Las 5 "S"

Por Franklin Marcano

franklin.marcano@cantv.net

Introducción:

    Debido a que las publicaciones referentes en la Web sobre el tema de las 5 "S", convergen en describir cada paso de la metodología y la descripción de su significado, a continuación se presenta un resumen basado en las referencias que se señalan al final de este ensayo.

Las 5 "S":

    El movimiento de las 5 "S" es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la orientación de W. Edwards Deming hace mas de 40 años y que esta incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o gemba kaizen. Surgió a partir de la segunda guerra mundial, sugerida por la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros como parte de un movimiento de mejora de la calidad y sus objetivos principales eran eliminar obstáculos que impidan una producción eficiente, lo que trajo también aparejado una mejor sustantiva de la higiene y seguridad durante los procesos productivos.

    Es difícil estudiar al Dr. W. Edwards Deming, sin mencionar lo que se conoce en términos de calidad total japonesa como "Las 5 S", la cual es una metodología que permite implementar y establecer estándares para tener áreas y espacios de trabajo en orden y limpieza para poder realizar eficazmente las actividades de trabajo. Las 5 "S" tienen como finalidad fundamental aumentar la productividad en las organizaciones.

    La metodología de las 5 "S", se desarrollo en los años 60's en Japón y hasta la fecha ha sido implementada en miles de compañías e instituciones en el mundo entero, con resultados favorables. Una característica que hace atractiva la metodología es que para la implantación del Programa 5S no se contemplan inversiones financieras significativas en máquinas (Hardware) y tecnología (Software). Su esencia está en la alteración del comportamiento de las personas (Humanware), transformándolos en trabajadores que persiguen la excelencia operacional.

    La aplicación de las 5"S" satisface múltiples objetivos, los cuales entre otros son el de eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil, organizar el espacio de trabajo de forma eficaz, mejorar el nivel de limpieza de los lugares, prevenir la aparición de la suciedad y el desorden, mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal (es más agradable trabajar en un sitio limpio y ordenado), reducir los gastos de tiempo y energía, reducir los riesgos de accidentes o sanitarios, mejorar la calidad de la producción, etc.

    La empresa japonesa Toyota, fue una de las principales colaboradoras en el desarrollo y aplicación de la metodología, las 5 "S" son las iniciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que componen la metodología y comienzan con la letra "S" y significan lo que se describe a continuación:

1ra "S", SEIRI (Organización o Clasificación): La metodología indica que en este primer paso se debe separar lo que no es necesario de lo que lo es, y liberarse de lo que es inútil. Se debe diferenciar entre elementos necesarios e innecesarios en el gemba (lugar de trabajo en japonés) de la siguiente manera:

                            • Haciendo inventarios de las cosas útiles en el área de trabajo.

                            • Entregar un listado de las herramientas o equipos que no sirven en el área de trabajo.

                            • Desechando las cosas inútiles.

    El propósito de clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de mantenimiento o de oficinas cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio, donar, transferir o eliminar. Identificar elementos innecesarios: El primer paso en la clasificación consiste en preocuparse de los elementos innecesarios del área, y colocarlos en el lugar seleccionado para implantar las 5 "S". Por experiencia propia del autor (F.Marcano) se considera que este paso es el más rápido y posiblemente el mas sencillo, pero será necesario un trabajo a fondo en el área, para solamente dejar lo que nos sirve.

2da "S", SEITON (Orden): Se debe disponer en forma ordenada todos los elementos que quedan después del SEIRI, colocando lo necesario en un lugar fácilmente accesible las cosas útiles por orden según criterios de: Seguridad / Calidad / Eficacia.  Por seguridad: que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben. Por calidad: que no se oxiden, que no se golpeen, que no se puedan mezclar, que no se deterioren y por eficacia: minimizar el tiempo perdido.

    El orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización. La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos

    Las normas de SEITON son:

                            • Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte, ...) • Definir las reglas de ordenamiento • Hacer obvia la colocación de los objetos.

                            • Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario

                            • Clasificar los objetos por orden de utilización

                            • Entregar un listado de las herramientas o equipos que no sirven en el área de trabajo.

                            • Desechando las cosas inútiles.

3ra "S", SEISO (Limpieza): Este sentido va mas allá del acto de limpiar y debe ser tomado como una oportunidad de inspeccionar y descubrir las fuentes que generan el sucio y los puntos potenciales de fallas y desperdicios. La metodología indica que se debe mantener limpias las máquinas y los ambientes de trabajo. Una vez el espacio de trabajo está despejado (Seiri) y ordenado (Seiton), es mucho más fácil limpiarlo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el malfuncionamiento de la maquinaria. Las fuentes de suciedades deben identificarse y eliminarse, para asegurar que todos los medios se encuentren siempre en perfecto estado de salud.

        Las Normas para SEISO son:

                           • Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías.

                           • Volver a dejar sistemáticamente en condiciones de higiene.

                           • Facilitar la limpieza y la inspección.

                           • Eliminar la anomalía en origen.

4ta "S", SEIKETSU (Mantener la Limpieza o Control Visual): Se debe extender hacia uno mismo el concepto de limpieza y practicar continuamente los tres pasos anteriores. Este sentido también es conocido como de la Salud, higiene y aseo. Estos factores contribuyen a que las personas se sientan bien dentro de su ambiente de trabajo y así puedan realizar sus tareas con alegría y creatividad.

    La metodología de 5 "S" se aplica sólo puntualmente y sólo se llega hasta la tercera "S" así que SEIKETSU recuerda que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día.

    Las Normas para el SEIKETSU son:

                            • Hacer evidentes las consignas: cantidades mínimas, identificación de las zonas.

                            • Favorecer una gestión visual.

                            • Estandarizar los métodos operatorios .

                            • Formar al personal en los estándares.

5ta "S", SHITSUKE (Autodisciplina o Estandarización): Este es el sentido mas difícil de ser entendido y practicado pues exige mucha educación y respeto para con los semejantes y el medio ambiente. Honestidad, Integridad, Paciencia, Perseverancia y Cooperación, son las características principales de la auto disciplina. Esta etapa contiene la calidad en la aplicación del sistema 5"S". Si se aplica sin el rigor necesario, éste pierde toda su eficacia. Es también una etapa de control riguroso de la aplicación del sistema: los motores de esta etapa son una comprobación continua y confiable de la aplicación del sistema 5 "S" y el apoyo del personal implicado.

    Las siguientes practicas estimulan el SITSUKE:       

• Demostración de ejemplos compartiendo la Misión, Visión y principios de la organización.

• Establecer estándares y normas, simples y objetivas.

• El exceso de normas inhibe la creatividad.

• Explicar y repetir las tareas muchas veces hasta que el trabajador las domine.

• En caso que haya fallas, la tarea debe ser repetida desde el inicio.

• Elogiar en público y reprender en privado.

• Obedecer avisos, cronogramas, horarios, plazos, normas y reglamentos.

• Respetar la individualidades.

• Preservar la educación y el entrenamiento.

• Mantener un clima de relación personal que valorice el trabajo en equipo, la cooperación, la confianza y la solidaridad.

• Mantener hábitos de higiene y limpieza de las instalaciones y del propio cuerpo. 

Las 8 "S": En la actualidad (2006) se está empezando a hacer popular la implementación de la metodología de las 8 "S"; Esta metodología de cambio conductual nace de las 5"S" de origen japonés y todos sus conceptos están basados en la filosofía de Gestión para la Calidad Total.

    La 8 "S", son:

1. Determinación y Unión.

2. Entrenamiento.

3. Utilización.

4. Orden.

5. Limpieza.

6. Bienestar.

7. Auto disciplina.

8. Economía de desperdicios.

Referencias - Infografía: