El desarrollo de la tecnología de redes de computadora, en especial el desarrollo de Internet y la llamada World Wide Web, ha a permitido el intercambio de información y otros tipos de interacción entre las computadoras y los usuarios, a niveles que hace unos pocos años no podíamos siquiera imaginar. Esta tecnología, que permite la interacción entre personas que están a grandes distancias, también nos puede permitir una interacción más eficiente dentro de una organización, ya sea pequeña o grande.
Las redes internas de una organización, junto con las herramientas que permiten el intercambio de información y la colaboración entre diferentes personas asociadas a la misma, suelen llamarse intranets. Estos sistemas son privados, y generalmente tienen el acceso controlado por claves para los usuarios; esto es, sólo las personas afiliadas a la organización pueden tener acceso a los sistemas.
En su forma más sencilla, estos sistemas permiten el intercambio de mensajes de correo electrónico y de documentos contenidos en archivos, usando protocolos como el llamado file transfer protocol (ftp). Los sistemas más complejos nos pueden permitir la elaboración de documentos, en equipos de trabajo, que no están necesariamente reunidos en el mismo lugar. Nos permiten también tener agendas personales compartidas que se comunican entre ellas; herramientas de control, administración de proyectos, y mucho más. Las intranets hacen uso de las más recientes tecnologías para web (ver artículo dé Víctor Germán Sánchez Arias en este mismo número).
Muchos de estos sistemas de intranet consisten en herramientas sueltas (no integradas), con sus propios servidores y clientes, esto es, con la tecnología "propietaria" de quien desarrolló el sistema. Cada una de las herramientas tiene su propia interfaz, haciendo la curva de aprendizaje más lenta, y una probabilidad más alta de errores en el uso de las diferentes herramientas del sistema. Este tipo de sistemas son caros se deben comprar varios paquetes por separado y difíciles de integrar, ya que cada uno usa un modelo de datos diferente. Aún así, pueden hacer mucho más eficiente el trabajo dentro de una órganización.
Un buen sistema de intranet debe además reflejar a la organización a la que sirve, esto es, debe estar lógicamente organizada de manera que sea un reflejo fiel o mejorado de la empresa.
Entre los beneficios que tiene el uso de sistemas de intranet están los siguientes:
En otras palabras, el uso correcto de un sistema de intranet puede ahorrar tiempo y dinero a una empresa, haciéndola más competitiva y mejor organizada.
En LANIA se está desarrollando un sistema de intranet con una interfaz basada en la tecnología del World Wide Web, aprovechando nuevas tecnologías, como los lenguajes XML, PHP, la interacción con bases de datos, y en el futuro, las tecnologías de agentes y agentes móviles.
El diseño de este sistema se está haciendo lo más flexible posible, de manera que se pueda implantar en cualquier organización de tamaño mediano o pequeño.
Ejemplo de una empresa de este tipo es Radio y Televisión de Veracruz (RTV) con quien en estos momentos se está desa rrollando el proyecto de manera conjunta. El modelo de las bases de datos es exactamente el mismo para ambas organizaciones, y sólo cambia la programa ción de algunas de las herramientas de servicio, de forma tal que reflejen a la or ganización de manera personalizada.
Algunas de las herramientas novedosas que están en proceso de desarrollo son:
Estas herramientas están integradas a través de la base de datos profesionales, de manera que la información que se maneje esté actualizada en todo momento y relacionada con las diferentes partes del sistema.
El proyecto es parte de los "Laboratorios de Aplicaciones Avanzadas" del LAMA, y se pretende innovarlo en un futuro con tecnologías propias, desarrolladas en el laboratorio.
Una de nuestras metas importantes es la personalización de la interfaz, que permita al usuario un acceso rápido a las herramientas que necesite, para facilitar la utilización del sistema.
Algunas de las tecnologías usadas en este paquete de intranet son las siguientes: ® Los agentes pueden ayudar a los usuarios a comunicarse mejor entre ellos, y a llevar un mejor control de las tareas que tienen asignadas. Un agente, por ejemplo, puede avisar de la cercanía de una fecha limite, o recordar al usuario que no se ha terminado una tarea importante para la consecución de un trámite o proyecto.