¿Qué ventajas reporta una intranet?
Carlos Climente (más info) (15/07/2001)

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3 Puede darse la circunstancia de que sepamos qué es una Intranet, que conozcamos organizaciones que la han implementado, pero que todavía no sepamos cuáles son las ventajas que, en esencia, reporta a la empresa. Es más, puede ser que nos hayan hablado del fracaso de la Intranet en determinada entidad, y eso nos haga dudar de la viabilidad de desarrollar una para nuestra empresa. Sin embargo, sobre el papel, una red local ofrece una cantidad considerable de beneficios. Veamos las 15 más importantes.

1. Optimiza la información unificándola y facilitando su tratamiento. Una Intranet bien desarrollada, otorga permisos diferentes a cada empleado. Por eso, cuando un trabajador introduce información en la base de datos del servidor, éste ya sabe dónde y cómo debe publicar dicha información. Así pues, la información proveniente de un departamento se ubicará homogénea y ordenadamente en el espacio que le corresponda y quedará accesible para el resto de empleados con acceso a esa área.

2. Acelera el paso de la gestión de la información a la gestión del conocimiento. Un factor clave para convertir los inputs en conocimiento es la atención. Muchos alumnos asisten a las clases pero se pasan el rato atendiendo a lo que ocurre más allá de la ventana y no al profesor. Sin embargo, cuando deben documentarse por sí mismos de cara al examen deben leer y centrarse en aquello que están leyendo si quieren aprender. Lo mismo ocurre con los empleados y la Intranet. Seguramente, para que un empleado aprenda, por ejemplo, el nuevo proceso de embalaje de una empresa se necesitará muchas intervenciones del encargado del área. No bastará una sola explicación general, sino que posteriormente habrá que ir uno a uno corrigiendo los posibles fallos en la labor. Cuando se posee una Intranet, es el trabajador el que se informa por voluntad propia para llevar a cabo correctamente la tarea que se le encomienda.

3. Está activa las 24 horas del día, siete días a la semana. Esa es una baza que facilita el teletrabajo, bien entendido como trabajar desde fuera de los locales de la empresa, bien entendido como trabajar fuera de los horarios habituales de la empresa. Así pues, un comercial que esté visitando una feria en otro país puede informar ipso facto de las novedades que allí descubra, incluso aportar muestras digitalizadas de la misma. Del mismo modo, para que un alumno formule una duda a un profesor fuera de los horarios lectivos, no hace falta que acuda a su despacho en horas de consulta. Basta con utilizar una tutoría virtual: mandar un e-mail que será contestada por el profesor cuando disponga de tiempo para ello.

4. Es una herramienta de grupo. Conectando con la idea anterior, la Intranet permite que se erradiquen las típicas reuniones informativas que suponen un gasto de tiempo enorme para la empresa. Hemos puesto el ejemplo del alumno que quiere formular una pregunta. En ese caso sólo deben coincidir dos personas en el espacio y en el tiempo, pero ¿qué pasa cuando deben coincidir cinco personas? Es una situación prácticamente imposible, sobre todo en empresas de consultoría o comerciales. Los foros, los tablones de anuncios estratégicamente colocados en la Intranet son realmente útiles para llevar a cabo la tarea.

5. Ahorro económico. Con una Intranet se divide drásticamente el uso de papel en la empresa. Los informes, los contactos, las notas... se leen en la pantalla del ordenador. Del mismo modo, se ahorra en teléfono. Dado que la mayor parte de las empresas operan con una tarifa plana profesional, los costes en llamadas de teléfono (que ahora van a ser suplantadas por el e-mail, mucho más consistente que el mensaje oral).

6. Cohesión de los grupos. Una Intranet bien diseñada da pie a los empleados (sirviéndose de los más activistas) para participar en la construcción de la red interna. Dado que a todos nos gusta que alguien lea lo que nosotros hemos escrito, quien participa en la Intranet instará al resto a leer su colaboración, fomentando el uso de la interfaz de la empresa. El último estudio Inforpress sobre la Comunicación Interna en las empresas españolas revela que sólo un 6% de los sindicatos pueden expresarse en la Red de la compañía, lo que supone un gravísimo error. Invitar a los trabajadores a que participen en la Intranet es un buen ejemplo de "marketing viral" que hay que aprovechar.

7. Información actualizada, reciente. Las mujeres suelen detenerse a mirar los escaparates de las tiendas de ropa; los hombres, por el contrario, suelen pararse en los de los concesionarios de coches. Sin embargo ambos, hombres y mujeres, se detienen al pasar por delante de un kiosco para leer los titulares de las últimas revistas y periódicos. La información actualizada resulta sumamente atrayente y culturalmente se entiende como signo de eficacia: constantemente, los directivos repiten en la prensa que, cada día, dedican un tiempo a la lectura de noticias porque les ayuda a mejorar en su trabajo. Así pues, todos nos esforzamos en estar al corriente de las últimas novedades. Y de eso se debe aprovechar la organización: si consigue que los trabajadores vean en la Intranet una fuente fiable y actualizada de información, disminuirán en buena medida los rumores. Cuando le comuniquen al trabajador un rumor dirá: "¿Seguro? Pues en la Intranet no viene nada".

8. No se entorpece la labor de otros compañeros. Cuando, por algún motivo, se nos encomienda un trabajo que excede nuestros conocimientos, solemos acudir a aquel compañero que sí domina esa materia para que nos ilustre. El problema radica en que, de esta manera, somos nosotros los que entorpecemos su labor. La Intranet puede ser una solución a ese freno: los tutoriales son un buen medio para adquirir conocimientos rápidamente; por otra parte, el e-mail constituye una herramienta ideal: todo empleado consulta rutinariamente su e-mail cada día; si uno se ha puesto en contacto con otro para pedirle ayuda, éste contestará cuando esté en disposición de hacerlo, con lo que la productividad de los dos aumentará. En cualquier caso, si el primero necesitara la información urgentemente, siempre podría acudir a programas de mensajería rápida ubicados asimismo en la Intranet.

9. Información por escrito (almacenable y consultable). Volvamos al ejemplo del comercial que informaba de las novedades presentadas en una feria. Seguramente, si dicha información la facilitase vía teléfono al jefe de una sección, cuando éste le transmitiera esa llamada a un colega se perdería mucha información. Y más información se perdería cuando éste lo transmitiera a sus subordinados. Si la información queda registrada de forma escrita e invariable, es mucho más fidedigna para ser consultada.

10. Más información dado que es más fácil enviarla. Una vez que se crea el hábito de emplear la Intranet, la información generada en la empresa aumenta considerablemente. Comunicarse a través de los medios electrónicos resulta sencillo: la consultora IDC publicaba el pasado mes de mayo un dato importantísimo: 10.000 millones de correos electrónicos se envían diariamente, cantidad que triplica al correo convencional. Evidentemente, esta facilidad en los envíos comporta que estos adquieran un carácter más informal, es decir, que sus contenidos sean menos relevantes o de peor calidad. Las empresas deberían ser conscientes de ello y no juzgar el uso del correo-e sólo en términos de productividad. De hecho, es de esas comunicaciones, de las más informales, de las que el departamento de Recursos Humanos puede sacar más partido para calibrar las necesidades, inquietudes y rumores que se mueven entre el personal de la empresa.

11. Facilita el buzz management (la gestión del rumor). Atendiendo a lo que decíamos en el párrafo anterior, y a lo que ya dijimos al hablar de la actualización de la Intranet, ésta es perfecta para solventar los rumores en la empresa. Evidentemente, no es capaz de erradicarlos por completo (nunca se puede erradicar el rumor cuando hay dos intereses enfrentados, ¿o no hay suspicacias en los matrimonios?). Si la Intranet se convierte en un referente para los trabajadores, si ven en ella el instrumento por el cual se comunican personalmente con los mandos, será también la mesa sobre la cual exponer las dudas y rumores que se comentan en los pasillos.

12. Consigue que el empleado suba a la dirección y no que la dirección baje. Sumando la facilidad con la que se puede llevar a cabo una comunicación electrónica a esa imagen que acabamos de comentar, de la red Interna como vehículo de comunicación con los mandos, se obtiene un índice de facilidad de comunicación con las altas jerarquías de la organización sin precedentes. El trabajador se puede dirigir a los "jefes" sin tapujos, sabiendo que más pronto o más tarde van a leer su comunicado. No obstante, y dado que a él le resulta sencillo comunicarse con sus superiores, exige obtener el mismo trato de estos. Esto es, exige que se le responda siempre.

13. La Intranet es escalable. Una Intranet no es un sistema inamovible. La red interna ya no es una maraña de hubs e hilos conductores en un local, sino una Red basada en el protocolo TCP/IP y que goza de las mismas ventaja: conectividad, apertura del sistema...y escalabilidad. Por eso la Intranet que crece más allá de la propia empresa se puede convertir en Extranet, por eso las nuevas redes internas no tienen fronteras, por eso son enteramente modificables, rápidas y ajustables a las necesidades puntuales de la organización.

14. Otorga información a unos y priva a otros de la misma información. Los archivos de los grandes hospitales cuentan con la figura del bedel: un vigilante que acompaña a cada uno de los médicos que quiere consultar el expediente de un paciente. ¿Su función? Impedir que una vez dentro del archivo del hospital, el doctor quiera informarse de cuál es la nómina de su compañero, por ejemplo. La figura del bedel desaparece en la Intranet. Gracias a los permisos otorgados por el webmaster, no todos pueden acceder a toda la documentación de la Intranet. Así pues, un mismo servidor vale para todos, puesto que no todos podrán acceder a la base de datos, incluso no podrán acceder a distintas zonas de la misma base de datos. Como decíamos en el primer punto, cuando el usuario introduce su contraseña, el servidor ya sabe a qué lugares puede llegar y a cuáles no.

15. Fácil uso para los empleados que estén familiarizados con el entorno Windows. Generalmente, los programas de GC que están instaurándose ahora en el mercado (sobre todo en EEUU, Alemania y los países nórdicos) entrañan gran dificultad de uso y exigen formar a los trabajadores en su uso. Sin embargo, la Intranet es una interfaz gráfica como cualquiera a la que se acceda desde el navegador del ordenador. Si un trabajador sabe manejar esa herramienta, sólo necesitará practicar para dominar los entresijos de la red interna.

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