La Información como Recurso Estratégico

 

PROCESO:

 

Mejora del tiempo de respuesta en la generación de pagos en el IPAS-ME

 

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

 

Mejorar la eficiencia, en tiempo de respuesta, de la emisión de  ordenes de pago, generadas por las diferentes dependencias del instituto. Se cuenta, en el ámbito de la sede central con trece Direcciones, en las cuales al menos los Directores, las secretarias ejecutivas, un Administrador y un Jefe Técnico Administrativo posee computador PIII conectados a la intranet institucional, además se cuenta  con dos servidores IBM, la Dirección General De Informática cuenta con: 2  ingenieros en Informática, 2 licenciados en computación y 18 TSU en informática. Al menos 3 computadores en cada una de las 63 Unidades Medico Odontológicas(UMO) Regionales, en las cuales el Director Administrativo regional y el Administrador del centro controlan los procesos de generación de pagos. Las UMO se encuentran conectadas con la sede central por una red de área expandida vía micro-ondas soportada por TELCEL. Para poder implementar la mejora se adquirió el modulo KENTRON de gestión de pagos, se encargo a la Dirección General de Informática de Instalar e Implementar el sistema, además de coordinar la difusión de las ventajas del nuevo sistema en el ámbito institucional y de entrenar al personal que se vera involucrado en el mismo.

 

Las Direcciones Generales involucradas: Presupuesto(DGP), Administración(DGA), Finanzas(DGF) e Informática(DGI), así como la Junta Administradora se encuentran ubicadas en un edificio de 10 pisos en la Avenida Lecuna, ciudad de Caracas.

 

 

   El sistema propuesto e instalado se basa en el uso de las herramientas informáticas para el manejo de la información gerencial y las innovaciones principales son:

 

1. -El generador del proceso elabora la solicitud en su computador, lo firma electrónicamente y lo envía mediante la red LAN a la DGA, donde el respectivo Director lo aprueba con un código personal y secreto y es transmitida inmediatamente a la DGP.

 

2.-La orden aprobada es enviada electrónicamente al centro de costo, en la cual con el código asignado se procede a ejecutar el requerimiento.

 

3.-Una ves concluido el proceso de servicio o dotación se envía la orden de pago a la sede central, simultáneamente a la DGA, DGF, Tesorería, ejecución manual y ejecución en sistema.

 

4.-Al recibir la DGA los recaudos físicos, revisarlos y verificar su conformidad, se aprueba la orden de pago en el ordenador mediante el código secreto personalizado.

 

5.-Al estar aprobada la orden de pago por la DGA, se ejecuta manual e informaticamente la imputación presupuestaria y esta información aparece automáticamente en la DGA y en la DGF.

 

6.-Tesorería procede a elaborar el cheque en físico y se envía a la Junta Administradora, quien lo aprueba mediante firma.

 

7.-El cheque firmado es enviado a la División de correspondencia quien lo envía mediante remisión al centro de costo correspondiente.

 

8.-Una ves entregado el cheque al proveedor, el Director del centro de costo cierra la orden de pago con su código personal y secreto.

 

DIMENSIONES:

 

-Rellenado del formato electrónico de ordenación de pagos

-Interconexión mediante la red WAN Inter. Institucional

-Comunicación y aclaratorias mediante correo electrónico

-Autorización de procesamiento en los diferentes niveles Jerárquicos mediante las  claves personales secretas de aprobación

-Traslado de soportes documentales mediante:

 

INDICADORES OPERACIONALES:

 

-Detección de la necesidad de originar un gasto

-Aprobación de la generación del gasto

-Ejecución del requerimiento

-Verificación de la ejecución

-Ordenamiento del paga

-Autorización en los diferentes niveles Jerárquicos

-Ejecución del pago

 

INDICADOR ESTRATÉGICO CLAVE:

El tiempo de procesamiento de las ordenes de pago, contados desde su elaboración en el centro generador de costos no debe tardar mas de 15 días hábiles.

 

 

 

Clasificación estratégica:

 

Excelente: proceso realizado en menos de 15 días

Bueno:      proceso realizado en menos de 18 días

Malo:        proceso realizado en mas de 18 días. REQUIERE ATENCIÓN.

 

 

 

REALIZADO POR: VÍCTOR HERNÁNDEZ.