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ASIGNATURA: Planificación
Trabajo
Final
Autor: Francisco
Antonio Quivera González
Contenido:
La Gerencia general de Informática es un dependencia adscrita a la Dirección General de la Corporación Venezolana de Guayana, la cual es la encargada de interconectar las dependencias de la CVG, en materia de redes de informática, facilita la fluidez de los procesos y el fortalecimiento de la identidad corporativa, proporcionando al ente de desarrollo regional estándares de calidad mundial.
La estructura de la organización, y los procedimientos vigentes, se complementan con un conjunto interrelacionados de elementos tecnológicos que aseguran un alto rendimiento en el procesamiento de nuestro mas importante insumo: La información.
La Visión de la Gerencia General de Informática:
Integrar los sistemas que apoyan la gestión de la Corporación Venezolana de Guayana con el uso de nuevas tecnologías de Información que permitan alcanzar una gestión eficiente. |
La Misión de la Gerencia General de Informática:
Automatizar y mantener los sistemas que integran la Corporación y prestar la asistencia técnica a las unidades organizativas a fin de garantizar la operatividad de los mismos. |
Los Valores de la Gerencia General de Informática:
Análisis DOFA:
El cuarto paso para la preparación de un plan estratégico es el análisis DOFA, el cual constituye un instrumento de la planificación estratégica que permite sistematizar el análisis del impacto de las variables contenidas en los ámbitos internos (Fortalezas y debilidades) y externos (Oportunidades y amenazas), sobre la gestión de la Organización y visualizar alternativas estratégicas para lograr el éxito de la optimización de dicha gestión.
Análisis DOFA de la Gerencia General de Informática:
MATRIZ D.O.F.A. |
ÁMBITO
INTERNO |
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FORTALEZAS |
DEBILIDADES |
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1. Altas Posibilidades de adquisiciones de nuevos equipos. 2. Disposición de equipos existentes en Red 3. Disposición de personal con conocimientos en los procesos que se ven envueltos en el sistema manual 4. Disposición de personal con alta capacidad técnica 5. Excelente comunicación entre el personal interdepartamental 6. Disposición de los usuarios para aprender nuevos sistemas 7. La comunicación entre procesos no es muy compleja 8. Programa de Capacitación para los usuarios y profesionales de Informática. |
1. Sub-utilización de Equipos de computación. 2. Sub-utilización del software existente 3. No se dispone del total del software para el desarrollo de aplicaciones 4. Personal administrativo con deficiencias en el uso de sistemas de información 5. Inconsistencia de la Información 6. No hay seguridad de la información contenida en los archivos anuales 7. Extravió de la información 8. Duplicidad de la información. |
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A M B I T O X T E R N O |
O P O R T U N I D A D |
1. Adquisición de mas equipos de computación 2. Las nuevas tecnologías existentes en el mercado |
ESTRATEGIAS “FO”: |
ESTRATEGIAS “DO”: |
1. Consolidar la red con nuevos equipos de computación e integrar los procesos para un aprovechamiento efectivo y automatizado de los procesos internos de los sistemas. (O:1,2; F:1,2,6,7) 2. Aprovechamiento del personal profesional para el desarrollo y aplicación de los nuevos sistemas en los equipos actuales y nuevos. 3. Con la adquisición y repotenciación
de los equipos, se podrá integrar al personal administrativo a los nuevos
sistemas y minimizar al máximo el uso de procesos manuales. (O:1,2; F:
1,2,6,7) |
1. Adquisición de más equipos de computación para la ampliación del alcance de los sistemas y extenderlos hasta las áreas más necesitadas, eliminando el reproceso y estableciendo una comunicación formal entre los procesos y en consecuencia reducir las inconsistencias y duplicidades de la información. (D:4,5,6,7,8; O:1,2) |
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A M E N A Z A S |
1. Surgimiento de nuevas tecnologías que hacen obsoletos los equipos existentes 2 Daños por virus informáticos 3. Errores en el manejo de la información 4. Perdida de información por daños físicos, producto de altibajos frecuentes de energía |
ESTRATEGIAS “FA”: |
ESTRATEGIAS “DA”: |
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1. Adquisición de equipos apropiados para disminuir los daños físicos, producto del alto trabajo frecuente de energía. (F:1;A:4) 2. Adquirir software de antivirus y capacitar al personal para el cuidado y prevención de los mismos. (A:2,3; F:8) |
Automatizar los procesos, a fin de aprovechar los equipos y el software existente, para reducir la inconsistencia, extravío, duplicidad y los errores por el manejo de la información. Eliminando las rutinas repetitivas de trabajo y en consecuencia aumentar la seguridad de la información. (D: 1,2,5,7,8;A:3) |
Una vez definida la misión, visión y valores, analizando la matriz DOFA, se procede a usar la metodología de Robert Kaplan y David Norton (Cuadro de Mando Integral), basado en las cuatro perspectivas: financiera, clientes, procesos y aprendizaje. Estableciendo como objetivos estratégicos los siguientes:
Perspectiva Financiera:
1.- Ejecutar recursos hacia la Adecuación Tecnológica de la Corporación.
2.- Alcanzar la reducción de costos de funcionamiento.
3.- Realizar un adecuado control presupuestario.
Perspectiva de Cliente:
1.- Implantar tecnologías que mejoren la gestión financiera y administrativa de las Dependencias de la Corporación Venezolana de Guayana.
2.- Implantar metodologías de gestión para las necesidades de las Dependencias.
3.- Incrementar la satisfacción de los Usuarios.
Perspectiva de Proceso Interno:
1.- Implantar software y hardware que permitan gestionar las necesidades de las Dependencias de la Corporación.
2.- Proporcionar seguridad de la información.
3.- Mejorar la infraestructura tecnológica.
4.- Optimizar los procesos claves.
Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento:
1.- Desarrollar programas de adiestramientos para los usuarios de las Dependencias.
2.- Mantener al personal a la vanguardia en el manejo de tecnologías.
3.- Implantar estrategias de motivación al personal.
Una vez establecidos los objetivos, procedemos a enlazarlos en el mapa estratégico
Mapa Estratégico:
Luego realizamos el plan de Acción con sus indicadores, quedando de la siguiente manera:
Plan de Acción
Objetivo | Meta | Indicador Actual | Indicador Esperado | Plan de Acción | Responsable |
Ejecutar recursos hacia la Adecuación Tecnológica de la Corporación | Ejecutar el presupuesto asignado | % ejecución | 100 % Ejecución | Ejecutar el presupuesto de acuerdo a la planificación de compras y servicios | Gerencia General de Informática |
Alcanzar la reducción de costos de funcionamiento |
Reducir los costos de funcionamiento en un 10 % al finalizar el año 2004 |
% de rentabilidad sobre el costo de la inversión | 10 % al finalizar el año 2004 | Buscar las mejores ofertas de compras y servicios con una excelente calidad. | Gerencia General de Informática y Gerencia de Finanzas |
Realizar un adecuado control presupuestario |
Ejecutar los proyectos con un retorno de inversión |
% TIR | Análisis de costo beneficio | Gerencia General de Informática y Gerencia de Finanzas | |
Implantar tecnologías que mejoren la gestión financiera y administrativa de las Dependencias de la Corporación Venezolana de Guayana |
Mejorar la gestión administrativa de la CVG |
# de transacciones diarias realizadas | Adquirir o mejorar el software Administrativo que lleve el control y flujo de los procesos administrativos | Gerencia de Sistemas | |
Implantar metodologías de gestión para las necesidades de las Dependencias | Mejorar la atención de requerimientos de las dependencias | % Vicepresidencias satisfechas con los sistemas de información que brindan apoyo | % de requerimientos satisfechos por el uso e incorporación de tecnologías de información | Sistema Automatizado de Gestión de solicitudes de servicios | Gerencia de Soporte Técnico |
Incrementar la satisfacción de los Usuarios. | Cumplir al 97% las necesidades de los usuarios en Informática | % Necesidades cumplidas | 97 % de necesidades cumplidas | Atender con eficiencia y eficacia sus necesidades | Gerencia General de Informática |
Implantar software y hardware que permitan gestionar las necesidades de las Dependencias de la Corporación. | Gestionar las necesidades de las dependencias de acuerdo a las nuevas tecnologías | # Necesidades satisfechas | Análisis de las metas de las dependencias y su posible automatización | Gerencia General de Informática | |
Proporcionar seguridad de la información. | Brindar seguridad de información y evitar perdidas de información | # incidentes de virus # incidencias de fallas de seguridad # intrusiones |
# incidentes de virus # incidencias de fallas de seguridad # intrusiones |
Sistemas de Antivirus Firewall Corporativo |
Gerencia de Soporte Técnico |
Mejorar la infraestructura tecnológica. | Adquirir y mejorar los equipos el parque Informático de la Corporación | % de mejoras # nuevas adquisiciones |
% de mejoras # nuevas adquisiciones |
Adquisición de nuevo Hardware y Software | Gerencia General de Informática y Gerencia de Finanzas |
Optimizar los procesos claves | Automatización de los procesos claves | % de cumplimiento de cronograma de automatización de procesos claves | % de Optimización | Cumplir el cronograma de Automatización de procesos claves para la Corporación | Gerencia General de Informática |
Desarrollar programas de adiestramientos para los usuarios de las Dependencias | Planificar cursos de las diferentes herramientas de oficina | # usuarios satisfechos | # usuarios satisfechos | Plan de Adiestramiento | Gerencia de Desarrollo Organizacional |
Mantener al personal a la vanguardia en el manejo de tecnologías | Mejorar los mecanismos de información con los entes especializados | # Empleados satisfechos con la información | # Empleados satisfechos con la información | Crear una Intranet especializada | Gerencia General de Informática |
Implantar estrategias de motivación al personal | Optimizar el clima Organizacional |
Índice que competitividad salarial dentro del sector # Eventos deportivos y culturales |
Índice que competitividad salarial dentro del sector # Eventos deportivos y culturales Paquetes compensatorios |
Mantener comunicación con la gerencia de Personal a fin de evaluar las diferentes formas de motivación planteadas. | Gerencia General de Informática |
Ya que se ha formulado la estrategia y se ha creado el cuadro de mando, ¿Cómo hacemos para que la estrategia ocurra? ¿Cómo hacer para todos los empleados de la Gerencia General de Informática, hagan de la estrategia parte de su trabajo?
Existen muchos medios para comunicar la estrategia y el cuadro de mando integral a los integrantes de la Gerencia General de Informática. Alguno de los componentes que utilizaremos serán los siguientes:
Reuniones: Inicialmente se harán con los Gerentes de las áreas de Soporte y Sistemas, además de los jefes de departamento que conforman cada uno de las Gerencias, a medida que se establece el concepto, se utilizan estas reuniones para poner al día a la organización de la actuación reciente, y para realizar sesiones de preguntas y respuestas sobre el futuro de la Gerencia General y su alineación con la estrategia de la Corporación.
Talleres de iniciación al personal: en estos talleres se alinea al personal a la estrategia planteada, explicando que es el cuadro de mando y en que nos beneficia, discutir la misión, la visión y nuestros valores, así como oír las iniciativas de los empleados y comparar los puntos de vista de la gerencia desde el nivel estratégico hasta el nivel operativo.
Folletos: documento de una página que describe los objetivos estratégicos y cómo se van a medir.
Hojas informativas mensuales: definen y describen el cuadro de mando. De esta manera, se proporciona informes periódicos de los indicadores, además de historias sobre iniciativas de empleados que llevaron a mejorar los resultados de la Gerencia General.
Programas de formación: Incorporando el cuadro de mando en todos los programas de formación, se refuerza el mensaje como la nueva forma de hacer las cosas en la Gerencia General.
Intranet: Se le da un espacio al cuadro de mando en la Intranet, donde los principales actores describen las ventajas del mismo, ya sea con archivos, videos o voz, además de describir la estrategia general y la explicación de los objetivos, indicadores, umbrales e iniciativas particulares.
Foro de discusión: Se implementa en la Intranet un foro donde se discute o se exponen inquietudes o preguntas con los autores principales del cuadro de mando, además de darle oportunidad a cada uno de los integrantes de la Gerencia General manifestar públicamente sus iniciativas.
Además de estas herramientas de comunicación, se buscaran otras formas de hacer llegar la estrategia a cada uno de los rincones de la Gerencia General de Informática, a fin de que no sucedan fallas en su implantación, me voy a permitir tomar algunos de tendencias nefastas en el uso de la metodología del Cuadro de Mando, según el Dr. Jesús Enrique Arape (1999):
Focalizar el BSC como una simple herramienta de medición (Sistemas de medición de desempeño, radares, entre otros).
Focalizar el BSC como una herramienta donde "el concepto de control" se circunscribe al seguimiento y visualización de un tablón de indicadores.
Concebir el BSC como una especie de paradigma gerencial donde su uso e implementación permitirá resolver los problemas de la organización.
Perdida de la noción de la estrategia y de la trascendencia de su adecuada implementación: Proliferación de indicadores que se corresponden mas a con un control operativo-funcional y no a la dimensión de la estrategia de la organización.
Para finalizar voy a citar al Sr. Peter F. Drucker, quien es el notable experto en Administración y autor de muchos libros que dijo:
"Cada vez que usted ve una empresa exitosa, alguna vez alguien tomó una decisión arriesgada"