.: Intranets: un “Boom” en Ecuador :.
Por: Juan Carlos Vásconez
YAGÉ evolución digital
jucavas@yage.com.ec
En un estudio
sobre tecnología e Intranets realizado por YAGE en varias de las
empresas
más grandes del Ecuador, enfocadas a los sectores: comercial,
industrial,
de gobierno y servicios; se encontraron sorprendentes resultados:
más del
80% de las empresas han desarrollado y están utilizando sus Intranets;
un 5%
más las están desarrollando en estos momentos y sólo un 16% no lo han
pensado
en sus planes a corto plazo.
El 64% de las
empresas desarrolló el sistema “dentro de casa”, mientras que en
un 18%
de los casos se trata de un sistema internacional empaquetado que ha
sido
adaptado a las necesidades de la empresa, en algunos casos tanto a nivel
internacional como nacional. El 18% restante tiene un sistema desarrollado con
un
proveedor nacional de acuerdo a las necesidades de la empresa.
5.
- Cuenta su empresa con un sistema de Intranet/Extranet?
a.-
si
82%
c.-
La
estamos
Implementando
5%
b.-
no
13%
Probablemente
el mayor adelanto que ha supuesto Internet para el mercado
corporativo no lo supongan las páginas Web de empresa, ni los servidores, ni
la
WWW: gracias a
Internet, y con un costo moderado, podremos organizar de
manera
más eficiente toda la información de nuestra compañía, de manera que
los
empleados puedan consultar información y bases de datos desde su PC.
Para ello
usamos una Intranet.
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Una Intranet
es un conjunto de aplicaciones internas de la empresa para uso
exclusivo
de sus empleados. Estas aplicaciones pretenden mejorar el
desempeño
individual de cada empleado y mejorar la productividad general de la
empresa,
reduciendo costos y aumentando el tiempo productivo de cada
empleado.
Una Extranet no es más que brindar acceso a ciertas
aplicaciones o información
de
Las Intranets
son un campo aún muy nuevo, pero su uso está creciendo aún
más
rápido que la propia Internet. Según estimaciones recientes, cada cuatro
minutos
se abre en algún lugar del mundo una instalación de este tipo.
Una Intranet y
en particular cada una de sus aplicaciones, brinda una serie de
beneficios
a la empresa que le permiten alcanzar sus objetivos más fácilmente.
En general 2
de los principales beneficios son:
• Reducir
el tiempo desaprovechado en tareas operativas manuales que
pueden
ser automatizadas, de esta forma los empleados pueden dedicar
su
tiempo a tareas que brinden un mayor valor a la empresa.
• Reducción
de costos: que se obtiene al sistematizar procesos que
actualmente utilizan recursos costosos (como papel, tinta, etc.) y que
pueden
ser incorporados a
No obstante,
ninguna Intranet es realmente típica. Las personas utilizan la
tecnología
para diferentes cosas. Hay tantas aplicaciones de Intranets como
tipos de
organizaciones y tipos de negocios existen. Lo importante es ver de qué
forma se
puede potencializar su uso dentro de la empresa.
La plataforma
también puede ser muy distinta, siempre que estemos trabajando
sobre
TCP/IP internamente podemos hablar que se trata de nuestra Intranet. El
concepto
incluye el uso del “browser” o navegador de Web
(Internet Explorer o
Nestcape)
como la interfase de información. Algunas de las ventajas del uso de
este
interfase son:
• Reduce
el tiempo de aprendizaje de los usuarios.
• Simplifica
la instalación de aplicaciones.
• Presenta
diferentes tipos de información: texto, gráficas, sonido y video.
• Actúa
como "front-end"
para las aplicaciones cliente-servidor.
• Permite
el acceso a bases de datos.
USOS Y APLICACIONES
En general las
aplicaciones que pueden generarse para una Intranet deben
cumplir
con cualquiera de las siguientes características:
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• Cualquier
proceso interno de la empresa que al momento se realice
utilizando
papel es susceptible de ser migrado a
consiguiente ahorro en costos y tiempo. (Ej.: directorio de empleados,
descripción de beneficios médicos, listas de precios, políticas y
procedimientos, etc.)
• Cualquier
proceso que involucre consolidación de información de muchas
fuentes
de datos (Ej. reportes de ventas, etc.)
• Cualquier
proceso que requiera un alto nivel de comunicación y
colaboración entre las personas
• Cualquier
proceso que requiera encontrar/solicitar información (Ej.
manuales,
información de productos, etc.)
Pero a la vez
plantea una nueva forma de relacionarse entre todos los actores
de la
empresa: tanto internos como externos. Cuando al concepto de Intranet le
añadimos
el de “Workflow” tenemos un combinado muy interesante
que
potenciará
la vida de la empresa.
Esa fue otra
de las sorpresas de la investigación: el 73% de las empresas que
tienen
funcionando su Intranet lo hacen ligando el sistema con sus procesos
internos;
mientras que el 27% restante, lo utiliza como una herramienta de
centralización de la información.
5.a.1-
Como está orientada el intranet?
a.-
Ligada
con los
procesos
internos de la
empresa
73%
b.-
Centraliza
información
únicamente
27%
En cada área
de la empresa se le puede sacar partido. Sin ser exhaustivos, a
continuación se expone una lista de posibles aplicaciones de Intranet según
departamentos.
- Mercadeo y Ventas: las Intranets permiten la frecuente
adición y actualización
de
materiales de Ventas y Mercadotecnia, como respuesta a un ambiente de
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negocios
competitivo y dinámico. Una Intranet bien organizada para Ventas y
Mercadotecnia
puede ayudar a eliminar el exceso de información duplicada:
permite
resolver las necesidades de los representantes de ventas, quienes
necesitan
acceso instantáneo a información específica, sin leer grandes
cantidades
de material impreso.
- Recursos Humanos: La información de Recursos Humanos,
debido a la gran
cantidad
de papeles y gráficas, se puede usar en una Intranet.
también
administrar el reclutamiento, promoción, salarios y asistencias de los
empleados,
ahorrado gran tiempo y dinero de Recursos Humanos. Además da a
los
empleados rápido acceso a información de su interés como: Manuales y
procedimientos, Políticas, Programas de beneficios, Descripción de puestos,
Preguntas
frecuentes, Calendarios de vacaciones y días de descanso. Y un
largo
etcétera.
- Operación y Administración: Una Intranet puede ayudar a simplificar
una
variedad
de operaciones y funciones administrativas. Una forma de utilizarla es
crear
una página central donde publicar gráficas, listas de contactos, boletines,
preguntes
frecuentes, procedimientos, formas, calendarios, proyectos,
aprobaciones en líneas, etc. Otras cosas que se pueden manejar: Información
para
Empleados, Políticas y Procedimientos, Facilidades, Administración de
Ordenes de
Venta, Compras, Administración de Contratos, Control de Envíos.
- Finanzas y Jurídicos: Una Intranet ayuda a los departamentos de
finanzas y
jurídico
para monitorear el estado de los proyectos, llevar un registro de su
contabilidad y facturación, y comunicar esta información a toda la empresa.
También sirve
para almacenar la información extraída de Internet o bases de
datos
relacionadas al departamento. Entre los principales usos de
estos
departamentos de la empresa, podemos encontrar: Administración de
Contratos,
Biblioteca legal electrónica, Aprobaciones, Funciones de Contabilidad
y
Facturación, Declaraciones de Impuestos, Manejo de cuentas, Presupuestos y
Pronósticos,
Reportes, Preguntas frecuentes, etc.
- Manufactura: Los principales usos de
Boletines de
Mercado, Kits de Ventas, Cambios en Productos,
Presentaciones,
Guías de
Ventas, Información de Clientes, Listas de Precios, Preguntas
Frecuentes,
Formas, Especificaciones de Productos, Información de la
Competencia,
Propuestas, Listas de Contactos, Encuestas y Reportes,
Información de
Distribuidores, Información Miscelánea
ALGUNOS PROBLEMAS
Aunque la
construcción de herramientas sobre Intranets ha crecido mucho en las
grandes
empresas y la tendencia continúa aún a la alza, se empiezan a ver
algunos
inconvenientes. En la mayor parte de las encuestadas nos hemos
encontrado
con que no todas son buenas noticias. Existen varios problemas
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puntuales:
falta de capacitación del personal para el uso correcto de la
herramienta; información desactualizada; poco uso de la herramienta;
escaso
apoyo directivo en el
crecimiento e implementación adicional de
nuevas
fases más interactivas; etc. No se tienen datos registrados sobre el uso
de las
Intranets en las pymes, pero podemos imaginarnos que
muchas tendrán
que
luchar con los mismos problemas. Poco desarrolladas y desaprovechadas, a
las
Intranets se les presta escasa atención. Pero la tendencia cambia cuando las
empresas
descubren lo útiles que pueden resultar.
Desarrollar
una Intranet es un proceso sencillo, requiere poca preparación y
pocos
recursos. Pero diseñar una estrategia que se apoye en
apalanque
la operación de la empresa ayudándola a conseguir sus metas, eso
es
harina de otro costal. Bien planificadas, las Intranets ahorran tiempo y dinero
a la
empresa Hay que potenciar su uso dentro de la empresa: esta es la misión
de los
gerentes de sistemas, apoyados por compañías consultoras expertas en
el tema.
La falta de
definiciones claras conduce a muchos a hacer inversiones poco
inteligentes en sus Intranets, que no convence a los directivos y frena los
posibles
desarrollos que a futuro se podrían implementar: una mala experiencia
en un
desarrollo temprano puede significar el fin de una herramienta que bien
pensada,
pudo haber traído muchos beneficios.
pero si
no se planifican con
visión estratégica pueden morir por esos dos
males:
poca eficacia o poco uso.