Tema:
Análisis de Operaciones
Sub-Tema:
Análisis de
Elaborado
por: Frank Robles
Las operaciones exitosas de una compañía son el
resultado de una planeación y control cuidadoso de todas las actividades de la
empresa. El éxito de las operaciones de toda la compañía depende en gran parte
del éxito en el manejo de los costos y gastos.
Los gastos de operación dentro de una compañía se
encuentran clasificados en dos grandes grupos: 1) Los gastos de ventas, en los
cuales se encuentran partidas fijas, como los sueldos y la depreciación y partidas variables como
las comisiones y la publicidad que son determinadas en función de las ventas.
2) Los gastos administrativos, dentro de los que destacan, Sueldos de
ejecutivos y empleados, seguros, impuestos, depreciación entre otros.
La
herramienta adecuada para el análisis y control de todos estos gastos dentro de
una compañía es el presupuesto. El proceso presupuestario tiende a reflejar de
una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por
la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos
programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta
condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va
orientado la gestión de la empresa.
Los
presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la
organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de
los distintos segmentos, o áreas de actividad de la empresa y de la gerencia.
El
proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa el
resultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un
proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos.
CONTROL
PRESUPUESTARIO.
El control
presupuestario está formado por un conjunto de acciones administrativas que
permiten medir y corregir la ejecución, con el objetivo de que se mantenga
dentro de los límites del presupuesto aprobado. Además se miden los resultados
obtenidos según los objetivos y metas definidas.
Los diferentes
estados, informes y cuadros deben analizarse a la luz de parámetros de
referencia (índices de rendimiento, coeficientes, etc.) para determinar su
grado de desviación, sus causas y consecuencias, y correlativamente las medidas
correctivas para que no se presente en el futuro.
Este control debe
ser continuo y puede hacerse antes de la ejecución presupuestaria, durante o
después de ella, lo cual dependerá del tipo de operación financiera y de las
orientaciones que sobre control se establezcan en los niveles superiores.
FLUJO DE
EFECTIVO.
En toda empresa cuando está elaborando un reporte de
las ventas realizadas, así como de los gastos que se han generado, se obtiene
un diferencial que permite conocer la utilidad obtenida y además se realiza una
proyección a futuro, considerando las experiencias de periodos anteriores,
logrando en esta forma prever en que momento es posible realizar nuevos gastos
o inversiones, si así lo requiere nuestra empresa.
Lo anterior es un estado proyectado de las entradas y
salidas de efectivo en un periodo determinado o también conocido como flujo de
efectivo y se realiza con el fin de conocer la cantidad de efectivo que
requiere el negocio para operar durante un periodo determinado, como puede ser
una semana, mes, trimestre o año.
Un problema frecuente en las pequeñas y medianas
empresas es la falta de liquidez para cubrir necesidades inmediatas, por lo que
se recurre frecuentemente a particulares con el fin de solicitar préstamos a
corto plazo y de muy alto costo. Una forma muy sencilla de planear y controlar
a corto y mediano plazo las necesidades de recursos, consiste en calcular el
flujo de efectivo de cualquier negocio.
El flujo de efectivo permite:
§
Tomar la
decisión del mejor mecanismo de inversión a corto plazo cuando exista un
excedente de efectivo.
§
Tomar las
medidas de necesarias para definir la fuente de fondeo cuando exista un
faltante de efectivo como puede ser el manejar recursos del propietario, o en
su caso iniciar los trámites necesarios para obtener préstamos que cubran dicho
faltante y permitan la operación continua de la empresa.
§
Cuándo y en que
cantidad se deben paga préstamos adquiridos previamente.
§
Cuándo efectuar
desembolsos importantes de dinero para mantener en operación a la empresa.
§
De cuanto se
puede disponer para pagar prestaciones adicionales a los empleados como son el
aguinaldo, vacaciones, reparto de utilidades, etcétera.
§
Con cuanto
efectivo se puede disponer para asuntos personales sin que afecte el
funcionamiento normal de la empresa.
Elaboración de un flujo de efectivo:
Para
elaborar un flujo de efectivo, deberá hacerse una lista en la que se estime por
adelantado todas las entradas y salidas de efectivo para el periodo en que se
prepara el flujo, por lo que se deberán de seguir los siguientes pasos:
1.
Establecer el periodo que se pretende abarcar.
2.
Hacer una lista probable del ingreso del periodo determinado y después de registrar
los valores de cada centro de costos se suman los valores y se obtiene el
total.
3.
Se enlistan las obligaciones que implican gasto de efectivo, sumando el valor
de cada egreso para obtener el total.
4.
Una vez que se han obtenido los totales de los ingresos y egresos, estos se
restan para obtener el resultado. Si el resultado es positivo, significa que
los ingresos son mayores que los egresos y por lo tanto existe un excedente, lo
que indica que la empresa opera favorablemente. En caso contrario, el
empresario deberá estudiar las medidas para cubrir los faltantes o prever los
periodos en los que los resultados sean negativos, reflejándose estos datos en
una partida llamada saldo a fin del periodo.
5.
Si se quiere trabajar el flujo de efectivo con mayor detalle, se puede emplear
un saldo acumulado que es la suma del saldo obtenido en el periodo más el saldo
del periodo anterior.
Una vez que se elabora el flujo de efectivo, sirve
para la toma de decisiones y poder controlar eficientemente a nuestra empresa
para obtener mejores resultados.
INFOGRAFIA
El proceso presupuestario en la empresa
http://www.aeca.es/pub/documentos/pg4.htm
En
este artículo se señala que el presupuesto se orienta en función de los
objetivos de una empresa mediante
el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del
largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la
consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa.
El Flujo de Efectivo
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/37/flujo.htm
En
esta página nos muestra de forma sencilla como se elabora un flujo de efectivo.
En toda empresa cuando está elaborando un reporte de las ventas realizadas, así
como de los gastos que se han generado, se obtiene un diferencial que permite
conocer la utilidad obtenida y además se realiza una proyección a futuro,
considerando las experiencias de periodos anteriores, logrando en esta forma
prever en que momento es posible realizar nuevos gastos o inversiones, si así
lo requiere nuestra empresa.
Objetivos de Estado de Flujo de Efectivo
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/desfluef.htm
Este artículo menciona algunos de los
objetivos principales del Estado de Flujos de Efectivo, como por ejemplo: 1)
Proporcionar información apropiada a la gerencia, para que ésta pueda medir sus
políticas de contabilidad y tomar decisiones que ayuden al desenvolvimiento de
la empresa. 2) Facilitar información financiera a los administradores, lo cual
le permite mejorar sus políticas de operación y financiamiento y, 3) Proyectar
en donde se ha estado gastando el efectivo disponible, que dará como resultado
la descapitalización de la empresa.