despacho del Contralor Municipal y al Jefe de la DSPM.

7.-Retroalimentación y control

7.1.-Cada Inspector Auxiliar elaborará, con carácter de obligatoriedad un informe de las actividades realizadas en la semana, que se recibirá como máximo el Lunes hasta las 5:00 p.m., la no presentación del informe será motivo de la generación de una amonestación escrita.

7.2.-El inspector que le toque las Inspecciones Externas deberá presentas las Actas de Inspección anexas a su informe de actividades.

7.3.-En las reuniones de los días Viernes se discutirán las inquietudes del personal y se tomarán en cuenta para ser implementadas las sugerencias e ideas procedentes.

7.4.-El Coordinador de Inspección y Fiscalización acompañara aleatoria mente a los Inspectores en cualquiera de sus actividades para verificar el buen cumplimiento de las labores asignadas.

7.5.-Se mantendrá comunicación constante con el Jefe de la DSPM y demás Jefes de Unidades para conocer su opinión acerca de las labores de Inspección y Control.